Roczna karta ewidencji czasu pracy: co zawiera, jak ją prowadzić i jak długo przechowywać

Zakres danych wynika z § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, a obowiązek prowadzenia z art. 149 Kodeksu pracy; układ roczny jest wyborem pracodawcy, nie osobnym dokumentem.

W kadrach karta roczna służy do zamknięcia roku: pokazuje, ile godzin osoba przepracowała wobec wymiaru 2008 godzin w 2026 roku, ile miała nadgodzin i nocy, ile urlopu zostało. Poniżej: co musi zawierać, jak wypełniać ją miesiąc po miesiącu na przykładzie pracownika sklepu, co z systemem zadaniowym i pracą zdalną, kto odpowiada za wpisy i jak długo kartę przechowywać.

Stan prawny na wrzesień 2026, ostatnia aktualizacja 26 września 2026.

Czym jest roczna karta ewidencji czasu pracy

Roczna karta ewidencji czasu pracy to część dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika (§ 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r., tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474), w której dwanaście miesięcy jednego roku kalendarzowego zapisano na wspólnym arkuszu. Podstawą jest art. 149 § 1 Kodeksu pracy: pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń.

Słowo „roczna” opisuje układ, nie treść. W karcie miesięcznej każdy dzień ma własny wiersz, a miesiąc własną stronę. W karcie rocznej wiersze to dni od 1 do 31, kolumny to miesiące, a na dole i z boku są sumy. Ewidencja musi jednak nadal pokazywać każdy dzień z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy, więc roczny arkusz zwykle łączy się z kartami miesięcznymi albo z zapisem w programie, z którego arkusz roczny jest wydrukiem.

W praktyce sklepu wygląda to tak: kierowniczka zamyka każdy miesiąc w karcie miesięcznej z godzinami od i do, a kadry przenoszą sumy do arkusza rocznego, z którego liczą nadgodziny średniotygodniowe na koniec okresu rozliczeniowego i urlop pozostały do końca roku. Jak wypełniać kartę miesięczną dzień po dniu, opisuje wpis o karcie czasu pracy pracownika.

Co musi zawierać karta ewidencji czasu pracy

Karta ewidencji czasu pracy, miesięczna i roczna, musi zawierać dziewięć rodzajów danych z § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej: liczbę przepracowanych godzin z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny nadliczbowe, godziny w porze nocnej, dni wolne z tytułem ich udzielenia, dyżury z godzinami i miejscem, zwolnienia od pracy, inne usprawiedliwione nieobecności, nieusprawiedliwione nieobecności oraz czas pracy młodocianego przy pracach wzbronionych. Nie ma urzędowego wzoru, więc kolumn może być więcej, ale nie mniej.

W układzie rocznym te dziewięć rubryk rozkłada się zwykle na trzy części. Część dzienna to siatka dni i miesięcy z symbolem albo liczbą godzin w każdej komórce: 8, 12, W5 za wolną sobotę, WN za niedzielę, UW za urlop, CH za chorobę. Część miesięczna to wiersz sum: godziny przepracowane, wymiar, nadgodziny 50 i 100 procent, godziny nocne, dyżury, dni urlopu. Część roczna to sumy z dwunastu miesięcy i saldo urlopu.

Zasady ewidencji, obowiązek jej prowadzenia i kary za jej brak omawia osobno wpis o ewidencji czasu pracy pracownika. Tu skupiamy się na tym, jak zbudować i wypełnić układ roczny.

Jak wypełniać roczną kartę miesiąc po miesiącu: przykład roku 2026

Roczną kartę ewidencji czasu pracy wypełnia się po zamknięciu każdego miesiąca, wpisując godziny przepracowane obok wymiaru z art. 130 Kodeksu pracy, nadgodziny, godziny nocne i nieobecności, tak żeby na koniec roku suma godzin, nadgodzin i urlopu zgadzała się z dwunastoma kartami miesięcznymi. W 2026 roku wymiar pełnego etatu wynosi 2008 godzin, od 160 w styczniu do 184 w lipcu.

Przykład modelowy: kasjerka na pełny etat w sklepie z dwiema zmianami, część zmian do 22:00, więc co miesiąc ma kilka godzin w porze nocnej. W lutym i sierpniu zostawała po godzinach, w lipcu miała tydzień urlopu, w kwietniu i grudniu po jednym dniu.

Suma za rok mówi to, czego nie widać w żadnym pojedynczym miesiącu. Kasjerka przepracowała 1980 godzin przy wymiarze 2008, bo 56 godzin, czyli 7 dni, spędziła na urlopie, a 28 godzin to nadgodziny do wypłaty z dodatkiem albo do oddania w czasie wolnym. Z puli 20 dni zostało jej 13 dni na resztę roku albo do 30 września 2027 roku. 208 godzin nocnych to 208 dodatków po 20 procent stawki z płacy minimalnej, w listopadzie 2026 roku po 6,01 zł.

Roczna karta a karta miesięczna: kiedy który układ

Układ roczny sprawdza się tam, gdzie godziny są stałe, a odstępstw jest mało, bo jedna strona na osobę pokazuje cały rok; układ miesięczny jest wygodniejszy przy zmianach, nadgodzinach i nocy, bo każdy dzień ma miejsce na godziny od i do. Przepisy dopuszczają oba, a program do rejestracji czasu pracy prowadzi je jednocześnie: dzień po dniu w tle i arkusz roczny na żądanie.

W biurze z pracą 8:00 do 16:00 roczna karta z symbolami 8, UW i CH w komórkach wystarcza, bo godziny rozpoczęcia i zakończenia wynikają z regulaminu i są w karcie tylko potwierdzone. Na hali z trzema zmianami i w sklepie z dwunastkami komórka „12” nic nie mówi o dobie pracowniczej ani o odpoczynku 11 godzin, więc bez karty miesięcznej albo zapisu odbić z rejestratora karta roczna nie spełnia § 6. Tabelę różnic i zalecenia dla obu układów ma wpis o karcie czasu pracy pracownika.

[[cta:rcp]]

Systemy czasu pracy i praca zdalna w rocznej karcie

Roczna karta wygląda inaczej zależnie od systemu czasu pracy: w podstawowym i równoważnym ewidencjonuje się każdą godzinę, w zadaniowym, u pracowników zarządzających zakładem i u osób z ryczałtem za nadgodziny albo noc godzin pracy nie ewidencjonuje się wcale (art. 149 § 2 Kodeksu pracy), ale nieobecności, urlopy i dni wolne nadal tak. Praca zdalna nie zmienia zasad: godziny rozpoczęcia i zakończenia wpisuje się jak w biurze.

W systemie równoważnym z dwunastogodzinnymi zmianami karta roczna pokazuje w komórce „12”, a nadgodziny dobowe liczy się od trzynastej godziny; w miesiącu z 14 zmianami po 12 godzin przy wymiarze 168 nadgodzin nie ma. Przy pracy zdalnej rozporządzenie nie wymaga osobnej karty, ale wielu pracodawców dodaje kolumnę z miejscem pracy, bo w razie wypadku przy pracy zdalnej trzeba wykazać, gdzie i kiedy praca była wykonywana. Zasady dwunastek opisuje wpis o równoważnym czasie pracy.

Nadgodziny, noc i niedziele w rocznej karcie

W rocznej karcie ewidencji nadgodziny wpisuje się co miesiąc z podziałem na dodatek 50 procent i 100 procent (art. 151 z indeksem 1 Kodeksu pracy), godziny nocne jako sumę godzin w porze nocnej między 21:00 a 7:00 (art. 151 z indeksem 7), a pracę w niedziele i święta razem z dniem wolnym udzielonym w zamian albo dodatkiem 100 procent, gdy dnia wolnego nie oddano (art. 151 z indeksem 11). Nadgodziny średniotygodniowe liczy się dopiero na koniec okresu rozliczeniowego.

Przykład z tabeli wyżej: w sierpniu kasjerka przepracowała 172 godziny przy wymiarze 160. Z 12 nadgodzin 4 powstały w niedzielę bez dnia wolnego, więc mają dodatek 100 procent, a 8 w dni powszednie po zmianie, z dodatkiem 50 procent. W karcie rocznej wiersz sierpnia dostaje więc „8 / 4”, a suma roczna „20 / 8”, jeśli pozostałe nadgodziny były 50-procentowe. 32 godziny nocne w sierpniu to 32 dodatki nocne, wypłacone w tym samym miesiącu.

Pułapką jest liczenie nadgodzin średniotygodniowych tylko z arkusza rocznego. W okresie rozliczeniowym 3 miesięcy, na przykład od lipca do września, liczy się łącznie 520 godzin wymiaru wobec godzin przepracowanych w tych trzech miesiącach po odjęciu nadgodzin dobowych; karta roczna daje te liczby w jednym wierszu, ale sam podział na dobowe i średniotygodniowe musi być zrobiony wcześniej, w kartach miesięcznych. Sposób liczenia z przykładami opisuje wpis o rozliczaniu nadgodzin.

Kto odpowiada za kartę i jak zamykać miesiąc

Za roczną kartę ewidencji czasu pracy odpowiada pracodawca (art. 149 § 1 i art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy), a w praktyce prowadzą ją kadry na podstawie grafików, odbić z rejestratora, wniosków i zwolnień; brak ewidencji albo jej nierzetelność to wykroczenie z art. 281 § 1 pkt 6, od 8 lipca 2026 roku zagrożone grzywną od 2000 do 60 000 zł. Kierownik zmiany potwierdza zgodność miesiąca z grafikiem, ale odpowiedzialność zostaje po stronie pracodawcy.

Dobry rytm zamykania to trzy kroki. Po pierwsze, do piątego dnia roboczego następnego miesiąca kierownik sprawdza odbicia wobec grafiku i wyjaśnia różnice: spóźnienie, wyjście prywatne, zmiana zamieniona z koleżanką. Po drugie, kadry wpisują sumy miesiąca do arkusza rocznego i liczą nadgodziny do wypłaty. Po trzecie, korekty po zamknięciu robi się z datą i podpisem osoby zmieniającej, bo inspektor pracy sprawdza, czy karta nie była poprawiana pod wypłatę.

Pracownik ma prawo wglądu do swojej ewidencji (art. 149 § 1) i do kopii całości albo części dokumentacji na wniosek (art. 94 z indeksem 12), którą pracodawca wydaje w ciągu 30 dni (§ 18 rozporządzenia). Roczna karta jest najczęściej żądaną kopią, bo pokazuje w jednym miejscu nadgodziny do sporu o wynagrodzenie; w takim sporze brak ewidencji przerzuca ciężar dowodu na pracodawcę.

Jak długo przechowywać roczną kartę i gdzie

Roczną kartę ewidencji czasu pracy przechowuje się razem z resztą dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia i 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy), dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku; dla wcześniej zatrudnionych okres może wynosić 50 lat, chyba że pracodawca złożył do ZUS raporty informacyjne. Karta leży poza aktami osobowymi, w dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Postać może być papierowa albo elektroniczna, obie są równoważne (§ 8 do § 10 rozporządzenia). Elektroniczna karta musi mieć zabezpieczenie przed utratą i zmianą bez śladu, możliwość wydruku i eksportu w formacie czytelnym dla pracownika i inspektora. Przy zmianie postaci z papierowej na elektroniczną pracodawca informuje pracowników i daje 30 dni na odbiór poprzedniej postaci (art. 94 z indeksem 9).

Dla karty za rok 2026 pracownika zwolnionego 31 marca 2027 roku dziesięć lat liczy się od końca 2027 roku, więc kartę trzeba mieć do końca 2037 roku. Sieć sklepów z rotacją załogi 30 procent rocznie ma po dekadzie setki takich kart, dlatego postać elektroniczna z wyszukiwaniem po nazwisku i roku jest w praktyce jedyną, którą da się obsłużyć przy kontroli.

[[cta:sklep]]

Najczęstsze pytania o roczną kartę ewidencji czasu pracy

Czym jest roczna karta ewidencji czasu pracy?

To karta ewidencji czasu pracy jednej osoby w układzie rocznym: dwanaście miesięcy na jednym arkuszu z godzinami przepracowanymi, nadgodzinami, porą nocną, dyżurami, dniami wolnymi i nieobecnościami oraz sumami za rok. Zakres danych wynika z § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, a obowiązek prowadzenia z art. 149 Kodeksu pracy.

Jakie dane powinna zawierać karta ewidencji czasu pracy?

Dziewięć rodzajów danych: liczbę przepracowanych godzin z godziną rozpoczęcia i zakończenia, nadgodziny, godziny nocne, dni wolne z tytułem, dyżury z godzinami i miejscem, zwolnienia od pracy, inne usprawiedliwione nieobecności, nieusprawiedliwione nieobecności i czas pracy młodocianego przy pracach wzbronionych. Nie ma urzędowego wzoru, ale zakres nie może być węższy.

Czy roczna karta ewidencji jest obowiązkowa?

Obowiązkowa jest ewidencja czasu pracy dla każdego pracownika na umowie o pracę; układ roczny albo miesięczny wybiera pracodawca. Karta roczna sama nie wystarczy, jeśli nie pokazuje godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy każdego dnia, dlatego przy zmianach łączy się ją z kartą miesięczną albo z zapisem w programie.

Kto odpowiada za kartę ewidencji czasu pracy?

Pracodawca (art. 149 § 1 i art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy), w praktyce kadry na podstawie grafików, odbić i wniosków. Za brak albo nierzetelną ewidencję grozi od 8 lipca 2026 roku grzywna od 2000 do 60 000 zł (art. 281 § 1 pkt 6). Kierownik potwierdza zgodność miesiąca z grafikiem, ale odpowiedzialność zostaje po stronie pracodawcy.

Jak długo przechowywać roczną kartę ewidencji czasu pracy?

Przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, dla zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Dla zatrudnionych wcześniej okres może wynosić 50 lat, chyba że pracodawca złożył raporty informacyjne do ZUS. Kartę trzyma się poza aktami osobowymi.

Czy elektroniczna ewidencja wymaga wydruków?

Nie. Postać elektroniczna jest równoważna papierowej (§ 8 do § 10 rozporządzenia), o ile zapewnia integralność, dostępność i możliwość wydruku. Pracownik albo były pracownik dostaje na wniosek kopię w ciągu 30 dni, papierową albo elektroniczną (art. 94 z indeksem 12 Kodeksu pracy i § 18 rozporządzenia).

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245): art. 94 pkt 9a i 9b (prowadzenie i przechowywanie dokumentacji), art. 94 z indeksem 9 i art. 94 z indeksem 12 (zmiana postaci, kopia dokumentacji), art. 129 i 130 (normy i wymiar czasu pracy), art. 149 (ewidencja czasu pracy i wyjątki), art. 151 z indeksem 1 (dodatki za nadgodziny), art. 151 z indeksem 7 i 8 (pora nocna i dodatek), art. 151 z indeksem 11 (praca w niedziele i święta), art. 281 § 1 pkt 6 (wykroczenie).
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474): § 6 (zakres ewidencji), § 8 do § 10 (postać papierowa i elektroniczna), § 18 (kopia w 30 dni).
• Ustawa z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 473): grzywny od 2000 do 60 000 zł od 8 lipca 2026 r.
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2026 r. (Dz.U. 2025 poz. 1242): 4806 zł, podstawa dodatku nocnego.

Stan prawny na 26 września 2026 roku.

Karta roczna, która powstaje sama z odbić

Gdy pracownik odbija się w kiosku na tablecie albo w telefonie, a grafik i wnioski urlopowe są w tym samym programie, karta miesięczna wypełnia się z odbić, a arkusz roczny jest jej sumą dostępną w każdej chwili, nie dopiero w styczniu. Kadry widzą nadgodziny 50 i 100 procent, godziny nocne i saldo urlopu każdej osoby bez przepisywania, a przy kontroli drukują kartę za dowolny rok jednym poleceniem. Tak działa rejestracja czasu pracy w Proplanum w sklepach, hotelach i na halach, gdzie zmiany zaczynają się o różnych godzinach.