Lista obecności umowa zlecenie: czy jest obowiązkowa i co prowadzić zamiast niej

Obowiązkowe jest coś innego: potwierdzanie liczby godzin wykonania zlecenia w każdym miesiącu, wymagane od 2017 roku przez art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Bez tego nie da się wykazać, że zleceniobiorca dostał co najmniej 31,40 zł brutto za godzinę.

Z listą obecności na zleceniu jest jeszcze jeden haczyk. Podpis „od 8:00 do 16:00” codziennie o tej samej porze wygląda jak stały czas pracy pod kierownictwem, czyli cecha stosunku pracy, a od 8 lipca 2026 roku inspektor pracy może taką umowę przekształcić w umowę o pracę decyzją. Poniżej: co dokładnie mówi prawo, czym zastąpić listę, jak wpisać sposób potwierdzania godzin do umowy i jak długo trzymać dokumenty.

Stan prawny na wrzesień 2026, ostatnia aktualizacja 26 września 2026.

Czy lista obecności przy umowie zlecenie jest obowiązkowa

Lista obecności przy umowie zlecenie nie jest obowiązkowa w 2026 roku, bo zleceniobiorca nie jest pracownikiem i nie podlega Kodeksowi pracy. Obowiązek potwierdzania obecności i ewidencjonowania czasu pracy ma tylko pracodawca wobec osób na umowie o pracę (art. 149 Kodeksu pracy). Zleceniodawca ma inny obowiązek: musi mieć dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia w każdym miesiącu (art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).

Różnica jest prosta, choć w praktyce często się ją gubi. Lista obecności odpowiada na pytanie „czy był”. Potwierdzenie liczby godzin odpowiada na pytanie „ile godzin przepracował”, a tylko to drugie pozwala policzyć, czy wynagrodzenie nie spadło poniżej minimalnej stawki godzinowej. W sklepie z trzema osobami na zleceniu podpis na liście o 7:55 nic nie mówi o tym, czy ktoś wyszedł o 12:00, czy o 16:00.

Wolno oczywiście prowadzić listę obecności także dla zleceniobiorców, jeśli obie strony tak ustaliły w umowie. Trzeba ją tylko traktować jako jeden ze sposobów potwierdzania godzin, a nie jako dokument z Kodeksu pracy. Czym jest więc ewidencja czasu pracy przy zleceniu w praktyce? To rejestr godzin wykonywania zlecenia lub świadczenia usług, czyli zapis liczby przepracowanych godzin; w drukach kadrowych występuje pod nazwą „rejestr godzin realizacji zlecenia”.

Ewidencjonowanie czasu pracy na umowie zlecenie: co mówią przepisy

Czas pracy zleceniobiorcy regulują dwa akty: Kodeks cywilny (art. 734 i następne, umowa zlecenia) oraz ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (art. 8a do 8e). Kodeks pracy nie ma tu zastosowania, więc na zleceniu nie ma limitu 8 godzin na dobę, odpoczynku 11 godzin ani nadgodzin. Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu dokłada trzy obowiązki: stawkę godzinową, potwierdzanie liczby godzin i przechowywanie dokumentów przez 3 lata.

Stan prawny na wrzesień 2026. Minimalna stawka godzinowa w 2025 roku wynosiła 30,50 zł, w 2026 roku jest to 31,40 zł, a od 1 stycznia 2027 roku rośnie do 32,30 zł, razem z płacą minimalną na etacie do 4950 zł (rozporządzenie z 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 1213). Przepisy prawa pracy o czasie pracy na umowie zlecenie nie działają, ale ustawa o minimalnym wynagrodzeniu traktuje zleceniobiorcę podobnie do pracownika w jednym: liczba godzin musi być udokumentowana.

Skąd obowiązek potwierdzania liczby godzin na zleceniu

Obowiązek potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia obowiązuje od 1 stycznia 2017 roku, razem z minimalną stawką godzinową dla zleceniobiorców i osób świadczących usługi. Wprowadził go art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Cel był jeden: żeby dało się sprawdzić, czy zleceniodawca nie płaci poniżej stawki, bo bez liczby godzin stawka godzinowa jest pustym zapisem.

Przepis mówi, że strony umowy zlecenia powinny w umowie określić sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Robi się to przy zawarciu umowy, przed rozpoczęciem wykonania zlecenia, a forma jest dowolna: lista, oświadczenie, rejestr, zapis w programie. Jeśli w umowie nic nie ma, wchodzi domyślna procedura z ustawy: przyjmujący zlecenie przekazuje informację o liczbie godzin wykonania zlecenia w formie pisemnej, elektronicznej albo dokumentowej, przed terminem wypłaty. Umowa zawarta ustnie też podlega tej zasadzie, więc przy zleceniu „na słowo” trzeba zbierać oświadczenia. To samo dotyczy umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu, i osób prowadzących działalność, które same nie zatrudniają nikogo.

Do tego dochodzi art. 8a: gdy umowa trwa dłużej niż miesiąc, wynagrodzenie za godziny wypłaca się co najmniej raz w miesiącu. Potwierdzenie liczby godzin jest więc dokumentem miesięcznym, nawet jeśli zlecenie trwa pół roku.

Czym zastąpić listę obecności na zleceniu

Zamiast listy obecności na zleceniu najlepiej sprawdza się miesięczny rejestr godzin wykonania zlecenia: data, liczba godzin danego dnia, suma za miesiąc, podpis zleceniobiorcy i zleceniodawcy. Taki dokument potwierdza liczbę godzin, a nie fakt „bycia na miejscu”, i nie sugeruje stałych godzin pracy pod kierownictwem. Kto woli, może pobrać darmowy wzór ewidencji godzin w PDF i arkuszu, a wzór listy obecności do druku jest na stronie lista obecności; przy zleceniu warto w nim dodać kolumnę z liczbą godzin.

W praktyce działają cztery sposoby, każdy z innym ryzykiem i wygodą.

Z tym bywa różnie. W restauracji z dwiema kelnerkami na zleceniu wystarczy rejestr na kartce raz w miesiącu. W magazynie, gdzie w sezonie pracuje dwudziestu zleceniobiorców na różnych porach, oświadczenia spływają w połowie następnego miesiąca i rachunki czekają. Wtedy program, w którym zleceniobiorca odbija początek i koniec pracy, daje liczbę godzin do rachunku tego samego dnia.

[[cta:rcp]]

Czy lista obecności może zaszkodzić umowie zlecenie

Lista obecności sama w sobie nie zamienia zlecenia w umowę o pracę, ale codzienny podpis w stałych godzinach jest jednym z dowodów na stosunek pracy z art. 22 § 1 Kodeksu pracy. O stosunku pracy przesądzają łącznie: praca określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym. Lista z godzinami „od 8:00 do 16:00” dokumentuje właśnie czas wyznaczony przez zleceniodawcę.

Od 8 lipca 2026 roku ma to większą wagę niż wcześniej. Ustawa z 11 marca 2026 roku o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. 2026 poz. 473) pozwala inspektorowi wydać decyzję o przekształceniu umowy zlecenia w umowę o pracę, gdy stwierdzi cechy stosunku pracy. Wcześniej mógł tylko wystąpić do sądu. Decyzja ma rygor natychmiastowej wykonalności, a firma może się od niej odwołać do sądu.

Mówiąc wprost: jeśli zleceniobiorca ma stałe zmiany w grafiku, kierownik rozlicza go ze spóźnień, a lista obecności to potwierdza, to problemem nie jest lista, tylko sposób zatrudnienia. Jeśli zlecenie jest prawdziwym zleceniem, rejestr liczby godzin bez stałych „od i do” dokumentuje to, co trzeba, i nic ponadto.

Co wpisać w umowie zlecenia o potwierdzaniu godzin

W umowie zlecenia warto określić sposób potwierdzania liczby godzin w jednym paragrafie: kto zapisuje godziny, gdzie, w jakim terminie i kto potwierdza. Art. 8b zostawia to stronom, więc dobrze napisany zapis oszczędza sporów przy rachunku i pytań inspektora. Przykład brzmienia, do dopasowania do własnej umowy:

1. Zleceniobiorca prowadzi rejestr liczby godzin wykonania zlecenia w formie elektronicznej udostępnionej przez Zleceniodawcę albo w arkuszu papierowym.
2. Rejestr obejmuje datę i liczbę godzin wykonania zlecenia w danym dniu.
3. Zleceniobiorca przekazuje rejestr za dany miesiąc do trzeciego dnia roboczego następnego miesiąca, a Zleceniodawca potwierdza go w ciągu dwóch dni roboczych.
4. Potwierdzony rejestr jest podstawą do wystawienia rachunku.

Taki zapis nie narzuca godzin rozpoczęcia i zakończenia, a to celowe. Gdy program do rejestracji zapisuje początek i koniec, robi to jako sposób policzenia godzin, nie jako wyznaczony czas pracy; warto to zaznaczyć w umowie jednym zdaniem. Sam wzór umowy z takim paragrafem jest na stronie umowa zlecenie, a zmiany w składkach i stażu od 2026 roku opisuje wpis umowa zlecenie 2026.

Ile godzin może pracować zleceniobiorca

Ustawa nie ogranicza liczby godzin na umowie zlecenie: zleceniobiorca może pracować 60 godzin w tygodniu, jeśli tak ustaliły strony, bo normy z Kodeksu pracy go nie obejmują. Nie ma nadgodzin, dodatku 50 ani 100 procent, nie ma też płatnej przerwy 15 minut. Granicę stawia dopiero art. 22 Kodeksu pracy: gdy godziny wyznacza zleceniodawca i rozlicza z nich jak z etatu, wracamy do pytania o stosunek pracy.

W praktyce sklepu albo hotelu liczba godzin zleceniobiorcy zwykle idzie za grafikiem obsady. Tu pojawia się haczyk: wpisanie zleceniobiorcy w grafik pracy obok pracowników nie jest zakazane, ale przy układaniu grafików pracy jego dni mają wynikać z uzgodnionej dostępności, nie z polecenia. Szczegóły, w tym limity dla uczniów i studentów oraz wpływ na składki, są we wpisie ile godzin można pracować na umowę zlecenie.

Przechowywanie ewidencji czasu pracy przy zleceniu: 3 lata

Dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia przechowuje się przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne (art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). Przechowywanie ewidencji czasu pracy pracowników etatowych trwa 10 lat, a dokumentów związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy zleceniobiorców tylko te 3 lata, więc oba zbiory lepiej trzymać osobno. Dla rachunku za marzec 2026 płatnego 10 kwietnia 2026 termin mija więc 10 kwietnia 2029. To krócej niż 10 lat dla dokumentacji pracowniczej, ale wciąż na tyle długo, że luźne kartki z listą obecności giną, zanim ktoś o nie zapyta.

Nie ma wymogu papieru. Rejestr w arkuszu, skan podpisanego oświadczenia albo zapis w programie z datą są tak samo dobre, jeśli da się je odczytać i pokazać, kto i kiedy potwierdził godziny. W praktyce najwygodniejszy jest jeden plik albo jeden moduł programu na wszystkie miesiące, z możliwością wydruku za dowolny okres na wypadek kontroli.

Konsekwencje braku ewidencji czasu pracy przy zleceniu

Za wypłacanie zleceniobiorcy mniej niż minimalna stawka godzinowa grozi grzywna od 1000 do 30 000 zł (art. 8e ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). Sam brak rejestru nie ma osobnej kary w tej ustawie, ale bez liczby godzin zleceniodawca nie obroni się przed zarzutem zaniżenia stawki, a przy kontroli Państwowej Inspekcji Pracy w sporze o godziny inspektor przyjmie liczbę podaną przez zleceniobiorcę. Rzetelna ewidencja godzin jest więc obroną zleceniodawcy, nie tylko obowiązkiem.

Do tego dochodzi kontrola skarbowa i ZUS, dla których liczba godzin jest podstawą składek i zaliczek, oraz sąd cywilny, gdy zleceniobiorca dochodzi zaległego wynagrodzenia. W każdym z tych miejsc rejestr z podpisami obu stron kończy spór szybciej niż zeznania świadków. Warto dodać, że od lipca 2026 roku inspektor sprawdza przy okazji, czy zlecenie nie ma cech etatu, więc kontrola stawki i kontrola charakteru umowy idą w parze.

Lista obecności na zleceniu w sklepie, hotelu i magazynie

W firmach zmianowych zleceniobiorcy pracują obok pracowników na etacie i pokusa, żeby wszystkich wpisać na jedną listę obecności, jest duża. Trzy przykłady z praktyki pokazują, gdzie kończy się wygoda, a zaczyna ryzyko.

Sklep osiedlowy, dwie osoby na zleceniu na weekendy. Właścicielka prowadzi jeden rejestr godzin w arkuszu: sobota 6 godzin, niedziela 5 godzin, suma miesiąca, podpis przy rachunku. Lista obecności pracowników etatowych zostaje osobno. Rachunek wystawia się z sumy godzin, więc przy 44 godzinach w miesiącu wynagrodzenie nie może być niższe niż 1381,60 zł brutto.

Hotel, dziesięciu zleceniobiorców na bankiety. Godziny różnią się co dzień, więc oświadczenia miesięczne rozjeżdżały się z tym, co pamiętał kierownik sali. Rozwiązaniem był kiosk na tablecie przy zapleczu: zleceniobiorca odbija początek i koniec, a na koniec miesiąca program podaje liczbę godzin do rachunku i archiwizuje ją. W umowie dopisano, że odbicie służy policzeniu godzin, a nie wyznaczeniu czasu pracy.

Magazyn, sezon, dwudziestu zleceniobiorców z agencji i własnych. Lista obecności z podpisami „7:00 do 15:00” u wszystkich, brygadzista rozliczający spóźnienia, stałe zmiany. To układ, w którym inspektor pyta nie o listę, tylko o to, czy to jeszcze zlecenie. Rejestr godzin nic tu nie naprawi; naprawia albo umowa o pracę, albo faktyczna swoboda zleceniobiorcy w wyborze dni.

[[cta:rejestracja]]

Najczęstsze pytania

Czy do umowy zlecenia musi być lista obecności?

Nie. Lista obecności nie jest wymagana przy umowie zlecenie, bo przepisy o potwierdzaniu obecności i ewidencji czasu pracy dotyczą pracowników. Wymagane jest potwierdzanie liczby godzin wykonania zlecenia w każdym miesiącu (art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę), w formie ustalonej w umowie.

Czy do umowy zlecenie musi być wykaz godzin?

Tak. Zleceniodawca musi mieć dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia w każdym miesiącu i przechowywać je 3 lata. Bez wykazu godzin nie da się wykazać, że zleceniobiorca dostał co najmniej 31,40 zł brutto za godzinę w 2026 roku.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy zleceniobiorcy?

Najprościej jako miesięczny rejestr liczby godzin: data, liczba godzin danego dnia, suma miesiąca, podpisy obu stron. Może to być arkusz, oświadczenie zleceniobiorcy albo zapis w programie do rejestracji czasu pracy. Sposób trzeba określić w umowie; gdy go nie ma, zleceniobiorca sam przekazuje informację o liczbie godzin przed wypłatą.

Czy jest obowiązek prowadzenia list obecności?

Dla pracowników na etacie obowiązek potwierdzania obecności wynika z regulaminu pracy albo obwieszczenia, a ewidencję czasu pracy pracodawca prowadzi zawsze (art. 149 Kodeksu pracy). Dla zleceniobiorców obowiązku listy nie ma; jest obowiązek potwierdzania liczby godzin.

Czy na umowie zlecenie trzeba zgłaszać nieobecność?

Nie ma ustawowego obowiązku zgłaszania nieobecności ani jej przyczyny na zleceniu. Zleceniobiorca odpowiada za wykonanie zlecenia, nie za obecność w określonych godzinach. Strony mogą jednak umówić się na informowanie o dostępności, na przykład przy uzgadnianiu dni w grafiku.

Czy lista obecności może zamienić zlecenie w umowę o pracę?

Sama lista nie, ale codzienne podpisy w stałych godzinach są dowodem na czas pracy wyznaczony przez zleceniodawcę, czyli jedną z cech stosunku pracy z art. 22 Kodeksu pracy. Od 8 lipca 2026 roku inspektor pracy może przekształcić taką umowę w umowę o pracę decyzją, jeśli stwierdzi łącznie cechy etatu.

Jak długo przechowywać rejestr godzin zleceniobiorcy?

Trzy lata od dnia, w którym wynagrodzenie za dany miesiąc stało się wymagalne (art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). Forma dowolna: papier, arkusz, skan albo zapis w programie, byle dało się odczytać, kto i kiedy potwierdził liczbę godzin.

Ile wynosi minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenie w 2026 roku?

31,40 zł brutto za godzinę od 1 stycznia 2026 roku, a od 1 stycznia 2027 roku 32,30 zł (Dz.U. 2026 poz. 1213). Za wypłacanie mniej grozi grzywna od 1000 do 30 000 zł.

Czy rejestr godzin zlecenia w formacie PDF wystarczy?

Tak, jeśli zawiera daty, liczbę godzin w poszczególnych dniach, sumę miesiąca i potwierdzenie obu stron, na przykład podpis na wydruku albo zatwierdzenie w programie. Plik PDF bez podpisu jest oświadczeniem jednej strony i w sporze ma mniejszą wagę.

Podstawa prawna

• Ustawa z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1773): art. 8a (wypłata co najmniej raz w miesiącu), art. 8b (potwierdzanie liczby godzin wykonania zlecenia), art. 8c (przechowywanie dokumentów przez 3 lata), art. 8e (grzywna od 1000 do 30 000 zł).
• Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2027 r. (Dz.U. 2026 poz. 1213): 4950 zł i 32,30 zł od 1 stycznia 2027 r.
• Kodeks pracy (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245): art. 22 § 1 i § 1^1 (cechy stosunku pracy), art. 149 (ewidencja czasu pracy pracowników).
• Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. 2026 poz. 473): decyzja o przekształceniu umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę od 8 lipca 2026 r.

Stan prawny na 26 września 2026 roku.

Godziny zleceniobiorców obok grafiku, bez kartek

W firmach, które prowadzą kilka sklepów albo działów, godziny zleceniobiorców najczęściej gubią się między listą obecności etatowców a oświadczeniami spływającymi po terminie. Proplanum zapisuje odbicia z kiosku na tablecie albo z telefonu i na koniec miesiąca podaje liczbę godzin każdego zleceniobiorcy do rachunku, osobno od ewidencji pracowników. Jak wygląda taka rejestracja czasu pracy w placówce, pokazuje strona funkcji.