Rejestr godzin realizacji zlecenia: co zawiera, kto go wypełnia i jak długo przechowywać

Obowiązek wynika z art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę i istnieje od 1 stycznia 2017 roku. Rejestr ma jeden cel: pokazać, że za każdą godzinę zlecenia zapłacono co najmniej minimalną stawkę godzinową, w 2026 roku 31,40 zł brutto, a od 1 stycznia 2027 roku 32,30 zł.

Forma jest dowolna. Może to być karta papierowa, druk PDF do wypełnienia, arkusz kalkulacyjny, mail z zestawieniem albo odbicia w systemie rejestracji czasu pracy. Strony umowy same wybierają sposób, a ewidencjonowanie czasu pracy zleceniobiorców w pełnym kształcie z Kodeksu pracy nie jest wymagane. Ważne, żeby dało się odczytać liczbę godzin w miesiącu, a dokument przetrwał 3 lata od dnia wypłaty. Poniżej pokazujemy, co wpisać do rejestru, jak go wypełniać krok po kroku, kiedy nie jest wymagany i co grozi za jego brak przy kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Stan prawny na wrzesień 2026, ostatnia aktualizacja 26 września 2026.

Czy do umowy zlecenia musi być ewidencja godzin

Tak, przy każdej umowie zlecenia i umowie o świadczenie usług zawartej z firmą musi istnieć potwierdzenie liczby godzin wykonania zlecenia w każdym miesiącu (art. 8b ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). Strony ustalają w umowie sposób potwierdzania godzin. Gdy tego nie zrobią, zleceniobiorca przedkłada zleceniodawcy informację o liczbie godzin w postaci pisemnej, elektronicznej albo dokumentowej, przed terminem wypłaty wynagrodzenia.

Obowiązek dotyczy zleceniodawcy będącego przedsiębiorcą albo inną jednostką organizacyjną i obejmuje umowy zlecenia oraz umowy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu. Brak ewidencji nie jest osobnym wykroczeniem, ale w sytuacji kontroli przerzuca ciężar dowodu na zleceniodawcę. Osoba prywatna, która zleca sąsiadowi skoszenie trawnika, rejestru nie prowadzi. Firma prowadzi go także wtedy, gdy wynagrodzenie zapisano kwotą miesięczną, bo dopiero z liczby godzin wynika, czy stawka za godzinę nie spadła poniżej 31,40 zł. Przy zleceniu za 3500 zł miesięcznie i 120 godzinach pracy stawka wynosi 29,17 zł, więc zleceniodawca musi dopłacić do 3768 zł.

Rejestr nie jest ewidencją czasu pracy z art. 149 Kodeksu pracy. Ta druga dotyczy pracowników na etacie, zawiera godziny nadliczbowe, nocne, dyżury i urlopy, a przechowuje się ją 10 lat. Rejestr do zlecenia zawiera tylko liczbę godzin i służy wyłącznie kontroli stawki minimalnej. Różnice wobec listy obecności opisuje wpis o liście obecności na umowie zlecenie.

Co powinien zawierać rejestr godzin realizacji zlecenia

Rejestr godzin realizacji zlecenia powinien zawierać dane stron, numer albo datę umowy, miesiąc rozliczeniowy, dni i liczbę godzin wykonania zlecenia w każdym dniu, sumę godzin w miesiącu oraz podpisy albo potwierdzenia obu stron. Ustawa nie narzuca wzoru, więc te elementy wynikają z praktyki kontroli PIP, a nie z przepisu. Im prostszy druk, tym mniej sporów.

Godziny „od i do” nie są wymagane, wystarczy liczba godzin w dniu; druk zawiera zwykle także rubrykę na oświadczenie zleceniobiorcy, że podana liczba godzin jest zgodna ze stanem faktycznym. Warto je jednak wpisywać, bo przy sporze o wynagrodzenie sąd pyta, kiedy praca była wykonywana, a zestawienie samych sum trudno obronić. Gotowy druk z tymi polami jest we wzorze ewidencji godzin pracy do pobrania.

Co dokładnie powinien zawierać rejestr godzin?

Co najmniej liczbę godzin wykonania zlecenia w danym miesiącu, przypisaną do konkretnej umowy, z potwierdzeniem zleceniodawcy albo zleceniobiorcy. Reszta pól, czyli dni, godziny od i do oraz rodzaj czynności, jest dobrą praktyką, którą sprawdza inspektor, ale nie warunkiem z ustawy.

Jak wypełnić rejestr godzin realizacji zlecenia krok po kroku

Rejestr wypełnia się na bieżąco, po każdym dniu zlecenia, a zamyka po zakończeniu miesiąca, przed wystawieniem rachunku. Wpis z pamięci na koniec miesiąca jest najczęstszym źródłem błędów, bo różnica dwóch godzin na osobę przy trzydziestu zleceniobiorcach daje 60 godzin bez pokrycia. Poniżej przebieg, który działa w sklepie, hali i hotelu.

1. Przy podpisaniu umowy strony ustalają sposób potwierdzania godzin: karta, arkusz, mail albo system rejestracji czasu pracy.
2. Zleceniobiorca po każdym dniu wpisuje datę i liczbę godzin, przy zmianach także godziny od i do.
3. Do trzeciego dnia następnego miesiąca zleceniobiorca przekazuje zestawienie, a osoba wyznaczona przez zleceniodawcę sprawdza je z planem i faktyczną obecnością.
4. Obie strony potwierdzają sumę godzin: podpisem, odpowiedzią mailową albo akceptacją w systemie.
5. Suma godzin razy stawka daje kwotę rachunku; przy 87 godzinach i 31,40 zł to 2731,80 zł brutto.
6. Rejestr trafia do archiwum razem z rachunkiem i dowodem wypłaty, na 3 lata.

W hali magazynowej z 30 zleceniobiorcami godziny spisywał brygadzista w zeszycie, a rachunki wystawiano z pamięci. Po przejściu na odbicia w tym samym systemie rejestracji czasu pracy, którego używają etatowcy, zestawienie miesięczne powstaje samo, a zleceniobiorca potwierdza je w telefonie. Kontrola PIP dostaje wtedy jeden wydruk zamiast zeszytu.

Jak wypełnić rejestr godzin realizacji zlecenia?

Wpisać datę i liczbę godzin po każdym dniu zlecenia, zsumować miesiąc, dać do potwierdzenia drugiej stronie i dołączyć do rachunku. Przy zmianach dopisać godziny od i do. Rejestr zamyka się przed terminem wypłaty, bo z niego wynika kwota.

Kto prowadzi rejestr: zleceniobiorca czy zleceniodawca

Ustawa nie mówi, kto ma fizycznie wypełniać rejestr, tylko że sposób potwierdzania godzin ustalają strony, a bez ustalenia informację przedkłada zleceniobiorca. Odpowiedzialność za posiadanie dokumentów spoczywa jednak na zleceniodawcy, bo to on musi je okazać inspektorowi i to jemu grozi grzywna za wypłatę poniżej stawki. W praktyce zleceniobiorca wpisuje, a zleceniodawca sprawdza i archiwizuje.

Przy zleceniu z osobą pracującą zdalnie, na przykład grafikiem albo księgową na godziny, rejestr prowadzi wyłącznie zleceniobiorca i przesyła go mailem. Przy zleceniu w zakładzie zleceniodawca ma własne dane z odbić albo listy obecności i może je zestawić z wpisami zleceniobiorcy. Gdy liczby się różnią, decyduje uzgodnienie stron, a przy sporze sąd, który zwykle wierzy dokumentowi tworzonemu na bieżąco, nie temu spisanemu po fakcie.

Jak potwierdzić liczbę godzin wykonania zlecenia?

W sposób ustalony w umowie: podpisem na karcie, mailem z zestawieniem, akceptacją w aplikacji albo wydrukiem odbić z systemu. Gdy umowa milczy, zleceniobiorca sam przedkłada informację o liczbie godzin przed wypłatą, a zleceniodawca ją przyjmuje albo kwestionuje.

Jak zapisać sposób potwierdzania godzin w umowie zlecenia

Umowa zlecenia powinna zawierać zapis o sposobie potwierdzania liczby godzin, bo art. 8b ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę każe stronom ustalić go w umowie, a dopiero przy braku ustalenia przenosi obowiązek na zleceniobiorcę. Wystarczą dwa zdania: kto prowadzi rejestr, w jakiej formie i w jakim terminie druga strona go potwierdza. Przy umowie ustnej albo mailowej sposób potwierdzania też może być ustalony ustnie, ale wtedy zleceniodawca musi umieć wykazać, co uzgodniono, więc mail z warunkami jest minimum.

Przykładowy zapis, który przechodzi kontrole: „Zleceniobiorca prowadzi rejestr godzin wykonania zlecenia w aplikacji wskazanej przez Zleceniodawcę albo na karcie papierowej i przekazuje go do 3. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania zlecenia. Zleceniodawca potwierdza liczbę godzin do 5. dnia tego miesiąca. Wynagrodzenie jest płatne do 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.” Do tego stawka godzinowa nie niższa niż 31,40 zł i termin wypłaty co najmniej raz w miesiącu (art. 8a ust. 6). Gotowy wzór umowy zlecenia ma te pola.

Zapis chroni obie strony. Zleceniobiorca wie, kiedy i jak przekazać godziny, a zleceniodawca ma podstawę, żeby zakwestionować wpis spóźniony o dwa miesiące. Gdy umowa milczy, każdy sposób podania liczby godzin przez zleceniobiorcę jest skuteczny, także wiadomość w komunikatorze dzień przed wypłatą.

[[cta:rcp]]

Jak długo przechowywać rejestr godzin i dokumenty

Zleceniodawca przechowuje dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin oraz dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne (art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). Przechowywanie ewidencji czasu pracy pracowników etatowych rządzi się innym terminem, a rejestr zleceniobiorcy należy przechowywać przez 3 lata i nie dłużej, niż wymaga tego ustawa i przepisy o danych osobowych. Termin liczy się osobno dla każdego miesiąca, więc rejestr za wrzesień 2026 z wypłatą 10 października 2026 trzeba mieć do 10 października 2029.

Trzy lata to także okres przedawnienia roszczeń o wynagrodzenie ze zlecenia (art. 751 Kodeksu cywilnego). Po tym czasie zleceniobiorca nie może już skutecznie żądać wyrównania, a inspektor nie ukarze za brak dokumentów starszych niż 3 lata. W systemach elektronicznych wystarczy ustawić blokadę usuwania na 36 miesięcy od daty rachunku. Papierowe karty przechowuje się razem z umową, a nie w aktach osobowych, bo zleceniobiorca akt osobowych nie ma.

Ile lat przechowywać ewidencję godzin zleceniobiorców?

Trzy lata od dnia wymagalności wynagrodzenia za dany miesiąc. Dotyczy to rejestru, umowy z zapisem o sposobie potwierdzania godzin, rachunków i dowodów wypłaty. Ewidencja czasu pracy pracownika etatowego ma inny termin, 10 lat po ustaniu zatrudnienia.

Kiedy rejestr godzin nie jest wymagany

Rejestru nie prowadzi się przy umowach, w których o miejscu i czasie wykonania zlecenia decyduje sam zleceniobiorca, a wynagrodzenie jest wyłącznie prowizyjne (art. 8d ust. 1 pkt 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu). Wyłączone są też umowy zawierane przez osoby prywatne poza działalnością oraz umowy o opiekę w rodzinnych domach pomocy, opiekę nad dziećmi na wyjazdach i podobne, wymienione w art. 8d.

Przedstawiciel handlowy, który sam planuje wizyty i dostaje wyłącznie procent od sprzedaży, rejestru nie potrzebuje. Ten sam przedstawiciel z wynagrodzeniem godzinowym albo z narzuconym harmonogramem wizyt już tak. Zlecenie ze studentem do 26 lat nie jest wyłączone: student nie płaci składek ZUS, ale stawka minimalna i rejestr godzin dotyczą go tak samo jak każdego zleceniobiorcy. Rejestru nie prowadzi się też dla pracowników tymczasowych zatrudnionych przez agencję na umowę o pracę, bo mają ewidencję czasu pracy z Kodeksu.

Co grozi za brak rejestru i zaniżoną stawkę

Wypłata zleceniobiorcy wynagrodzenia niższego niż minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenia jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 1000 do 30 000 zł (art. 8e ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). Dla porównania minimalna stawka godzinowa w 2025 roku wynosiła 30,50 zł brutto za godzinę, a od 1 stycznia 2026 r. wypłacać trzeba co najmniej 31,40 zł. Sam brak rejestru nie ma osobnej sankcji, ale bez niego zleceniodawca nie udowodni, że stawki dochował, a inspektor przyjmuje liczbę godzin z zeznań zleceniobiorcy. Od 8 lipca 2026 roku inspektor może też decyzją przekształcić zlecenie w umowę o pracę, jeśli rejestr pokazuje stałe zmiany jak na etacie.

Rejestr działa więc w dwie strony. Chroni zleceniodawcę, gdy stawka jest w porządku, i obciąża go, gdy z godzin wynika praca pod kierownictwem w stałym rozkładzie. Dlatego warto prowadzić go rzetelnie i jednocześnie pilnować, żeby zleceniobiorca sam uzgadniał terminy. Ile godzin wolno przepracować na zleceniu i gdzie leży granica etatu, wyjaśnia wpis o limicie godzin na umowie zlecenie.

Jakie są kary za brak przestrzegania minimalnej stawki?

Grzywna od 1000 do 30 000 zł za wypłatę poniżej stawki (art. 8e), obowiązek wyrównania wynagrodzenia zleceniobiorcy oraz, od 8 lipca 2026 roku, możliwa decyzja PIP o istnieniu stosunku pracy, gdy zlecenie ma cechy etatu. Roszczenie zleceniobiorcy przedawnia się po 3 latach.

Rejestr godzin a rejestracja czasu pracy w systemie

Odbicia zleceniobiorcy na kiosku albo w aplikacji spełniają wymóg art. 8b, jeśli umowa wskazuje taki sposób potwierdzania godzin, a zestawienie miesięczne da się wygenerować i wydrukować. Zaletą jest wpis na bieżąco, bez przepisywania, i jedna baza godzin dla etatów i zleceń. Wadą bywa to, że system dla pracowników liczy nadgodziny i odpoczynki, których zleceniobiorca nie ma, więc typ umowy musi być rozdzielony.

Dobrze ustawiony system robi trzy rzeczy. Zbiera godziny zleceniobiorcy z odbić, pokazuje mu zestawienie do akceptacji przed rachunkiem i archiwizuje je przez 3 lata. Nie liczy za to nadgodzin, dodatku nocnego ani 11 godzin odpoczynku, bo te reguły dotyczą etatu. Zestawienie z systemu ma tę samą moc dowodową co karta papierowa, a zwykle większą, bo ma znaczniki czasu.

Rozliczenie miesiąca w praktyce: przykład ze sklepu

Zleceniobiorczyni w sklepie przepracowała we wrześniu 2026 roku 87 godzin: 11 zmian po 7 godzin i 2 zmiany po 5 godzin. Rejestr pokazuje daty, godziny od i do oraz sumę 87,0. Rachunek opiewa na 87 razy 31,40 zł, czyli 2731,80 zł brutto. W 2027 roku te same godziny przy stawce 32,30 zł dadzą 2810,10 zł. Wypłata następuje 10 października, a rejestr z rachunkiem leży w archiwum do 10 października 2029 roku.

Gdyby w umowie zapisano wynagrodzenie 2500 zł miesięcznie bez stawki, rejestr pokazałby stawkę 28,74 zł za godzinę i zleceniodawca musiałby dopłacić 231,80 zł. Właśnie po to jest rejestr: nie po to, żeby liczyć czas pracy jak na etacie, tylko żeby raz w miesiącu podzielić kwotę przez godziny i sprawdzić, czy wychodzi co najmniej 31,40 zł.

[[cta:magazyn]]

Najczęstsze pytania

Czy do umowy zlecenia musi być ewidencja godzin?

Tak, w każdym miesiącu musi istnieć potwierdzenie liczby godzin wykonania zlecenia (art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). Forma jest dowolna: karta, arkusz, mail albo system. Wyjątkiem są umowy prowizyjne, w których zleceniobiorca sam decyduje o miejscu i czasie pracy.

Jak wypełnić rejestr godzin realizacji zlecenia?

Po każdym dniu wpisać datę i liczbę godzin, przy zmianach też godziny od i do, na koniec miesiąca zsumować i dać do potwierdzenia drugiej stronie. Suma razy stawka daje kwotę rachunku. Rejestr zamyka się przed wypłatą.

Jak potwierdzić liczbę godzin wykonania zlecenia?

Sposobem ustalonym w umowie: podpisem, mailem, akceptacją w aplikacji albo wydrukiem odbić. Gdy umowa nie określa sposobu, zleceniobiorca przedkłada informację o liczbie godzin przed terminem wypłaty.

Jak prowadzić rejestr przepracowanych godzin?

Na bieżąco, jeden rejestr na jedną umowę i jeden miesiąc, z sumą godzin i potwierdzeniem obu stron. Wpisy z pamięci na koniec miesiąca są najczęstszym źródłem sporów i błędów w rachunkach.

Co powinien zawierać rejestr godzin realizacji zlecenia?

Dane stron, odniesienie do umowy, miesiąc, dni z liczbą godzin, sumę godzin i potwierdzenie. Godziny od i do oraz rodzaj czynności są zalecane, choć ustawa ich nie wymaga.

Ile lat przechowywać ewidencję godzin zleceniobiorców?

Trzy lata od dnia, w którym wynagrodzenie za dany miesiąc stało się wymagalne (art. 8c). Tyle samo wynosi przedawnienie roszczeń o wynagrodzenie ze zlecenia.

Czy rejestr godzin jest obowiązkowy przy umowie zleceniu z wynagrodzeniem miesięcznym?

Tak. Dopiero z liczby godzin wynika, czy kwota miesięczna daje co najmniej 31,40 zł za godzinę. Przy 3500 zł i 120 godzinach stawka wynosi 29,17 zł, więc zleceniodawca musi wyrównać do 3768 zł.

Czy zleceniobiorca musi wypełniać ewidencję czasu pracy jak pracownik?

Nie. Ewidencja czasu pracy z art. 149 Kodeksu pracy dotyczy pracowników etatowych. Zleceniobiorca potwierdza tylko liczbę godzin w miesiącu, bez nadgodzin, nocnych i odpoczynków.

Gdzie znaleźć darmowy wzór rejestru godzin?

Wzór ewidencji godzin pracy z polami na datę, godziny od i do, sumę i podpisy jest do pobrania w dziale darmowych wzorów na tej stronie. Można go wypełniać ręcznie albo w arkuszu.

Jakie są kary za brak przestrzegania minimalnej stawki?

Grzywna od 1000 do 30 000 zł za wypłatę poniżej stawki (art. 8e) i obowiązek wyrównania. Od 8 lipca 2026 roku inspektor pracy może też decyzją uznać zlecenie za umowę o pracę, jeśli rejestr pokazuje pracę jak na etacie.

Podstawa prawna

• Ustawa z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1773): art. 8a (stawka i wypłata co najmniej raz w miesiącu), art. 8b (potwierdzanie liczby godzin), art. 8c (przechowywanie 3 lata), art. 8d (wyłączenia), art. 8e (grzywna 1000 do 30 000 zł).
• Rozporządzenia Rady Ministrów z 11 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1242, 31,40 zł) i z 14 września 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1213, 32,30 zł).
• Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 473), od 8 lipca 2026 r.
• Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245), art. 149 (ewidencja czasu pracy pracownika) i art. 22 (stosunek pracy).
• Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. 2026 poz. 795), art. 751 (przedawnienie roszczeń ze zlecenia).
• Rozporządzenie MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. 2026 poz. 474), dla porównania zakresu ewidencji pracowniczej.

Stan prawny na 26 września 2026 roku.

Rejestr z odbić, nie z zeszytu

Proplanum to program do grafików i rejestracji czasu pracy dla firm zmianowych, w którym zleceniobiorca odbija się tak samo jak pracownik etatowy, ale na osobnym typie umowy. Na koniec miesiąca dostaje zestawienie godzin do akceptacji w telefonie, a zleceniodawca ma wydruk do rachunku i archiwum na 3 lata. Nadgodziny, dodatek nocny i odpoczynki system liczy tylko etatowcom, więc rejestr do zlecenia zostaje tym, czym ma być: liczbą godzin razy stawka.