Co to jest lista obecności pracowników?
Lista obecności pracownika to prosty dokument, który jest kluczowy w sprawie dokumentacji pracowniczej. Stanowi potwierdzeniem obecności pracownika w zakładzie pracy w danym dniu. To jedno z podstawowych narzędzi, które wspierają ewidencjonowanie czasu pracy, choć nie zastępuje obowiązkowej ewidencji czasu pracy prowadzonej przez pracodawcę.
W praktyce lista obecności pracownika pozwala na potwierdzania przyjścia pracowników przybycia oraz odnotowanie ich obecności lub nieobecności. Dzięki temu pracodawca ma przejrzysty obraz sytuacji w zakładzie pracy.
Lista obecności a ewidencja czasu pracy
Lista obecności pracowników i ewidencja czasu pracy to dwa różne dokumenty, choć są ze sobą powiązane.
- lista obecności: służy jedynie do potwierdzania przyjścia i obecności pracowników w zakładzie pracy.
Przykład: Jeśli pracownik stawił się do pracy o godzinie 8:00, to jego obecność zostaje odnotowana, ale szczegóły, takie jak przerwy czy nadgodziny, nie są dokumentowane. - ewidencja czasu pracy: to bardziej szczegółowy dokument wymagany przez kodeks pracy, który rejestruje godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerwy oraz wcześniejsze wyjścia.
Warto zauważyć, że lista obecności pracowników jest często pierwszym krokiem w generowaniu ewidencji czasu pracy.
Wzór listy obecności
Dobry wzór listy obecności powinien zawierać podstawowe dane, takie jak:
- data;
- nazwisko pracownika lub jego identyfikator;
- godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy;
- informację o obecności lub usprawiedliwiania nieobecności;
Przykład: Papierowe listy obecności mogą zawierać rubryki na podpis pracownika potwierdzający jego obecność w zakładzie pracy. Z kolei lista obecności w formie elektronicznej, np. rejestracji czasu online, umożliwia łatwe generowanie listy obecności i jej automatyczne uzupełnianie.
Lista obecności a RODO
Lista obecności, podobnie jak ewidencjonowanie czasu pracy, musi być zgodna z przepisami RODO. Oto kluczowe zasady:
- dane osobowe: lista obecności może zawierać tylko podstawowe dane, takie jak nazwisko pracownika i godziny pracy;
- zakaz przetwarzania wrażliwych danych: na przykład informacje o zwolnieniach lekarskich nie powinny znajdować się na liście obecności;
W praktyce lista obecności służy wyłącznie jako dokument potwierdzeniem obecności pracownika, co eliminuje ryzyko naruszenia prywatności.
Korzyści z prowadzenia listy obecności
Prowadzenie listy obecności pracowników przynosi wiele korzyści dla zakładów pracy:
- zgodność z przepisami: to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy, określony przez kodeks pracy;
- usprawnienie administracji: wzory w formie elektronicznej (docx lub pdf) eliminują błędy, które często zdarzają się w przypadku papierowych list obecności, co przyczynia się do większej efektywności i uproszczenia procesów w firmie;
- przejrzystość: lista obecności w zakładzie pracy umożliwia szybkie sprawdzenie obecności pracowników przybycia i odnotowanie ewentualnych wcześniejszych wyjść;
Lista obecności w praktyce
Obecnie coraz więcej firm odchodzi od formie papierowej listy obecności na rzecz elektronicznych rozwiązań. System informatyczny umożliwia automatyczne generowanie listy obecności oraz jej przechowywanie zgodnie z zasadami RODO.
Jednak w małych zakładach pracy, lub w firmach, gdzie budżet jest ograniczony, forma wydrukowanej listy obecności nadal znajduje zastosowanie.
Technologie wspierające prowadzenie listy obecności
Jednym z najpopularniejszych rozwiązań są systemy elektroniczne do zarządzania czasem pracy - często w postaci aplikacji mobilnych. Umożliwiają one pracownikom elektroniczne potwierdzanie obecności w pracy z dowolnego miejsca, co jest szczególnie przydatne w przypadku pracy zdalnej.
Darmowy wzór listy obecności do pobrania
W odpowiedzi na potrzeby różnych firm Proplanum przygotowało darmowy wzór listy obecności, dostępny w dwóch formatach xlsx i pdf dla danego pracownika.
Oba wzory można pobrać i dostosować do indywidualnych potrzeb zakładu pracy. Pobranie listy obecności jest proste i wygodne – wystarczy kliknąć, aby uzyskać gotowy dokument do wykorzystania.
Jak wypełnić listę obecności?
Wypełnianie listy obecności to czynność, która powinna być wykonywana regularnie, aby zapewnić dokładne ewidencjonowanie czasu pracy. Oto kroki, które pomogą w prawidłowym wypełnieniu listy obecności:
- dane pracownika: uzupełnij podstawowe informacje odnoszące się do imienia, nazwiska i stanowiska pracownika, dla którego została przygotowana lista;
- data: w pierwszej kolumnie zanotuj datę, dla której prowadzona jest lista obecności;
- godziny rozpoczęcia i zakończenia: w drugiej i trzeciej kolumnie wpisz godziny rozpoczęcia i zakończenia zmiany pracownika. Te dane są niezbędne do monitorowania czasu pracy i ewentualnych nadgodzin;
- liczba godzin: w czwartej kolumnie wpisz całkowitą przepracowaną liczbę godzin, która ułatwi zweryfikowanie nadgodzin, np. porównując planowany czas w grafiku pracy do rzeczywistego;
- uwagi: w piątej kolumnie możesz wpisać uwagi dotyczące listy obecności;
- podpis pracownika: w szóstej kolumnie umieść podpis pracownika, który potwierdza jego obecność w pracy. Podpis pracownika jest ważnym elementem, który formalizuje jego obecność;
Lista obecności może być prowadzona zarówno w formie wydrukowanej, jak i elektronicznej. W przypadku formy elektronicznej, warto upewnić się, że system jest bezpieczny i niezawodny, co zapewni ochronę danych osobowych pracowników.
Pamiętaj, że przy elektronicznej liście obecności istnieje ryzyko, że pracownik może podpisać się za kogoś innego, zwłaszcza jeśli samodzielnie ją wypełnia.
Rozdziały:
