Ewidencja czasu pracy pracownika: co zawiera, kto ją prowadzi i jak ją wypełnić w 2026 roku

Obowiązek wynika z art. 149 § 1 Kodeksu pracy i zaczyna się od pierwszego zatrudnionego, niezależnie od wielkości firmy, systemu czasu pracy i wymiaru etatu. Zakres karty określa rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej: dziewięć rodzajów danych, od godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy po wymiar nieobecności.

Lista obecności, grafik i odbicia w systemie rejestracji czasu pracy nie zastępują ewidencji, tylko dostarczają do niej danych. Od 8 lipca 2026 roku za brak dokumentacji albo jej nierzetelne prowadzenie grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł, dwa razy wyższa niż wcześniej. Poniżej tabela elementów karty, przykład wypełnienia tygodnia ze sklepu i odpowiedzi na pytania, które najczęściej trafiają do Google.

Stan prawny na wrzesień 2026, ostatnia aktualizacja 25 września 2026.

Czym jest ewidencja czasu pracy pracownika

Ewidencja czasu pracy to dokument prowadzony osobno dla każdego pracownika, w którym pracodawca zapisuje liczbę godzin przepracowanych przez daną osobę i pory pracy, ile miała nadgodzin, dyżurów, dni wolnych i nieobecności. Obowiązek wynika z Kodeksu pracy: art. 149 § 1 mówi, że pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą i udostępnia ją pracownikowi na jego żądanie. Karta pokazuje stan faktyczny, nie plan.

Na tej różnicy potyka się najwięcej firm. Grafik mówi, że kasjerka miała pracować od 6:00 do 14:00. Ewidencja ma pokazać, że przyszła o 5:52, wyszła o 14:35, a 35 minut po zmianie to praca nadliczbowa do zapłaty albo do odbioru. Z karty musi też wynikać, czy pracodawca dochował odpoczynku dobowego, tygodniowego i limitu nadgodzin, bo o to pyta inspektor prawa pracy przy kontroli. Czas pracy pracownika liczy się od faktycznego rozpoczęcia świadczenia pracy, nie od odbicia karty przy bramie.

Ewidencja czasu pracy jest częścią dokumentacji pracowniczej, ale prowadzi się ją poza aktami osobowymi, w osobnej teczce albo w osobnym module programu (§ 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Może mieć postać papierową albo elektroniczną, obie są równoważne.

Czy ewidencja czasu pracy pracownika jest obowiązkowa?

Tak. Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy ma każdy pracodawca zatrudniający choć jedną osobę na podstawie stosunku pracy, od dnia nawiązania stosunku pracy. Nie ma znaczenia, czy firma zatrudnia dwie osoby, czy dwieście, ani czy pracownik jest na pełnym etacie, na pół etatu, na zastępstwo czy na okres próbny. Nie zmienia tego system czasu pracy, miejsce świadczenia pracy ani praca zdalna i hybrydowa.

Inaczej wygląda to przy pracy z tytułu umowy zlecenia. Zleceniobiorca nie ma pracowniczej ewidencji czasu pracy, ale od 2017 roku obowiązuje potwierdzanie liczby godzin wykonania zlecenia dla stawki minimalnej (art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę; w 2026 roku 31,40 zł brutto za godzinę). To osobny dokument, opisany we wpisie o ewidencji godzin na umowie zlecenia.

Pełne omówienie obowiązku, wyjątków i tego, co sprawdza inspektor, jest w osobnym wpisie czy ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa. Tu skupiamy się na tym, jak ma wyglądać karta i jak ją prowadzić.

Co powinna zawierać karta ewidencji czasu pracy

Karta ewidencji czasu pracy powinna zawierać dziewięć rodzajów danych wymienionych w § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474). Nie ma urzędowego wzoru karty, ale jej zakres nie może być węższy niż w tabeli. Można dodać własne kolumny, na przykład kod zmiany albo miejsce pracy w sieci sklepów.

Przerw wliczanych do czasu pracy, na przykład 15 minut z art. 134, nie trzeba wykazywać osobno, ale nie mogą one pomniejszać liczby przepracowanych godzin. Przerwa niewliczana do czasu pracy (do 60 minut z art. 141) wydłuża obecność, więc w karcie zmiana 8:00 do 17:00 z godzinną przerwą obiadową daje 8 godzin pracy.

Jakie dokumenty trzyma się razem z kartą

Ewidencja to nie tylko tabela z godzinami. Rozporządzenie każe trzymać w tej samej części dokumentacji wnioski i zgody, które tłumaczą zapisy w karcie (§ 6 pkt 1 lit. b do d). Bez nich inspektor nie sprawdzi, dlaczego pracownik wyszedł o 12:00 albo pracował w sobotę.

• Wnioski pracownika: o wyjście prywatne i jego odpracowanie, o opiekę nad dzieckiem do 14 lat (art. 188), o indywidualny rozkład czasu pracy, o skrócony tydzień pracy albo pracę weekendową, o ruchomy czas pracy, o zwolnienie z powodu siły wyższej i o urlop opiekuńczy.
• Dokumenty o organizacji pracy: związane z zadaniowym czasem pracy, uzgodnienie terminu dnia wolnego za pracę w wolną sobotę, dokumenty o pracy w nadgodzinach i o gotowości poza godzinami pracy.
• Zgody: pracownicy w ciąży na pracę w nadgodzinach i w porze nocnej wolno nie zlecać w ogóle, ale zgoda rodzica dziecka do 8 lat na nadgodziny, porę nocną, przerywany czas pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy musi być w teczce.

W praktyce sklepu albo hotelu wygląda to tak: grafik na tydzień, przy każdej korekcie krótki wniosek albo notatka, a na koniec miesiąca karta z godzinami i komplet papierów w jednym miejscu. Program, w którym wniosek o wolne i zamiana zmiany zostają przy grafiku, robi to samo bez segregatora.

Kto powinien prowadzić ewidencję czasu pracy?

Ewidencję czasu pracy prowadzi pracodawca i on odpowiada za jej rzetelność przed inspektorem i przed sądem. W praktyce wypełnia ją osoba wyznaczona przez pracodawcę: w małej firmie właściciel albo biuro rachunkowe, w większej kadry, a na co dzień kierownik zmiany, który zna faktyczne godziny. Pracownik może odbijać wejścia i wyjścia w kiosku albo w telefonie, ale samo odbicie nie przenosi na niego odpowiedzialności za kartę. Obowiązek ewidencjonowania godzin pracy pracowników nie przechodzi też na biuro rachunkowe, które tylko przetwarza przekazane dane.

Prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy zależy od podziału na trzy role, a nie od formularza. Pracownik potwierdza początek i koniec zmiany. Kierownik w ciągu dnia albo nazajutrz zatwierdza odstępstwa od grafiku: spóźnienie, wcześniejsze wyjście, nadgodziny, zamianę. Kadry zamykają miesiąc, sprawdzają odpoczynki i limity, potem przekazują dane do listy płac. Gdy któraś rola nie istnieje, karta powstaje z pamięci na koniec miesiąca i wtedy zaczynają się spory.

Pracownik ma prawo wglądu do swojej ewidencji w każdej chwili i bez uzasadnienia (art. 149 § 1). Na wniosek dostaje też kopię całości albo części dokumentacji w ciągu 30 dni (art. 94 pkt 9b i § 18 rozporządzenia), papierowo albo jako plik.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników?

Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników polega na bieżącym zapisywaniu faktycznych godzin, osobno dla każdej osoby, na podstawie odbić i zatwierdzonych korekt, a nie grafiku, tak żeby przed każdą wypłatą dało się policzyć wynagrodzenie, nadgodziny i dodatki nocne. Przepisy nie narzucają cyklu dziennego ani miesięcznego. W praktyce łatwiej prowadzić miesięczną ewidencję czasu pracy i uzupełniać ją co tydzień, niż odtwarzać godziny pracy danego pracownika po kwartale. Ewidencja czasu pracy może mieć formę miesięczną albo roczną: miesięczną ewidencję czasu pracy prowadzi większość firm, bo pasuje do listy płac i okresu rozliczeniowego, a roczna ewidencja czasu pracy sprawdza się przy stałych godzinach biurowych, w sklepie i na produkcji utrudnia bieżącą kontrolę.

1. Ustalcie źródło danych. Grafik daje plan, odbicia w kiosku albo w aplikacji dają godziny faktyczne, wnioski dają nieobecności. Bez tego ktoś przepisuje grafik do karty i nadgodziny znikają.
2. Zapisujcie godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy z dokładnością do minuty. Zaokrąglanie zawsze na niekorzyść pracownika zaniża wynagrodzenie i jest pierwszą rzeczą, którą wychwyci inspektor.
3. Oznaczajcie dni wolne z tytułem: „W5” za sobotę z pięciodniowego tygodnia, „WŚ” za święto, „WN” za odbiór nadgodzin. Samo „W” nie mówi, czy pracodawca oddał wolne za pracę w sobotę. Suma dni wolnych od pracy i dni pracy ma się zgadzać z wymiarem w okresie rozliczeniowym.
4. Sprawdzajcie nadgodziny, porę nocną i dyżury przed zamknięciem miesiąca. Kierownik zatwierdza każde przekroczenie planu, kadry liczą, czy w okresie rozliczeniowym zgadza się wymiar czasu pracy.
5. Dołączajcie wnioski i zgody do tej samej teczki albo do tego samego rekordu w programie.
6. Zabezpieczcie dokumentację: papier przed zniszczeniem i dostępem osób postronnych, plik przed utratą, z historią zmian i możliwością wydruku.

Jak prawidłowo wypełnić ewidencję czasu pracy?

Prawidłowo wypełniona ewidencja czasu pracy pokazuje przy każdym dniu godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę godzin, osobno nadgodziny i porę nocną, a przy dniu bez pracy tytuł wolnego albo rodzaj nieobecności. Poniżej tydzień kasjerki w sklepie, etat 8 godzin, okres rozliczeniowy miesięczny, pora nocna 22:00 do 6:00.

W takim zapisie widać, ile pracodawca winien jest za nadgodziny (1 godzina 5 minut), ile za porę nocną (30 minut z dodatkiem 20 % stawki godzinowej z płacy minimalnej) i że sobota została oddana w tym samym okresie rozliczeniowym. Gdyby karta powstała z grafiku, wtorek i środa miałyby po 8 godzin, a 65 minut pracy zniknęłoby z wypłaty.

Darmowy wzór karty ewidencji czasu pracy do pobrania w PDF i Excelu

Darmowy wzór karty ewidencji czasu pracy z kolumnami z rozporządzenia można pobrać w formacie XLSX i w formacie PDF na stronie wzór ewidencji godzin pracy. Arkusz z opisem pułapek formuł i zaokrągleń jest we wpisie o ewidencji czasu pracy w Excelu. Wzór ewidencji czasu pracy wystarczy w zespole do kilkunastu osób ze stałymi godzinami; przy zmianach warto od razu prowadzić ewidencję czasu pracy online, żeby nie przepisywać odbić do arkusza.

Ewidencja czasu pracy a lista obecności, grafik i rejestracja czasu pracy

Lista obecności potwierdza, że pracownik przyszedł, grafik pokazuje plan, a system rejestracji czasu pracy zapisuje zdarzenia. Żaden z tych dokumentów nie jest ewidencją czasu pracy, choć każdy może do niej dostarczać dane. Ewidencja jest jedynym z nich, który ma obowiązkową zawartość z rozporządzenia.

Różnice między listą a ewidencją i to, kiedy lista wystarczy, omawia wpis ewidencja czasu pracy a lista obecności. Na zbiorczej papierowej liście nie wpisujcie przyczyn nieobecności, bo rodzaj zwolnienia lekarskiego to dana, której inni pracownicy nie powinni widzieć.

[[cta:rcp]]

Uproszczona ewidencja czasu pracy: zadaniowy czas pracy, kadra zarządzająca, ryczałt

Zgodnie z art. 149 § 2 Kodeksu pracy nie ewidencjonuje się godzin pracy trzech grup: pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej. Dla nich prowadzi się uproszczoną ewidencję czasu pracy: bez godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, ale nadal z dniami wolnymi, urlopami, zwolnieniami i nieobecnościami.

Kierownik sklepu albo kierownik zmiany na hali zwykle nie jest „pracownikiem zarządzającym zakładem” w rozumieniu art. 128 § 2 pkt 2. Ten wyjątek dotyczy osób kierujących jednoosobowo zakładem, ich zastępców, członków zarządu i głównych księgowych. Kierownik wyodrębnionej komórki ma pełną ewidencję i za nadgodziny w niedzielę i święto dostaje wynagrodzenie z dodatkiem.

Sam zapis w umowie, że pracownik ma zadaniowy czas pracy, nie zwalnia z ewidencji, jeśli w praktyce pracuje według grafiku ustalanego przez kierownika. System zadaniowy musi wynikać z rodzaju pracy, a zadania mają być wykonalne w normie 8 i 40 godzin.

Papier, arkusz czy program do ewidencji

Ewidencję wolno prowadzić na papierze albo elektronicznie, a obie postaci są równoważne, jeśli pracodawca spełnia wymagania rozporządzenia dotyczące zabezpieczenia i przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (§ 8 do § 10). Papierowa karta w małym zespole ze stałymi godzinami wystarcza. Kłopot zaczyna się przy zmianach, kilku lokalizacjach i częstych korektach, bo wtedy kartę trzeba składać z grafiku, listy obecności i wniosków.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy musi mieć zabezpieczenie przed utratą i nieuprawnionym dostępem, integralność treści i metadanych, identyfikację osób z dostępem, rejestrowanie zmian, możliwość wyszukania, eksportu i wydruku oraz kopie zapasowe. Zwykły arkusz kalkulacyjny na wspólnym dysku nie spełnia tych warunków sam z siebie, bo każdy z dostępem może zmienić godziny bez śladu. Program do ewidencji czasu pracy online spełnia je wtedy, gdy zapisuje, kto i kiedy zmienił wpis, i pozwala wydrukować kartę za dowolny okres.

Kwalifikowany podpis elektroniczny nie jest potrzebny do codziennych wpisów. Wymaga go dopiero zmiana postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną, gdy trzeba potwierdzić zgodność skanu z oryginałem.

Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy

Ewidencję czasu pracy pracownika zatrudnionego od 1 stycznia 2019 roku przechowuje się przez cały okres zatrudnienia i 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Dla umowy zakończonej 15 maja 2026 roku dziesięć lat liczy się od końca 2026 roku, więc do końca 2036.

Dla osób zatrudnionych przed 2019 rokiem okres może wynosić 50 lat, chyba że pracodawca złożył do ZUS raporty informacyjne za lata 1999 do 2018 i skrócił go do 10 lat. Jeśli dokumentacja może być dowodem w sporze, przechowuje się ją do zakończenia postępowania.

Co grozi za brak ewidencji czasu pracy

Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, w tym ewidencji czasu pracy, jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika z art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy. Do 7 lipca 2026 roku grzywna wynosiła od 1000 do 30 000 zł. Od 8 lipca 2026 roku wynosi od 2000 do 60 000 zł, bo ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. 2026 poz. 473) podniosła widełki dwukrotnie. Tę samą karę przewiduje pkt 5 za naruszenie przepisów o czasie pracy, w tym o wykonywaniu pracy w godzinach nadliczbowych, więc nierzetelna karta i ukryte nadgodziny to dwa zarzuty naraz.

Druga konsekwencja jest w sądzie pracy. Gdy pracownik pozywa o nadgodziny, a pracodawca nie ma rzetelnej ewidencji, sąd może oprzeć się na wyliczeniach pracownika, a ciężar dowodu przechodzi na firmę. W sporach o kilkanaście miesięcy nadgodzin kwoty przekraczają grzywnę wielokrotnie. Brak ewidencji czasu pracy wychodzi też przy kontroli inspektora prawa pracy, który porównuje kartę z grafikiem, listą obecności i odbiciami z systemu rejestracji.

[[cta:rejestracja]]

Najczęstsze pytania

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników?

Osobno dla każdej osoby, na bieżąco i na podstawie faktycznych godzin, nie grafiku. Karta ma zawierać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę godzin, nadgodziny, porę nocną, dyżury, dni wolne z tytułem oraz nieobecności z rodzajem i wymiarem, a wnioski i zgody trzyma się razem z nią.

Czy ewidencja czasu pracy pracownika jest obowiązkowa?

Tak, dla każdego pracodawcy od pierwszego pracownika na umowie o pracę (art. 149 § 1 Kodeksu pracy). Osoby w zadaniowym czasie pracy, kadra zarządzająca zakładem i pracownicy z ryczałtem mają ewidencję uproszczoną, bez godzin, ale z nieobecnościami.

Jaki jest przykład ewidencji czasu pracy?

Tydzień kasjerki: poniedziałek 6:00 do 14:00, 8 godzin; wtorek 5:52 do 14:35, 8 godzin i 35 minut nadliczbowych; czwartek opieka z art. 188; sobota 6:00 do 12:00 z dniem wolnym oddanym 14 października. Pełna tabela jest wyżej, we wpisie.

Jak prowadzić rejestr przepracowanych godzin?

Zapisujcie godzinę „od” i „do” z dokładnością do minuty, sumujcie godziny w dniu i w okresie rozliczeniowym, osobno oznaczajcie nadgodziny i porę nocną. Kiosk albo aplikacja w telefonie daje godziny faktyczne, kierownik zatwierdza odstępstwa od planu, kadry zamykają miesiąc.

Kto powinien prowadzić ewidencję czasu pracy?

Pracodawca, a w jego imieniu kadry albo wyznaczony kierownik. Pracownik może rejestrować wejścia i wyjścia, ale odpowiedzialność za rzetelność karty zostaje po stronie pracodawcy.

Jak prawidłowo wypełnić ewidencję czasu pracy?

Przy każdym dniu godzina rozpoczęcia i zakończenia, liczba godzin, nadgodziny i pora nocna w osobnych kolumnach, dzień wolny z tytułem („W5”, „WŚ”, „WN”), nieobecność z rodzajem i wymiarem. Przerwa płatna zostaje w godzinach, przerwa niepłatna wydłuża obecność, ale nie czas pracy.

Czy pracownik ma prawo wglądu do ewidencji czasu pracy?

Tak, w każdej chwili i bez podawania powodu (art. 149 § 1 Kodeksu pracy). Na wniosek dostaje kopię całości albo części dokumentacji w ciągu 30 dni, papierowo albo elektronicznie.

Ile lat trzeba przechowywać ewidencję czasu pracy?

10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym umowa się zakończyła, dla zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Dla wcześniej zatrudnionych do 50 lat, chyba że pracodawca złożył raporty informacyjne do ZUS.

Co grozi za brak ewidencji czasu pracy w 2026 roku?

Od 8 lipca 2026 roku grzywna od 2000 do 60 000 zł (art. 281 Kodeksu pracy po zmianie z Dz.U. 2026 poz. 473). Do 7 lipca 2026 roku widełki wynosiły od 1000 do 30 000 zł. W sporze o nadgodziny brak ewidencji przerzuca ciężar dowodu na pracodawcę.

Podstawa prawna

• Kodeks pracy (ustawa z 26 czerwca 1974 r., tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245): art. 149 (obowiązek ewidencji i wyjątki), art. 128 § 2 pkt 2 (pracownicy zarządzający), art. 94 pkt 9a i 9b (prowadzenie i przechowywanie dokumentacji), art. 94^12 (kopia dokumentacji), art. 281 § 1 pkt 5 i 6 (wykroczenia).
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474): § 6 (zakres ewidencji i dokumentów), § 8 do § 10 (postać papierowa i elektroniczna), § 18 (kopia w 30 dni).
• Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 473): nowe widełki grzywien od 8 lipca 2026 r.
• Ustawa z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, art. 8b (potwierdzanie godzin zlecenia).
• Państwowa Inspekcja Pracy, porady prawne: czas pracy.

Stan prawny na 25 września 2026 roku.

Ewidencja obok grafiku, bez przepisywania

Proplanum to program do układania grafików dla firm pracujących na zmiany. Odbicia z kiosku na tablecie albo z telefonu stają obok zaplanowanej zmiany, kierownik zatwierdza spóźnienie i nadgodziny jednym ruchem, a karta ewidencji z godzinami, porą nocną i nieobecnościami składa się sama na koniec miesiąca. Jak wygląda rejestracja czasu pracy z planem obok wykonania, pokazuje strona funkcji.