Miesięczny grafik pracy: wzór 2026 do druku w PDF i XLSX
Miesięczny grafik pracy to rozkład czasu pracy zespołu na cały miesiąc: w każdej kratce dnia stoi kod zmiany (1, 2, 3 albo N) lub oznaczenie wolnego. Układa go kierownik i przekazuje pracownikom co najmniej tydzień przed pierwszym dniem miesiąca (art. 129 § 3 Kodeksu pracy). Wzór mieści 14 osób na jednej stronie A4 w poziomie.
Bez rejestracji, bez podawania maila. Plik pobiera się od razu.
Zespół Proplanum, dział kadr i czasu pracy Plik i stan prawny na September 26, 2026 Grafik i czas pracy
Jak wypełnić wzór krok po kroku.
- Miesiąc i rok Okres, którego dotyczy grafik. Jedna kartka to jeden miesiąc, bo rozkład musi obejmować co najmniej miesiąc.
- Lokalizacja albo dział Sklep, oddział, piętro albo brygada. Przy kilku placówkach każda dostaje własną kartkę.
- Data przekazania pracownikom Dzień, w którym zespół dostał grafik. Ma być co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem miesiąca; ta data jest dowodem przy kontroli.
- Imię i nazwisko Jeden wiersz na osobę, 14 wierszy na kartce. Większy zespół dzieli się na działy albo zmiany.
- Dni od 1 do 31 Kod z legendy w każdym dniu: 1, 2, 3 dla zmian, N dla nocnej, W wolne, U urlop, L4 zwolnienie. W arkuszu XLSX każda kratka ma listę wyboru z tymi kodami.
- Zmiany w miesiącu W arkuszu liczy się sama: ile zmian (1, 2, 3 i N) ma dana osoba. Na papierze wpisuje się ręcznie po ułożeniu.
- Legenda Znaczenie kodów i przypomnienie, że godziny zmian ustala regulamin pracy albo obwieszczenie.
Podstawa prawna. Art. 129 § 3 Kodeksu pracy (rozkład na co najmniej miesiąc, przekazany co najmniej tydzień przed), art. 132 i 133 (11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin tygodniowego), art. 151 ze znaczkiem 7 (pora nocna).
Najczęstszy błąd. Zmiana 2 po zmianie 3 w kolejnej dobie, czyli 14:00 do 22:00 po 22:00 do 6:00. Między zmianami nie ma wtedy 11 godzin przerwy.
Miesięczny grafik pracy: jak go ułożyć, żeby był zgodny z Kodeksem pracy?
Miesięczny grafik pracy to rozkład czasu pracy dla zespołu na jeden miesiąc, w którym każdy dzień każdej osoby ma kod zmiany albo oznaczenie wolnego. Kodeks pracy nazywa go rozkładem czasu pracy i stawia dwa warunki: obejmuje co najmniej miesiąc i trafia do pracownika co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy w tym okresie (art. 129 § 3). Resztę wyznaczają odpoczynki, wymiar czasu pracy i pora nocna.
Ten wzór to grafik z kodami: 1, 2, 3 dla zmian, N dla nocnej, W dla wolnego, U dla urlopu i L4 dla zwolnienia. W arkuszu XLSX każda kratka ma listę wyboru, a ostatnia kolumna liczy zmiany osoby. Gdy zamiast kodów potrzebne są liczby godzin i suma do porównania z wymiarem, lepszy jest siostrzany grafik pracy z liczbą godzin. Do potwierdzania, kto faktycznie przyszedł, służy lista obecności.
Do kiedy trzeba przekazać grafik?
Co najmniej tydzień przed pierwszym dniem okresu, na który jest sporządzony (art. 129 § 3 Kodeksu pracy). Grafik na listopad 2026 musi być u pracowników najpóźniej 25 października, czyli tydzień przed 1 listopada. Forma jest dowolna: papierowa albo elektroniczna, byle dało się wykazać datę przekazania, dlatego wzór ma na nią osobne pole.
Rozkład można sporządzić na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, ale nie krótszy niż miesiąc. Przy trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym wolno więc układać grafik miesiąc po miesiącu, pilnując, żeby na koniec kwartału suma godzin zgadzała się z wymiarem. Wyjątki od obowiązku sporządzania rozkładu (stałe godziny z umowy, zadaniowy czas pracy, indywidualny rozkład na wniosek) wymienia art. 129 § 4; szczegóły są we wpisie do kiedy grafik pracy.
Ile zmian można zaplanować osobie?
Tyle, żeby suma godzin nie przekroczyła wymiaru czasu pracy w miesiącu, liczonego według art. 130. Przy zmianach 8-godzinnych i wymiarze 176 godzin (październik 2026) to 22 zmiany; przy 160 godzinach (listopad 2026) 20 zmian. Kolumna „Zmiany w miesiącu” w arkuszu pokazuje tę liczbę od razu, więc dwudziesta trzecia zmiana w październiku jest widoczna jeszcze przed wydrukiem.
Dla części etatu wymiar jest proporcjonalny: pół etatu w październiku to 88 godzin, czyli 11 zmian po 8 godzin. Gotowe wymiary na każdy miesiąc są we wpisie ile godzin pracy w miesiącu.
Jak pilnować odpoczynków między zmianami?
W każdej dobie pracownikowi przysługuje co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, a w każdym tygodniu co najmniej 35 godzin, w tym 11 dobowego (art. 132 i 133). W grafiku z trzema zmianami 6:00 do 14:00, 14:00 do 22:00 i 22:00 do 6:00 oznacza to jedną prostą regułę: po kodzie 3 nie może stać kod 2 ani 1 w kolejnym dniu, bo między zmianami byłoby 8 albo 0 godzin przerwy.
Bezpieczna rotacja idzie „w przód”: 1, potem 2, potem 3, potem wolne. Przejście z 3 na 1 przez jeden dzień wolny daje 24 godziny przerwy, co przy zmianie pory pracy w związku z przejściem na inną zmianę jest dopuszczalne jako skrócony odpoczynek tygodniowy (art. 133 § 2), ale 35 godzin trzeba wtedy oddać w innym tygodniu. Mechanikę liczenia doby pokazuje wpis o dobie pracowniczej.
Co oznaczają kody w legendzie?
Kody 1, 2 i 3 to zmiany w kolejności dnia, N to zmiana nocna, czyli taka, która w większości przypada na porę nocną: 8 godzin między 21:00 a 7:00 ustalonych w regulaminie pracy (art. 151 ze znaczkiem 7). Konkretne godziny każdej zmiany nie stoją na grafiku, tylko w regulaminie albo obwieszczeniu, dzięki czemu jedna kartka pasuje do każdego działu.
W to dzień wolny z rozkładu, U to urlop wypoczynkowy, L4 to zwolnienie lekarskie nanoszone już po jego wpłynięciu. Grafik wisi zwykle w miejscu widocznym dla zespołu, więc poza tymi kodami nie wpisuje się przyczyn nieobecności ani innych informacji o pracowniku.
Papier czy arkusz?
Papierowy grafik na 14 osób sprawdza się w jednym sklepie albo na jednym oddziale. Arkusz dodaje listę wyboru kodów i licznik zmian, ale nie sprawdzi 11 godzin między zmianami ani sumy godzin w okresie rozliczeniowym. Przy kilku placówkach i rotacji między nimi te reguły sprawdza się już w systemie; grafik pracy online w Proplanum pokazuje naruszenie odpoczynku i przekroczenie wymiaru w chwili wpisania zmiany, a pracownicy dostają gotowy rozkład w telefonie.
Stan prawny na 1 września 2026.
Stan prawny na September 26, 2026.
Lista obecności na papierze kontra odbicie w kiosku: co się zmienia w rozliczeniu godzin.
Papier daje podpis i prostotę. Nie daje godzin gotowych do rozliczenia, porównania z planem ani śladu po poprawkach. Kiosk na tablecie przy wejściu zmienia w tym dokładnie pięć rzeczy.
7 sposobów rejestracji: telefon, przeglądarka, kiosk w przeglądarce i kiosk na tablecie z kodem PIN, kodem QR, kartą NFC albo RFID. Stan produktu, wrzesień 2026.
Zobacz, jak to działa
Widok pokazowy.
Odpoczynki, normy i nadgodziny sprawdzane, zanim grafik zostanie opublikowany.
Godziny z listy i tak trzeba rozliczyć. Gdy plan i wykonanie stoją obok siebie od pierwszego dnia miesiąca, zamknięcie okresu przestaje być łataniem, a ewidencja jest w układzie z rozporządzenia, do wydruku i eksportu.
Proplanum to system do układania grafików i rozliczania czasu pracy dla firm zmianowych: jednej placówki i sieci.
- Ile to kosztujeod 12 zł netto za pracownika
- Prześlij to osobie, która decyduje o obsadzie
Grafik na kolejny miesiąc gotowy bez przepisywania tabeli.
Zamiast listy na kartce i grafiku w arkuszu: jedno miejsce, w którym układacie zmiany, widzicie, kto dziś jest w pracy, i oddajecie godziny księgowej bez przepisywania.
Proplanum to system do układania grafików i rozliczania czasu pracy dla firm zmianowych: jednej placówki i sieci.
- Ile to kosztujeod 12 zł netto za pracownika
- Jedna placówka
Pytania, które padają przy tym dokumencie.
Do kiedy pracodawca musi przekazać miesięczny grafik pracy?
Co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który grafik został sporządzony (art. 129 § 3 Kodeksu pracy). Grafik na listopad 2026 musi być u pracowników najpóźniej 25 października, czyli tydzień przed 1 listopada.
Ile godzin przerwy musi być między zmianami?
Co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie (art. 132 Kodeksu pracy) i co najmniej 35 godzin raz w tygodniu (art. 133). Po zmianie nocnej nie można zaplanować zmiany drugiej ani pierwszej następnego dnia.
Czy grafik może obejmować mniej niż miesiąc?
Nie. Rozkład czasu pracy może być krótszy niż okres rozliczeniowy, ale musi obejmować co najmniej miesiąc.
Co oznaczają kody 1, 2, 3 i N w grafiku?
Kolejne zmiany w ciągu doby i zmianę nocną. Godziny każdej zmiany wynikają z regulaminu pracy albo obwieszczenia, a W, U i L4 oznaczają wolne, urlop i zwolnienie lekarskie.
Sąsiednie wzory z tej samej kategorii.
Wszystkie wzory dokumentówWpisy dla kadr
Zespół Proplanum, dział kadr i czasu pracy. Wzór zaktualizowany September 26, 2026.