Ewidencja godzin pracy na umowie zlecenie: wzór 2026 w XLSX i PDF

Ewidencja godzin pracy na zleceniu: po co ją prowadzić i co musi zawierać?

Ewidencja godzin pracy na umowie zlecenie potwierdza liczbę godzin wykonania zlecenia w miesiącu. Od 2017 roku każda umowa zlecenia i umowa o świadczenie usług musi zapewniać wynagrodzenie nie niższe niż minimalna stawka godzinowa (art. 8a ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę), a bez liczby godzin nie da się tego sprawdzić. W 2026 roku stawka wynosi 31,40 zł brutto za godzinę (Dz.U. 2025 poz. 1242).

Ten wzór jest właśnie dla zleceniobiorców i zleceniodawców: jedna kartka na osobę i miesiąc, dni od 1 do 31, liczba godzin, uwagi i dwa podpisy. Dla pracowników na umowie o pracę obowiązuje inny dokument, ewidencja czasu pracy z art. 149 Kodeksu pracy; do jej zasilania służy lista godzin pracy z rubrykami nadgodzin i pory nocnej.

Kto ustala sposób potwierdzania godzin?

Strony w umowie (art. 8b ust. 1). Może to być podpisana miesięczna ewidencja jak ta, raport w mailu albo zapis w aplikacji. Jeśli umowa milczy, zleceniobiorca sam przedkłada informację o liczbie godzin w formie pisemnej, elektronicznej albo dokumentowej, przed terminem wypłaty (art. 8b ust. 2). Gdy umowa jest ustna, zleceniodawca ma potwierdzić ustalenia o sposobie liczenia godzin jeszcze przed rozpoczęciem pracy (art. 8b ust. 3).

W praktyce najbezpieczniej wpisać do umowy jedno zdanie: „liczbę godzin strony potwierdzają w miesięcznej ewidencji podpisanej przez obie strony do trzeciego dnia następnego miesiąca”. Wtedy kartka z tego wzoru jest dokumentem, o którym mówi umowa, a nie luźną notatką. Przykład: w restauracji student na zleceniu pracuje w piątki i soboty po 6 godzin; na koniec miesiąca ewidencja pokazuje 48 godzin, a przy stawce 32 zł wynagrodzenie 1 536 zł brutto mieści się powyżej minimum.

Czy to jest ewidencja czasu pracy?

Nie. Ewidencja czasu pracy z art. 149 Kodeksu pracy dotyczy pracowników i obejmuje godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodziny, porę nocną, dyżury i nieobecności. Zleceniobiorcy nie obowiązują normy dobowe ani tygodniowe, nie ma nadgodzin ani dodatku nocnego, więc ewidencja godzin na zleceniu wykazuje tylko jedno: ile godzin przepracowano.

Zbyt szczegółowa ewidencja bywa wręcz ryzykowna. Jeśli zleceniodawca wyznacza godziny od i do, miejsce i podlega mu kierownik jak w pracy etatowej, PIP może uznać, że to stosunek pracy (art. 22 § 1 Kodeksu pracy), a zawarcie umowy cywilnoprawnej w takich warunkach jest wykroczeniem z art. 281 § 1 pkt 1. Dlatego wzór ma rubrykę „Liczba godzin”, a nie „od” i „do”. O granicach pisze wpis ile godzin można pracować na umowę zlecenie.

Jak długo przechowywać ewidencję?

Trzy lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne (art. 8c). Zleceniodawca przechowuje zarówno dokument z ustalonym sposobem potwierdzania godzin (umowę), jak i same potwierdzenia. Przy wypłacie do 10. dnia miesiąca ewidencja za styczeń 2026 musi być dostępna do lutego 2029.

Przechowywać można papierowo albo elektronicznie. Wersja XLSX z tego wzoru ma format A4 i obszar wydruku na jedną stronę, więc po wypełnieniu wystarczy zapisać ją jako PDF do archiwum i wydrukować do podpisu.

Co grozi za brak ewidencji?

Ustawa nie karze za brak samej kartki, ale za wypłatę poniżej minimalnej stawki godzinowej: grzywna od 1 000 do 30 000 zł (art. 8e ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). Bez potwierdzonej liczby godzin zleceniodawca nie ma jak wykazać, że stawkę zachował, a w sporze o wynagrodzenie liczy się wersja zleceniobiorcy.

Kontrolę prowadzi Państwowa Inspekcja Pracy, która przy okazji sprawdza, czy zlecenie nie zastępuje etatu. Prosta, podpisana co miesiąc ewidencja zamyka oba tematy. W firmach, gdzie zleceniobiorcy pracują obok pracowników etatowych, godziny obu grup wygodnie zbierać w jednym miejscu; rejestracja czasu pracy w Proplanum liczy godziny zleceniobiorców osobno od ewidencji pracowników.

Stan prawny na 1 września 2026.