Nagana dla pracownika: wzór 2026 z wpisem do akt, DOCX i PDF

Nagana dla pracownika: kiedy wolno ją nałożyć i jak wypełnić pismo

Nagana dla pracownika to jedna z trzech kar porządkowych, obok upomnienia i kary pieniężnej (art. 108 Kodeksu pracy). Pracodawca nie może wymyślić innej kary: obniżenie premii regulaminowej, przesunięcie na gorszą zmianę czy odebranie dnia wolnego „za karę” nie są karami porządkowymi i nie podlegają tej procedurze. Wzór z tej strony to zawiadomienie o zastosowaniu kary, czyli dokument, którego wymaga art. 110 Kp. Jedno pole wyboru pozwala nałożyć naganę, upomnienie albo karę pieniężną, więc plik obsługuje wszystkie trzy kary.

Nagana i upomnienie różnią się tylko ciężarem, nie skutkami prawnymi: obie trafiają do akt osobowych i obie znikają po roku. W praktyce upomnienie stosuje się za pierwsze, drobne naruszenie, naganę za powtórkę albo poważniejsze zdarzenie. Kara pieniężna ma zamknięty katalog i limit: za jedno przekroczenie nie więcej niż jednodniowe wynagrodzenie, łącznie nie więcej niż dziesiąta część wynagrodzenia do wypłaty (art. 108 § 3 Kp).

Za co można dostać naganę w pracy?

Za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku pracy, przepisów bhp i przeciwpożarowych, przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności oraz usprawiedliwiania nieobecności (art. 108 § 1 Kp). To zamknięty katalog. Spóźnienie, wyjście ze zmiany bez zgody kierownika, brak odbicia w czytniku, samowolna zamiana zmiany z kolegą, praca bez kasku na hali, nieusprawiedliwiona nieobecność: to wszystko mieści się w katalogu. Słaba sprzedaż, błąd w kasie czy niemiła obsługa klienta nie mieszczą się, bo nie naruszają porządku pracy, tylko jakość pracy; na to są inne narzędzia, od rozmowy po wypowiedzenie.

Regulamin pracy powinien mówić, jakie kary stosuje pracodawca (art. 104¹ § 2 Kp), i to w regulaminie jest ustalony sposób potwierdzania obecności. Dlatego w rubryce opisu naruszenia warto wskazać konkretny punkt regulaminu. Przy sprzeciwie łatwiej wykazać, że pracownik znał zasadę, którą złamał. Jeśli w firmie nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy zdarza się częściej, warto zacząć od porządku w ewidencji, a dopiero potem od kar.

Jakie terminy obowiązują pracodawcę?

Pracodawca ma 2 tygodnie od dnia, w którym dowiedział się o naruszeniu, i nie więcej niż 3 miesiące od samego naruszenia (art. 109 § 1 Kp). Oba terminy muszą być zachowane naraz. Kierownik sklepu, który zobaczył w raporcie z czytnika RCP brak odbić z 3 października, ma czas do 17 października; jeśli spojrzał w raport dopiero w grudniu, kara jest już spóźniona. Gdy pracownik jest nieobecny i nie można go wysłuchać, dwutygodniowy termin nie biegnie do dnia jego powrotu (art. 109 § 3 Kp). Stan prawny na wrzesień 2026:

Przed nałożeniem kary pracodawca wysłuchuje pracownika (art. 109 § 2 Kp). Wysłuchanie to rozmowa, w której pracownik może wyjaśnić, co się stało; najlepiej zapisać jej datę w notatce, bo wzór ma na tę datę osobne miejsce. Przy wyborze kary bierze się pod uwagę rodzaj naruszenia, stopień winy i dotychczasowy stosunek pracownika do pracy (art. 111 Kp). Osoba z pięcioletnim czystym stażem za jedno spóźnienie dostaje raczej upomnienie, nie naganę.

Co musi zawierać pismo o naganie?

Art. 110 Kp wymienia trzy elementy: rodzaj naruszenia obowiązków, datę naruszenia i informację o prawie do sprzeciwu z terminem. Wzór ma je jako osobne rubryki, żeby żadnego nie pominąć. Do tego dochodzi rodzaj kary, data wysłuchania, podpis pracodawcy i potwierdzenie odbioru. Odpis zawiadomienia składa się do części D akt osobowych (§ 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474) i przechowuje do zatarcia kary.

Opis naruszenia powinien być konkretny: „w dniu 3 października 2026 r. na zmianie 14:00 do 22:00 w sklepie przy ul. Polnej pracownik opuścił stanowisko o 20:30 bez zgody kierownika zmiany”. Ogólne „naruszenie dyscypliny pracy” nie pozwala pracownikowi odnieść się do zarzutu i nie obroni się w sądzie. Gdy pracownik odmawia przyjęcia pisma, pracodawca sporządza notatkę z datą i podpisem świadka; zawiadomienie jest doręczone w chwili, gdy pracownik mógł zapoznać się z jego treścią, a 7 dni na sprzeciw biegnie od tego dnia.

Jak działa sprzeciw od nagany?

Pracownik ma 7 dni od zawiadomienia, żeby wnieść sprzeciw, jeśli karę nałożono z naruszeniem prawa: po terminie, bez wysłuchania, za czyn spoza katalogu albo bez opisu naruszenia (art. 112 § 1 Kp). Pracodawca rozpatruje sprzeciw po zasięgnięciu stanowiska związku zawodowego reprezentującego pracownika, jeśli taki działa. Milczenie pracodawcy przez 14 dni oznacza uwzględnienie sprzeciwu i kara znika. Po odrzuceniu sprzeciwu pracownik ma 14 dni na wystąpienie do sądu pracy o uchylenie kary (art. 112 § 2 Kp). Bez wcześniejszego sprzeciwu droga do sądu jest zamknięta.

Czy nagana jest na świadectwie pracy?

Nie. Świadectwo pracy zawiera okres i rodzaj pracy, stanowiska, tryb rozwiązania umowy i dane potrzebne do ustalenia uprawnień (art. 97 § 2 Kp); kar porządkowych w tym katalogu nie ma. Nagana zostaje w aktach osobowych u tego pracodawcy i po roku nienagannej pracy uważa się ją za niebyłą, a odpis usuwa z akt (art. 113 § 1 Kp). Pracodawca może uznać karę za niebyłą wcześniej, sam albo na wniosek związku zawodowego.

Kodeks nie mówi, ile nagan prowadzi do zwolnienia. Kolejne kary za powtarzające się naruszenia mogą uzasadnić wypowiedzenie umowy o pracę, a jedno ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pozwala rozwiązać umowę bez wypowiedzenia (art. 52 § 1 pkt 1 Kp) także bez wcześniejszej nagany. Ukarać i zwolnić za ten sam czyn wolno, bo kara porządkowa i rozwiązanie umowy to różne instytucje.

Większość nagan w firmach zmianowych bierze się z obecności: spóźnień, braku odbić, samowolnych zamian. Gdy grafik, rejestracja czasu pracy i wnioski o zamianę są w jednym miejscu, spór o to, kto miał być na zmianie, kończy się na podglądzie historii; na stronie o Kodeksie pracy i czasie pracy w Proplanum jest opisane, jak system zapisuje takie zdarzenia. Pełne brzmienie art. 108 do 113 jest w Kodeksie pracy w ISAP.