Akta osobowe części A, B, C, D i E: wzór do wydruku w PDF i DOCX

Akta osobowe części A do E: wzór do wydruku i zasady wpinania

Wzór z tej strony to akta osobowe części A, B, C, D i E do wydruku, czyli pięć kart tytułowych, każda ze spisem dokumentów swojej części. Pracodawca prowadzi osobne akta dla każdego pracownika (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy), a rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej dzieli je na pięć części i wymaga spisu w każdej z nich. Stan prawny na październik 2026.

Każda karta ma nazwę części, jej zakres w jednym zdaniu, pola na dane pracownika i tabelę spisu z kolumnami nr, data dokumentu, nazwa dokumentu, liczba stron albo kart oraz uwagi. Karty D i E mają dodatkowy wiersz z datą usunięcia, bo dokumenty z tych części nie zostają w aktach na zawsze. Jak założyć całą teczkę, opisuje wpis Akta osobowe pracownika, a przy kompletowaniu dokumentów przydaje się plik lista kontrolna akt osobowych.

Co trafia do części A, B, C, D i E?

Zakres części wyznacza § 3 rozporządzenia (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474). W skrócie:

• Część A: dane zebrane przy rekrutacji, czyli to, czego pracodawca może żądać od kandydata (art. 22¹ Kodeksu pracy), oraz skierowanie i orzeczenie lekarskie związane z przyjęciem do pracy.
• Część B: umowa o pracę i wszystko z okresu zatrudnienia, w tym zakres obowiązków, informacja o warunkach zatrudnienia, potwierdzenie zapoznania się z regulaminem i zasadami bhp, aneksy, szkolenia, nagrody, urlopy związane z rodzicielstwem, badania okresowe i kontrolne oraz praca zdalna.
• Część C: dokumenty z końca pracy, czyli wypowiedzenie albo porozumienie stron, wnioski o wydanie lub sprostowanie świadectwa, kopia świadectwa pracy, umowa o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia i potwierdzenia czynności przy zajęciu wynagrodzenia przez komornika.
• Część D: odpis zawiadomienia o karze porządkowej (upomnienie, nagana albo kara pieniężna z art. 108) i dokumenty z nią związane, na przykład sprzeciw pracownika.
• Część E: informacje o kontroli trzeźwości albo kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu, przeprowadzonej przez pracodawcę albo przez policję lub inny uprawniony organ.

Umowa, od której zaczyna się część B, jest w wzorze umowy o pracę. Druk z wzoru skierowania na badania lekarskie trafia do części A przy przyjęciu, a do części B przy badaniach okresowych. Kopia dokumentu z wzoru świadectwa pracy zamyka część C, a odpis pisma z wzoru nagany dla pracownika otwiera osobną część D.

Jak wpinać i numerować dokumenty?

Dokumenty w każdej części przechowuje się w porządku chronologicznym i numeruje, a każda część zawiera wykaz dokumentów, które się w niej znajdują (§ 4 ust. 1 rozporządzenia). Nowy dokument dostaje kolejny numer w swojej części, a ten numer trafia na dokument i do spisu na karcie. Numeracja biegnie osobno w każdej części.

W aktach papierowych dokumenty przyniesione przez kandydata albo pracownika, na przykład dyplom czy świadectwo z poprzedniej pracy, przechowuje się jako odpisy lub kopie poświadczone przez pracodawcę za zgodność z oryginałem (§ 5 rozporządzenia); taką adnotację wpisuje się w uwagach. Ten sam podział na części obowiązuje w aktach prowadzonych elektronicznie; o zasadach przejścia z papieru pisze wpis elektroniczne akta osobowe.

Poza teczką zostają ewidencja czasu pracy, wnioski o urlop wypoczynkowy, karty wypłaconego wynagrodzenia i karta przydziału odzieży roboczej. To osobna dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (§ 6 rozporządzenia).

Czym są części B1, B2 i kolejne?

Dokumenty z części A, B i C, które łączy jeden temat, można trzymać w wydzielonych częściach oznaczonych A1, B1, C1 i kolejnymi numerami (§ 4 ust. 2 rozporządzenia). Każda wydzielona część ma wtedy własny porządek dat, własną numerację i własny spis. Podział jest dobrowolny.

Najczęściej przydaje się w części B u osób z długim stażem: B1 to badania lekarskie, B2 szkolenia bhp, B3 urlopy związane z rodzicielstwem. Na karcie wzoru wpisujecie oznaczenie w polu „Wydzielona część” i drukujecie tyle kart B, ile jest wydzielonych części. W małej firmie zwykle wystarcza jedna karta na część.

Kiedy usunąć dokumenty z części D i E?

Część D zawsze dzieli się na osobne części dla każdej kary: D1, D2 i kolejne (§ 4 ust. 3 rozporządzenia). Po roku nienagannej pracy karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt (art. 113 § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca może zrobić to wcześniej, sam albo na wniosek związku zawodowego, a odpis usuwa się też po uwzględnieniu sprzeciwu albo uchyleniu kary przez sąd pracy (art. 113 § 2). Z teczki wychodzi wtedy cała część dotycząca tej kary, a pozostałe dostają kolejne numery, czyli D2 staje się D1.

W części E każda kontrola ma osobną część E1, E2 i kolejne (§ 4 ust. 4 rozporządzenia). Pracodawca trzyma w aktach datę, godzinę i minutę badania oraz wynik wskazujący na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości, najdłużej rok od ich zebrania (art. 22¹c § 6 Kodeksu pracy). Przy karze za to zdarzenie informacje zostają do uznania kary za niebyłą, a gdy są dowodem w postępowaniu, do jego prawomocnego zakończenia (§ 7 i § 8). Potem usuwa się całą część E dotyczącą tej kontroli. Te same zasady dotyczą badania przez policję i kontroli na środki działające podobnie do alkoholu (art. 22¹d § 11 i art. 22¹e § 2).

Cała teczka zostaje u pracodawcy przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy się skończył (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Wyjątki od tej zasady opisuje wpis jak długo przechowywać akta osobowe.

Teczka na akta osobowe: 4 czy 5 części?

Pięć. Od 1 stycznia 2019 roku akta miały cztery części, od A do D (rozporządzenie z 10 grudnia 2018 r., Dz.U. 2018 poz. 2369). Część E dodało rozporządzenie zmieniające z 6 marca 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 471), które weszło w życie w marcu 2023 roku, po wprowadzeniu kontroli trzeźwości do Kodeksu pracy. Stąd w obiegu wciąż są teczki z czterema przegródkami, opisane jako akta osobowe ABCD.

Taka teczka nadal się nada. Część E wystarczy dołożyć jako piątą przekładkę, na przykład kartę E z tego wzoru. Najprościej zrobić to od razu w każdej teczce, także gdy firma nie prowadzi kontroli trzeźwości; część zostaje wtedy pusta.

Przykład: sklep z pracownikami sezonowymi

Sklep spożywczy z 40 osobami przyjmuje na lato kilka osób na umowy na czas określony. Teczka kasjerki sezonowej ma w części A dane z rekrutacji oraz skierowanie i orzeczenie z badań wstępnych, w części B umowę, informację o warunkach zatrudnienia i potwierdzenie szkolenia bhp, a w części C kopię świadectwa pracy po sezonie. Części D i E zwykle zostają puste.

Gdy ta sama osoba wraca w kolejnym roku, kadry nie zakładają nowej teczki. Przy ponownym zatrudnieniu w okresie przechowywania dokumentacji pracodawca prowadzi dalej dotychczasową dokumentację (art. 94⁵ § 1 Kodeksu pracy). Nowa umowa dostaje kolejny numer w części B, dokumenty z poprzedniego odejścia zostają w części C, a 10 lat przechowywania liczy się od końca roku, w którym skończyło się ostatnie zatrudnienie.

Przy kilkudziesięciu teczkach i rotacji co sezon łatwo przegapić termin badania okresowego albo szkolenia. Teczka pracownicza w Proplanum to dodatek do każdego pakietu za 2 zł netto miesięcznie za pracownika. Trzyma kopie dokumentów z terminami badań, szkoleń i uprawnień tam, gdzie powstaje grafik, i przypomina kierownikowi przed końcem terminu. Akt osobowych w rozumieniu rozporządzenia nie zastępuje, więc karty z tego wzoru nadal się przydają. Jak program pilnuje przepisów o czasie pracy przy układaniu grafiku, pokazuje strona Kodeks pracy i czas pracy.