Akta osobowe pracownika: części A, B, C, D, E, zasady prowadzenia i przechowywania

Razem z dokumentacją w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, na przykład z ewidencją czasu pracy, tworzą dokumentację pracowniczą, którą pracodawca musi prowadzić i przechowywać. Dalej opisujemy, co w której części leży, jak numerować dokumenty, co trzyma się obok akt i kto ma do nich dostęp, z przykładami ze sklepu, hotelu, hali i przychodni.

Stan prawny na październik 2026.

Czym są akta osobowe i dokumentacja pracownicza

Akta osobowe pracownika to zbiór oświadczeń i dokumentów z całego zatrudnienia jednej osoby, od rekrutacji po świadectwo pracy. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej mówi wprost: „Pracodawca prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe” (§ 2). Akta razem z dokumentacją w sprawach związanych ze stosunkiem pracy to dokumentacja pracownicza z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, prowadzona w postaci papierowej lub elektronicznej.

Akta osobowe muszą mieć wszyscy pracownicy, czyli osoby, które z firmą łączy stosunek pracy; zleceniobiorca pracownikiem nie jest. W sieci sześciu sklepów teczki osobowe pracowników leżą zwykle w kadrach, nie na zapleczu. Kasjerka ze zmianami w dwóch placówkach ma jedną teczkę, bo akta prowadzi się dla danego pracownika, a nie dla miejsca pracy.

Akta osobowe pracownika: co powinny zawierać

Akta osobowe składają się z pięciu części, oznaczonych literami od A do E (§ 3 rozporządzenia). Część A zbiera dokumenty z rekrutacji, B z nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, C z jego końca, D z kar porządkowych, a E z kontroli trzeźwości.

Co w której części akt osobowych?

Ten sam dokument bywa w różnych częściach. Orzeczenie z badań wstępnych przy przyjęciu do pracy idzie do części A, z badań okresowych do B, a z badań po pracy przy substancjach rakotwórczych do C.

Część A: dokumenty z ubiegania się o zatrudnienie

Część A obejmuje „oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie”. Dochodzą do tego skierowanie na badania lekarskie i orzeczenie z badań wstępnych (§ 3 pkt 1 rozporządzenia). Dane osobowe kandydata wyznacza art. 22(1) Kodeksu pracy, a od 24 grudnia 2025 roku przebieg zatrudnienia podaje się „z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu”.

Z praktyki hotelu: recepcjonistka przynosi świadectwa pracy z dwóch hoteli oraz aktualne orzeczenie lekarskie ze skierowaniem z poprzedniej pracy. Od końca poprzedniej umowy minęło mniej niż 30 dni, a kadry sprawdzają, że warunki opisane w skierowaniu odpowiadają pracy w recepcji. Wtedy pracodawca może przyjąć to orzeczenie bez nowego badania, ale musi zażądać obu dokumentów (art. 229 § 1(1) pkt 2 i § 1(3)). Orzeczenie i skierowanie idą do części A.

Część B: umowa i przebieg zatrudnienia pracownika

Część B zbiera „oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika” (§ 3 pkt 2 rozporządzenia). Rozporządzenie wymienia w niej 26 rodzajów dokumentów, od litery a do z, więc to zwykle najgrubsza część teczki, do której wciąż coś dochodzi.

Co w części B akt osobowych?

• umowa o pracę, zakres obowiązków i informacja o warunkach zatrudnienia,
• potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy albo obwieszczeniem i z przepisami bhp,
• potwierdzenie poinformowania pracownika o ryzyku zawodowym, monitoringu i „o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników”,
• zaświadczenia ze szkoleń bhp, orzeczenia z badań okresowych, dokumenty pracy zdalnej,
• dokumenty urlopów rodzicielskich, od 19 marca 2025 roku także uzupełniającego urlopu macierzyńskiego,
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich,
• „wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy”.

W sklepie spożywczym zespół zmiany często przyjmuje wspólną odpowiedzialność materialną za towar i kasę (art. 124 i 125 Kodeksu pracy), więc dokument trafia do części B każdej podpisującej osoby. Gdy przychodnia przenosi pielęgniarkę na stanowisko z czynnikami szkodliwymi, nowe badanie wstępne też idzie do części B, a nie do A (art. 229 § 1 pkt 2).

Część C: dokumenty z końca stosunku pracy

Część C obejmuje oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy (§ 3 pkt 3 rozporządzenia). Leży tu wypowiedzenie albo porozumienie stron, kopia świadectwa pracy, wniosek o jego sprostowanie i zakaz konkurencji po ustaniu zatrudnienia. Magazynier z zajęciem komorniczym zostawia tu też „potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym”.

W której części akt osobowych znajduje się świadectwo pracy?

W części C. Oryginał świadectwa dostaje pracownik, a w aktach zostaje kopia (§ 3 pkt 3 lit. d). Świadectwa z poprzednich firm w praktyce trafiają do części A.

Część D: kary porządkowe usuwane po roku

Część D zawiera odpis zawiadomienia o ukaraniu i inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach (§ 3 pkt 4 rozporządzenia). Karą porządkową jest upomnienie, nagana albo kara pieniężna (art. 108 Kodeksu pracy). Po roku nienagannej pracy pracownika karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia usuwa z akt (art. 113).

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary: D1, D2 i kolejnych. Gdy odpis zawiadomienia o ukaraniu znika z akt, usuwa się całą wydzieloną część, a pozostałe numeruje się od nowa (§ 4 ust. 3).

Z praktyki hotelu: kelner trzy razy w miesiącu nie odbił wejścia na kiosku. Nieprzestrzeganie „przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy” to podstawa upomnienia albo nagany (art. 108 § 1). Odpis zawiadomienia trafia do części D jako D1 i znika po roku nienagannej pracy. Gotowe zawiadomienie jest we wzorze nagany dla pracownika.

[[cta:rcp]]

Część E akt osobowych: kontrola trzeźwości od 2023 roku

Część E zbiera dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (§ 3 pkt 5 rozporządzenia). Obowiązuje od 21 marca 2023 roku. Informacje z kontroli można przechowywać w aktach najwyżej rok od ich zebrania (art. 22(1c) § 6).

Co jest w części E akt osobowych?

Są tu cztery rodzaje informacji. Dwie pochodzą od pracodawcy: o kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę i „dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu”. Dwie przekazuje policja albo inny organ powołany do ochrony porządku publicznego: informację z badania stanu trzeźwości i informację dotyczącą badania pracownika na obecność takich środków. Każda kontrola ma własną podczęść E1, E2 i kolejne (§ 4 ust. 4), a po ukaraniu informacja zostaje do czasu, gdy kara stanie się niebyła (art. 22(1c) § 7).

Z praktyki hali: pracodawca wpisał kontrolę trzeźwości operatorów wózków do regulaminu pracy i ogłosił ją co najmniej 2 tygodnie przed pierwszym badaniem (art. 22(1c) § 10 i 11). Podpisane potwierdzenie pracownika, że o niej wie, leży w części B. Gdy alkomat na początku nocnej zmiany pokaże stan po użyciu alkoholu, informacja trafia do części E jako E1 i po roku znika, chyba że operator dostał karę albo trwa postępowanie. Wynik bez śladu alkoholu do akt nie trafia, bo pracodawca zapisuje tylko wynik wskazujący na stan po użyciu alkoholu albo nietrzeźwość (art. 22(1c) § 6).

Prowadzenie akt osobowych: kolejność, numeracja i wykaz

Dokumenty w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane, a każda z części powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów (§ 4 ust. 1 rozporządzenia). Powiązane tematycznie dokumenty z części A, B i C można wydzielić w podczęści A1, B1, C1, każdą z własną numeracją i wykazem (§ 4 ust. 2).

Akta osobowe pracownika: jak prowadzić je na co dzień

W praktyce prowadzenie dokumentacji pracowniczej w teczce wygląda tak:

1. Teczkę zakłada się od razu z pięcioma przekładkami, także gdy części D i E są puste; przepis mówi o pięciu częściach, ale nie o tym, kiedy założyć pustą.
2. Nowy dokument trafia na koniec właściwej części, dostaje kolejny numer i wiersz w wykazie: numer, nazwa, data.
3. Akta w formie papierowej trzymają kopie dokumentów przyniesionych przez pracownika, poświadczone za zgodność, a oryginały wracają do niego (§ 5).
4. Raz w roku kadry przeglądają części D i E i usuwają to, czego termin minął.

Do pobrania są wzór akt osobowych z częściami A do E i lista kontrolna akt osobowych.

Jak kontynuować prowadzenie starych akt osobowych?

Gdy pracownik wraca w okresie przechowywania dokumentacji, pracodawca kontynuuje dotychczasowe akta (art. 94(5) § 1 Kodeksu pracy). Ratownik wracający do parku wodnego na kolejny sezon dostaje nowe dokumenty do dawnej teczki. Przy umowach sprzed 1 stycznia 2019 roku starsze dokumenty zostają w dawnym układzie, a nowe układa się według obecnych zasad (§ 20); teczkę wolno też dostosować do nowych części (§ 21).

Jak przechowywać akta osobowe pracowników?

Pracodawca musi przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący „zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności”, przez czas zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b). Papierowe teczki trzeba przechowywać w pomieszczeniu zabezpieczonym przed dostępem osób nieupoważnionych, z odpowiednią wilgotnością i temperaturą (§ 8). Umowy sprzed 2019 roku mają dawne okresy, do 50 lat, a przy umowach z lat 1999 do 2018 raport informacyjny złożony do ZUS skraca je do 10 lat. Terminy, raport ZUS RIA i niszczenie dokumentów opisuje wpis jak długo przechowywać akta osobowe.

Elektroniczne akta osobowe

Elektroniczne akta osobowe są równoważne papierowym (art. 94(11)). Przejście z papieru wymaga skanu z kwalifikowanym podpisem albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (art. 94(8) § 2) i informacji dla pracowników, którzy mają 30 dni na odbiór papierowych akt (art. 94(9)). Wymagania wobec systemu opisuje wpis o elektronicznych aktach osobowych.

Co leży obok akt: dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Ewidencję czasu pracy, dokumenty urlopowe, kartę wynagrodzeń i kartę przydziału odzieży roboczej pracodawca prowadzi obok akt, osobno dla każdej osoby, jako dokumentację z § 6 rozporządzenia. Ona też należy do dokumentacji pracowniczej, więc trzeba ją przechowywać tak samo długo jak akta.

Czy ewidencja czasu pracy jest częścią akt osobowych?

Nie. Ewidencja czasu pracy należy do dokumentacji z § 6 pkt 1. Obejmuje godziny pracy z jej początkiem i końcem, porę nocną, nadgodziny, dni wolne z tytułem ich udzielenia, dyżury, zwolnienia od pracy i nieobecności. Jak prowadzić ją na zmianach, opisuje wpis o ewidencji czasu pracy pracownika.

Obok akt leżą też:

• wnioski pracownika dotyczące wolnego na sprawy osobiste, zwolnienia na dziecko, indywidualnego rozkładu, siły wyższej i urlopu opiekuńczego,
• dokumenty o nadgodzinach i o dniu wolnym za pracę w dniu wolnym,
• zgody pracownika opiekującego się dzieckiem do 4 lat na przedłużony dobowy wymiar i „pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia” na noce i nadgodziny,
• wnioski urlopowe i ewidencja urlopów.

W sklepie z nocną dostawą kasjerka z sześcioletnim synem zgadza się na dwie nocne zmiany w miesiącu. Jej zgoda nie idzie do części B, tylko do dokumentacji czasu pracy, obok ewidencji z tymi nocami (art. 178 § 2 Kodeksu pracy).

Kto ma dostęp do akt osobowych i co z RODO

Do akt mają dostęp osoby upoważnione przez pracodawcę, w praktyce kadry. Każda osoba działająca z upoważnienia administratora przetwarza dane wyłącznie na jego polecenie (art. 29 RODO), a podstawą przetwarzania jest obowiązek prawny pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Kierownik zmiany w sklepie czy przychodni nie potrzebuje całej teczki. Wystarczy mu wiedza, do kiedy pracownik ma ważne badania, bo bez aktualnego orzeczenia nie wolno dopuścić go do pracy (art. 229 § 4). Co wolno pokazać w samym grafiku, opisuje wpis grafik pracy a RODO.

Do tego służy Teczka pracownicza w Proplanum, dodatek do każdego pakietu za 2 zł netto miesięcznie za pracownika. Trzyma kopie dokumentów z terminami badań, szkoleń i uprawnień tam, gdzie powstaje grafik, i przypomina kierownikowi przed końcem terminu. Akt osobowych w rozumieniu rozporządzenia nie zastępuje, więc teczka w kadrach zostaje.

Czy pracownik ma wgląd w swoje akta osobowe?

Pracownik i były pracownik mogą złożyć wniosek o kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej (art. 94(12) Kodeksu pracy). Pracodawca wydaje kopię najpóźniej w 30 dni, a wniosek wkłada do części B albo C (§ 18 ust. 3). Samo przejrzenie teczki przepisy pomijają; dostęp do własnych danych daje też art. 15 RODO.

Czego nie powinno być w aktach osobowych?

W aktach osobowych pracownika powinny być tylko dane z katalogu z art. 22(1) Kodeksu pracy, inne tylko z przepisu albo za zgodą (art. 22(1a)). Nie ma tu miejsca na ewidencję czasu pracy i zgody rodziców na nocne zmiany, bo należą do dokumentacji z § 6. Nie powinno też być nagan po roku nienagannej pracy ani wyników alkomatu starszych niż rok, poza wyjątkami z art. 22(1c) § 7 i 8.

Najczęstsze błędy przy prowadzeniu akt pracowniczych i kary

Za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, nieprzechowywanie jej przez wymagany okres albo trzymanie jej w warunkach grożących zniszczeniem grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł (art. 281 § 1 pkt 6, 6a i 7 Kodeksu pracy). Orzeka ją sąd, a mandatem inspektor pracy może nałożyć do 5000 zł, przy trzecim takim wykroczeniu w ciągu dwóch lat od ostatniej kary do 10 000 zł. Te kwoty obowiązują od 8 lipca 2026 roku.

Przy przeglądach teczek najczęściej wychodzą:

• dwie teczki jednej osoby po ponownym zatrudnieniu,
• nagana w części D długo po roku nienagannej pracy,
• pytanie o poprzednie wynagrodzenie w kwestionariuszu kandydata.

[[cta:sklep]]

Najczęstsze pytania

Ile części mają akta osobowe pracownika?

Pięć: A, B, C, D i E (§ 3 rozporządzenia). Część E obowiązuje od 21 marca 2023 roku.

Co powinny zawierać akta osobowe pracownika 2026?

Dokumenty z rekrutacji (A), umowę i przebieg zatrudnienia (B), koniec zatrudnienia (C), kary porządkowe (D) i kontrolę trzeźwości (E). Ewidencja czasu pracy, wnioski urlopowe i karta wynagrodzeń leżą obok akt.

Jak numerować akta osobowe?

Dokumenty w każdej części numeruje się kolejno, w porządku chronologicznym, a każda część ma wykaz. Kary w części D i kontrole w części E dostają osobne podczęści D1, E1 i kolejne.

Czy zleceniobiorca ma akta osobowe?

Nie. Akta osobowe prowadzi się dla pracowników w stosunku pracy, a zleceniobiorca pracownikiem nie jest. Inaczej jest, gdy zlecenie wykonuje się w warunkach stosunku pracy, bo wtedy liczy się sposób pracy, a nie nazwa umowy (art. 22 § 1(1) Kodeksu pracy).

Ile lat trzyma się akta osobowe?

Przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Przy umowach sprzed 2019 roku okres liczy się według dawnych przepisów.

Podstawa prawna

• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, t.j. Dz.U. 2026 poz. 474; część E: Dz.U. 2023 poz. 471; urlop uzupełniający: Dz.U. 2025 poz. 335.
• Kodeks pracy, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245: art. 22(1), 22(1a), 22(1c), 94, 94(5), 94(8), 94(9), 94(11), 94(12), 108 do 113, 178, 229, 281; brzmienie art. 22(1) § 1 pkt 6: Dz.U. 2025 poz. 807.
• Grzywny z art. 281 Kodeksu pracy i mandat z art. 96 § 1a Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia: Dz.U. 2026 poz. 473.
• Umowy sprzed 2019 roku: art. 7 ustawy z 10 stycznia 2018 r., Dz.U. 2018 poz. 357.
• Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO): art. 6 ust. 1 lit. c, art. 15, art. 29.

Ewidencja czasu pracy obok grafiku

Proplanum to program do grafików i rejestracji czasu pracy dla firm zmianowych. Odbicia z telefonu, kiosku i przeglądarki stają obok zaplanowanych zmian, co pokazuje strona o rejestracji czasu pracy. Naruszenie odpoczynku widać już przy zmianie w grafiku, o czym jest strona Kodeks pracy i czas pracy. Ewidencja z programu należy do dokumentacji z § 6 rozporządzenia i przechowuje się ją tak długo jak akta.