Karta czasu pracy pracownika: co zawiera, jak ją wypełnić i jak długo przechowywać

Jest to praktyczna nazwa karty ewidencji czasu pracy, prowadzonej osobno dla każdego pracownika na podstawie art. 149 Kodeksu pracy i § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Najczęściej ma układ miesięczny: jeden wiersz na dzień, dziewięć rubryk, suma na dole.

Nie ma urzędowego wzoru karty, więc w kadrach działają obok siebie druki z papierni, arkusze i wydruki z programów. Wszystkie muszą mieć te same dziewięć elementów, a różnią się tym, ile trzeba wpisać ręcznie. Poniżej: co dokładnie ma być w karcie, jak ją wypełnić na przykładzie tygodnia ze sklepu, jakie symbole nieobecności stosować, czym różni się karta miesięczna od rocznej, jak długo ją przechowywać i gdzie najczęściej jest błąd.

Stan prawny na wrzesień 2026, ostatnia aktualizacja 26 września 2026.

Czym jest karta czasu pracy pracownika

Karta czasu pracy pracownika to indywidualna karta ewidencji czasu pracy, czyli część dokumentacji pracowniczej prowadzona osobno dla każdej osoby zatrudnionej na umowę o pracę (§ 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). W 2026 roku może być papierowa albo elektroniczna, obie formy są równoważne. Karta pokazuje wykonanie, nie plan: godziny faktycznie przepracowane, a nie te z grafiku.

Terminy, które w praktyce oznaczają ten sam dokument: karta ewidencji czasu pracy, karta pracy pracownika, karta godzin pracy, indywidualna karta czasu pracy, karta obecności i czasu pracy. Osobno stoją: lista obecności (potwierdzenie przyjścia, bez godzin) i grafik pracy (plan na przyszłość). Karta czasu pracy jest tym trzecim dokumentem, który zamyka miesiąc i z którego liczy się wynagrodzenie.

Stan prawny na wrzesień 2026.

Czym jest ewidencja czasu pracy i czy jest obowiązkowa

Prowadzenie ewidencji czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy: pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 § 1 Kodeksu pracy), od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia, w którym stosunek pracy wygasł albo został rozwiązany. Ewidencja czasu pracy może mieć formę miesięczną albo roczną; informacje o czasie pracy powinny znaleźć się w jednej karcie na osobę. Karta czasu pracy jest jej podstawową częścią, a obok niej w tej samej części dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy leżą wnioski i zgody, które tłumaczą wpisy. Ewidencja czasu pracy może być prowadzona papierowo albo jako elektroniczna ewidencja czasu pracy; przechowuje się ją poza aktami osobowymi pracownika.

Wyjątki dotyczą godzin, nie całej karty: dla pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy i otrzymujących ryczałt za nadgodziny lub noc nie ewidencjonuje się godzin pracy, ale nadal dni wolne, urlopy i nieobecności (art. 149 § 2 Kodeksu pracy). Osób na umowie zlecenia ewidencja nie obejmuje; przy pracy z tytułu umowy zlecenia potwierdza się tylko liczbę godzin według ustawy o minimalnym wynagrodzeniu. Karta zależy też od systemu czasu pracy: w równoważnym trzeba pokazać przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin i krótsze dni w zamian, w systemie przerywanego czasu pracy przerwę do 5 godzin, która nie jest czasem pracy. Kto dokładnie ma obowiązek i co grozi za brak ewidencji czasu pracy, opisuje wpis o ewidencji czasu pracy pracownika; tu zostajemy przy samej karcie.

Co zawiera karta czasu pracy: dziewięć rubryk

Karta czasu pracy zawiera dziewięć rodzajów informacji wymienionych w § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej: liczbę przepracowanych godzin z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny w porze nocnej, nadgodziny, dni wolne od pracy z tytułem ich udzielenia, dyżury z godzinami i miejscem, zwolnienia od pracy z podstawą, inne usprawiedliwione nieobecności, nieusprawiedliwione nieobecności oraz czas pracy młodocianego przy pracach wzbronionych. Można dodać własne kolumny, nie można żadnej z tych pominąć.

Dodatkowe rubryki, które ułatwiają rozliczanie czasu pracy, choć nie są wymagane: kod zmiany, miejsce świadczenia pracy w sieci sklepów albo delegowanie poza stałe miejsce pracy, przerwa niewliczana do czasu pracy, saldo wobec wymiaru. Taka karta ułatwia zarządzanie czasem pracy, bo kierownik widzi w niej to samo, co kadry. Podpis pracownika nie jest wymagany przez przepisy, ale wiele firm go stosuje, żeby uciąć spory o godziny.

Jak wypełnić kartę czasu pracy dzień po dniu

Kartę czasu pracy wypełnia się na bieżąco, każdego dnia pracy albo najpóźniej po zakończeniu tygodnia, a nie zbiorczo przed wypłatą. Wpisuje się godziny faktyczne z rejestracji (kiosk, lista z godziną, aplikacja), nie z grafiku, bo karta ma pokazać, co się wydarzyło. Na koniec okresu rozliczeniowego sumuje się godziny, porównuje z wymiarem i wylicza nadgodziny oraz noc.

Przykład tygodnia kasjerki w marcu 2026 (wymiar miesiąca 176 godzin, 22 dni pracy; pora nocna w firmie ustalona na 21:00 do 5:00):

Ten tydzień ma 40 godzin, ale dwie z nich to nadgodziny dobowe ze środy, a dwie godziny z piątku brakują do dniówki. Jedno nie znosi drugiego: za środę należy się dodatek 50 procent za pierwszą i 100 procent za drugą godzinę nocną nadliczbową, a piątkowe 2 godziny odpracowuje się albo pomniejsza wynagrodzenie, zależnie od ustaleń. Karta wypełniona „8, 8, 8, 8, 8” ukryłaby oba fakty.

Cztery zasady wypełniania, które najczęściej ratują kartę przy kontroli:

1. Godziny od i do zawsze, nie sama liczba „8”; inspektor sprawdza, czy zachowano odpoczynek 11 godzin między zmianami.
2. Przerwa 15 minut przy dniówce od 6 godzin jest wliczona w czas pracy (art. 134 Kodeksu pracy), więc nie odejmuje się jej od 8 godzin.
3. Każdy dzień wolny ma tytuł: W5, N, Ś, WN, UW, bo „wolne” bez tytułu nie pozwala sprawdzić, czy oddano dzień za niedzielę.
4. Korekta wpisu zostaje widoczna: w wersji papierowej przekreślenie z parafką, w elektronicznej historia zmian.

[[cta:rcp]]

Kto wypełnia kartę ewidencji czasu pracy

Kartę ewidencji czasu pracy wypełnia pracodawca, a w praktyce osoba przez niego wyznaczona: kadrowa w małej firmie, kierownik zmiany albo sklepu w sieci, w większych firmach program, który składa kartę z zatwierdzonych odbić. Odpowiedzialność za rzetelność zawsze zostaje po stronie pracodawcy (art. 149 Kodeksu pracy), niezależnie od tego, kto fizycznie wpisuje godziny.

Pracownik nie prowadzi własnej karty, ale ma prawo do niej zajrzeć i dostać kopię (art. 94^12 Kodeksu pracy). W sklepach i hotelach sprawdza się podział: kierownik zatwierdza odstępstwa od grafiku tego samego dnia, kadry zamykają miesiąc. Gdy kartę wypełnia tylko kadrowa na podstawie kartek od kierowników, błędy z pierwszego tygodnia wychodzą dopiero przy wypłacie.

Karta miesięczna czy roczna karta ewidencji czasu pracy

Karta czasu pracy może mieć układ miesięczny (jeden wiersz na dzień, jedna strona na miesiąc) albo roczny (dwanaście miesięcy na jednym arkuszu z sumami). Przepisy nie narzucają żadnego z nich; ważne, żeby dało się odczytać każdy dzień. Karta miesięczna jest dokładniejsza i wygodniejsza przy zmianach, roczna daje szybki obraz sald, urlopów i nadgodzin w całym roku.

W praktyce program prowadzi obie naraz: dzień po dniu w tle i zestawienie roczne na żądanie. Jak zbudować i wypełnić układ roczny, opisuje wpis o rocznej karcie ewidencji czasu pracy.

Wzór karty ewidencji czasu pracy do pobrania: PDF czy arkusz

Wzór karty ewidencji czasu pracy nie jest urzędowy, więc każdy druk, który ma dziewięć rubryk z § 6 rozporządzenia, jest poprawny. Do wydruku i wypełniania ręcznego wystarczy PDF, do liczenia sum lepszy jest arkusz; darmowy wzór karty ewidencji czasu pracy do pobrania jest na stronie wzoru ewidencji godzin pracy w PDF i XLSX, w układzie miesięcznym. Miesięczną ewidencję czasu pracy zaczyna się od nowego arkusza pierwszego dnia miesiąca, z danymi pracownika, etatem i okresem rozliczeniowym w nagłówku. Przy kilkunastu osobach na zmianach arkusz zaczyna wymagać formuł na noc i nadgodziny, a wtedy warto przeczytać, jak prowadzić ewidencję czasu pracy w Excelu i gdzie kończy się jego przydatność.

Kto chce prowadzić miesięczną ewidencję czasu pracy ręcznie, drukuje kartę z pliku PDF na początku miesiąca; kto liczy sumy w arkuszu, zapisuje po zamknięciu miesiąca kopię ewidencji czasu pracy w formacie PDF z datą. Elektroniczna karta z programu do rejestracji czasu pracy ma tę przewagę, że godziny od i do biorą się z odbić, a nie z przepisywania, a prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy nie zależy od tego, czy kierownik pamiętał o wpisie. Warunki z § 8 do § 10 rozporządzenia: integralność wpisów, historia zmian, wydruk za dowolny okres, czytelność przez cały okres przechowywania.

Jak długo przechowywać karty czasu pracy

Karty czasu pracy przechowuje się 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy), bo są częścią dokumentacji pracowniczej. Dla pracownika, który odszedł w marcu 2026 roku, termin mija z końcem 2036 roku. Dla zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku okres może wynosić 50 lat, chyba że pracodawca skrócił go raportem informacyjnym do ZUS.

Karty trzyma się poza aktami osobowymi, w osobnej części dokumentacji, razem z wnioskami i zgodami, które tłumaczą wpisy: wniosek o wyjście prywatne, zgoda na nadgodziny młodocianego, wniosek o odbiór dnia wolnego. Elektronicznie wystarczy, żeby program pozwalał wydrukować kartę z dowolnego miesiąca sprzed lat i pokazać, kto ją zmieniał.

Najczęstsze błędy w karcie czasu pracy

Najczęstsze błędy w karcie czasu pracy to wpisywanie planu zamiast wykonania, sama liczba „8” bez godzin od i do, brak tytułu dnia wolnego, pominięcie pory nocnej przy zmianie kończącej się po 21:00 i uzupełnianie karty zbiorczo przed wypłatą. Każdy z nich inspektor Państwowej Inspekcji Pracy wychwytuje w kilka minut, porównując kartę z grafikiem i innymi śladami.

Z praktyki firm zmianowych:

• Sklep, zmiana 14:00 do 22:00: w karcie „8 h”, a w rzeczywistości kasa zamykana o 22:20 i godzina nocna od 21:00. Brak 20 minut nadgodzin i 1 godziny nocnej każdego dnia.
• Hala, praca w dniu wolnym od pracy (sobota „za zgodą”): w karcie 8 godzin bez tytułu i bez innego dnia wolnego od pracy w zamian, udzielonego do końca okresu rozliczeniowego. Naruszenie przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, a przy braku dnia wolnego praca w sobotę staje się wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych.
• Hotel, pokojowa wychodzi o 12:00 na wizytę u lekarza: w karcie „8 h”, bo „i tak odrobi”. Brak zwolnienia od pracy z podstawą i nieprawdziwa liczba godzin.

Od 8 lipca 2026 roku za brak ewidencji czasu pracy albo nierzetelną ewidencję grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł (art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy po zmianie z Dz.U. 2026 poz. 473), dwa razy wyższa niż wcześniej. Szczegóły o karach i o tym, kogo obowiązek dotyczy, są we wpisie o ewidencji czasu pracy pracownika, podlinkowanym wyżej.

[[cta:rejestracja]]

Najczęstsze pytania

Czy karta pracy jest obowiązkowa?

Tak, jeśli chodzi o kartę ewidencji czasu pracy: pracodawca prowadzi ją dla każdego pracownika na umowę o pracę (art. 149 Kodeksu pracy). Nie ma obowiązku konkretnego druku; obowiązkowe są dziewięć rubryk z § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Co powinna zawierać karta czasu pracy?

Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy z liczbą godzin, porę nocną, nadgodziny, dni wolne z tytułem, dyżury z miejscem, zwolnienia od pracy z podstawą, inne usprawiedliwione nieobecności, nieusprawiedliwione nieobecności i czas pracy młodocianego przy pracach wzbronionych.

Kto wypełnia kartę ewidencji czasu pracy?

Pracodawca albo osoba przez niego wyznaczona: kadrowa, kierownik zmiany, a w programie do rejestracji czasu pracy karta składa się z zatwierdzonych odbić. Odpowiedzialność za rzetelność zostaje przy pracodawcy; pracownik ma prawo wglądu i kopii.

Jak wypełnić kartę czasu pracy?

Codziennie albo po tygodniu, godzinami faktycznymi od i do, z osobnym wpisem nadgodzin i pory nocnej, tytułem każdego dnia wolnego i symbolem nieobecności. Na koniec miesiąca suma godzin porównana z wymiarem (w marcu 2026 to 176 godzin).

Kiedy wystawia się kartę pracy?

Karta powstaje na bieżąco w trakcie okresu rozliczeniowego i jest podsumowywana po jego zakończeniu, przed naliczeniem wynagrodzenia. Wypełnianie zbiorcze przed wypłatą to najczęstszy powód nierzetelnej ewidencji.

Jak długo należy przechowywać karty czasu pracy?

10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Dla osób zatrudnionych przed 2019 rokiem może obowiązywać 50 lat, jeśli pracodawca nie złożył raportu informacyjnego do ZUS.

Gdzie mogę znaleźć wzór indywidualnej karty czasu pracy pracownika?

Na stronie z wzorem ewidencji godzin pracy jest wersja PDF do druku i XLSX do liczenia sum; każdy druk z dziewięcioma rubrykami z § 6 rozporządzenia jest poprawny, bo wzoru urzędowego nie ma.

Czy karta czasu pracy musi być podpisana przez pracownika?

Nie, przepisy nie wymagają podpisu pracownika ani pracodawcy pod kartą. Wiele firm zbiera podpis albo zatwierdzenie w programie, żeby zamknąć spory o godziny; pracownik ma prawo wglądu i kopii niezależnie od podpisu.

Czy kartę czasu pracy prowadzi się dla kadry zarządzającej?

Dla pracowników zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy, objętych zadaniowym czasem pracy albo ryczałtem za nadgodziny lub noc nie ewidencjonuje się godzin pracy (art. 149 § 2), ale nadal wpisuje się dni wolne, urlopy i nieobecności.

Podstawa prawna

• Kodeks pracy (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245): art. 149 (ewidencja czasu pracy i wyjątki), art. 94 pkt 9a i 9b (dokumentacja i 10 lat), art. 94^12 (wgląd i kopia), art. 129 (normy), art. 134 (przerwa wliczana), art. 151 i 151^1 (nadgodziny i dodatki), art. 151^7 (pora nocna), art. 281 § 1 pkt 6 (grzywna).
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474): § 6 pkt 1 (zakres ewidencji i dokumenty towarzyszące), § 8 do § 10 (forma elektroniczna).
• Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. 2026 poz. 473): grzywny od 2000 do 60 000 zł od 8 lipca 2026 r.

Stan prawny na 26 września 2026 roku.

Karta, która składa się z odbić

W Proplanum karta czasu pracy każdej osoby powstaje z odbić w kiosku na tablecie, w telefonie albo w przeglądarce, zestawionych z jej zmianą z grafiku. Kierownik zatwierdza nadgodziny i wyjścia tego samego dnia, a kadry drukują kartę za dowolny miesiąc z historią zmian, bez przepisywania z kartek. Jak to wygląda w placówce, pokazuje strona rejestracja czasu pracy.