Proplanum dla sieci: pilotaż w jednym regionie.
Proplanum to system do układania grafików i rozliczania czasu pracy dla firm zmianowych, od jednej placówki po sieć. Ta strona jest dla firm, które prowadzą od kilkudziesięciu do kilkuset własnych sklepów, salonów albo obiektów, z regionami i centralą.
Pilotaż w jednym regionie trwa kwartał, a decyzja o reszcie sieci zapada na jego liczbach.
Pilotaż regionem to kwartał pracy Proplanum w sklepach albo obiektach jednego regionu sieci, obok systemu kadrowo-płacowego, z przeglądem po każdym miesiącu i kryteriami sukcesu spisanymi przed startem. Pozostałe regiony pracują bez zmian, a system kadrowo-płacowy zostaje.
System kadrowo-płacowy rozlicza godziny po zamknięciu miesiąca. Proplanum układa je wcześniej i pokazuje na bieżąco, placówka po placówce. Wynik trafia do systemu, który macie, bez przepisywania.
Na rozmowie ustalamy, jak porównać obsadę z ruchem na Waszych liczbach i czego do tego trzeba.
Kwartał ma trzy etapy, a podział prac jest spisany na starcie.
Jedna klikalna oś. Każdy etap mówi, co robimy my, co zostaje po Waszej stronie i co macie na jego końcu.
Co robimy my
- Zakładamy strukturę regionu: placówki, kierownicy, uprawnienia.
- Importujemy listę pracowników regionu z umowami, etatami i stanowiskami.
- Spisujemy zasady obsady z kierownikami i podpinamy system kadrowo-płacowy oraz dane o ruchu, jeśli są.
Co zostaje po Waszej stronie reguły Kodeksu od Start
- Osoba prowadząca projekt w centrali i dyrektor regionu.
- Lista pracowników regionu i dostęp do danych sprzedaży, jeśli mają być użyte.
- Decyzja, czy reguły Kodeksu pracy ostrzegają, czy blokują zapis kierownikom.
Na koniec etapu macieregion w systemie, z zasadami obsady i regułami Kodeksu.
Co robimy my
- Szkolimy kierowników placówek i pokazujemy zespołowi aplikację.
- Stawiamy kiosk albo włączamy rejestrację w telefonie w każdej placówce.
- Układamy pierwszy grafik razem z każdym kierownikiem, ręcznie albo automatem.
Co zostaje po Waszej stronie rejestracja od Biznes, automat od Premium
- Kierownicy na szkolenie, kilka godzin.
- Tablet przy wejściu, jeśli stawiamy kiosk.
- Publikacja pierwszego grafiku przez kierownika.
Na koniec etapu macieopublikowane grafiki w całym regionie i rejestrację, która zbiera godziny.
Co robimy my
- Pokazujemy plan obok wykonania, placówka po placówce, w trakcie miesiąca.
- Robimy przegląd po każdym miesiącu i korygujemy zasady obsady tam, gdzie miesiąc pokazał różnice.
- Przygotowujemy zestawienie regionu na koniec kwartału, zestawione z kryteriami z karty.
Co zostaje po Waszej stronie
- Godzina dyrektora regionu na przegląd po każdym miesiącu.
- Decyzje o korektach zasad obsady.
- Godzina kadr na sprawdzenie eksportu do systemu kadrowo-płacowego.
Na koniec kwartału maciezestawienie regionu przed i po, obok kryteriów spisanych na starcie.
Czas wdrożenia zależy od wielkości firmy, liczby lokalizacji i branży. Pilotaż mieści się w kwartale, bo obejmuje jeden region, nie całą sieć.Jak wygląda wdrożenie
Karta pilotażu spisuje zakres, kryteria i kwotę, zanim cokolwiek się zacznie.
Wynik jednego sklepu w sieci kilkudziesięciu placówek nie jest dowodem dla nikogo. Region ma to, co ma cała sieć: różne formaty, różny ruch, wakaty i absencję. Dlatego jednostką pilotażu jest region, nie sklep.
W karcie pilotażu
- Region i liczba placówek.
- Termin kwartału i daty przeglądów po miesiącu.
- Miara główna dla roli, która prowadzi projekt.
- Trzy miary towarzyszące.
- Osoby po obu stronach: kto prowadzi u Was, kto u nas.
- Kwota wdrożenia i szkoleń, znana przed startem.
Kartę podpisują obie strony. Po kwartale zestawienie regionu staje obok tych zapisów, punkt po punkcie.
Bez zmian przez cały kwartał
- Pozostałe regiony i ich grafiki.
- System kadrowo-płacowy: godziny wracają do niego bez przepisywania.
- Umowa z dotychczasowym dostawcą, także gdy narzędzie narzuca grupa.
- Standard obsady: zasady zostają Wasze, program pracuje na nich.
- Kierownicy: układanie zdejmujemy, decyzja zostaje u nich.
Pilotaż da się prowadzić obok systemu grupowego, bo dotyczy jednego regionu i nie zmienia umowy z dostawcą.
Jak dochodzi do startu
- Rozmowa 30 minutSkala, regiony i formaty, miara główna dla roli, która poprowadzi projekt.
- Karta pilotażu i ofertaLicencja, wdrożenie i szkolenia osobno, każda pozycja z zakresem i kwotą.
- Start w regioniePo Waszej akceptacji, w terminie, który wybieracie.
Przy samodzielnym starcie konfiguracja zdalna z opiekunem i szkolenie online są w cenie pakietu. Dni pracy opiekuna u Was, szkolenia na miejscu, integracja przygotowana pod Was i import z wielu systemów to osobny projekt. Dla sieci wdrożenie i seria szkoleń są płatne, a kwotę dostajecie w ofercie przed startem pilotażu. Migracja danych z obecnego systemu jest bezpłatna w każdym wariancie.
Co po kwartale
- Kolejne regiony
- Zasady obsady z pierwszego regionu kopiujemy na kolejne, więc drugi region startuje od gotowej konfiguracji. Kolejność regionów ustalamy według formatu i ruchu, nie według wielkości.
- Przedłużenie o kwartał
- W tym samym regionie, gdy w kwartał wypadł sezon nietypowy.
- Zakończenie
- Bez przedłużania, na zasadach spisanych w karcie pilotażu.
Cztery miary, placówka po placówce, w trakcie miesiąca.
Sprzedaż godzina po godzinie w raportach jest. Obsady z tej samej godziny obok niej zwykle nie ma. Pilotaż stawia jedno obok drugiego, sklep po sklepie.
Obsada wobec ruchu
miara główna dla operacji
- Skąd
- Godziny obsady obok paragonów, wejść albo obłożenia z tej samej godziny.
- Wymaga
- Danych z kas, POS albo systemu hotelowego; wchodzą automatycznie, integrację przygotowujemy pod Was.
Nadgodziny
miara główna dla kadr
- Skąd
- Godziny ponad plan per placówka i per region.
- Kiedy
- W trakcie miesiąca, nie w liście płac.
Koszt na godzinę
miara główna dla finansów
- Skąd
- Godziny z planu, przepracowane i nadgodziny razy koszt godziny, placówka po placówce.
- Co widać
- Różnice kosztu godziny między placówkami. Obok obrotu stawiamy je w zestawieniu regionu po każdym miesiącu.
Plan obok wykonania
miara towarzysząca dla każdej roli
- Skąd
- Grafik i rejestracja czasu pracy w każdej placówce regionu.
- Wymaga
- Niczego poza grafikiem i rejestracją.
Przed startem wybieramy jedną miarę główną, zgodnie z rolą, która prowadzi projekt. Operacje pytają, czy godziny obsady trafiają w godziny ruchu. Kadry pytają, ile godzin ponad plan powstało i gdzie. Finanse pytają, o ile różni się koszt godziny między placówkami o tym samym obrocie. Pozostałe miary są towarzyszące i nie decydują o wyniku.
Co program robi sam
- Układa propozycję grafiku z zasad obsady, a tam gdzie są dane z kas, także ze sprzedaży. Kierownik go poprawia i zatwierdza.automat od Premium
- Pilnuje reguł Kodeksu pracy, zanim grafik zostanie opublikowany.od Start
- Liczy faktyczne godziny, nadgodziny i koszt w trakcie miesiąca.Zestawienia od Biznes
- Przekazuje godziny do systemu kadrowo-płacowego bez przepisywania.od Start
Nie zastępujemy kierownika. Zdejmujemy z niego układanie. Zasady obsady zostają Wasze, program pracuje na nich, a nie zamiast nich.
Pilotaż idzie obok systemu, który macie, a reszta sieci pracuje bez zmian.
Co przenosimy z obecnego systemu
- Pracowników regionu.
- Umowy i etaty.
- Strukturę placówek.
- Salda urlopów na dzień startu.
Migrację robimy bezpłatnie w każdym wariancie. Mamy do tego narzędzia, więc przechodzi szybko i nie zatrzymuje pracy. Zakres potwierdzamy na rozmowie, zanim ruszy import.
Umowa i dane
- Umowa powierzenia danych
- Podpisujemy ją z każdym klientem.
- Okres umowy
- Ustalamy indywidualnie i zapisujemy w karcie pilotażu.
- Po kwartale
- Kolejne regiony, przedłużenie o kwartał albo zakończenie bez przedłużania.
- Dane po zakończeniu
- Przez 30 dni możecie zażądać eksportu (CSV albo XLSX), po 60 dniach usuwamy je trwale. Szczegóły w regulaminie.
- Gdzie stoją dane
- Microsoft Azure w UE, z regularnymi kopiami.
- SLA
- W pakiecie Enterprise.
Te wyniki powstały w sieciach, które mierzyły to samo, co mierzy pilotaż.
- o około jedną czwartą niższe nadgodziny.Sieć sklepów, kwartał. Bez danych z kas.
- o około 9 %niższy koszt pracy przy utrzymanej obsłudze.Sieć sklepów, kwartał.
- ponad 8 000pracowników u największego klienta.Stan na wrzesień 2026.
Wdrożenia od kilku do kilkuset placówek.
Nazw klientów nie podajemy, dopóki nie mamy zgody. Zamiast nich podajemy typ firmy, okres i sposób liczenia.
Pytania, które padają przed podpisaniem karty pilotażu.
Ile placówek ma region pilotażowy?
Tyle, ile ma jeden dyrektor regionalny, zwykle kilkanaście. Zakres spisujemy w karcie pilotażu razem z terminem i miarami.
Dlaczego region, a nie jeden sklep na próbę?
Wynik jednego sklepu w sieci kilkudziesięciu placówek nikogo nie przekona. Region ma różne formaty, różny ruch, wakaty i absencję, czyli to samo, co cała sieć. Pilotaż jest projektem, nie próbą.
Narzędzie do grafików narzuca nam grupa. Czy pilotaż jest w ogóle możliwy?
Tak. Pilotaż dotyczy jednego regionu i idzie obok systemu, który macie. Nie odłączamy go i nie wypowiadacie umowy dostawcy. Godziny z regionu wracają do systemu kadrowo-płacowego bez przepisywania.
Kto ustala kryteria sukcesu i kto je podpisuje?
Ustalamy je razem na rozmowie i spisujemy w karcie pilotażu. Jest jedna miara główna dla roli, która prowadzi projekt, i trzy towarzyszące. Kartę podpisują obie strony przed startem.
Co się dzieje po kwartale?
Zestawienie regionu przed i po staje obok kryteriów z karty. Są trzy wyjścia: kolejne regiony, przedłużenie o kwartał w tym samym regionie albo zakończenie bez przedłużania. Zasady obsady z pierwszego regionu kopiujemy na kolejne.
Ile kosztuje pilotaż?
Licencja za konta w regionie, w pakiecie od Premium. Wdrożenie i szkolenia dla sieci są płatne i wyceniane osobno, z jawnych czynników. Kwotę dostajecie w ofercie przed startem, a rozmowa i wycena nic nie kosztują.
Nie mamy danych z kas w każdym sklepie. Czy pilotaż ma sens?
Tak. Nadgodziny, koszt na godzinę i plan obok wykonania nie wymagają niczego poza grafikiem i rejestracją czasu. Obsada wobec ruchu wchodzi tam, gdzie dane z kas są, a integrację przygotowujemy pod Was.
To temat operacji, nie zarządu. Do kogo to skierować?
Do osoby, która patrzy na obsadę godzina po godzinie: operacje, regiony albo finanse. Wystarczy wskazać ją na rozmowie, a my piszemy bezpośrednio do niej.
Używamy innego systemu. Ile kosztuje przeniesienie danych i czy zatrzyma pracę?
Nic. Migrację robimy bezpłatnie, mamy narzędzia, żeby przeszła szybko i nie zakłóciła pracy. Termin wybieracie sami.
Rozmowa trwa 30 minut i kończy się zakresem regionu i miarą główną.
- Pierwsza rozmowa i zestawienia
- Ustala skalę, regiony i formaty oraz miarę główną dla roli, która poprowadzi projekt. Przygotowuje zestawienie na Waszych liczbach.
- Opiekun wdrożenia
- Prowadzi region przez cały kwartał: konfiguracja, szkolenia, przegląd po każdym miesiącu. Ta sama osoba od startu.
- Integracje i API
- Podpina system kadrowo-płacowy, kasy albo system hotelowy i sprawdza eksport.
- Wsparcie
- Odpowiada po wdrożeniu, od poniedziałku do piątku. Do tego baza wiedzy i czat w aplikacji.
Jeżeli obsadą godzina po godzinie zajmuje się u Was inna osoba, wskażcie ją na rozmowie. Napiszemy bezpośrednio do niej.
W pakiecie
Pilotaż regionem prowadzimy w pakiecie od Premium, bo porównanie placówek i obsada pod ruch są od Premium. Enterprise wyceniamy po rozmowie; SLA jest w pakiecie Enterprise, a umowę powierzenia danych podpisujemy z każdym klientem.
Wdrożenie sieci wyceniamy jako osobny projekt: dni pracy opiekuna u Was, szkolenia na miejscu, integracje pod Was, import danych z wielu systemów. Kwotę znacie przed startem pilotażu.
Cennik: pakiety i wycena dla sieciKontakt ogólny: +48 503 700 111, info@proplanum.com
Umów 30 minut.
Dziękujemy, zgłoszenie jest u nas.
Oddzwonimy pod podany numer. Odpowiadamy od poniedziałku do piątku między 8:00 a 16:00 tego samego dnia; po 16:00 i w weekend następnego dnia roboczego do 12:00.