Co powinny zawierać akta osobowe: lista kontrolna PDF i Excel

Co powinny zawierać akta osobowe i jak sprawdzić teczkę

Co powinny zawierać akta osobowe, mówi § 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. To pięć części, od A do E, każda z innym zakresem dokumentów. Lista kontrolna z tej strony przekłada ten przepis na 54 pozycje do sprawdzenia w teczce jednego pracownika. Przy każdej jest informacja, czy dokument musi być zawsze, czy tylko w określonej sytuacji. Stan prawny na październik 2026, Kodeks pracy w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 1245.

Plik ma dwie strony. PDF drukuje się i wypełnia długopisem, a XLSX ma listę wyboru w kolumnie „Jest w aktach” i cztery wiersze liczone same: dokumenty wymagane, obecne, brakujące oraz wymagane, których brakuje albo których nikt jeszcze nie sprawdził. Lista nie zastępuje spisów w samej teczce. Karty ze spisem dla każdej części to osobny wzór akt osobowych części A do E, a zakładanie teczki od zera opisuje wpis Akta osobowe pracownika.

Do czego służy lista kontrolna akt?

Najczęściej w czterech sytuacjach. Przy zatrudnieniu, bo pracownika nie wolno dopuścić do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego i bez szkolenia BHP (art. 229 § 4 i art. 237³ § 2 Kodeksu pracy), a informację o warunkach zatrudnienia pracodawca przekazuje w ciągu 7 dni (art. 29 § 3). Kontrola przed pierwszą zmianą i po tygodniu łapie te braki na czas.

Przy kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lista pozwala przejść teczki po kolei i uzupełnić braki, zanim trafią do protokołu. Przy przekazaniu akt, gdy kadry przejmuje nowa osoba albo biuro rachunkowe, obie strony przechodzą listę razem, a pola „Osoba prowadząca akta” i „Data kontroli” zapisują, kto i kiedy przejął teczkę. Czwarta sytuacja to zmiana postaci akt na elektroniczną, o której niżej.

Co jest wymagane zawsze, a co zależy?

Na liście 14 pozycji ma „tak”. W części A to dane z rekrutacji oraz skierowanie i orzeczenie lekarskie z przyjęcia do pracy. W części B kwestionariusz z adresem i numerem PESEL, umowa o pracę, informacja o warunkach zatrudnienia, potwierdzenia zapoznania z regulaminem albo obwieszczeniem i z zasadami BHP, informacja o ryzyku zawodowym oraz karta szkolenia wstępnego. Do tego wykaz dokumentów na początku części. Wyjątkiem jest pracodawca objęty układem zbiorowym, który nie ustala regulaminu pracy ani obwieszczenia; wtedy potwierdzenie zapoznania z nimi dostaje „nie dotyczy”. Umowę przygotujecie na wzorze umowy o pracę, a skierowanie na wzorze skierowania na badania lekarskie.

„Zależy” dostały dokumenty, które powstają tylko w danej sytuacji: urlop wychowawczy, praca zdalna, zakaz konkurencji, kara porządkowa czy kontrola trzeźwości. Odpis pisma z wzoru nagany dla pracownika trafia do części D i wychodzi z niej po roku nienagannej pracy (art. 113 § 1). Zakres obowiązków też ma „zależy”, bo rozporządzenie każe go przechowywać tylko wtedy, gdy pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania.

Dwie pozycje wymagają słowa wyjaśnienia. Numer rachunku do wypłaty to dane z art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy, a nie dawna „zgoda na przelew”. Przelew jest dziś zasadą, chyba że pracownik złożył wniosek o wypłatę do rąk własnych (art. 86 § 3). Potwierdzenie zapoznania z informacją o równym traktowaniu to praktyka, bo art. 94¹ wymaga tylko udostępnienia przepisów. Podpis pracownika pomaga jednak wykazać, że pracodawca to zrobił.

W części C obowiązkowe są wykaz i kopia świadectwa pracy, wydanego w dniu ustania stosunku pracy (art. 97 § 1); gotowy druk to wzór świadectwa pracy. Oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy, czyli wypowiedzenie, rozwiązanie bez wypowiedzenia albo porozumienie stron, mają „zależy”, bo umowa na czas określony kończy się z upływem czasu, bez żadnego oświadczenia. Podpis pracownika na kopii świadectwa, że je odebrał, przepis nie wymaga, ale pomaga wykazać termin wydania.

Czego nie wkładać do akt osobowych?

Ewidencji czasu pracy, wniosków o urlop wypoczynkowy, kart wypłaconego wynagrodzenia, wniosku o wypłatę do rąk własnych i karty przydziału odzieży roboczej. Te dokumenty pracodawca prowadzi osobno dla każdego pracownika jako dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (§ 6 rozporządzenia). Leżą obok teczki, nie w części B.

PIT-2 to oświadczenie podatkowe, którego przepisy o dokumentacji pracowniczej nie wymieniają; w praktyce przechowuje się je przy dokumentacji płacowej. Lista celowo pomija takie pozycje, żeby teczka nie puchła od papierów, które i tak trzeba trzymać gdzie indziej.

Jak często sprawdzać akta?

Przepisy nie podają częstotliwości kontroli. Wyznaczają za to terminy, po których brak jest już naruszeniem, i to one podpowiadają, kiedy sięgnąć po listę.

Poza tymi momentami wystarczy przegląd raz w roku, najlepiej połączony ze sprawdzeniem terminów badań okresowych i szkoleń BHP.

Przykład: hotel z pracownikami sezonowymi

Hotel w górach z 70 osobami zatrudnia na zimę 14 dodatkowych osób: pokojowe, kelnerów i pomoc kuchenną, wszystkich na umowy na czas określony od grudnia do marca. Kadrowa przechodzi listę przy każdej z 14 teczek dwa razy: przed pierwszą zmianą i tydzień później. W arkuszu wiersz „Wymagane, których brakuje albo nie sprawdzono” od razu pokazuje, która teczka nie jest gotowa.

Trzy osoby wracają po zeszłorocznym sezonie. Ich akta prowadzi się dalej, bez nowej teczki (art. 94⁵ § 1). Przerwa trwała jednak dłużej niż 30 dni, więc zwolnienie z badań wstępnych z art. 229 § 1¹ nie działa i potrzebne są nowe skierowanie i orzeczenie. Po sezonie wypowiedzeń nie będzie, więc ta pozycja dostaje „nie dotyczy”, a sprawdza się kopię świadectwa pracy.

Kontrola przed skanowaniem akt

Zmiana postaci akt z papierowej na elektroniczną polega na zrobieniu skanu i opatrzeniu go kwalifikowanym podpisem albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, które potwierdzają zgodność z papierem (art. 94⁸ § 2). Skan powtórzy każdy brak i każdy błąd w kolejności, więc przegląd listą przed skanowaniem oszczędza poprawiania podpisanych plików. Pracodawca informuje pracowników o zmianie i o możliwości odbioru papierowych akt w ciągu 30 dni (art. 94⁹ § 1).

Od 12 grudnia 2025 roku pracownik i kierownik mogą potwierdzić odbycie instruktażu BHP także w postaci elektronicznej (Dz.U. 2025 poz. 1640). Karta szkolenia wstępnego zostaje wtedy w aktach osobowych, z adnotacją w miejscu podpisu i dołączonym potwierdzeniem. Przejście na postać elektroniczną krok po kroku opisuje wpis elektroniczne akta osobowe, a okres przechowywania teczki po odejściu pracownika wpis jak długo przechowywać akta osobowe.

Terminy badań i szkoleń z tej listy pilnuje na co dzień Teczka pracownicza w Proplanum, dodatek do każdego pakietu za 2 zł netto miesięcznie za pracownika. Trzyma kopie dokumentów z terminami badań, szkoleń i uprawnień tam, gdzie powstaje grafik, i przypomina kierownikowi przed końcem terminu. Akt osobowych w rozumieniu rozporządzenia nie zastępuje, więc listę kontrolną i tak przechodzi się na teczce. Jak program pilnuje przepisów o czasie pracy przy układaniu grafiku, pokazuje strona Kodeks pracy i czas pracy.