Urlop bezpłatny: zasady z Kodeksu pracy, ZUS, staż i zapis w grafiku

Pracodawca może go udzielić, ale nie musi, a czasu tego urlopu nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Po co najmniej miesiącu takiej przerwy maleje też urlop wypoczynkowy, a po 30 dniach ustaje prawo do leczenia w NFZ.

Niżej: kto i kiedy może wziąć urlop bezpłatny, jak wygląda wniosek i zgoda, co z ZUS i NFZ, ile traci się na stażu i urlopie wypoczynkowym, czym różni się od nieobecności usprawiedliwionej niepłatnej, jak zapisać go w grafiku i jak wygląda powrót do pracy.

Stan prawny na wrzesień 2026.

Czym jest urlop bezpłatny z art. 174 KP i kiedy można go wziąć

Urlop bezpłatny w Kodeksie pracy to art. 174: na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego. Wniosek może złożyć każdy zatrudniony na umowie o pracę, także w pierwszym dniu pracy i na umowie na czas określony. Kodeks nie określa najkrótszego ani najdłuższego okresu, więc urlop bezpłatny może trwać jeden dzień albo kilka lat.

Słowo „może” robi różnicę: urlop wypoczynkowy pracownikowi przysługuje, a urlopu bezpłatnego pracodawca może udzielić wyłącznie na wniosek pracownika, poza urlopem z art. 174 z indeksem 1, i decyzja o przyznaniu urlopu bezpłatnego należy do niego, także odmowna bez podawania przyczyny. W czasie urlopu bezpłatnego pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia, ale umowa trwa dalej.

Najczęściej chodzi o krótkie przerwy. Kasjer w sklepie prosi o jeden dzień bezpłatny, bo wyczerpał urlop wypoczynkowy, i jednodniowy urlop bezpłatny jest dopuszczalny. Pokojowa w hotelu bierze dwa tygodnie w listopadzie, po sezonie. Operator na produkcji wyjeżdża na trzy miesiące. Każdy z tych przypadków rozlicza się inaczej, o czym dalej.

Kiedy można wziąć urlop bezpłatny?

Wniosek o urlop bezpłatny można złożyć w każdym momencie zatrudnienia na umowie o pracę; potrzebna jest zgoda pracodawcy. Kodeks pracy nie wymaga uzasadnienia, nie określa długości i nie każe najpierw wykorzystać urlopu wypoczynkowego, choć kadry często o to pytają.

Ile można siedzieć na urlopie bezpłatnym?

Na urlopie bezpłatnym można być tak długo, jak uzgodnią pracownik i pracodawca, bo Kodeks pracy nie ogranicza jego długości: od jednego dnia do kilku lat. Przy urlopie dłuższym niż 3 miesiące strony mogą przewidzieć możliwość odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn (art. 174 § 3). Im dłużej urlop bezpłatny trwa, tym większe skutki dla ZUS, stażu i urlopu wypoczynkowego.

Wniosek o urlop bezpłatny i zgoda pracodawcy

Wniosek o urlop bezpłatny pracownik składa w postaci papierowej lub elektronicznej, z datą początku i końca urlopu; uzasadnienie nie jest wymagane (art. 174 § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca odpowiada zgodą albo odmową, także bez podawania powodu. Dokumenty związane z udzieleniem urlopu bezpłatnego trafiają do części B akt osobowych (§ 3 pkt 2 lit. q rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej).

Co powinien zawierać pisemny wniosek pracownika? Imię i nazwisko, dział albo stanowisko, dokładne daty i podpis. Wystarczy prosty formularz, na przykład nasz wniosek o urlop z zaznaczonym rodzajem urlopu. Przy urlopie dłuższym niż 3 miesiące dobrze jest dopisać klauzulę o możliwości odwołania z ważnych przyczyn, bo bez niej pracodawca nie odwoła pracownika przed końcem urlopu (art. 174 § 3).

Osobny przypadek to urlop bezpłatny udzielany po to, żeby pracownik mógł wykonywać pracę u innego pracodawcy. Udziela się go za zgodą pracownika, na podstawie porozumienia obu pracodawców, i ten okres urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy u dotychczasowego pracodawcy (art. 174 z indeksem 1).

Czy pracodawca może wysłać pracownika na urlop bezpłatny?

Nie. Urlopu bezpłatnego udziela się wyłącznie z inicjatywy pracownika, poza urlopem z art. 174 z indeksem 1, więc pracodawca nie ma prawa skierować go na taki urlop jednostronnie, na przykład z powodu mniejszego ruchu w sklepie albo przestoju na hali; tak wyjaśnia Państwowa Inspekcja Pracy. Namawianie do „dobrowolnego” wniosku w takiej sytuacji przyjmuje się za obejście przepisu. To ocena wynikająca ze stanowiska PIP, nie brzmienie Kodeksu.

Urlop bezpłatny a ZUS, zasiłek chorobowy i ubezpieczenie zdrowotne

Urlop bezpłatny jest przerwą w ubezpieczeniu. Pracownik podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu od nawiązania do ustania stosunku pracy, z wyłączeniem okresów urlopów bezpłatnych (poradnik ZUS o zasadach podlegania ubezpieczeniom). Pracodawca nie płaci za ten czas składek, a za każdy miesiąc urlopu składa raport ZUS RSA z kodem przerwy 111.

Ubezpieczenie zdrowotne działa jeszcze przez 30 dni. Prawo do świadczeń opieki zdrowotnej ustaje po upływie 30 dni od dnia wygaśnięcia obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego (art. 67 ust. 4 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej). Kto bierze urlop bezpłatny dłużej niż 30 dni, może ubezpieczyć się dobrowolnie umową z NFZ (art. 68 ust. 1) albo zostać zgłoszony jako członek rodziny, na przykład przez małżonka.

Zasiłek chorobowy nie przysługuje za niezdolność do pracy przypadającą w czasie urlopu bezpłatnego, a tych dni nie wlicza się do okresu zasiłkowego (art. 12 ust. 2 pkt 1 i ust. 3 ustawy zasiłkowej). Jak zwolnienie wpływa na obsadę, opisuje wpis o zwolnieniu lekarskim a grafiku pracy.

Czy jak jestem na urlopie bezpłatnym mogę iść na L4?

Zwolnienie lekarskie można dostać, ale prawa do zasiłku chorobowego za dni urlopu bezpłatnego nie ma, bo w tym czasie pracownik nie podlega ubezpieczeniu chorobowemu. Świadczenie należy się dopiero za dni po zakończeniu urlopu, jeśli niezdolność do pracy trwa dalej.

Wpływ urlopu bezpłatnego na staż pracy i urlop wypoczynkowy

Okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze (art. 174 § 2 Kodeksu pracy). Chodzi o staż do 26 dni urlopu po 10 latach pracy, długość okresu wypowiedzenia i dodatki stażowe z regulaminu. Po urlopie bezpłatnym trwającym co najmniej 1 miesiąc maleje też wymiar urlopu wypoczynkowego w tym roku (art. 155 z indeksem 2 § 1 pkt 1).

Miesiąc kalendarzowy pracy to 1/12 wymiaru, a niepełny miesiąc pracy zaokrągla się w górę (art. 155 z indeksem 2a); niepełny dzień urlopu też w górę (art. 155 z indeksem 3 § 1). Pracownik z prawem do 26 dni bierze urlop bezpłatny od 1 marca do 30 kwietnia 2027, czyli dwa pełne miesiące. Pracuje 10 miesięcy, więc 26 × 10/12 = 21,67, czyli 22 dni. Obniżenie działa tylko wtedy, gdy urlop bezpłatny przypadł po nabyciu prawa do urlopu w tym roku, a pracownik nie wykorzystał wcześniej pełnego wymiaru.

Urlop bezpłatny od 10 marca do 25 kwietnia nie obniża urlopu wypoczynkowego, bo w marcu i w kwietniu były dni pracy, a niepełne miesiące pracy zaokrągla się w górę. Dwa tygodnie pokojowej w listopadzie też nic nie zmieniają, bo to mniej niż miesiąc.

Cztery progi z rysunku: 1 miesiąc, od którego maleje urlop wypoczynkowy, 22 dni po dwóch pełnych miesiącach, 3 miesiące dla klauzuli odwołania i 30 dni prawa do leczenia w NFZ.

Jakie są konsekwencje wzięcia urlopu bezpłatnego?

Konsekwencje skorzystania z urlopu bezpłatnego to brak wynagrodzenia za ten czas, przerwa w składkach na ubezpieczenie społeczne, wygaśnięcie prawa do leczenia w NFZ po 30 dniach, brak zasiłku chorobowego w czasie urlopu, wyłączenie ze stażu pracy i przy urlopie od 1 miesiąca niższy urlop wypoczynkowy.

Ile się traci na urlopie bezpłatnym?

Na urlopie bezpłatnym traci się całe wynagrodzenie za dni urlopu i składki emerytalne za ten okres, a przy urlopie od 1 miesiąca także część urlopu wypoczynkowego: po dwóch pełnych miesiącach z 26 dni zostaje 22. Do tego staż: każdy miesiąc urlopu bezpłatnego odsuwa o miesiąc na przykład przejście z 20 na 26 dni urlopu.

Urlop bezpłatny a urlop wypoczynkowy i opiekuńczy

Urlop bezpłatny można wziąć także wtedy, gdy pracownik ma jeszcze niewykorzystany urlop wypoczynkowy, bo Kodeks pracy tego nie zakazuje; różnica leży w prawie do odmowy. Urlopu wypoczynkowego pracodawca musi udzielić w danym roku i może odmówić tylko terminu, a urlopu bezpłatnego może odmówić w ogóle. Urlop opiekuńczy, 5 dni w roku, jest niepłatny, ale przysługuje na wniosek i zgody nie wymaga.

Kadry często proponują najpierw urlop wypoczynkowy, bo jest płatny i nie przerywa ubezpieczeń. To dobra rada, ale nie obowiązek: kto chce zachować urlop wypoczynkowy na lato, a w marcu potrzebuje tygodnia na remont, może złożyć wniosek o urlop bezpłatny. Kiedy pracodawca może odmówić terminu urlopu wypoczynkowego, wyjaśnia wpis czy pracodawca może odmówić urlopu.

Bezpłatna opieka nad członkiem rodziny to inny przepis: urlop opiekuńczy nie jest urlopem bezpłatnym z art. 174, choć w obu przypadkach nie ma wynagrodzenia. Zasady, wniosek i dokumenty opisuje wpis o urlopie opiekuńczym.

Urlop bezpłatny a nieobecność usprawiedliwiona niepłatna

Nieobecność usprawiedliwiona niepłatna to nieobecność z przyczyny określonej przepisami prawa pracy albo wskazanej przez pracownika i uznanej przez pracodawcę (§ 1 rozporządzenia o usprawiedliwianiu nieobecności), na przykład stawiennictwo na wezwanie sądu albo policji. W odróżnieniu od urlopu bezpłatnego nie przerywa ubezpieczeń, nie obniża urlopu wypoczynkowego i nie jest wyłączona ze stażu pracy. Wspólne mają tylko brak wynagrodzenia i niższy wymiar czasu pracy.

Rysunek zestawia sześć różnic: źródło (wniosek i zgoda albo przepis i decyzja pracodawcy), ubezpieczenia (przerwa z kodem 111 albo ciągłość), staż (wyłączony albo biegnie), urlop wypoczynkowy (niższy od 1 miesiąca albo bez zmian), a wspólne są brak wynagrodzenia i wymiar obniżony o godziny z rozkładu.

Czym się różni nieobecność usprawiedliwiona niepłatna od urlopu bezpłatnego?

Nieobecność usprawiedliwiona niepłatna różni się od urlopu bezpłatnego źródłem i skutkami: wynika z przepisu albo decyzji pracodawcy, nie przerywa ubezpieczeń, nie wyłącza stażu i nie zmniejsza urlopu wypoczynkowego, a urlop bezpłatny wymaga wniosku i zgody i robi to wszystko. Za stawiennictwo w sądzie rekompensatę wypłaca organ wzywający (§ 16 ust. 2 rozporządzenia).

Trzecia kategoria, nieobecność bez usprawiedliwienia, ma zupełnie inne skutki; opisuje ją wpis o nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Jak zapisać urlop bezpłatny w grafiku i ewidencji czasu pracy

Dni urlopu bezpłatnego obniżają wymiar czasu pracy o godziny, które według rozkładu przypadałyby do przepracowania (art. 130 § 3 Kodeksu pracy). W ewidencji czasu pracy zapisuje się rodzaj i wymiar tej nieobecności (§ 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej), w grafiku dni są oznaczone jako osobny rodzaj nieobecności, a do ZUS idzie raport RSA z kodem 111.

Przykład z hotelu: pokojowa ma w listopadzie w rozkładzie 20 zmian po 8 godzin, czyli 160 godzin. Bierze dwa tygodnie urlopu bezpłatnego, na które wypadało 10 zmian, więc wymiar listopada maleje o 80 godzin. Kierownik działu układa grafik bez niej, kadry składają ZUS RSA z kodem 111, a urlop wypoczynkowy zostaje bez zmian, bo przerwa była krótsza niż miesiąc.

Kolejność zapisu, która nie gubi niczego po drodze:

1. Wniosek z datami i zgoda pracodawcy, dokumenty do części B akt osobowych.
2. Dni w grafiku jako urlop bezpłatny, wymiar okresu pomniejszony o godziny z rozkładu.
3. Ewidencja czasu pracy z rodzajem i wymiarem nieobecności.
4. ZUS RSA z kodem 111 za każdy miesiąc urlopu.
5. Nieobecność w systemie kadrowo-płacowym, żeby lista płac nie naliczyła wynagrodzenia.

Jak prowadzić ewidencję i co musi zawierać, opisują wpisy o ewidencji czasu pracy pracownika i ewidencji urlopów, a wysokość składek w tym roku wpis ZUS 2026.

[[cta:wnioski]]

Powrót do pracy po urlopie bezpłatnym

Powrót do pracy po urlopie bezpłatnym następuje na tę samą umowę o pracę i na tych samych warunkach, bo stosunek pracy przez cały czas trwał. Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy w czasie urlopu pracownika, a ochrona z art. 41 Kodeksu pracy obejmuje także urlop bezpłatny. Odwołać pracownika przed końcem urlopu można tylko przy urlopie dłuższym niż 3 miesiące i tylko z klauzulą w uzgodnieniu (art. 174 § 3).

Pierwszy dzień potrafią zablokować badania. Bez aktualnego orzeczenia lekarskiego pracownika nie wolno dopuścić do pracy (art. 229 § 4). Jeśli badania okresowe straciły ważność w czasie trwania urlopu bezpłatnego, skierowanie trzeba wydać przed powrotem. Operator wracający po trzech miesiącach dostaje więc skierowanie tydzień przed końcem urlopu.

Po zakończeniu urlopu bezpłatnego kadry przeliczają wymiar urlopu wypoczynkowego, jeśli przerwa trwała co najmniej miesiąc, a składki odprowadza się znowu od pierwszego dnia pracy.

[[cta:hotel]]

Najczęściej zadawane pytania o urlop bezpłatny

Czy opłaca się brać urlop bezpłatny?

Urlop bezpłatny opłaca się przy krótkiej przerwie, gdy urlop wypoczynkowy jest wyczerpany albo chce się go zachować: przerwa krótsza niż miesiąc nie obniża urlopu wypoczynkowego, a przez 30 dni działa jeszcze prawo do leczenia w NFZ. Przy dłuższych urlopach trzeba policzyć brak składek, wyłączenie ze stażu i niższy urlop wypoczynkowy.

Czy pracodawca może odmówić urlopu bezpłatnego?

Tak, pracodawca może odmówić urlopu bezpłatnego bez podawania przyczyny, bo art. 174 Kodeksu pracy mówi, że pracodawca „może” udzielić urlopu bezpłatnego. Pracownik nie ma roszczenia o taki urlop. Inaczej jest z urlopem wypoczynkowym i opiekuńczym, które pracownikowi przysługują.

Czy urlop bezpłatny wlicza się do stażu pracy?

Nie, okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze (art. 174 § 2). Wyjątek to urlop bezpłatny na pracę u innego pracodawcy na podstawie porozumienia pracodawców, który wlicza się do okresu pracy u dotychczasowego pracodawcy (art. 174 z indeksem 1).

Czy na urlopie bezpłatnym można otrzymać wypowiedzenie?

Nie, pracodawca nie może wypowiedzieć umowy w czasie urlopu pracownika (art. 41 Kodeksu pracy), a ochrona obejmuje również urlop bezpłatny. Zakaz dotyczy wypowiedzenia przez pracodawcę.

Czy urlop bezpłatny można przerwać?

Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu bezpłatnego tylko wtedy, gdy urlop trwa dłużej niż 3 miesiące, a strony przewidziały możliwość odwołania z ważnych przyczyn (art. 174 § 3). Bez takiej klauzuli przyjmuje się, że wcześniejszy powrót wymaga zgody obu stron; to wniosek z przepisu, nie jego brzmienie.

Podstawa prawna

• Kodeks pracy (ustawa z 26 czerwca 1974 r., tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245): art. 41, art. 130 § 3, art. 155 z indeksem 2, art. 155 z indeksem 2a, art. 155 z indeksem 3, art. 174, art. 174 z indeksem 1, art. 229 § 4.
• Ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 854): art. 12 ust. 2 pkt 1 i ust. 3.
• Ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1461): art. 67 ust. 4, art. 68 ust. 1.
• Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474): § 3 pkt 2 lit. q, § 6 pkt 1 lit. a.
• Rozporządzenie w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tekst jednolity Dz.U. 2014 poz. 1632): § 1, § 6, § 16 ust. 2.
• Poradnik ZUS „Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz ustalania podstawy wymiaru składek” (kod 111 w ZUS RSA); Państwowa Inspekcja Pracy, pytanie „Czy pracodawca może skierować pracownika na urlop bezpłatny?”.

Stan prawny na 27 września 2026 roku.

Urlop bezpłatny w programie

Proplanum to program do układania grafików dla firm pracujących na zmiany. Wniosek o urlop bezpłatny jest w nim osobnym rodzajem wniosku w telefonie pracownika, zgoda kierownika od razu jest widoczna w grafiku, wymiar okresu liczy się bez tych dni, a nieobecności trafiają do systemu kadrowo-płacowego: do dziewięciu systemów, ADP i e-ZLA z ZUS. Więcej na stronach wniosków urlopowych i grafiku dla hotelu; test na 21 dni zaczyna się bez karty.