Regulamin

§ 1. Definicje

Wymienione poniżej terminy na potrzeby niniejszego Regulaminu definiuje się jako:

1. Aplikacja Proplanum: zaawansowane rozwiązanie programistyczne udostępniane przez Usługodawcę, służące do integracji i optymalizacji procesów zarządzania zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie. Aplikacja zawiera zintegrowane moduły funkcjonalne, obejmujące: system zarządzania i koordynacji grafikami pracy pracowników, mechanizm rejestracji i dokumentacji czasu pracy, w tym wykorzystanie technologii mobilnej, moduł przetwarzania elektronicznych wniosków urlopowych, narzędzie do zarządzania zadaniami i projektami, wewnętrzną platformę komunikacyjną dla pracowników, oraz system prognozowania i planowania zapotrzebowania pracowniczego. Każda z wymienionych funkcjonalności jest integralną częścią Aplikacji Proplanum i podlega postanowieniom Regulaminu;
2. Aplikacja Mobilna: rozszerzenie funkcjonalności Aplikacji Proplanum, dostosowane do użytkowania na urządzeniach mobilnych, takich jak smartfony;
3. Pakiet: zestaw funkcjonalności Aplikacji Proplanum wybierany przez Usługobiorcę spośród Pakietów Start, Biznes, Premium i Enterprise; zakres każdego Pakietu określa Załącznik nr 1 do Regulaminu „Zakres Pakietów i usługi dodatkowe”, a cenę określa cennik, o którym mowa w § 7 ust. 6; wynagrodzenie za Pakiet zależy od jego rodzaju, liczby Licencji i okresu rozliczeniowego;
4. Polityka Prywatności: dokument regulujący zasady ochrony danych osobowych i prywatności Użytkowników, stanowiący uzupełnienie Regulaminu;
5. Siła Wyższa: zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia, któremu Usługodawca lub Usługobiorca nie może zapobiec, w tym między innymi epidemie, katastrofy naturalne, ekstremalne zjawiska pogodowe, akty władzy państwowej, awarie serwerów, ataki hackerskie;
6. Regulamin: niniejszy regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w związku z korzystaniem z Aplikacji Proplanum;
7. Umowa: umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną między Usługodawcą a Usługobiorcą, w ramach prowadzonej przez nich działalności gospodarczej, obejmująca zarówno Usługi bezpłatne, jak i płatne.
8. Umowa Powierzenia: umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawierana przez Strony odrębnie, którą Usługodawca udostępnia Usługobiorcy przy składaniu Zgłoszenia albo przekazuje do podpisu;
9. Abonament: cykliczna forma płatności, umożliwiająca Usługobiorcy dostęp do funkcjonalności oferowanych przez aplikację SaaS Proplanum. Obejmuje regularne opłaty miesięczne lub roczne, ustalane zgodnie z wybranym pakietem i liczbą licencji, z możliwością ich modyfikacji. Szczegóły abonamentu, w tym zmiany w planie i licencjach, są odzwierciedlane w wystawianych fakturach VAT.
10. Licencja: uprawnienie do korzystania z Aplikacji Proplanum przez jedno konto Użytkownika, niezależnie od jego roli (pracownik, kierownik, administrator); konto zarchiwizowane nie jest liczone jako Licencja;
11. Usługodawca: Proplanum Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Siedlcach przy ul. Sokołowskiej 34, 08-110 Siedlce, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Lublin Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0001078697, NIP 8212688991, REGON 527344533.
12. Użytkownik: Usługobiorca oraz każda osoba, której Usługobiorca umożliwił dostęp do Aplikacji Proplanum w indywidualnie określonym zakresie.
13. RODO: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz swobodnym przepływem takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych);
14. Serwis Proplanum: platforma internetowa dostępna pod określonym adresem URL https://app.proplanum.com/, umożliwiająca dostęp do Aplikacji Proplanum;
15. Usługi: usługi świadczone drogą elektroniczną przez Usługodawcę na rzecz Użytkowników na podstawie Regulaminu;
16. Usługobiorca: przedsiębiorca korzystający z Usług Usługodawcy, w tym z Aplikacji Proplanum oraz Serwisu Proplanum, w celach bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą;
17. Ustawa: ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
18. Usługa Dodatkowa: usługa albo funkcjonalność płatna odrębnie od Pakietu, którą Usługobiorca może zamówić do dowolnego Pakietu, w szczególności teczka pracownicza, wdrożenie prowadzone jako osobny projekt, import danych z kilku systemów albo wymagający przekształcenia danych, szkolenia na miejscu oraz integracje z systemami zewnętrznymi przygotowywane na potrzeby Usługobiorcy; katalog Usług Dodatkowych określa Załącznik nr 1 do Regulaminu, a ich ceny cennik albo oferta indywidualna.

§ 2. Postanowienia ogólne

1. Regulamin, zgodnie z art. 8 ust. 1 pkt 1 Ustawy, określa:
   1. rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną przez Usługodawcę poprzez Serwis Proplanum oraz Aplikację Proplanum;
   2. warunki świadczenia usług drogą elektroniczną przez Usługodawcę poprzez Serwis Proplanum oraz Aplikację Proplanum;
   3. obowiązki Usługobiorcy oraz Użytkownika;
   4. warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną;
   5. tryb postępowania reklamacyjnego;
   6. odpowiedzialność oraz obowiązki Usługodawcy.
2. Dokumentem powiązanym z Regulaminem jest Polityka Prywatności, dostępna na stronie internetowej Serwisu Proplanum, stanowi ona nieodłączny element Regulaminu i reguluje zasady ochrony danych osobowych oraz prywatności Użytkowników.
3. Regulamin jest udostępniany w Serwisie Proplanum nieodpłatnie każdemu Użytkownikowi przed zawarciem Umowy oraz na żądanie, w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie za pomocą systemu teleinformatycznego Użytkownika.
4. Użytkownik i Usługobiorca mogą rozpocząć korzystanie z Usług oferowanych przez Usługodawcę dopiero po uprzednim zapoznaniu się i akceptacji treści Regulaminu oraz Polityki Prywatności. Użytkowanie Usług przez Użytkownika i Usługobiorcę jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu i Polityki Prywatności bez zastrzeżeń.
5. Usługodawca umożliwia Użytkownikowi, posiadającemu odpowiednie uprawnienia, korzystanie z zintegrowanych modułów funkcjonalnych Aplikacji Proplanum. Wśród tych modułów znajdują się: system zarządzania i koordynacji grafikami pracy pracowników, mechanizm rejestracji czasu pracy, moduł elektronicznych wniosków urlopowych, narzędzie do zarządzania zadaniami i projektami, wewnętrzna platforma komunikacyjna dla pracowników oraz system prognozowania i planowania zapotrzebowania pracowniczego, na podstawie danych wprowadzonych do aplikacji.
6. Usługodawca zastrzega, że świadczy usługi wyłącznie na rzecz przedsiębiorców. Umowa nie może być zawarta przez konsumentów lub przedsiębiorców działających na prawach konsumentów. Wszelkie czynności w ramach Aplikacji Proplanum wykonywane są w imieniu i na rzecz Usługobiorcy.
7. Usługobiorca ponosi pełną odpowiedzialność za umożliwienie dostępu do Usług innym Użytkownikom i zobowiązany jest do zapewnienia, że wszyscy Użytkownicy znają i przestrzegają postanowień Regulaminu.
8. Wszystkie działania Użytkowników w ramach Aplikacji Proplanum są podejmowane w imieniu i na rzecz Usługobiorcy, który jest odpowiedzialny za ich zgodność z obowiązującymi przepisami prawa i postanowieniami Regulaminu.
9. Zawarcie Umowy następuje z chwilą akceptacji Zgłoszenia przez Usługodawcę, na zasadach określonych w § 5 ust. 1.
10. Rozpoczęcie korzystania z jakiejkolwiek z Usług opisanych w Regulaminie jest równoznaczne z pełną akceptacją warunków Regulaminu przez Usługobiorcę, bez konieczności sporządzania odrębnej umowy.
11. Regulamin obowiązuje Usługobiorcę od chwili przesłania Zgłoszenia, a Użytkownika od chwili zalogowania się do Serwisu po otrzymaniu uprawnień od Usługobiorcy.

§ 3. Rodzaje i zakres usług

1. Usługodawca, poprzez Aplikację Proplanum, oferuje następujące usługi:
   1. prowadzenie konta Usługobiorcy i kont Użytkowników w Aplikacji Proplanum;
   2. udostępnianie poprzez Internet Aplikacji Proplanum do korzystania na zasadach określonych w Regulaminie;
   3. udostępnianie miejsca na serwerze w celu przechowywania danych przetwarzanych w Aplikacji Proplanum;
   4. udostępnianie informacji związanych z działalnością Usługobiorcy, w tym aktualizacji, zmian w regulacjach oraz nowościach w Serwisie;
   5. możliwość modyfikacji i zarządzania danymi przez Usługobiorcę w zakresie określonym przez Usługodawcę;
   6. bezpieczne przechowywanie danych Usługobiorcy na serwerach zabezpieczonych zgodnie z obowiązującymi standardami;
   7. narzędzia umożliwiające komunikację między Usługobiorcą a jego klientami, pracownikami lub innymi zainteresowanymi stronami;
   8. dostarczanie informacji o produktach, usługach, promocjach i ofertach handlowych.
2. Usługodawca umożliwia nabycie różnorodnych płatnych Pakietów i Abonamentów, które poszerzają zakres dostępnych usług oraz funkcjonalności oferowanych przez Aplikację Proplanum.
3. Zakres funkcjonalności dostępnych w poszczególnych Pakietach oraz Usługi Dodatkowe określa Załącznik nr 1 do Regulaminu „Zakres Pakietów i usługi dodatkowe”. Ceny Pakietów i Usług Dodatkowych określa cennik, o którym mowa w § 7 ust. 6. Warunki korzystania z Pakietów mogą być dodatkowo określone w umowie zawartej przez Strony w trybie oferty indywidualnej (§ 5 ust. 8).
4. Usługodawca zapewnia dostęp do Usług na zasadach określonych w Regulaminie oraz na warunkach dodatkowo określonych w przypadku wybranych usług płatnych.
5. Usługobiorca ma prawo do korzystania z usług nieodpłatnych w zakresie funkcjonalności udostępnianych przez Usługodawcę lub w zakresie wybranego pakietu płatnego.
6. Dla pełnej funkcjonalności Aplikacji Proplanum Usługobiorca powinien dysponować dostępem do Internetu, posiadać aktywne konto e-mail oraz zaktualizowaną przeglądarkę internetową zgodną z określonymi standardami i obsługującą skrypty JavaScript.
7. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w funkcjonalnościach Aplikacji Proplanum, w tym dodawania nowych usług, funkcji, udogodnień oraz modyfikacji istniejących. Zmiana zakresu Pakietów następuje na zasadach określonych w § 7 ust. 15.
8. Wszelkie zmiany w zakresie świadczonych Usług będą komunikowane Usługobiorcom w sposób określony w Regulaminie.
9. Usługodawca podejmuje niezbędne środki w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony danych przechowywanych w ramach Aplikacji Proplanum.
10. Usługobiorca jest odpowiedzialny za zachowanie poufności swoich danych dostępowych i za wszelkie działania wykonane za pośrednictwem swojego konta.
11. Usługodawca zapewnia wsparcie techniczne w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-16:00, za pośrednictwem czatu w Aplikacji Proplanum oraz poczty elektronicznej na adres info@proplanum.com. Zgłoszenia przesłane poza tymi godzinami są obsługiwane w następnym dniu roboczym.
12. Aplikacja Proplanum umożliwia integrację z systemami zewnętrznymi wskazanymi przez Usługobiorcę, w szczególności z systemami kadrowo-płacowymi, platformą ZUS, kalendarzami oraz interfejsem API. Integrację uruchamia Usługobiorca albo Usługodawca na jego polecenie. Dane są przekazywane do systemu zewnętrznego na polecenie Usługobiorcy, a Usługodawca nie odpowiada za działanie systemów zewnętrznych ani za przetwarzanie danych przez ich dostawców. Klucze i dane dostępowe do integracji oraz interfejsu API Usługobiorca chroni tak jak hasło. Dostępność poszczególnych integracji w Pakietach określa Załącznik nr 1 do Regulaminu.

§ 4. Warunki świadczenia usług

1. Usługodawca świadczy usługi za pośrednictwem Aplikacji Proplanum na warunkach określonych w niniejszej sekcji oraz w pozostałych częściach Regulaminu. Usługobiorca, poprzez korzystanie z Aplikacji Proplanum, zobowiązuje się do przestrzegania Regulaminu, jak również do wprowadzania danych zgodnych ze stanem faktycznym i prawnym.
2. Korzystanie z Aplikacji Proplanum wymaga spełnienia przez sprzęt Użytkownika następujących minimalnych wymogów technicznych: połączenie z siecią Internet, aktywny adres e-mail, zaktualizowany system operacyjny, zaktualizowana przeglądarka internetowa, włączona obsługa plików cookies dla bieżącej sesji, kamera w komputerze oraz smartfon lub tablet ze zaktualizowanym systemem i zainstalowaną Aplikacją Mobilną. Niespełnienie tych wymagań może skutkować ograniczonym lub nieprawidłowym działaniem Aplikacji Proplanum lub Aplikacji Mobilnej, za co Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności.
3. Warunkiem skorzystania z funkcjonalności Aplikacji Proplanum jest prawidłowa rejestracja Usługobiorcy lub Użytkownika oraz zaakceptowanie Regulaminu. Podczas procesu rejestracji Użytkownik tworzy własny identyfikator i hasło, zgodnie z wymogami bezpieczeństwa, w tym minimalną długością i złożonością. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za ujawnienie przez Użytkownika jego danych autoryzacyjnych osobom trzecim.
4. Użytkownik zobowiązany jest do nieumieszczania w Aplikacji Proplanum treści bezprawnych, naruszających prawa osób trzecich, sprzecznych z zasadami współżycia społecznego lub wzywających do nienawiści, jak również treści pornograficznych, obraźliwych, propagujących przemoc lub innych niezgodnych z prawem. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za treści umieszczone przez Użytkownika.
5. Użytkownik jest odpowiedzialny za utrzymanie w tajemnicy swojego hasła i nieudostępnianie go osobom nieupoważnionym. Jakiekolwiek działania na koncie w Aplikacji Proplanum przypisanym do danego Użytkownika dokonane przy użyciu prawidłowego hasła będą przypisane Użytkownikowi. Usługobiorca ponosi odpowiedzialność za działania Użytkowników jak za działania własne.
6. Usługodawca ma prawo do czasowego zaprzestania lub ograniczenia świadczenia Usług w przypadkach szczególnych, mających wpływ na bezpieczeństwo lub stabilność systemu teleinformatycznego, w tym przeprowadzania prac konserwacyjnych. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w świadczeniu usług wynikające z awarii systemów teleinformatycznych będących poza jego wpływem.
7. Usługodawca może rozwiązać umowę i zaprzestać świadczenia Usług w przypadkach określonych w Regulaminie, w tym w przypadku naruszenia przez Użytkownika postanowień Regulaminu, dostarczenia nieprawdziwych danych, działania na szkodę Usługodawcy, a także w innych szczególnie uzasadnionych przypadkach.
8. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z niewłaściwego korzystania z Aplikacji Proplanum, utraty danych przez Użytkownika w wyniku awarii technicznej lub Siły Wyższej, a także za szkody powstałe w wyniku działania dostawców usług telekomunikacyjnych oraz innych usług zewnętrznych.
9. Wszystkie prawa autorskie, znaki towarowe i inne prawa własności intelektualnej związane z Aplikacją Proplanum należą do Usługodawcy. Użytkownik zobowiązuje się do niepodejmowania prób jakiejkolwiek ingerencji w kod oprogramowania Aplikacji Proplanum, Aplikacji Mobilnej i Serwisu Proplanum, w tym dekompilacji lub innych sposobów odwróconej inżynierii.

§ 5. Warunki zawarcia i rozwiązania umowy

1. Usługobiorca składa w Serwisie Proplanum zgłoszenie rejestracyjne (dalej „Zgłoszenie”), akceptując Regulamin i Umowę Powierzenia oraz zapoznając się z Polityką Prywatności. Umowa zostaje zawarta z chwilą akceptacji Zgłoszenia przez Usługodawcę i aktywacji konta organizacji, o czym Usługodawca informuje Usługobiorcę wiadomością e-mail. Usługodawca może odmówić akceptacji Zgłoszenia bez podania przyczyny, w szczególności gdy dane w Zgłoszeniu są niepełne albo budzą wątpliwości.
2. Usługodawca oferuje Usługobiorcy dwa rodzaje usług:
   1. usługi bezpłatne: dostępne bez konieczności dokonywania płatności;
   2. usługi płatne: dostępne po dokonaniu odpowiedniej płatności zgodnie z wybranym przez Usługobiorcę Pakietem przedstawionym w Aplikacji Proplanum.
3. Usługi bezpłatne są świadczone w okresie testowym trwającym 21 dni od dnia zawarcia Umowy. Po jego upływie dalsze korzystanie z Aplikacji Proplanum wymaga wyboru płatnego Pakietu; jeżeli Usługobiorca go nie wybierze, Umowa wygasa, a do danych stosuje się § 5 ust. 11.
4. Usługobiorca może samodzielnie usunąć zawartość założonego w Aplikacji Proplanum konta, co skutkuje całkowitym i nieodwracalnym usunięciem lub zanonimizowaniem danych zgromadzonych w Aplikacji Proplanum.
5. Usługodawca może przedłużyć okres testowy na zasadach uzgodnionych indywidualnie z Usługobiorcą.
6. Umowa o świadczenie usług płatnych zostaje zawarta z chwilą zrealizowania płatności przez Usługobiorcę. Okres świadczenia usług płatnych jest określony w Pakiecie wybranym przez Usługobiorcę.
7. Usługobiorca ma prawo do zmiany wybranego Pakietu na inny. Zmiana na Pakiet o wyższej wartości jest skuteczna niezwłocznie, z dopłatą za pozostałą część okresu rozliczeniowego. Zmiana na Pakiet o niższej wartości jest skuteczna od początku kolejnego miesiąca rozliczeniowego, a dotychczasowe opłaty nie podlegają zwrotowi. Rozliczenie zmiany następuje na zasadach określonych w § 7 ust. 3 i 4.
8. Usługodawca może zawierać umowy o świadczenie usług płatnych w trybie oferty indywidualnej, wówczas warunki umowy ustalane są poza Aplikacją Proplanum. W takich przypadkach, Regulamin stosuje się w zakresie niekolidującym z indywidualnymi ustaleniami.
9. Usługodawca ma prawo do natychmiastowego rozwiązania umowy z Usługobiorcą bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku:
   1. podania przez Usługobiorcę nieprawdziwych danych, korzystania z Aplikacji Proplanum niezgodnie z prawem, postanowieniami Regulaminu, naruszenia praw Usługodawcy lub osób trzecich, lub nieopłacenia Pakietu.
   2. braku aktywności na koncie Usługobiorcy przez okres 3 miesięcy, pod warunkiem wcześniejszego wezwania Usługobiorcy do potwierdzenia chęci kontynuowania Umowy.
10. Usługodawca przesyła faktury Usługobiorcy w formie elektronicznej. Faktury są udostępniane Użytkownikom z odpowiednimi uprawnieniami w Aplikacji Proplanum.
11. Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy Usługobiorca może w terminie 30 dni zażądać eksportu swoich danych; Usługodawca udostępnia eksport w formacie CSV lub XLSX w terminie 14 dni od żądania. Po upływie 60 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy Usługodawca trwale usuwa dane Usługobiorcy i Użytkowników, z wyjątkiem danych, których przechowywanie jest wymagane przepisami prawa. Dane w kopiach zapasowych są usuwane w cyklu ich rotacji.

§ 6. Odpowiedzialność usługodawcy

1. Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka związanego z korzystaniem z Aplikacji Proplanum, w szczególności: hosting w infrastrukturze Microsoft Azure w centrach danych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, szyfrowanie danych w transmisji i w spoczynku, zaporę aplikacji internetowych i ochronę przed atakami DDoS, uwierzytelnianie wieloskładnikowe dla wszystkich osób z dostępem administracyjnym, ograniczenie i rejestrowanie dostępu do danych, codzienne kopie zapasowe oraz okresowe testy penetracyjne.
2. Transmisja danych między urządzeniem Użytkownika a Aplikacją Proplanum jest szyfrowana. Hasła są maskowane przy wprowadzaniu i przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego. Aplikacja Mobilna korzysta z tokenów uwierzytelniających i może być odblokowywana biometrią urządzenia; weryfikację wykonuje system operacyjny telefonu, a dane biometryczne nie są przekazywane Usługodawcy.
3. Usługodawca zobowiązuje się do podjęcia wszelkiej staranności w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Aplikacji Proplanum i Aplikacji Mobilnej pod względem technicznym. Niemniej jednak, odpowiedzialność Usługodawcy ogranicza się do umyślnego niewykonania obowiązków wynikających z umowy i obejmuje jedynie rzeczywistą wartość poniesionej straty.
4. Usługodawca nie będzie ponosił odpowiedzialności za szkody wynikające z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań, jeśli przyczyny takiego stanu rzeczy leżą po stronie Usługobiorcy, Użytkownika lub osób trzecich, za których działania Usługodawca nie odpowiada. W szczególności Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku nieprawidłowego korzystania z Aplikacji Proplanum przez Usługobiorcę lub Użytkownika, błędów w sprzęcie komputerowym, oprogramowaniu lub systemach łączności używanych przez Usługobiorcę lub Użytkownika do połączenia z Aplikacją Proplanum.
5. Usługodawca wyłącza odpowiedzialność za trwałą lub czasową niemożliwość świadczenia usług, nienależyte świadczenie usług z przyczyn niezależnych od Usługodawcy, w tym w wyniku wystąpienia Siły Wyższej, działania osób trzecich, błędów w wykorzystaniu usług przez Usługobiorcę lub Użytkownika, jak również za skutki dostępu osób trzecich do informacji autoryzujących dostęp do Usług, jeżeli te osoby uzyskały takie informacje w wyniku ich ujawnienia przez Usługobiorcę lub Użytkownika lub w wyniku niedostatecznego zabezpieczenia tych informacji.
6. Usługodawca nie odpowiada wobec Usługobiorców z tytułu rękojmi za wady.

§ 7. Odpłatność za usługę

1. Realizacja płatności periodycznych:
   1. Usługobiorca jest zobowiązany do podania danych swojej karty płatniczej w celu automatycznego dokonywania opłat abonamentowych, z częstotliwością miesięczną lub roczną, zgodnie z wybraną opcją.
   2. po dokonaniu każdej transakcji, Usługodawca wystawia fakturę VAT, która jest przekazywana Usługobiorcy drogą elektroniczną, z równoczesnym powiadomieniem o sukcesie transakcji lub ewentualnych trudnościach z realizacją płatności.
2. Realizacja płatności jednostkowych:
   1. w przypadku wyboru opcji płatności jednorazowych, Usługodawca wystawia fakturę proforma, nakładając na Usługobiorcę obowiązek jej uregulowania w wyznaczonym terminie;
   2. po zaksięgowaniu płatności na rachunku Usługodawcy, zostaje wystawiona faktura VAT.
3. Zasady abonamentowe modelu miesięcznego:
   1. Usługobiorca ma prawo do modyfikacji planu abonamentowego oraz liczby licencji w dowolnym momencie trwania miesiąca rozliczeniowego.
   2. w przypadku dokonania zmiany, system automatycznie kalkuluje różnicę w opłatach pomiędzy obecnym a nowym planem lub liczbą licencji, realizując odpowiednie rozliczenie za niewykorzystaną część okresu rozliczeniowego.
   3. dokonanie zmiany planu na ofertę o wyższej wartości jest efektywne niezwłocznie, natomiast przejście na plan niższej wartości jest możliwe wyłącznie z początkiem kolejnego miesiąca rozliczeniowego.
   4. wszelkie zmiany w abonamencie będą odzwierciedlone na fakturze VAT wystawianej w następnym miesiącu rozliczeniowym.
4. Zasady abonamentowe modelu rocznego:
   1. zasady dotyczące modyfikacji rocznego planu abonamentowego i liczby licencji są tożsame z regulacjami modelu miesięcznego.
   2. wszelkie zmiany w planie abonamentowym są rozliczane niezwłocznie, co pociąga za sobą obowiązek wystawienia przez Usługodawcę zaktualizowanej faktury VAT, odzwierciedlającej dokonane modyfikacje.
5. Wszystkie płatności, zarówno periodyczne (abonamentowe) jak i jednorazowe, są finalne i nie podlegają zwrotowi po dokonaniu transakcji. Usługobiorca akceptuje, że raz uiszczona opłata, niezależnie od jej charakteru, nie podlega zwrotowi, niezależnie od stopnia wykorzystania usług w danym okresie rozliczeniowym, z zastrzeżeniem § 11 ust. 1 oraz rozwiązania Umowy z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy.
6. Korzystanie z pełnego zakresu Usług jest odpłatne. Usługodawca oferuje Pakiety Start, Biznes, Premium i Enterprise. Zakres Pakietów i Usługi Dodatkowe określa Załącznik nr 1 do Regulaminu, a ceny Pakietów i Usług Dodatkowych określa cennik dostępny na stronie internetowej Usługodawcy i w Serwisie Proplanum. Warunki Pakietu Enterprise, w tym gwarantowany poziom usług (SLA), są ustalane w ofercie indywidualnej.
7. Okres testowy, o którym mowa w § 5 ust. 3, przysługuje każdemu nowemu Usługobiorcy jednorazowo.
8. Wynagrodzenie za usługi obliczane jest na podstawie wybranego Pakietu, uwzględniając liczbę Licencji i stawkę określoną dla danego Pakietu. Wynagrodzenie jest płatne z góry za cały okres aktywacji usługi.
9. Usługobiorca otrzymuje fakturę elektroniczną, na podstawie której zobowiązany jest dokonać płatności w terminie 10 dni od jej otrzymania.
10. Standardową metodą płatności jest Stripe. W wyjątkowych przypadkach, po uprzednim uzgodnieniu z Proplanum, możliwe jest skorzystanie z innej formy płatności.
11. Nieuiszczenie należności w terminie określonym na fakturze skutkuje zablokowaniem dostępu do Usług. Usługobiorca zostanie poinformowany o zablokowaniu i wezwany do uregulowania zaległości.
12. Dokonanie wpłaty w terminie 14 dni od zablokowania dostępu skutkuje jego odblokowaniem. Nieuregulowanie zaległości w wyznaczonym terminie upoważnia Usługodawcę do usunięcia konta Usługobiorcy i wszelkich powiązanych z nim Użytkowników.
13. Zmiany w cenniku są ogłaszane na stronie Serwisu Proplanum. Zmiana cennika nie wpływa na warunki już zawartych umów do czasu ich odnowienia.
14. Aby zapewnić prawidłowe wystawienie faktury, Usługobiorca jest zobowiązany podać rzetelne i aktualne dane, w tym imię i nazwisko, nazwę firmy, adres zamieszkania/siedziby, NIP oraz adres e-mail.
15. Usługobiorca korzysta z Pakietu w zakresie określonym w Załączniku nr 1 w brzmieniu obowiązującym w dniu zawarcia Umowy albo jej ostatniego odnowienia. Zmiana zakresu Pakietu na niekorzyść Usługobiorcy, w szczególności wyłączenie z Pakietu funkcjonalności wskazanej w Załączniku nr 1, nie dotyczy Umów trwających w dniu wprowadzenia zmiany do czasu ich odnowienia. Nowe funkcjonalności dodawane do Pakietu są udostępniane Usługobiorcy bez zmiany ceny Pakietu. Odnowieniem Umowy jest rozpoczęcie kolejnego okresu rozliczeniowego opłaconego z góry; przy umowie zawartej w trybie oferty indywidualnej (§ 5 ust. 8) o odnowieniu rozstrzyga ta umowa.
16. Usługi Dodatkowe określone w Załączniku nr 1 są świadczone na zamówienie Usługobiorcy i rozliczane odrębnie od wynagrodzenia za Pakiet, według cennika albo oferty indywidualnej. Do płatności za Usługi Dodatkowe stosuje się odpowiednio ust. 9 i 10.

§ 8. Prawa własności intelektualnej

1. Wszelkie prawa własności intelektualnej związane z Aplikacją Proplanum, w tym prawa autorskie, znaki towarowe, patenty, wzory przemysłowe oraz know-how, przysługują wyłącznie Usługodawcy. Użytkowanie Aplikacji Proplanum przez Usługobiorcę ogranicza się do zakresu i warunków określonych w Regulaminie oraz możliwe jest w granicach dozwolonego użytku.
2. Przy zawarciu Umowy Usługodawca udziela Usługobiorcy niewyłącznej, nieprzenoszalnej i nieograniczonej terytorialnie licencji na korzystanie z Aplikacji Proplanum. Licencja ta jest ważna przez okres trwania Umowy i upoważnia do korzystania z Aplikacji Proplanum wyłącznie zgodnie z jej przeznaczeniem i funkcjonalnościami określonymi przez Usługodawcę.
3. Usługobiorca nie jest uprawniony do dokonywania jakichkolwiek zmian, modyfikacji, tłumaczeń, adaptacji, wynajmu, leasingu, udzielania sublicencji, sprzedaży, inżynierii wstecznej (reverse engineering), dekompilacji czy demontażu Aplikacji Proplanum. Każda próba podjęcia wyżej wymienionych działań wymaga uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy.
4. Naruszenie warunków licencji, w tym nieautoryzowane wykorzystanie własności intelektualnej Usługodawcy, może prowadzić do natychmiastowego rozwiązania Umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia oraz do podjęcia przez Usługodawcę stosownych kroków prawnych, w tym blokady dostępu do konta Usługobiorcy i usunięcia lub anonimizacji danych zgromadzonych w ramach świadczenia Usług.
5. Usługodawca oświadcza, że posiada wszystkie niezbędne prawa autorskie i prawa własności intelektualnej do Aplikacji Proplanum oraz jej składowych, co umożliwia udzielenie licencji zgodnie z warunkami Umowy. W przypadku roszczeń osób trzecich dotyczących naruszenia ich praw własności intelektualnej, Usługodawca podejmie odpowiednie kroki w celu obrony praw Usługobiorcy, w tym wstąpi do postępowania sądowego w charakterze strony pozwanej lub interwenienta ubocznego oraz pokryje odszkodowania ustalone prawomocnym wyrokiem sądowym lub ugodą, pod warunkiem, że Usługodawca wyraził zgodę na treść tej ugody.
6. Nazwa i logo Aplikacji Proplanum są chronione prawem i stanowią własność Usługodawcy. Ich używanie przez Usługobiorcę możliwe jest wyłącznie w zakresie dozwolonym przez Regulamin oraz po uprzednim uzyskaniu pisemnej zgody Usługodawcy.
7. Wszystkie utwory dostarczone przez Usługodawcę w ramach świadczenia usług, w tym teksty, grafiki, logotypy, ikony, obrazy, zdjęcia, pliki audio i wideo, pliki z danymi, prezentacje oraz oprogramowanie stanowią przedmiot praw autorskich Usługodawcy oraz są objęte postanowieniami Regulaminu. Usługobiorca nabywa licencje do tych utworów wyłącznie w zakresie niezbędnym do korzystania z Aplikacji Proplanum i Usług.

§ 9. Postępowanie reklamacyjne

1. Usługobiorca ma prawo zgłosić reklamację w przypadku nieprawidłowego, niezgodnego z warunkami Umowy świadczenia Usług przez Usługodawcę. Zgłoszenie reklamacji jest możliwe poprzez wiadomość e-mail na adres: info@proplanum.com lub pisemnie na adres Usługodawcy.
2. Reklamacje można składać nie później niż w ciągu 14 dni od dnia, w którym Usługobiorca zauważył problem. Reklamacje złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane, chyba że opóźnienie wynika z przyczyn niezależnych od Usługobiorcy.
3. W zgłoszeniu reklamacyjnym należy podać:
   1. pełne dane identyfikujące Usługobiorcę, w tym co najmniej adres e-mail używany w Aplikacji Proplanum;
   2. nazwę i wersję systemu operacyjnego oraz przeglądarki internetowej, z jakich korzystał Usługobiorca w momencie wystąpienia problemu;
   3. szczegółowy opis problemu, w tym datę i godzinę jego wystąpienia, okoliczności oraz o ile to możliwe, treść ewentualnych komunikatów o błędzie.
4. Usługodawca zobowiązuje się do rozpatrzenia reklamacji w terminie 14 dni roboczych od dnia jej otrzymania, z zastrzeżeniem, że brak kompletności informacji wymaganych zgodnie z ustępem 3 powyżej może wydłużyć ten termin.
5. O wyniku rozpatrzenia reklamacji Usługobiorca zostanie poinformowany za pomocą wiadomości e-mail na adres podany w zgłoszeniu reklamacyjnym lub poprzez wiadomość w Aplikacji Proplanum.
6. W przypadku uznania reklamacji, Usługodawca dokona wszelkich starań, aby usunąć stwierdzone nieprawidłowości w najkrótszym możliwym terminie.
7. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe w wyniku działań Usługobiorcy lub zdarzeń niezależnych od Usługodawcy, w tym przypadków Siły Wyższej. Odpowiedzialność Usługodawcy ogranicza się do rzeczywistej wysokości poniesionej szkody i nie obejmuje utraconych korzyści.
8. W przypadku gdy reklamacja zostanie odrzucona, Usługobiorca ma prawo do ponownego zgłoszenia jej w terminie 7 dni od dnia otrzymania odpowiedzi, pod warunkiem dostarczenia dodatkowych informacji lub dowodów na poparcie reklamacji.

§ 10. Przetwarzanie danych osobowych

1. Usługodawca przetwarza dane osobowe Użytkowników wyłącznie w celach związanych z realizacją Usług. Przetwarzanie obejmuje dane niezbędne do funkcjonowania Aplikacji Proplanum i Serwisu Proplanum, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres IP, dane dotyczące zatrudnienia, czasu pracy, nieobecności i urlopów, dane lokalizacyjne w chwili rejestracji czasu pracy (jeżeli Usługobiorca włączy tę funkcję) oraz inne kategorie danych wprowadzone przez Usługobiorcę. Na terenie Polski funkcja rejestracji czasu pracy odciskiem palca jest wyłączona i Usługodawca nie przetwarza danych biometrycznych Użytkowników.
2. Usługobiorca jako administrator danych osobowych Użytkowników oświadcza, że posiada podstawę prawną do przetwarzania danych wprowadzanych do Aplikacji Proplanum, w szczególności art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w związku z przepisami prawa pracy, i ponosi odpowiedzialność za legalność ich przetwarzania.
3. Usługodawca zobowiązuje się do implementacji i utrzymania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, zapewniających ochronę danych osobowych, w tym pseudonimizacji i szyfrowania. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione, przeszkolone w zakresie ochrony danych zgodnie z wymogami RODO.
4. Usługobiorca powierza Usługodawcy przetwarzanie danych osobowych na zasadach określonych w Umowie Powierzenia. Umowa Powierzenia nie jest załącznikiem do Regulaminu i nie jest publikowana; Usługodawca udostępnia jej treść Usługobiorcy przy składaniu Zgłoszenia albo przekazuje ją do podpisu. Jeżeli Strony uzgodniły umowę powierzenia w innym brzmieniu, ma ona pierwszeństwo przed wzorem Usługodawcy.
5. Usługobiorca udziela Usługodawcy ogólnej zgody na powierzenie przetwarzania danych osobowych dalszym podmiotom przetwarzającym wymienionym w załączniku do Umowy Powierzenia. O zamiarze dodania albo zmiany dalszego podmiotu przetwarzającego Usługodawca informuje Usługobiorcę drogą elektroniczną co najmniej 14 dni wcześniej. Usługobiorca może w tym terminie zgłosić uzasadniony sprzeciw; jeżeli Strony nie uzgodnią rozwiązania w ciągu 30 dni, Usługobiorca może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego.
6. Dane osobowe przetwarzane w Aplikacji Proplanum są przechowywane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Przekazanie danych do państwa trzeciego może nastąpić wyłącznie z zachowaniem wymogów rozdziału V RODO, na zasadach opisanych w Umowie Powierzenia i Polityce Prywatności.
7. Usługodawca zobowiązuje się do niezwłocznego informowania Usługobiorcy o wszelkich naruszeniach w zakresie ochrony danych osobowych oraz podejmowania niezbędnych działań w celu minimalizacji ryzyka i skutków takich naruszeń.
8. Usługodawca wspiera Usługobiorcę w realizacji obowiązków wynikających z RODO, w tym w odpowiadaniu na żądania osób, których dane dotyczą, dotyczące dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.
9. Usługodawca umożliwia przeprowadzanie audytów oraz inspekcji przez Usługobiorcę lub upoważnionego audytora w zakresie przetwarzania danych osobowych, współpracując w udowodnieniu zgodności z obowiązującymi przepisami prawnymi.

§ 11. Postanowienia końcowe

1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie. Zmiany te mogą być dokonywane z różnych przyczyn, w tym z powodów prawnych, technologicznych lub w celu poprawy jakości świadczonych Usług. O wszelkich zmianach Regulaminu Usługobiorcy i Użytkownicy zostaną poinformowani za pośrednictwem Serwisu Proplanum oraz przez wiadomość e-mail wysłaną na adres podany przy rejestracji. Zmiany wchodzą w życie po upływie 14 dni od dnia opublikowania ich w Serwisie Proplanum, chyba że inny termin wejścia w życie zostanie wyraźnie wskazany. W przypadku braku akceptacji zmienionego Regulaminu przez Usługobiorcę, może on w terminie 14 dni od dnia otrzymania powiadomienia o zmianach złożyć sprzeciw, co prowadzi do rozwiązania Umowy po wygaśnięciu aktualnego Pakietu. Usługobiorca zachowuje wówczas prawo do eksportu swoich danych oraz otrzymuje zwrot niewykorzystanej części opłat. Niezgłoszenie sprzeciwu w wyznaczonym terminie oznacza akceptację nowego Regulaminu.
2. Usługodawca ogranicza swoją odpowiedzialność do szkód wyrządzonych umyślnie, zwłaszcza w zakresie świadczenia usług elektronicznych dla przedsiębiorców. Wyłącza się odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu rękojmi za wady.
3. Usługobiorca zobowiązuje się do nieumieszczania w Aplikacji Proplanum, Aplikacji Mobilnej i Serwisie Proplanum danych lub informacji niezgodnych z prawem lub naruszających prawa osób trzecich. W przypadku roszczeń osób trzecich związanych z takimi danymi lub informacjami, Usługobiorca zwalnia Usługodawcę od odpowiedzialności i zobowiązuje się do naprawienia ewentualnych szkód.
4. Usługodawca może wskazać Usługobiorcę jako swojego klienta, w tym posłużyć się jego nazwą lub znakiem towarowym, wyłącznie za odrębną zgodą Usługobiorcy wyrażoną w formie dokumentowej.
5. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie, stosuje się prawo polskie.
6. Spory wynikające z realizacji postanowień Regulaminu Usługodawca i Usługobiorca będą rozwiązywać polubownie. Jeśli porozumienie nie zostanie osiągnięte w ciągu 30 dni od wezwania drugiej strony do negocjacji, spór poddany zostanie rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy, chyba że przepisy prawa obligatoryjnie wskazują inny sąd.
7. Regulamin jest stale dostępny na stronie internetowej Proplanum oraz w Aplikacji Proplanum, w sposób umożliwiający jego wydrukowanie, zapisanie na nośniku lub pobranie przez Usługobiorców i Użytkowników.
8. Regulamin w niniejszym brzmieniu (wersja z 29 września 2026 r.) obowiązuje od dnia jego opublikowania w Serwisie Proplanum; wobec Usługobiorców, którzy zawarli Umowę wcześniej, zmiany wchodzą w życie na zasadach określonych w ust. 1. Integralną część Regulaminu stanowi Załącznik nr 1 „Zakres Pakietów i usługi dodatkowe”, który ma własny numer wersji i datę. Załącznik nr 1 zmienia się w trybie ust. 1, z tym że dodanie funkcjonalności do Pakietu może nastąpić z dniem opublikowania nowej wersji Załącznika nr 1; wersję Załącznika nr 1 obowiązującą Usługobiorcę określa § 7 ust. 15. Umowa Powierzenia nie jest załącznikiem do Regulaminu (§ 10 ust. 4).