Karta urlopowa i ewidencja urlopów: co wpisać, kto wypełnia i jak długo przechowywać

Obowiązkowa jest natomiast ewidencja urlopów, czyli dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, które od 1 stycznia 2019 roku należą do dokumentacji pracowniczej każdego pracownika (§ 6 pkt 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Kartę wypełnia pracodawca, zwykle kadry albo kierownik, a pracownik podpisuje tylko wniosek o urlop. Przechowuje się ją 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy, a za brak takiej dokumentacji grozi od 8 lipca 2026 roku grzywna od 2000 do 60 000 zł. Poniżej wzór karty w tabeli, zasady liczenia urlopu w godzinach i różnica między kartą urlopową a wnioskiem urlopowym.

Stan prawny na wrzesień 2026, ostatnia aktualizacja 25 września 2026.

Co to jest karta urlopowa i do czego służy

Karta urlopowa jest rocznym zestawieniem urlopu jednego pracownika. Zawiera wymiar, jaki ma urlop wypoczynkowy na dany rok, dni zaległe z poprzedniego roku, każdą wykorzystaną część urlopu z datami i liczbą dni oraz saldo pozostałe do wykorzystania. Służy do tego, żeby w każdej chwili odczytać, ile urlopu zostało, i żeby przy kontroli pokazać, że urlop z poprzedniego roku został udzielony do 30 września (art. 168 Kodeksu pracy).

W małych firmach karta urlopowa bywa kartonikiem A6 z bloczka, na którym wpisuje się kolejne urlopy. W większych jest arkuszem albo widokiem w programie kadrowym. Nazwa „karta urlopowa” bywa też używana na wniosek urlopowy, który pracownik składa przed wolnym. To dwa różne dokumenty i warto je rozróżniać, bo tylko wniosek podpisuje pracownik.

Karta urlopowa a obowiązek z rozporządzenia

Karta nie jest obowiązkowa jako formularz, bo określenie wzoru zostawiono pracodawcy. Kodeks pracy i rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej wymagają prowadzenia dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu, ale nie mówią, że ma to być „karta urlopowa”. Każda organizacja może prowadzić te zapisy w arkuszu, w programie do grafików albo na karcie z bloczka. Ważne, żeby były kompletne, osobne dla każdego pracownika i przechowywane przez wymagany okres.

Ewidencja urlopów w dokumentacji pracowniczej

Ewidencja urlopów jest częścią dokumentacji pracowniczej, którą pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika w postaci papierowej albo elektronicznej (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy). Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej w § 6 wymienia obok ewidencji czasu pracy „dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego”. To właśnie wnioski urlopowe, zgoda przełożonego na każdy z nich i zapisy o wykorzystanych dniach.

Ewidencja urlopów nie jest tym samym co ewidencja czasu pracy, ale obie trzeba prowadzić i obie muszą się zgadzać, bo najwięcej błędów bierze się z rozjazdu między nimi. Dzień urlopu w karcie urlopowej powinien mieć swój odpowiednik w ewidencji czasu pracy jako nieobecność z oznaczeniem rodzaju i wymiarem godzin. Gdy w karcie jest 8 godzin urlopu, a w ewidencji 12 godzin pracy, PIP pyta, która informacja jest prawdziwa.

Trzy zasady prowadzenia ewidencji urlopów, które sprawdzają się w sklepach i na produkcji.

1. Jeden pracownik, jedna karta na rok, z przeniesionym saldem zaległych dni.
2. Każda część urlopu wpisana z datą od, datą do, liczbą dni i liczbą godzin.
3. Urlop na żądanie liczony osobno, bo w roku są tylko 4 takie dni (art. 167²); urlop okolicznościowy zapisuje się poza tą pulą.

Jakie informacje powinna zawierać karta urlopowa

Karta urlopowa powinna zawierać dane pracownika, rok, wymiar urlopu, saldo zaległe z poprzedniego roku, wykaz wykorzystanych części urlopu i saldo pozostałe. Dobrze, gdy ma osobną rubrykę na 4 dni urlopu na żądanie i osobną na urlop w godzinach, bo w firmach zmianowych jeden dzień urlopu rzadko oznacza 8 godzin pracy. Wzór poniżej, z nazwami rubryk i przykładami treści wpisów, można przenieść do arkusza albo wydrukować.

Karta w wersji elektronicznej powinna dodatkowo zapisywać, kto i kiedy zmienił wpis. Od 27 stycznia 2026 roku Kodeks pracy dopuszcza postać elektroniczną wniosków w wielu sprawach urlopowych (ustawa z 4 grudnia 2025 r., Dz.U. 2026 poz. 25), więc pełny obieg bez papieru jest zgodny z przepisami.

Kto prowadzi kartę urlopową

Kartę urlopową wypełnia pracodawca, w praktyce dział kadr, kierownik zmiany albo dyrektor placówki, który udziela urlopu. Pracownik nie prowadzi własnej karty i nie musi jej podpisywać. Jego podpis jest na wniosku urlopowym, a w systemie elektronicznym dowodem są wnioski złożone z konta pracownika. Przy karcie papierowej z bloczka pracownik często podpisuje pokwitowanie udzielenia urlopu, ale to praktyka firmowa, nie wymóg ustawy.

Jak liczyć urlop w godzinach w firmie zmianowej

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy według rozkładu, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy w danym dniu (art. 154² § 1 Kodeksu pracy). Jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy (art. 154² § 2), więc pula 26 dni to 208 godzin, a 20 dni to 160 godzin. Osoba na zmianie 12-godzinnej zużywa za jeden dzień wolnego 12 godzin z puli, a osoba na zmianie 6-godzinnej tylko 6.

Ta zasada zmienia sposób prowadzenia karty. Zapis „1 dzień” nic nie mówi, dopóki nie wiadomo, ile godzin miała zmiana. Dlatego prawidłowy wpis w karcie urlopowej pracownika zmianowego podaje godziny, a dni tylko pomocniczo. Przy niepełnym etacie wymiar ustala się proporcjonalnie, z zaokrągleniem niepełnego dnia w górę (art. 154 § 2).

Udzielenie części dnia urlopu jest możliwe tylko wtedy, gdy pozostała pula jest mniejsza niż dobowy wymiar w tym dniu (art. 154² § 4). Pracownik z 4 godzinami urlopu na koncie może wziąć pół dwunastogodzinnej zmiany, ale pracownik ze 104 godzinami nie może brać wolnego „po dwie godziny”.

[[cta:wnioski]]

Jak długo przechowywać kartę urlopową i wnioski

Kartę urlopową, wnioski urlopowe i pozostałą dokumentację pracowniczą przechowuje się przez okres zatrudnienia i 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy się rozwiązał albo wygasł (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Dla pracownika, który odszedł w marcu 2026 roku, dokumenty urlopowe trzeba trzymać do końca 2036 roku. Dla stosunków pracy nawiązanych przed 2019 rokiem odrębne przepisy mogą wymagać dłuższego okresu, na co art. 94 pkt 9b wprost odsyła.

Dokumentacja ma być przechowywana w sposób gwarantujący poufność, integralność, kompletność i dostępność, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przy kartach papierowych oznacza to zamykaną szafę, przy elektronicznych niezbędne są kopia zapasowa i dziennik zmian. Za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, nieprzechowywanie jej przez wymagany okres albo trzymanie w warunkach grożących zniszczeniem grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł (art. 281 § 1 pkt 6, 6a i 7, w brzmieniu od 8 lipca 2026 roku).

Karta urlopowa papierowa czy elektroniczna

Obie postacie są równoważne. Art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy pozwala prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci papierowej albo elektronicznej, a od 27 stycznia 2026 roku wnioski w sprawach urlopu na żądanie i innych sprawach z Kodeksu można składać w postaci elektronicznej, na przykład w aplikacji. Obsługa karty elektronicznej ma jedną przewagę, której papier nie da. Automatyczny licznik liczy godziny sam i od razu odejmuje najpierw zaległe dni.

W firmie z kilkoma placówkami różnica jest jeszcze większa. Papierowa karta zostaje w sklepie, w którym pracuje dana osoba, a kadry w centrali widzą ją dopiero wtedy, gdy ktoś zdąży wysłać skan. Karta w systemie jest jedna, widoczna dla kierownika, kadr i pracownika w tym samym momencie. Jak działa taki obieg, opisuje strona o elektronicznych wnioskach urlopowych.

Przy przejściu z papieru na system, najlepiej z końcem miesiąca, warto przenieść salda z ostatniej karty papierowej i zachować stare karty do końca okresu przechowywania. Rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej pozwala zmienić postać dokumentacji, ale wymaga, żeby wersja elektroniczna była odwzorowaniem cyfrowym z podpisem elektronicznym albo pieczęcią pracodawcy.

Gotowe druki karty urlopowej sprzedają sklepy z drukami akcydensowymi; w sklepie papierniczym druk karta urlopowa to zwykle prosty produkt, bloczek A6 za kilka złotych, a producent nie ma tu znaczenia, bo przepisy prawa pracy nie narzucają żadnego wzoru. Równie dobra jest tabela w arkuszu albo karta w programie do grafików, o ile zapewnia bezpieczeństwo danych osobowych i dostęp tylko dla osób upoważnionych. Wymiar wpisany do karty zależy od stażu pracy, a do stażu od 1 maja 2026 roku wlicza się także zlecenia i działalność gospodarczą, co opisuje wpis o zmianach w prawie pracy 2026.

[[cta:rejestracja]]

Najczęstsze pytania

Co to jest karta urlopowa?

Roczne zestawienie urlopu jednego pracownika prowadzone przez pracodawcę. Zawiera wymiar urlopu, dni zaległe, wykorzystane części z datami i liczbą godzin oraz saldo. Nie jest tym samym co wniosek urlopowy, który składa i podpisuje pracownik.

Czy karty urlopowe są obowiązkowe?

Karta jako formularz nie jest obowiązkowa. Obowiązkowa jest ewidencja urlopów, czyli dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, prowadzone osobno dla każdego pracownika (§ 6 pkt 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy).

Czy pracownik musi podpisać kartę urlopową?

Nie. Pracownik podpisuje wniosek urlopowy, a kartę prowadzi pracodawca. Podpis pracownika na karcie z bloczka jest praktyką firmową, nie wymogiem przepisów. W systemie elektronicznym dowodem jest wniosek złożony z konta pracownika.

Kto wypełnia kartę urlopową?

Pracodawca, w praktyce osoba z działu kadr, czyli HR, albo kierownik, który udziela urlopu. Wpis pojawia się po akceptacji wniosku i powinien mieć datę oraz oznaczenie osoby wpisującej.

Jak prowadzić ewidencję urlopów?

Osobno dla każdego pracownika, z wymiarem urlopu na rok, saldem zaległym, każdą wykorzystaną częścią z datami i godzinami oraz osobnym licznikiem urlopu na żądanie. Zapisy mają zgadzać się z ewidencją czasu pracy, w której urlop jest nieobecnością z liczbą godzin.

Jak długo i gdzie przechowywać karty urlopowe?

Przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Papierowe w warunkach niegrożących zniszczeniem, elektroniczne z kopią zapasową i zapisem zmian. Brak dokumentacji grozi grzywną od 2000 do 60 000 zł.

Jak ewidencjonować urlopy w Excelu?

Jeden arkusz na pracownika i rok, z kolumnami: od, do, rodzaj urlopu, dni, godziny, saldo. Godziny liczone według dobowego wymiaru zmiany, bo jeden dzień urlopu to 8 godzin (art. 154²). Arkusz trzeba zabezpieczyć przed zmianami i przechowywać 10 lat, więc przy większej liczbie osób wygodniejszy jest program z historią zmian.

Czy pracodawca musi zgodzić się na udzielenie urlopu?

Termin urlopu ustala pracodawca w planie urlopów albo w porozumieniu z pracownikiem, biorąc pod uwagę jego wniosek i normalny tok pracy (art. 163). Może odmówić konkretnego terminu, ale musi udzielić urlopu w roku nabycia, a zaległego do 30 września następnego roku. O planie piszemy we wpisie o planie urlopów.

Ile godzin urlopu to jeden dzień?

Osiem godzin (art. 154² § 2 Kodeksu pracy). Pula 26 dni to 208 godzin, 20 dni to 160 godzin. Przy zmianie 12-godzinnej jeden dzień wolnego zdejmuje z puli 12 godzin, przy zmianie 6-godzinnej 6 godzin.

Podstawa prawna

• Kodeks pracy (ustawa z 26 czerwca 1974 r., tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245): art. 94 pkt 9a i 9b (dokumentacja pracownicza, 10 lat), art. 149 (ewidencja czasu pracy), art. 152 i 154 (prawo do urlopu i wymiar), art. 154² (urlop w godzinach), art. 158 (urlop uzupełniający), art. 163 (plan urlopów), art. 167² (urlop na żądanie), art. 168 (zaległy urlop), art. 281 § 1 pkt 6, 6a i 7 (grzywna).
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474), § 6 pkt 1 i 2.
• Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 473): grzywny od 2000 do 60 000 zł od 8 lipca 2026 r.
• Ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. 2026 poz. 25): postać elektroniczna wniosków od 27 stycznia 2026 r.

Stan prawny na 25 września 2026 roku.

Karta urlopowa, która liczy się sama

Proplanum to program do układania grafików i obsługi wniosków urlopowych dla firm pracujących na zmiany. Karta urlopowa każdej osoby jest w nim prowadzona w godzinach i dniach, osobno dla urlopu zaległego, bieżącego i na żądanie, a każdy zaakceptowany wniosek od razu trafia do grafiku, do ewidencji czasu pracy i do listy płac. Historia zmian i okres przechowywania są pilnowane przez system, więc przy kontroli wystarczy wydruk karty za wybrany rok.