Ewidencja czasu pracy a umowa zlecenie: kiedy jest obowiązkowa, jak potwierdzać godziny i co grozi za jej brak

Obowiązek nie wynika z Kodeksu pracy, tylko z ustawy o minimalnym wynagrodzeniu, i służy jednemu: sprawdzeniu, czy zleceniobiorca dostał za każdą godzinę co najmniej 31,40 zł brutto w 2026 roku. Za wypłatę poniżej stawki grozi grzywna od 1000 do 30 000 zł.

W praktyce „ewidencja czasu pracy zleceniobiorcy” to inny dokument niż ewidencja pracownika z art. 149 Kodeksu pracy: nie ma w niej nadgodzin, pory nocnej ani dyżurów, jest tylko liczba godzin w miesiącu i podpis albo potwierdzenie elektroniczne. Ten wpis pokazuje, kogo obowiązek dotyczy, jak potwierdzać godziny, ile trzymać dokumenty, jak wygląda kontrola inspekcji i co robić w sytuacjach granicznych: brak godzin w miesiącu, grafik dla zleceniobiorcy, kierowca na zleceniu. Sam dokument rejestru i jego wypełnienie opisuje wpis o rejestrze godzin realizacji zlecenia.

Stan prawny na wrzesień 2026, ostatnia aktualizacja 26 września 2026.

Skąd bierze się obowiązek ewidencji godzin przy umowie zlecenie

Obowiązek ewidencjonowania godzin przy umowie zlecenie wynika z art. 8a i 8b ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, które od 1 stycznia 2017 roku wymagają, żeby wynagrodzenie za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług nie było niższe niż minimalna stawka godzinowa, a strony określiły w umowie sposób potwierdzania liczby godzin. Bez liczby godzin nie da się sprawdzić stawki, dlatego ustawa nie nakazuje wprost „prowadzić ewidencji”, tylko potwierdzać godziny i przechowywać potwierdzenia.

Ewidencja czasu pracy w rozumieniu Kodeksu pracy dotyczy wyłącznie pracowników na umowie o pracę (art. 149 Kodeksu pracy) i zawiera godziny pracy, nadgodziny, porę nocną, dyżury, urlopy i zwolnienia. Zleceniobiorca nie jest pracownikiem, więc tej ewidencji się dla niego nie prowadzi. Prowadzi się za to potwierdzenie liczby godzin, które w praktyce nazywa się ewidencją czasu pracy na umowie zleceniu, rejestrem godzin realizacji zlecenia albo kartą godzin zleceniobiorcy. Strony umowy zlecenia mogą nazwać ten dokument dowolnie; liczy się treść.

Kogo dotyczy ewidencja czasu pracy zleceniobiorcy, a kogo nie

Potwierdzanie godzin dotyczy każdej umowy zlecenia z art. 734 Kodeksu cywilnego i umowy o świadczenie usług z art. 750, wykonywanej przez osobę fizyczną albo osobę prowadzącą działalność, która sama nie zatrudnia pracowników ani zleceniobiorców, na rzecz przedsiębiorcy albo innej jednostki organizacyjnej (art. 8a ustawy o minimalnym wynagrodzeniu). Nie ma znaczenia, czy wynagrodzenie zapisano na godzinę, miesięcznie czy za zadanie: także przy 4000 zł miesięcznie trzeba wiedzieć, ile było godzin, bo 4000 zł za 150 godzin to 26,67 zł i za mało.

Ustawa wyłącza z obowiązku cztery grupy (art. 8d): zleceniobiorców, którzy sami decydują o miejscu i czasie wykonania zlecenia i dostają wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne; umowy o prowadzenie rodzinnego domu pomocy; umowy o pełnienie funkcji rodziny zastępczej i podobne, gdy opieka trwa bez przerwy dłużej niż dobę; umowy o opiekę podczas wypoczynków i wycieczek oraz opiekę domową nad osobą niepełnosprawną, chorą lub starszą, gdy opiekun mieszka z podopiecznym. Handlowiec na prowizji, który sam układa dzień, ewidencji nie prowadzi; handlowiec z podstawą i prowizją już tak.

Umowa o dzieło nie podlega tym przepisom, bo nie jest umową z art. 734 ani 750, ale przekwalifikowanie dzieła na zlecenie przez ZUS albo sąd oznacza wsteczny obowiązek wyrównania do stawki minimalnej i wsteczny brak potwierdzeń godzin. Pracownik tymczasowy na zleceniu ma osobną regułę: ewidencję liczby godzin prowadzi pracodawca użytkownik, u którego pracuje (art. 8b ust. 4).

Jak prowadzić ewidencję godzin na umowie zlecenie i potwierdzać liczbę przepracowanych godzin

Sposób potwierdzania liczby godzin określają strony w umowie zlecenia (art. 8b ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu), a gdy tego nie zrobią, zleceniobiorca sam przedkłada informację o liczbie godzin w formie pisemnej, elektronicznej albo dokumentowej przed terminem wypłaty (ust. 2). Umowa zawarta ustnie wymaga, żeby zleceniodawca przed rozpoczęciem zlecenia potwierdził ustalenia o sposobie liczenia godzin na piśmie, mailem albo w innej formie dokumentowej (ust. 3). Ustawa nie narzuca wzoru ewidencji, więc może to być karta miesięczna, raport z aplikacji albo suma odbić z czytnika; osoba przyjmująca zlecenie potwierdza godziny wykonywania zlecenia, a zleceniodawca przyjęcie potwierdzenia.

W firmach sprawdzają się trzy modele. Pierwszy to miesięczna karta godzin z datą, liczbą godzin i podpisem zleceniobiorcy, zatwierdzana przez kierownika przed listą płac; wzór jest w darmowym wzorze ewidencji godzin pracy. Drugi to raport z rejestracji czasu pracy, gdy zleceniobiorca odbija się w tym samym kiosku albo aplikacji co pracownicy; raport podpisany elektronicznie spełnia formę dokumentową. Trzeci, w usługach terenowych, to zestawienie zleceń z czasem każdego z nich, potwierdzane mailem.

Zapis w umowie może brzmieć: „Zleceniobiorca potwierdza liczbę godzin wykonania zlecenia w miesięcznym zestawieniu przekazywanym Zleceniodawcy w formie dokumentowej do 3. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania zlecenia; Zleceniodawca potwierdza przyjęcie zestawienia w tej samej formie”. Przy rejestracji elektronicznej zamiast zestawienia wpisuje się „raport z systemu rejestracji czasu pracy z sumą godzin za miesiąc”. Ważne, żeby potwierdzenie było przed wypłatą, bo od liczby godzin zależy, czy wypłata jest zgodna z ustawą.

Minimalna stawka godzinowa 2026 a liczba godzin w ewidencji

Minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenie wynosi w 2026 roku 31,40 zł brutto, a od 1 stycznia 2027 roku 32,30 zł brutto (Dz.U. 2025 poz. 1242 i Dz.U. 2026 poz. 1213); ewidencja godzin służy do tego, żeby podzielić wypłatę przez godziny i sprawdzić, czy wynik nie jest niższy. Przy 86 godzinach minimum to 2700,40 zł, przy 120 godzinach 3768,00 zł, przy 160 godzinach 5024,00 zł brutto.

Przykład z ewidencji: zleceniobiorca w magazynie miał w umowie 3500 zł miesięcznie, a karta godzin pokazała 120 godzin. Stawka wychodzi 29,17 zł, więc zleceniodawca musi dopłacić 268,00 zł do 3768,00 zł, bo zapis w umowie o niższej stawce jest nieważny, a zleceniobiorca nie może zrzec się prawa do wyrównania (art. 8a ust. 2 i 4). Gdyby kart nie było, inspektor przyjąłby liczbę godzin z zeznań zleceniobiorcy.

Wynagrodzenie w wysokości wynikającej ze stawki minimalnej wypłaca się w pieniądzu, a przy umowach dłuższych niż miesiąc co najmniej raz w miesiącu (art. 8a ust. 5 i 6). Rozliczenie kwartalne albo „po zakończeniu projektu” jest dopuszczalne tylko dla części ponad minimum. Pełne omówienie stawki, składek ZUS i zmian w 2026 roku jest we wpisie o umowie zlecenie 2026.

Przechowywanie ewidencji godzin: 3 lata od dnia wymagalności

Zleceniodawca przechowuje dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin oraz same potwierdzenia przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne (art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu). Wynagrodzenie za marzec 2026 roku, płatne 10 kwietnia 2026 roku, ma potwierdzenie godzin przechowywane do 10 kwietnia 2029 roku. Termin liczy się dla każdego miesiąca osobno, nie od końca umowy.

Forma przechowywania jest dowolna: segregator z podpisanymi kartami, PDF podpisany elektronicznie w folderze z rokiem i miesiącem albo archiwum w systemie rejestracji czasu pracy z eksportem do PDF. Warunkiem jest możliwość odtworzenia liczby godzin i tego, kto ją potwierdził. Skan papierowej karty spełnia wymóg, jeśli oryginał istniał; wydruk raportu z systemu bez podpisu elektronicznego lepiej opatrzyć potwierdzeniem mailowym.

W praktyce firmy z rotacją zleceniobiorców, na przykład w gastronomii sezonowej albo w magazynach, gubią karty osób, które odeszły. Program, który trzyma godziny z odbić i potwierdzenia w jednym miejscu przez wymagane 3 lata, rozwiązuje to bez segregatorów; jak działa taki czytnik i system RCP, opisuje osobny wpis. Okres 3 lat pokrywa się z przedawnieniem roszczeń zleceniobiorcy z Kodeksu cywilnego, więc po jego upływie dokumenty można usunąć.

[[cta:rcp]]

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy i kary za brak ewidencji

Państwowa Inspekcja Pracy kontroluje przestrzeganie minimalnej stawki godzinowej u zleceniodawców, a za wypłatę wynagrodzenia poniżej stawki grozi grzywna od 1000 do 30 000 zł (art. 8e ustawy o minimalnym wynagrodzeniu); sam brak ustaleń o potwierdzaniu godzin nie ma osobnej sankcji, ale bez godzin inspektor nie może potwierdzić stawki i przyjmuje liczbę godzin z zeznań zleceniobiorcy. Od 8 lipca 2026 roku inspektor może też decyzją przekształcić zlecenie w umowę o pracę, gdy praca ma cechy stosunku pracy.

Inspektor pyta o trzy rzeczy: gdzie w umowie jest sposób potwierdzania godzin, gdzie są potwierdzenia za ostatnie miesiące i jak wynagrodzenie dzieli się przez godziny. Najczęstsze ustalenia to brak potwierdzeń w ogóle, potwierdzenia „zbiorcze” bez podziału na osoby i wynagrodzenie miesięczne bez godzin, którego nie da się sprawdzić. Rzadziej trafia się zaokrąglanie godzin w dół, na przykład 7,5 godziny zapisane jako 7.

Granica między zleceniem a etatem przebiega obok ewidencji, ale ją dotyka. Zleceniobiorca, który ma grafik, stałe godziny i kierownika, wykazuje znamiona stosunku pracy (art. 22 § 1 Kodeksu pracy), a szczegółowa ewidencja godzin z odbiciami co do minuty bywa w sporze dowodem na podporządkowanie. Potwierdzanie sumy godzin w miesiącu jest bezpieczne; rozliczanie spóźnień co do minuty jak u pracowników już nie.

Umowa zlecenie a grafik pracy: ile godzin można pracować i co, gdy brak godzin

Zleceniobiorcy nie układa się grafiku pracy w rozumieniu Kodeksu pracy, bo nie podlega on normom czasu pracy ani kierownictwu, ale strony mogą uzgodnić w umowie dni i godziny dostępności, na przykład „zmiany w soboty i niedziele od 8:00 do 16:00 według ustaleń tygodniowych”; taki plan dostępności nie jest rozkładem czasu pracy i nie daje prawa do nadgodzin. Uzgodnienie musi zostawić zleceniobiorcy swobodę odmowy konkretnej zmiany, inaczej umowa nabiera cech stosunku pracy.

Brak przepracowanych godzin w miesiącu oznacza brak wynagrodzenia, jeśli umowa jest rozliczana godzinowo, a zleceniodawca nie ma obowiązku zapewnić minimalnej liczby godzin; przy wynagrodzeniu miesięcznym stałym brak godzin nie obniża wypłaty, ale też nie zwalnia z potwierdzenia, że godzin było zero. Student na zleceniu w sklepie, który w lipcu nie wziął żadnej zmiany, dostaje 0 zł i kartę z zerem godzin. Wymiar czasu pracy, czyli 160 czy 176 godzin w miesiącu, zleceniobiorcy nie dotyczy; obowiązuje go tylko liczba godzin faktycznie wykonanych.

Limity godzin na zleceniu nie istnieją w ustawie, ale 60 godzin tygodniowo przez kilka miesięcy w jednym miejscu, z grafikiem i kierownikiem, kończy się zwykle przekwalifikowaniem na etat. Ile godzin można bezpiecznie planować, żeby zlecenie zostało zleceniem, opisuje wpis o limicie godzin na umowie zlecenie.

Ewidencja czasu pracy kierowcy na umowę zlecenie

Kierowca na umowie zlecenie podlega dodatkowo ustawie o czasie pracy kierowców: przedsiębiorca prowadzi dla niego ewidencję czasu pracy jak dla kierowcy zatrudnionego, z tachografu, kart drogowych albo rejestrów, i pilnuje norm czasu prowadzenia pojazdu z rozporządzenia 561/2006. Ewidencja z ustawy o minimalnym wynagrodzeniu i ewidencja z ustawy o czasie pracy kierowców to dwa obowiązki, które w praktyce spełnia jeden dokument z liczbą godzin, o ile zawiera sumę godzin w miesiącu.

Dla kierowcy busa w firmie kurierskiej na zleceniu oznacza to kartę z godzinami prowadzenia, innej pracy i dyżurów, z sumą do rozliczenia stawki 31,40 zł. Dla kierowcy w transporcie drogowym powyżej 3,5 tony dane z tachografu są ewidencją same w sobie, a firma dokłada do nich potwierdzenie sumy godzin. Sama liczba kilometrów nie wystarcza, bo stawka minimalna liczy się od godzin, nie od trasy.

W małych firmach transportowych i przy dowozach do sklepów najczęstszy błąd to rozliczanie kierowcy na zleceniu „od kursu” bez godzin. Gdy kurs trwa 6 godzin, a stawka za kurs to 150 zł, wychodzi 25 zł za godzinę i firma jest winna dopłatę. Ewidencja godzin chroni tu obie strony, bo pokazuje, kiedy stawka za kurs przestaje wystarczać, i pozwala wypłacić wyrównanie za każdą godzinę pracy z tytułu umowy zlecenia, a nie za kurs.

Papier, format PDF czy elektroniczna ewidencja czasu pracy zleceniobiorcy

Ustawa dopuszcza formę pisemną, elektroniczną i dokumentową, więc papierowa karta i raport z systemu są równoważne; różnica leży w kosztach błędów: karta papierowa ginie, jest sumowana ręcznie i podpisywana po fakcie, a raport z rejestracji czasu pracy powstaje z odbić, sumuje się sam i ma znacznik czasu. Przy pięciu zleceniobiorcach papier wystarcza, przy pięćdziesięciu w kilku placówkach przestaje.

Format PDF nadaje się do archiwum, a forma elektroniczna z podpisem albo potwierdzeniem w systemie do bieżącego potwierdzania. Elektroniczna ewidencja czasu pracy zleceniobiorców działa najlepiej, gdy zleceniobiorcy odbijają się w tym samym kiosku albo aplikacji co pracownicy, a program rozdziela raporty według rodzaju umowy: dla pracowników pełna ewidencja z art. 149, dla zleceniobiorców tylko suma godzin i potwierdzenie. Ten sam raport wchodzi do listy płac i do archiwum na 3 lata. Format PDF do archiwum jest wygodny, ale to nie forma dokumentu decyduje o zgodności, tylko to, czy da się z niego odczytać liczbę godzin i potwierdzenie.

Wybór narzędzia opisuje wpis o rejestratorze czasu pracy, a to, jak potwierdzanie godzin łączy się z listą obecności, wpis o liście obecności przy umowie zlecenie. W sklepach i magazynach z mieszaną załogą jeden kiosk dla wszystkich kończy spór, czy zleceniobiorca „był” tego dnia.

[[cta:sklep]]

Najczęstsze pytania o ewidencję czasu pracy przy umowie zlecenie

Jak ewidencjonować liczbę przepracowanych godzin na umowie zlecenie?

W sposób ustalony w umowie: miesięczną kartą godzin z podpisem, raportem z rejestracji czasu pracy albo zestawieniem zleceń potwierdzanym mailem, zawsze przed terminem wypłaty. Gdy umowa nie określa sposobu, zleceniobiorca sam składa informację o liczbie godzin w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej. Ustawa nie narzuca wzoru dokumentu.

Kiedy nie trzeba prowadzić ewidencji czasu pracy?

Potwierdzania godzin nie stosuje się do zleceniobiorcy, który sam decyduje o miejscu i czasie wykonania zlecenia i dostaje wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne, do rodzinnych domów pomocy, rodzin zastępczych, opieki podczas wycieczek i opieki domowej z zamieszkaniem u podopiecznego (art. 8d ustawy o minimalnym wynagrodzeniu). Umowa o dzieło nie podlega tym przepisom.

Jaka dokumentacja przy umowie zlecenie?

Umowa zlecenia z zapisem o sposobie potwierdzania godzin, miesięczne potwierdzenia liczby godzin, rachunki albo listy wypłat oraz dokumenty ZUS. Potwierdzenia godzin i ustalenia o ich sposobie przechowuje się 3 lata od dnia wymagalności wynagrodzenia. Kierowca na zleceniu ma dodatkowo ewidencję z ustawy o czasie pracy kierowców.

Czy na umowie zlecenie musi być lista obecności?

Nie, lista obecności nie jest wymagana, bo zleceniobiorca nie ma obowiązku obecności w rozumieniu Kodeksu pracy. Wymagane jest potwierdzenie liczby godzin wykonania zlecenia, które może mieć formę listy godzin, karty miesięcznej albo raportu z systemu. Lista obecności bez godzin nie wystarcza do sprawdzenia stawki minimalnej.

Czy do umowy zlecenia musi być ewidencja godzin?

Tak, w postaci potwierdzenia liczby godzin wykonania zlecenia określonego w umowie i przechowywanego przez 3 lata (art. 8b i 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu). Bez niego nie da się wykazać, że zleceniobiorca dostał co najmniej 31,40 zł za godzinę w 2026 roku, a inspektor przyjmie liczbę godzin z jego zeznań.

Na co należy uważać przy umowie zlecenie?

Na stawkę poniżej 31,40 zł za godzinę po podzieleniu wypłaty przez godziny, na brak zapisu o potwierdzaniu godzin w umowie, na wypłaty rzadziej niż raz w miesiącu przy umowach dłuższych niż miesiąc oraz na cechy stosunku pracy: stały grafik, kierownictwo, brak możliwości odmowy zmiany. Od 8 lipca 2026 roku inspektor pracy może taką umowę przekształcić w etat decyzją.

Czy w umowie zlecenie musi być podana liczba godzin?

Nie, umowa nie musi wskazywać liczby godzin z góry; musi wskazywać sposób ich potwierdzania. Liczy się liczba godzin faktycznie wykonanych i potwierdzonych, a wynagrodzenie za każdą z nich nie może być niższe niż stawka minimalna.

Co, gdy zleceniobiorca nie przepracował żadnej godziny w miesiącu?

Przy rozliczeniu godzinowym nie dostaje wynagrodzenia, a potwierdzenie za ten miesiąc wskazuje zero godzin. Zleceniodawca nie ma obowiązku zapewnić minimalnej liczby godzin. Przy wynagrodzeniu miesięcznym stałym wypłata nie maleje, ale potwierdzenie liczby godzin nadal trzeba mieć.

Jak długo przechowywać ewidencję godzin zleceniobiorcy?

3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie za dany miesiąc stało się wymagalne (art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu). Wynagrodzenie za marzec 2026 roku płatne 10 kwietnia 2026 roku ma potwierdzenie przechowywane do 10 kwietnia 2029 roku, w formie papierowej albo elektronicznej.

Czy ewidencję godzin zleceniobiorcy można prowadzić w programie do rejestracji czasu pracy?

Tak, raport z odbić w kiosku albo aplikacji z sumą godzin w miesiącu i potwierdzeniem elektronicznym spełnia formę elektroniczną albo dokumentową z art. 8b. Program powinien rozdzielać raporty pracowników i zleceniobiorców, żeby zleceniobiorca nie dostawał ewidencji z nadgodzinami i porą nocną, które go nie dotyczą.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. 2002 nr 200 poz. 1679 ze zm.): art. 8a, 8b, 8c, 8d, 8e.
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1242): stawka 31,40 zł w 2026 r.; rozporządzenie z dnia 14 września 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1213): stawka 32,30 zł w 2027 r.
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 2026 poz. 1245): art. 22 § 1, art. 149.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny: art. 734, 750.
• Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. 2004 nr 92 poz. 879).

Godziny zleceniobiorców w tym samym miejscu co godziny pracowników

W sklepie, magazynie albo hotelu z mieszaną załogą najprościej potwierdzać godziny zleceniobiorców tam, gdzie liczy się godziny wszystkich: w rejestracji czasu pracy. Odbicie w kiosku albo w telefonie daje sumę godzin w miesiącu, potwierdzenie elektroniczne i archiwum na 3 lata, a program sam pokazuje, czy wypłata podzielona przez godziny trzyma 31,40 zł. Tak działa moduł rejestracji czasu pracy w Proplanum, z osobnym raportem dla umów cywilnoprawnych.