Dla kadr i dyrekcji podmiotów z umową na leczenie szpitalne.
Od 1 listopada 2026 szpital co miesiąc wykazuje NFZ, kto był na oddziale i w jakich godzinach. Pierwsze zestawienie do 20 grudnia.
Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 25 sierpnia 2026 (Dz.U. 2026 poz. 1137) dodało § 6a do ogólnych warunków umów. Świadczeniodawca z umową na leczenie szpitalne przekazuje miesięczne zestawienie obecności osób wykonujących zawody medyczne, wskazanych w harmonogramie umowy. Zestawienie mówi o dniach oraz godzinach rozpoczęcia i zakończenia obecności w miejscu udzielania świadczeń. Termin: do 20. dnia następnego miesiąca.
- 1 listopada 2026.Obowiązek wchodzi w życie; od tego dnia obecność trzeba zapisywać.
- 20 grudnia 2026.Pierwsze zestawienie, za listopad; kolejne do 20. dnia każdego następnego miesiąca.
- Dni i godziny.Rozpoczęcia i zakończenia obecności każdej osoby z harmonogramu, w miejscu udzielania świadczeń.
Ta strona nie zastępuje lektury rozporządzenia i nie jest poradą prawną. Podajemy podstawę i to, co z niej wynika dla ewidencji.
Niżej: co zbierać od pierwszego dnia, co wiadomo o formacie, co daje Proplanum i lista kontrolna za mail.
Zestawienie mówi o obecności, więc potrzebne są dni i godziny wejścia i wyjścia każdej osoby.
Harmonogram zgłoszony do umowy mówi, kto ma być. Zestawienie mówi, kto był. To dwie różne rzeczy i tylko druga wymaga zapisanej obecności.
- Kto.
- Osoby wykonujące zawody medyczne, wskazane w harmonogramie umowy. Lekarze, pielęgniarki, położne, ratownicy, fizjoterapeuci i pozostałe zawody z harmonogramu.
- Gdzie.
- Miejsce udzielania świadczeń, zgodnie z harmonogramem. Osoba w dwóch miejscach ma obecność zapisaną osobno dla każdego.
- Kiedy.
- Dzień oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia obecności. Nie plan, tylko to, co się wydarzyło.
- Czym.
- Zapisem, który da się wykazać: odbiciem w kiosku, w aplikacji albo w przeglądarce, z godziną i kanałem. Z planu obecności nie da się odtworzyć.
Obowiązek dotyczy osób z harmonogramu, na etacie, na kontrakcie albo przez firmę zewnętrzną. Jeśli każda forma ma dziś osobną ewidencję, zestawienie trzeba składać z kilku źródeł. To pierwsza rzecz do uporządkowania przed listopadem.
Typowe rozbieżności
- osoba wpisana w harmonogramie po zakończeniu współpracy,
- godziny w harmonogramie wyższe niż faktyczne,
- świadczenia udzielane poza godzinami harmonogramu.
Z komunikatów oddziałów NFZ i izb lekarskich z 2026 roku.
Wpisy czasu pracy poradni z całego tygodnia obok planu, z potwierdzoną lokalizacją. Dane pokazowe.
Zakres danych i termin są w rozporządzeniu. Format techniczny NFZ publikuje osobno.
- Zakres.Dni oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia obecności osób z harmonogramu, w miejscu udzielania świadczeń.
- Kanał.Serwisy internetowe i usługi informatyczne NFZ, w praktyce portale świadczeniodawcy.
- Termin.Do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu udzielania świadczeń.
Układ pliku, pola i słowniki nie były opublikowane, gdy pisaliśmy tę stronę. Stan wiedzy: wrzesień 2026. Aktualizujemy stronę, gdy NFZ opublikuje format.
Dane za listopad trzeba mieć w listopadzie. W grudniu nie da się ich odtworzyć z planu.
Za niewykonanie obowiązku ogólne warunki umów przewidują karę umowną do 2 % kwoty zobowiązania z umowy za każde stwierdzone naruszenie (§ 30 ust. 1 pkt 1 lit. h), jeśli umowa zastrzega kary umowne. Kary sumują się najwyżej do 4 % w okresie rozliczeniowym.
Obecność zapisana przy wejściu i wyjściu, obok harmonogramu, w jednym miejscu.
Proplanum nie wysyła nic do NFZ za Was. Zbiera to, czego przepis wymaga, od pierwszego dnia, i pokazuje to obok planu.
Dowód obecności. odBiznes
Trzy kanały: aplikacja w telefonie, przeglądarka i kiosk (na tablecie na oddziale albo w przeglądarce). W kiosku identyfikacja kodem PIN, kodem QR, kartą NFC albo kartą RFID. Razem siedem sposobów rejestracji. Zapisany zostaje kanał i godzina, więc obecność jest danymi, nie deklaracją.
Osoba, nie umowa. rejestracja od Biznes kilka umów w Enterprise
Obecność zapisują też osoby na kontrakcie, które nie są pracownikami placówki. Jedna osoba może mieć u Was kilka umów naraz. Każdą program liczy według jej zasad, a czas pracy prowadzi na osobę.
Harmonogram obok obecności. odBiznes
Plan z grafiku i faktyczne godziny stoją obok siebie dla oddziału i dla miejsca udzielania świadczeń, w trakcie miesiąca, nie po jego zamknięciu.
Normy i odpoczynki. odStart
Dyżur medyczny i gotowość to osobne rodzaje zmiany. Normę dobową i odpoczynek po dyżurze z ustawy o działalności leczniczej program sprawdza przy układaniu, razem z regułami Kodeksu pracy. Dla organizacji wybieracie, czy naruszenie ostrzega, czy blokuje zapis grafiku.
Raport obecności do NFZ. w każdym pakiecie
Raport obecności do NFZ powstaje z tych samych wpisów, a wpisy obecności zbiera rejestracja czasu pracy, dostępna od pakietu Biznes. Zakres danych jest w rozporządzeniu; format techniczny NFZ publikuje osobno. Zmiany przepisów wchodzą do programu w ramach aktualizacji, w cenie każdego pakietu.
Lista kontrolna „co zebrać od 1 listopada” mieści się na jednej stronie i idzie mailem.
Cztery części, do przejścia z kadrami i z naczelną pielęgniarką w jedno popołudnie. Jeden mail. Telefon tylko wtedy, gdy sami tego chcecie.
Co jest w liście
Harmonogramy i osoby w umowie. Kto jest zgłoszony, w jakim miejscu, w jakim wymiarze.
Osoby na kontrakcie i przez firmę zewnętrzną. Skąd wziąć ich obecność, gdy nie są pracownikami.
Dni i godziny obecności dla każdego miejsca udzielania świadczeń. Czym je zapisać, żeby dało się wykazać.
Odpoczynki i zgody, które wychodzą przy okazji. Odpoczynek po dyżurze i pisemna zgoda na pracę ponad przeciętnie 48 godzin w tygodniu.
Listę wysyła osoba, która prowadzi u nas pierwszą rozmowę. Odpisuje z własnego adresu.
Odbierz listę kontrolną.
Dziękujemy, zgłoszenie jest u nas.
Dziękujemy. Lista kontrolna przyjdzie mailem od poniedziałku do piątku między 8:00 a 16:00 tego samego dnia; po 16:00 i w weekend następnego dnia roboczego do 12:00.
Pytania, które padają przy tym obowiązku.
Czy to dotyczy naszej placówki?
Obowiązek dotyczy świadczeń w rodzaju leczenie szpitalne. Jeśli macie taką umowę, dotyczy Was zestawienie obecności osób wskazanych w jej harmonogramie. Przychodni bez umowy szpitalnej § 6a nie obejmuje.
Mamy lekarzy na kontrakcie i przez firmę zewnętrzną. Czy ich też trzeba wykazać?
Zestawienie dotyczy osób wykonujących zawody medyczne z harmonogramu, niezależnie od formy zatrudnienia. Jeśli ich godziny są dziś w osobnej ewidencji, to pierwsza rzecz do uporządkowania przed listopadem.
Nie znamy jeszcze formatu pliku. Czy warto coś robić teraz?
Tak. Dane za listopad trzeba mieć w listopadzie, bo w grudniu nie da się ich odtworzyć. Zakres danych jest w rozporządzeniu i te dane zbieracie od pierwszego dnia. Format techniczny NFZ publikuje osobno.
Mamy grafik. Czy to wystarczy?
Nie. Grafik i harmonogram mówią, kto miał być, a zestawienie mówi, kto był. Potrzebne są zapisane wejścia i wyjścia. W Proplanum grafik i obecność stoją obok siebie dla tej samej placówki.
Czy Proplanum wyśle zestawienie do NFZ za nas?
Nie. Zestawienie przekazuje świadczeniodawca przez serwisy NFZ. Z Proplanum bierzecie raport obecności zbudowany z wpisów z tabletu i aplikacji, w zakresie z rozporządzenia.
Ile trwa uruchomienie rejestracji obecności na oddziale?
Jedna placówka rusza w kilka dni z opiekunem. Kilkanaście placówek to kilka tygodni. Obiekt z wieloma oddziałami i osobnymi ewidencjami zajmuje kilka miesięcy, a zaczynamy od jednego oddziału. Co da się zdążyć u Was, mówimy na rozmowie po przejrzeniu jednego oddziału.
Używamy innego systemu. Ile kosztuje przeniesienie danych i czy zatrzyma pracę?
Nic. Migrację robimy bezpłatnie, mamy narzędzia, żeby przeszła szybko i nie zakłóciła pracy. Termin wybieracie sami.