Teczka pracownicza dla firm zmianowych: dokumenty i terminy obok grafiku.
Grafik wie, komu kończy się badanie, szkolenie albo uprawnienie.
Teczka pracownicza w Proplanum trzyma kopie dokumentów pracowników razem z terminami ważności. Rodzaje dokumentów ustalacie sami i sami wskazujecie, które mają termin. Przed końcem terminu kierownik dostaje przypomnienie w aplikacji. Jeśli tak ustawicie, grafik nie przyjmie zmiany osobie bez ważnego dokumentu.
Dokumenty jednej osoby w jednym miejscu, ze statusem i terminem. Dane pokazowe.
Pracownik widzi w telefonie, co ma ważne, a czego mu brakuje. Dane pokazowe.
Kopie dokumentów i ich terminy leżą tam, gdzie powstaje grafik. Akt osobowych teczka nie zastępuje. Jak powstaje grafik
Rodzaje dokumentów są Wasze i sami wskazujecie, które mają termin. dodatek
Zamkniętej listy nie ma. Wpisujecie to, czego pilnuje się w Waszej branży, i wskazujecie stanowiska, które tego wymagają.
- Kuchnia i sklep spożywczyzaświadczenie do celów sanitarno-epidemiologicznych
- Magazyn i halauprawnienia na wózki widłowe
- Placówka medycznaprawo wykonywania zawodu i kursy
- Basen i park wodnyuprawnienia ratownika
- Każda firmabadania okresowe i szkolenie BHP
Co ustawiacie
- Nazwę rodzaju dokumentu i to, czy ma datę ważności.
- Przypomnienie przed końcem terminu.
- Co dzieje się w grafiku po terminie: nic, ostrzeżenie albo blokada.
- Stanowiska, na których dokument jest wymagany.
- Przy pracowniku: datę ważności, numer i plik ze skanem albo zdjęciem.
Operator wózka ma mieć uprawnienia, a kucharz zaświadczenie. Wskazujecie to raz, przy rodzaju dokumentu. Datę ważności wpisujecie przy każdej osobie. Gdy komuś na tym stanowisku dokumentu brakuje, widać to od razu.
Wymaganie ustawiacie dla stanowiska, nie dla pojedynczej osoby.
Termin, przypomnienia i skutek w grafiku ustawiacie raz, dla rodzaju dokumentu. Dane pokazowe.
Przed terminem przychodzi przypomnienie, a po terminie grafik może nie przyjąć zmiany. dodatek
Kadry nie prowadzą osobnego kalendarza badań. Program sam pilnuje terminów i mówi o nich temu, kto układa grafik.
Co widać, zanim termin minie
- Przypomnienie pojawia się w aplikacji, w powiadomieniach, zanim termin minie.
- Przy każdym dokumencie widać, czy jest ważny, czy się kończy, czy go brakuje.
Jedna lista pokazuje, czyje dokumenty kończą się w najbliższych tygodniach. Dane pokazowe.
Co robi grafik
Trzy ustawienia do wyboru dla każdego rodzaju dokumentu.
- NicTermin widać w teczce, grafik zostaje bez zmian.
- OstrzeżeniePrzy pracowniku w grafiku stoi znak, a zmianę da się zapisać.
- BlokadaGrafik nie przyjmie zmiany na dzień po terminie. Tak samo, gdy brakuje dokumentu z terminem, wymaganego na stanowisku.
Grafik ostrzega, zanim zaplanujecie zmianę po terminie badania. Dane pokazowe.
Po terminie uprawnień zmiana się nie zapisze, jeśli tak ustawicie rodzaj dokumentu. Dane pokazowe.
Blokadę włączacie sami, dla wybranych rodzajów dokumentów. Program nie przebuduje grafiku sam. Zablokowaną zmianę obsadza kierownik.
Tydzień w magazynie i uprawnienia Marka
- dokument ważny
- grafik bez uwag
- przypomnienie przyjdzie przed terminem
Nic do zrobienia.
- dokument się kończy
- przypomnienie czeka w aplikacji
- zmiany da się zapisać
Zmiany po środzie są do sprawdzenia, zanim grafik pójdzie dalej.
- dokument po terminie
- zmiana niezapisana
- dwie zmiany do obsadzenia
Zmianę obsadza kierownik. Odnowiony dokument zdejmuje blokadę.
Ten sam tydzień w trzech stanach dokumentu: ważny, kończy się, po terminie. Dane pokazowe. Rysunek, nie ekran.
Pracownik i kierownik widzą dokumenty w telefonie. Dodawanie zostaje w przeglądarce. Dane pokazowe.
Pracownik sprawdza swoje terminy w telefonie, zamiast dzwonić do kadr. dodatek
Teczka w aplikacji pokazuje, co jest ważne, co się kończy i czego brakuje.
- Kadry i kierownik dodają i odnawiają dokumenty w Proplanum w przeglądarce, bez udziału pracownika.
- Pracownik widzi w aplikacji wyłącznie własne dokumenty, terminy i to, czego wymaga jego stanowisko.
- Kierownik widzi w aplikacji dokumenty swoich ludzi, ze statusem, terminem i skanem.
- Nowy skan albo odnowienie pracownik zgłasza kierownikowi.
Zaświadczenie przychodzi do kadr na papierze, więc kadry dodają je same. Gdy pracownik wraca z badań z nową kartką, mówi o tym kierownikowi, a kierownik odnawia dokument w Proplanum. Termin trafia w to samo miejsce.
Termin wpisany raz w kadrach widzi kierownik w swojej aplikacji i pracownik w telefonie.
Pytania, które padają przed pierwszym dokumentem w teczce.
Czy teczka pracownicza zastępuje akta osobowe?
Nie. Teczka porządkuje dokumenty i pilnuje terminów. Nie jest prowadzeniem akt osobowych w postaci elektronicznej w rozumieniu Kodeksu pracy i rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Akta osobowe prowadzicie tak jak dotąd. Skan w teczce to kopia do pilnowania terminu. Oryginał zostaje tam, gdzie był.
Jakie dokumenty możemy trzymać w teczce?
Takie, jakie sami ustalicie, bez limitu rodzajów: badania, szkolenia, uprawnienia. Do dokumentu dołączacie w Proplanum w przeglądarce plik ze skanem albo zdjęciem. Rodzaj bez terminu też jest w porządku. Oryginały i akta osobowe zostają tam, gdzie są dziś.
Kto dostaje przypomnienie i jak?
Kierownik, w aplikacji, w powiadomieniach pod dzwonkiem, przed końcem terminu. Maili ani SMS-ów o terminach program nie wysyła. Pracownik widzi termin przy swoim dokumencie w aplikacji.
Co się stanie w grafiku, gdy komuś wygaśnie badanie albo uprawnienie?
To zależy od Waszego ustawienia dla tego rodzaju dokumentu. Do wyboru jest brak skutku, ostrzeżenie przy pracowniku albo blokada. Przy blokadzie grafik nie przyjmie zmiany tej osoby na dzień po terminie. Zablokowaną zmianę obsadza kierownik. Program nie przebuduje grafiku sam.
Czy pracownik musi sam wgrywać dokumenty?
Nie. Dokumenty dodają i odnawiają kadry i kierownik. Pracownik w aplikacji widzi swoje dokumenty, terminy i to, czego wymaga jego stanowisko. Nowy skan albo odnowienie zgłasza kierownikowi.
Kto widzi dokumenty pracownika?
Pracownik widzi w aplikacji wyłącznie własne dokumenty. Dokumenty pracowników widzą kadry i przełożeni w swoich placówkach. O tym, jakie dokumenty trafiają do teczki, decydujecie Wy.
Ile kosztuje teczka i czy jest w teście?
2 zł netto miesięcznie za pracownika. Po włączeniu dodatku teczkę mają wszyscy pracownicy firmy, więc liczy się cała załoga. To dodatek do każdego pakietu, także Enterprise, i dochodzi do ceny pakietu jako osobna pozycja. W teście 21 dni teczka jest włączona.
Gdzie leżą te dane?
Na Microsoft Azure w Unii Europejskiej, z regularnymi kopiami. Umowę powierzenia danych podpisujemy z każdym klientem. Szczegóły na stronie integracji i bezpieczeństwa.
Używamy innego systemu. Ile kosztuje przeniesienie danych i czy zatrzyma pracę?
Przeniesienie danych przy samodzielnym starcie jest częścią wdrożenia w cenie. Import z kilku systemów wyceniamy razem z wdrożeniem. Na start wpisujecie rodzaje dokumentów i stanowiska, potem terminy przy pracownikach. Skany dokładacie w swoim tempie.
Test 21 dni na jednej placówce, bez karty i bez zobowiązań.
- Zgłoszenie w kilka minut.Po krótkiej rozmowie aktywujemy konto na 21 dni.
- Lista pracowników.Plikiem albo ręcznie.
- Rodzaje dokumentów i stanowiska.Terminy wpisujecie przy pracownikach, skany dokładacie potem.
Akt osobowych teczka nie zastępuje. Pilnuje terminów tam, gdzie powstaje grafik. Przechodzicie z innego systemu? Przeniesienie danych przy samodzielnym starcie jest częścią wdrożenia w cenie. Import z kilku systemów wyceniamy razem z wdrożeniem.
Kilkanaście placówek albo więcej? Umów 30 minut.
Dziękujemy, zgłoszenie jest u nas.
Oddzwonimy pod podany numer. Odpowiadamy od poniedziałku do piątku między 8:00 a 16:00 tego samego dnia; po 16:00 i w weekend następnego dnia roboczego do 12:00.