Elektroniczne akta osobowe (e-teczka): jak przejść z papieru na dokumentację elektroniczną zgodnie z prawem

Niżej jest procedura krok po kroku, wymagania dla systemu, metadane i rachunek, kiedy e-teczka opłaca się w firmie zmianowej.

Stan prawny na październik 2026: Kodeks pracy w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 1245 i rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 474.

Czym są e-teczki pracownicze i elektroniczne akta osobowe

Elektroniczne akta osobowe to ta sama dokumentacja co w segregatorze, tylko w postaci elektronicznej; mówi się też o e-aktach, e-teczce pracowniczej albo elektronicznej teczce pracownika. Art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy każe prowadzić i przechowywać dokumentację „w postaci papierowej lub elektronicznej”, a art. 94(11) mówi, że postać elektroniczna „jest równoważna” z papierową.

Dokumentacja pracownicza to akta osobowe oraz dokumenty związane ze stosunkiem pracy, na przykład ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe. Akta mają części od A do E, które opisuje wpis akta osobowe pracownika. Postać elektroniczna nie zmienia tego układu ani okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, tylko nośnik i sposób potwierdzania dokumentów.

Czy akta osobowe można prowadzić elektronicznie?

Tak, każdy pracodawca może, niezależnie od wielkości firmy. To prawo, nie obowiązek. Zgoda pracownika nie jest potrzebna, bo o postaci dokumentacji decyduje pracodawca (art. 94(8) § 1), a zmiany nie zgłasza się do PIP ani ZUS. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej uznało w odpowiedzi na zapytanie poselskie nr 7753 z 8 sierpnia 2018 roku, że akta osobowe mogą być elektroniczne, a reszta dokumentacji papierowa.

Od kiedy obowiązują elektroniczne akta osobowe w Polsce?

Od 1 stycznia 2019 roku, kiedy weszła w życie ustawa z 10 stycznia 2018 roku o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacji. Wymagania dla postaci elektronicznej opisuje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Jak przejść na elektroniczną dokumentację pracowniczą: wdrożenie krok po kroku

Przejście na elektroniczne akta osobowe to dziewięć kroków, od decyzji o zakresie do odbioru papierów po 30 dniach. Przepisy nie wyznaczają terminu na digitalizację akt, więc wdrożenie można rozłożyć na etapy, na przykład placówka po placówce. Bieżącą dokumentację nowych osób da się prowadzić elektronicznie od pierwszego dnia.

1. Ustalcie zakres. Teczka jednej osoby zmienia postać w całości, a czy wolno zostawić na papierze teczki byłych pracowników, potwierdźcie z prawnikiem firmy.
2. Wybierzcie system spełniający § 9 rozporządzenia.
3. Kupcie kwalifikowaną pieczęć elektroniczną firmy albo kwalifikowany podpis dla osoby potwierdzającej skany.
4. Upoważnijcie osoby, które skanują i podpisują; przepis nie wymaga formy pisemnej, ale ona ułatwia dowód.
5. Zeskanujcie każdy dokument jako osobny plik PDF.
6. Opatrzcie każdy skan podpisem albo pieczęcią i opiszcie metadanymi.
7. Poinformujcie pracowników o zmianie i o 30 dniach na odbiór papierów (art. 94(9) § 1).
8. Zawiadomcie byłych pracowników, których akta zmieniają postać (art. 94(9) § 2).
9. Wydajcie odebrane teczki, a nieodebrane możecie zniszczyć (art. 94(10)).

Przed skanowaniem dobrze sprawdzić kompletność dokumentów kadrowych, bo braki w papierze przejdą do systemu. Pomaga w tym lista kontrolna akt osobowych do pobrania i wydruku. W sieci sklepów teczki jednego sklepu wchodzą do systemu w całości, a dopiero potem jego załoga dostaje informację o 30 dniach. Teczek założonych przed 2019 rokiem nie trzeba przy skanowaniu przebudowywać na części A do E, bo ich dawny układ zostaje, choć wolno go dostosować (§ 20 do 22 rozporządzenia).

Digitalizacja akt osobowych: skan z kwalifikowanym podpisem albo pieczęcią

Digitalizacja dokumentów papierowych w aktach nie kończy się na skanerze. Według art. 94(8) § 2 Kodeksu pracy zmiana postaci z papierowej na elektroniczną następuje „przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu”. Skan opatruje się „kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy” albo kwalifikowanym podpisem osoby upoważnionej. Podpis albo pieczęć potwierdza zgodność skanu z papierem.

Pieczęć jest przypisana do firmy, a podpis do osoby. Przy wielu teczkach wygodniejsza bywa pieczęć, bo nie trzeba jej zmieniać, gdy odchodzi kadrowa z upoważnieniem. Oba certyfikaty kupuje się u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania, a ich działanie opisuje ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.

Jakość skanu określa załącznik do rozporządzenia. Skan ma umożliwiać „zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu” bez sięgania do papieru (§ 12 ust. 2).

Przy formatach mniejszych niż A4 liczy się ta wartość, która daje większą rozdzielczość.

Wymagania dla systemu do elektronicznej dokumentacji pracowniczej

Elektroniczna dokumentacja pracownicza musi leżeć w systemie teleinformatycznym, który spełnia siedem warunków z § 9 rozporządzenia. Kodeks pracy dodaje zasadę z art. 94 pkt 9b: dokumentację przechowuje się „w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności”. Folder ze skanami na dysku współdzielonym zwykle nie spełnia § 9, bo nie rejestruje, kto i co zmienił.

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej?

W systemie, który zapewnia:

• zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem,
• integralność treści i metadanych, czyli zmiany tylko według udokumentowanych procedur,
• stały dostęp osobom upoważnionym,
• identyfikację osób z dostępem i rejestr ich zmian,
• wyszukiwanie po metadanych,
• wydawanie dokumentacji, także przez eksport,
• wydruk.

Paragraf 10 wylicza, na czym polega zabezpieczenie: analiza zagrożeń, procedury dostępu, kopie zapasowe, kontrola zabezpieczeń i plan przenoszenia danych na nowe nośniki. Dokumentacja ma być dostępna i wiarygodna co najmniej do końca okresu przechowywania (§ 12 ust. 1), zwykle 10 lat od końca roku ustania stosunku pracy. Szczegóły przechowywania akt osobowych zbiera wpis jak długo przechowywać akta osobowe.

Za zgodność z przepisami odpowiada pracodawca, także gdy system prowadzi zewnętrzna firma; wtedy potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Nieprowadzenie dokumentacji albo trzymanie jej w warunkach grożących zniszczeniem to wykroczenia z art. 281 § 1 pkt 6 i 7 Kodeksu pracy. Sąd orzeka za nie grzywnę od 2000 do 60 000 zł, a inspektor pracy może nałożyć mandat do 5000 zł, przy trzecim takim wykroczeniu w ciągu dwóch lat od ostatniej kary do 10 000 zł.

[[cta:integracje]]

Informacja dla pracowników i 30 dni na odbiór papierowych akt

Pracodawca, który zmienia postać akt, informuje pracowników „w sposób przyjęty u danego pracodawcy” o zmianie i o możliwości odbioru poprzedniej postaci w terminie 30 dni od przekazania informacji (art. 94(9) § 1). Byłych pracowników zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej, także z terminem 30 dni od zawiadomienia (art. 94(9) § 2).

Doręcza się za pokwitowaniem: osobiście, pocztą, przez osobę upoważnioną albo elektronicznie z potwierdzeniem doręczenia (§ 15 rozporządzenia). Gdy adresata nie ma, operator zostawia awizo na 7 dni, potem powtórne, a po 14 dniach od pierwszego doręczenie uważa się za dokonane. Odbiór dokumentów pracowniczych w papierze następuje osobiście i za pokwitowaniem (§ 16 ust. 3).

Nieodebraną poprzednią postać pracodawca może zniszczyć (art. 94(10)); w praktyce robi to w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści. Po śmierci pracownika prawo odbioru ma rodzina wymieniona w art. 94(9) § 3.

Jak to wygląda w hotelu po sezonie? Z 40 osób zatrudnionych na lato w październiku zostaje 12, więc 28 teczek należy do byłych pracowników. Skanowanie także ich oznacza 28 zawiadomień i listy wracające po awizo, dlatego kusi start od obecnej załogi. Przepisy wprost nie rozstrzygają, czy teczki byłych pracowników mogą wtedy zostać na papierze, więc taki podział lepiej potwierdzić z prawnikiem firmy.

Metadane i przenoszenie e-akt do innego systemu

Metadane to opis każdego dokumentu w e-aktach: czyj jest, do której części akt należy, kiedy powstał i kiedy dostał pieczęć. Rozporządzenie wymienia je w § 13 ust. 3 przy przenoszeniu dokumentacji, ale system musi wyszukiwać po nich przez cały czas (§ 9 pkt 5). Bez metadanych e-teczka jest tylko folderem skanów.

Przy przeniesieniu każdy dokument trafia do osobnego pliku: skan jako PDF, plik elektroniczny w swoim formacie, dane z systemu jako TXT (§ 13 ust. 2). Do każdego dochodzi plik XML z dziewięcioma metadanymi:

1. identyfikator dokumentu,
2. identyfikator dokumentacji pracownika,
3. rodzaj dokumentu, czyli część akt albo rodzaj dokumentacji,
4. data powstania dokumentu,
5. data opatrzenia skanu pieczęcią albo podpisem kwalifikowanym,
6. PESEL, a gdy go brak, rodzaj i numer dokumentu tożsamości,
7. imię i nazwisko pracownika,
8. nazwa pracodawcy,
9. data utworzenia zbioru do przekazania.

Podział na części z wykazem dokumentów pokazuje wzór akt osobowych z częściami A do E. Strukturę XML określa specyfikacja na stronie BIP ministra właściwego do spraw pracy (§ 13 ust. 4). Cały zbiór przekazuje się w jednym skompresowanym pliku, a pieczęć albo podpis kwalifikowany na nim potwierdza zgodność całości z dokumentacją pracodawcy (§ 14). Przed wyborem systemu lepiej sprawdzić na próbnej teczce, czy eksport daje PDF, XML i spakowane archiwum, a nie tylko listę skanów.

Dokumenty papierowe po przejściu na e-teczkę pracowniczą

Po przejściu na e-akta papier nie znika, bo pracownicy nadal przynoszą zaświadczenia, orzeczenia lekarskie i wnioski podpisane długopisem. Kadry skanują każdy taki dokument, opatrują go kwalifikowanym podpisem albo pieczęcią i dołączają do e-teczki (§ 11 ust. 1). Oryginał pracownik odbiera w sposób i w terminie uzgodnionym z pracodawcą, a gdy tego nie uzgodniono albo nie przyszedł, pracodawca może go zniszczyć (§ 11 ust. 2).

Dokumenty elektroniczne, które od początku powstają w systemie, trafiają do akt bez skanu. Przyjmuje się, że także umowa o pracę może mieć formę elektroniczną, gdy obie strony podpiszą ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78(1) Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy).

Z praktyki sieci sklepów: nowa kasjerka podpisuje w sklepie aneks na papierze, a kierowniczka wysyła kadrom zdjęcie z telefonu. Takie zdjęcie nie jest odwzorowaniem cyfrowym, bo nie ma kwalifikowanego podpisu ani pieczęci. Oryginał i tak musi dojechać do biura, więc obieg papieru między sklepem a kadrami zostaje. W przychodni tą samą drogą idą orzeczenia z badań okresowych pielęgniarek, które trafiają do części B akt.

Powrót z postaci elektronicznej na papierową

Dokumentacja elektroniczna może wrócić na papier. Art. 94(8) § 3 Kodeksu pracy przewiduje wydruk i podpis pracodawcy albo osoby upoważnionej, który potwierdza zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. Wystarcza zwykły podpis, bez certyfikatu kwalifikowanego, ale informacja dla pracowników i 30 dni na odbiór poprzedniej postaci obowiązują tak samo jak przy przejściu na e-akta.

Cyfryzacja akt osobowych w firmie zmianowej: koszty i opłacalność

Koszt cyfryzacji akt osobowych to system, certyfikat kwalifikowanej pieczęci albo podpisu, czas kadr przy skanowaniu i opisie metadanymi oraz doręczenia informacji o 30 dniach. Po drugiej stronie są koszty administracyjne papieru: szafy, pomieszczenie archiwum i kurier między placówkami. Największą niewiadomą jest czas skanowania, więc liczbę stron lepiej policzyć przed decyzją.

Przykład: sieć sześciu sklepów zatrudnia 120 osób, a co roku przyjmuje i żegna po około 50. Przyjmijmy 25 stron na teczkę.

Rotacja sprawia, że większość teczek pracowniczych w firmie zmianowej należy do ludzi, których już nie ma. Dlatego rachunek trzeba zrobić dla pełnego wariantu, z teczkami byłych pracowników, czyli 620 teczek i 15 500 stron. Skanowanie tylko obecnej załogi i nowych osób, z teczkami byłych pracowników na papierze do końca okresu przechowywania, to praktyka, której przepisy wprost nie rozstrzygają, bo opisują zmianę postaci dokumentacji danego pracownika w całości. Taki podział lepiej potwierdzić z prawnikiem firmy, zanim stanie się podstawą decyzji.

W firmie, która chce uporządkować zarządzanie dokumentacją w kilku placówkach, e-teczka opłaca się najszybciej, gdy:

• placówek jest kilka albo kilkanaście, a kadry pracują w jednym biurze,
• co miesiąc dochodzą nowe osoby, jak w gastronomii i hotelach,
• byli pracownicy często pytają o kopie, wydawane w 30 dni od wniosku (§ 18 ust. 3),
• archiwum zajmuje osobne pomieszczenie albo jest wynajęte.

Mała firma z jedną placówką i dwudziestoma osobami długo nie odzyska kosztu pieczęci i skanowania, więc papierowe teczki zwykle zostają tam na dłużej.

Czym innym jest Teczka pracownicza w Proplanum, dodatek do każdego pakietu za 2 zł netto miesięcznie za pracownika. Trzyma kopie dokumentów z terminami badań, szkoleń i uprawnień tam, gdzie powstaje grafik, i przypomina kierownikowi przed końcem terminu. Akt osobowych w rozumieniu rozporządzenia nie zastępuje, więc e-akta prowadzi się obok niej.

[[cta:sklep]]

Najczęstsze pytania

Czy pracownik musi się zgodzić na elektroniczne akta osobowe?

Nie, o postaci dokumentacji pracowniczej decyduje pracodawca (art. 94(8) § 1 Kodeksu pracy). Pracownik dostaje informację o zmianie i 30 dni na odbiór papierowych akt.

Czy można prowadzić akta osobowe elektronicznie, a resztę dokumentacji w formie papierowej?

Tak, ministerstwo pracy uznało to w odpowiedzi na zapytanie poselskie nr 7753 z 2018 roku. Teczka jednej osoby ma przy tym jedną postać, więc papier, który później wpływa do elektronicznych akt, skanuje się z kwalifikowanym podpisem albo pieczęcią (§ 11 rozporządzenia).

Ile czasu ma pracodawca na zeskanowanie papierowej dokumentacji?

Przepisy nie wyznaczają terminu, bo przejście na e-akta jest decyzją pracodawcy, a nie obowiązkiem. Termin 30 dni dotyczy pracowników i ich odbioru papierów.

Czy trzeba zgłosić przejście na e-akta do PIP albo ZUS?

Nie, zmiany postaci nie zgłasza się do żadnego urzędu. Informację dostają tylko pracownicy i byli pracownicy (art. 94(9)).

Czy zwykły skan bez podpisu kwalifikowanego wystarczy?

Nie, skan staje się odwzorowaniem cyfrowym dopiero z kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy (art. 94(8) § 2). Bez tego dokumentacją pozostaje papier.

Podstawa prawna

• Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245: art. 94 pkt 9a i 9b, art. 94(8) do 94(12), art. 281 § 1 pkt 6 i 7, art. 300.
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474: § 9 do 18 i załącznik.
• Ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. 2018 poz. 357).
• Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795: art. 78(1).
• Ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1725.
• Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia, art. 96 § 1a w brzmieniu od 8 lipca 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 473).

Ewidencja czasu pracy i dane pracowników w jednym systemie

Proplanum to system do układania grafików i rozliczania czasu pracy dla firm zmianowych. Ewidencja czasu pracy, która też należy do dokumentacji pracowniczej, powstaje w nim z grafiku, odbić i korekt, w układzie z rozporządzenia, do wydruku i eksportu. Pokazuje to strona Kodeks pracy i czas pracy. Dane leżą w Microsoft Azure w Unii Europejskiej, a umowę powierzenia podpisujemy z każdym klientem; bezpieczeństwo danych opisuje strona integracje i bezpieczeństwo.