Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej 2026: jak długo przechowywać akta osobowe, 10 czy 50 lat

Akta osób zatrudnionych wcześniej przechowuje się 50 lat, chyba że pracodawca złożył do ZUS raport informacyjny ZUS RIA. Wtedy dla zatrudnionych od 1999 do 2018 roku okres skraca się do 10 lat. Dalej jest też o ewidencji, listach obecności, zleceniach i archiwum przy dużej rotacji.

Stan prawny na październik 2026.

Okres przechowywania akt osobowych: 10 czy 50 lat

Okres przechowywania akt osobowych zależy od daty zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy. Zatrudnieni od 1 stycznia 2019 roku mają 10 lat od końca roku ustania stosunku pracy, a zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku 50 lat od dnia zakończenia pracy. Grupa z lat 1999 do 2018 ma 50 lat albo 10 lat po raporcie ZUS RIA.

Granicę wyznacza ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Od 2019 roku art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy każe przechowywać dokumentację pracowniczą w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia i 10 lat po nim. Do wcześniejszych umów stosuje się przepisy dotychczasowe z okresem 50 lat (art. 7 ust. 2 ustawy).

Jak liczyć 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od 31 grudnia roku, w którym stosunek pracy się skończył, a nie od dnia zwolnienia. Dla wszystkich, którzy odeszli w 2026 roku, czas przechowywania mija 31 grudnia 2036 roku. Potem były pracownik ma miesiąc na odbiór, a pracodawca 12 miesięcy na zniszczenie.

Przykład: kasjerka odchodzi 14 marca 2026 roku, kucharz z sezonu letniego 30 września. Obie teczki leżą do 31 grudnia 2036 roku. Odebrać je można do 31 stycznia 2037 roku (art. 94(6) pkt 2 Kodeksu pracy), a zniszczyć trzeba do 31 stycznia 2038 roku (art. 94(7) § 1).

Termin wydłużają dwie sytuacje. Gdy ta sama osoba wraca do pracy w okresie przechowywania, pracodawca prowadzi dalej jej dotychczasową teczkę, a 10 lat liczy się od końca ostatniej umowy (art. 94(5)). Gdy teczka może być dowodem w sprawie, w której pracodawca jest stroną, leży do prawomocnego końca sprawy (art. 94(4)).

Jakie dokumenty pracodawca przechowuje 10 lat

Ten sam okres co akta osobowe dotyczy dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, bo Kodeks pracy łączy obie części pod nazwą dokumentacja pracownicza (art. 94 pkt 9a). Ewidencję czasu pracy, wnioski urlopowe i karty wynagrodzeń pracownika zatrudnionego od 2019 roku przechowuje się więc 10 lat od końca roku ustania zatrudnienia (§ 6 rozporządzenia).

Trzy lata, o których wciąż mówi się w kadrach, to przedawnienie roszczeń ze stosunku pracy (art. 291 § 1), a nie czas przechowywania. Dla zatrudnionych przed 2019 rokiem okres ewidencji, wniosków urlopowych i list obecności wynika z dawnych przepisów, które go jednoznacznie nie rozstrzygają, więc bezpieczniej trzymać je tak długo jak akta. Co trafia do części A do E, opisuje wpis o aktach osobowych pracownika.

Jak długo przechowywać wnioski urlopowe?

10 lat od końca roku ustania stosunku pracy, bo dokumenty urlopowe są częścią dokumentacji pracowniczej. Szczegóły zbiera wpis o ewidencji urlopów.

Co z listą obecności pracowników?

Od 2019 roku rozporządzenie wymaga ewidencji czasu pracy z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy, a listy obecności nie wymienia. Lista obecności, jeśli firma ją prowadzi, w praktyce leży z ewidencją 10 lat, bo w sporze o nadgodziny jest dowodem. Zasady ewidencji opisuje wpis ewidencja czasu pracy pracownika.

[[cta:rcp]]

Raport informacyjny ZUS RIA a skrócenie okresu przechowywania

Raport informacyjny ZUS RIA to zestawienie przychodów i przebiegu zatrudnienia z lat 1999 do 2018, które pracodawca przekazuje do ZUS za pracowników i zleceniobiorców z tego okresu. Złożenie raportu skraca okres przechowywania z 50 do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport został złożony (art. 41f ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Najpierw idzie oświadczenie o zamiarze przekazania raportów, czyli ZUS OSW (art. 41a). Oznacza ono obowiązek raportów za wszystkich ubezpieczonych, nie za wybranych. Za osoby, które już odeszły, raporty składa się w ciągu roku od oświadczenia, a za zatrudnionych razem z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń (art. 41b).

Przykład: magazynier pracował w sieci sklepów do 31 maja 2015 roku, a raport za niego trafia do ZUS w 2026 roku. Jego teczka leży do 31 grudnia 2036 roku zamiast do 31 maja 2065 roku. Dla zatrudnionych przed 1999 rokiem raport okresu nie skraca (art. 7 ust. 3 ustawy z 2018 roku).

Przechowywanie akt osobowych po zwolnieniu: prawa byłego pracownika

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wydaje razem ze świadectwem pracy informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94(6) Kodeksu pracy). Informacja mówi też o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania i o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej, gdy nikt jej nie odbierze.

W hotelu po sezonie informacja idzie w kopercie ze świadectwem. Kopię dokumentacji były pracownik dostaje na wniosek w ciągu 30 dni (§ 18 ust. 3 rozporządzenia).

Jaki jest wzór informacji w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Urzędowego wzoru nie ma, przepis określa tylko treść: okres przechowywania, termin odbioru i zniszczenie. Wystarczy jedna strona z datami tej osoby, na przykład „do 31 grudnia 2036 r.” i „do 31 stycznia 2037 r.”.

Umowy zlecenia i rachunki: osobne terminy

Umowy zlecenia, rachunki i potwierdzenia godzin zleceniobiorców nie są dokumentacją pracowniczą, więc Kodeks pracy i rozporządzenie ich nie obejmują. Terminy wynikają z innych ustaw: 3 lata dla potwierdzeń godzin, 5 lat podatkowo i składkowo, 10 lat dla dokumentów, z których ZUS ustala podstawę emerytury.

• Potwierdzenia liczby godzin: 3 lata od wymagalności wynagrodzenia (art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę), szerzej we wpisie o ewidencji czasu pracy przy umowie zlecenie.
• Rachunki jako dokumenty księgowe: 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 i art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej); kopie deklaracji do ZUS 5 lat od przekazania (art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
• Listy wypłat zleceniobiorcy z ubezpieczeniem emerytalnym, zgłoszonego po 2018 roku: 10 lat od końca roku zakończenia pracy (art. 125a ust. 4a ustawy emerytalnej). Przepis obejmuje też „inne dowody” podstawy emerytury, więc rachunek, który jest jedynym zapisem wypłaty, bezpieczniej trzymać również 10 lat.

W lokalu, gdzie połowa kelnerów pracuje na zleceniu, ich listy wypłat najprościej trzymać tyle co etatowe.

Jak archiwizować akta osobowe przy dużej rotacji

Akta osobowe archiwizuje się w pomieszczeniu z odpowiednią wilgotnością i temperaturą, zabezpieczonym przed zniszczeniem i dostępem osób nieupoważnionych (§ 8 rozporządzenia). Przy dużej rotacji teczki byłych pracowników najprościej układać rocznikami według roku odejścia, bo cały rocznik ma ten sam termin przechowywania, odbioru i zniszczenia.

Hotel przyjmujący co lato 70 osób na sezon po dziesięciu latach ma w archiwum około 700 teczek. Pudło opisane „odejścia 2026, przechowywać do 31.12.2036” oszczędza liczenia teczka po teczce. Teczki zatrudnionych przed 2019 rokiem stoją osobno, z dopiskiem o raporcie ZUS RIA.

Archiwum to nie to samo, co Teczka pracownicza w Proplanum, dodatek do każdego pakietu za 2 zł netto miesięcznie za pracownika. Trzyma ona kopie dokumentów z terminami badań, szkoleń i uprawnień tam, gdzie powstaje grafik, i przypomina kierownikowi przed końcem terminu. Akt osobowych w rozumieniu rozporządzenia nie zastępuje i okresu przechowywania nie liczy.

Przed odłożeniem teczki do pudła pomaga lista kontrolna akt osobowych, a podział na części daje plik akta osobowe części A do E. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej na elektroniczną wymaga skanu z kwalifikowanym podpisem albo pieczęcią (art. 94(8) § 2), co opisuje wpis o elektronicznych aktach osobowych. Archiwum można też oddać firmie wpisanej do rejestru przechowawców akt, który prowadzi marszałek województwa (art. 51a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym).

Niszczenie dokumentacji pracowniczej

Niszczenie dokumentacji pracowniczej następuje do 12 miesięcy po upływie okresu na odbiór, w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści (art. 94(7) § 1 Kodeksu pracy). Dla rocznika odejść z 2026 roku to okno od 1 lutego 2037 do 31 stycznia 2038 roku. Do chwili zniszczenia pracodawca może jeszcze wydać teczkę byłemu pracownikowi.

W praktyce teczki tnie niszczarka albo firma niszcząca dokumenty, a kadry spisują protokół: rocznik, numery teczek, data, sposób i podpisy. Przepis protokołu nie wymaga, ale przy kontroli i pytaniach o los danych osobowych to najprostszy dowód terminu.

Przejęcie firmy, likwidacja i kontrola PIP lub ZUS

Przy przejściu zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu (art. 23(1) Kodeksu pracy, § 7 rozporządzenia), a ten w praktyce liczy terminy dalej. Przy likwidacji lub upadłości likwidator albo syndyk przekazuje akta firmie przechowującej dokumentację i zapewnia środki do końca okresu (art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).

Kiedy sieć przejmuje restaurację z zespołem, przechodzą też teczki kucharzy z okresem 50 lat. Gdy kontrola PIP wykaże brak dokumentacji, krótsze przechowywanie albo warunki grożące zniszczeniem, grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł (art. 281 § 1 pkt 6, 6a i 7 Kodeksu pracy). ZUS może żądać od płatnika zaświadczeń o przychodach, a bez list płac ich nie wystawi (art. 125a ustawy emerytalnej).

[[cta:hotel]]

Najczęstsze pytania

Jak długo przechowywać akta osobowe?

10 lat od końca roku ustania zatrudnienia dla zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. Dla zatrudnionych wcześniej okres 50 lat od dnia zakończenia pracy, a przy umowach z lat 1999 do 2018 po raporcie ZUS RIA 10 lat.

Czy po złożeniu ZUS RIA można od razu zniszczyć akta?

Nie. Raport skraca okres do 10 lat liczonych od końca roku jego złożenia, więc akta z raportem z 2026 roku leżą do 31 grudnia 2036 roku.

Ile lat przechowuje się ewidencję czasu pracy?

Dla zatrudnionych od 2019 roku 10 lat od końca roku ustania zatrudnienia, tak samo jak akta osobowe.

Co zrobić z aktami osobowymi po zwolnieniu pracownika?

Zamknąć teczkę, wydać ze świadectwem pracy informację o okresie przechowywania i odłożyć ją do rocznika odejść. Po upływie okresu były pracownik ma miesiąc na odbiór, a pracodawca 12 miesięcy na zniszczenie.

Jak długo przechowywać umowy zlecenia?

Potwierdzenia godzin 3 lata, rachunki i dokumenty składkowe 5 lat. Listy wypłat zleceniobiorcy z ubezpieczeniem emerytalnym, zgłoszonego po 2018 roku, przechowuje się 10 lat od końca roku zakończenia pracy, tak samo rachunek, gdy jest jedynym zapisem wypłaty.

Podstawa prawna

• Kodeks pracy Dz.U. 2026 poz. 1245: art. 22(1c), 23(1), 94, 94(4) do 94(12), 113, 281 i 291.
• Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw (Dz.U. 2018 poz. 357): art. 7.
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej Dz.U. 2026 poz. 474: § 6, 7, 8 i 18.
• Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 2026 poz. 199): art. 41a do 41f i 47; ustawa o emeryturach i rentach z FUS (Dz.U. 2025 poz. 1749): art. 125a.
• Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2026 poz. 622): art. 70 i 86; ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. 2024 poz. 1773): art. 8c; ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2020 poz. 164): art. 51a i 51u.

Ewidencja czasu pracy w programie

Proplanum to program do układania grafików i rejestracji czasu pracy dla firm zmianowych. Ewidencja powstaje w nim z odbić w kiosku i w telefonie, z autorem i godziną każdej korekty, i da się ją wyeksportować oraz wydrukować z listą obecności, co pokazuje strona o rejestracji czasu pracy.

Ewidencja z programu należy do dokumentacji z § 6 rozporządzenia i leży tak długo jak akta. Reguły czasu pracy przy układaniu zmian opisuje strona Kodeks pracy i czas pracy.