Wniosek o urlop wypoczynkowy: darmowy wzór 2026 w PDF i w Wordzie

Wniosek o urlop wypoczynkowy: co wpisać, żeby kadry nie odsyłały go do poprawki

Wniosek o urlop wypoczynkowy to najczęściej wypełniany dokument w firmie zmianowej, a jednocześnie ten, który najczęściej wraca do poprawki. Wzór z tej strony ma siedem rubryk: dane pracownika, dział i stanowisko, daty od i do, liczbę dni i godzin, rodzaj wniosku, podpis pracownika oraz decyzję pracodawcy. Tyle wystarczy, żeby kierownik mógł przełożyć nieobecność na grafik, a kadry rozliczyć ją w puli urlopu.

Ten wniosek urlopowy dotyczy wyłącznie urlopu wypoczynkowego, w dwóch odmianach: z planu urlopów albo uzgodnionego z pracodawcą oraz na żądanie. Kto potrzebuje wpisać urlop bezpłatny, zwolnienie okolicznościowe albo opiekę nad dzieckiem, znajdzie pole rodzaju urlopu w ogólnym wniosku o urlop. Stan prawny: wrzesień 2026, Kodeks pracy w brzmieniu tekstu jednolitego Dz.U. 2026 poz. 1245.

Czy złożenie wniosku oznacza zgodę?

Nie. Ten wniosek jest prośbą o termin, a nie zawiadomieniem. Urlop zaczyna się dopiero po zgodzie pracodawcy, która we wzorze ma osobne miejsce w części „Decyzja pracodawcy”. Pracownik, który wyjeżdża bez tej zgody, ma nieusprawiedliwioną nieobecność, choćby wniosek leżał na biurku kierownika od tygodnia.

Pracodawca nie może odmówić urlopu w ogóle, bo prawo do wypoczynku wynika z art. 152 Kodeksu pracy i nie da się go zrzec. Może natomiast odmówić konkretnego terminu, gdy nieobecność zaburzyłaby normalny tok pracy. W praktyce sklepu chodzi o inwentaryzację, w hotelu o sezon, w hali o zamknięcie miesiąca. Wtedy we wzorze wpisuje inny termin uzgodniony z pracownikiem, zamiast po prostu odrzucać wniosek.

Kiedy złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy?

Kodeks pracy nie podaje jednego terminu składania wniosku. Jeśli w firmie działa plan urlopów (art. 163 Kodeksu pracy), termin z planu jest już uzgodniony i wniosek tylko go potwierdza. Jeśli planu nie ma, bo na przykład związków zawodowych nie ma albo pracownicy zgodzili się z niego zrezygnować, termin ustala pracodawca po porozumieniu z pracownikiem, czyli na podstawie wniosku.

Rozsądny moment to czas przed publikacją grafiku na okres, którego dotyczy wolne. Kierownik, który dostaje wniosek po ułożeniu obsady, musi szukać zastępstwa i przesuwać zmiany innym osobom. W zespołach zmianowych przyjmuje się zwykle wyprzedzenie od tygodnia do dwóch, a przy dłuższym urlopie letnim więcej. Wyjątkiem jest urlop na żądanie, który zgłasza się najpóźniej w dniu rozpoczęcia.

Ile dni i godzin wpisać?

Wzór ma dwa pola: liczbę dni pracy i liczbę godzin. Urlopu udziela się w dni, które według rozkładu są dla pracownika dniami pracy, w wymiarze godzin zaplanowanych na dany dzień (art. 154² Kodeksu pracy). Jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom, więc pracownik z pulą 20 dni ma do dyspozycji 160 godzin.

Przykład z ochrony zdrowia: pielęgniarka pracuje w grafiku po 12 godzin. Wolne od poniedziałku do środy przy zmianach w poniedziałek i środę to 2 dni pracy i 24 godziny, choć kalendarzowo minęły trzy dni. Gdyby na te trzy dni miała trzy zmiany po 12 godzin, z puli ubyłoby 36 godzin, czyli 4,5 dnia urlopu. Dlatego liczbę godzin warto wpisać z grafiku, nie z kalendarza.

Do stażu liczą się okresy nauki i poprzednie zatrudnienia, a przy niepełnym etacie wymiar ustala się proporcjonalnie (art. 154 i 155 Kodeksu pracy).

Urlop z planu czy urlop na żądanie?

We wzorze są dwa pola wyboru i różnica między nimi jest większa, niż wygląda. Urlop z planu albo uzgodniony z pracodawcą to zwykła ścieżka: wniosek, zgoda, wpis w grafiku. Urlop na żądanie (art. 167² Kodeksu pracy) to do 4 dni w roku, które pracownik może wziąć bez wcześniejszego planowania, zgłaszając je najpóźniej w dniu rozpoczęcia, na przykład rano telefonem do kierownika.

Urlop na żądanie nie jest dodatkową pulą. Te 4 dni mieszczą się w 20 albo 26 dniach urlopu wypoczynkowego i nie obejmuje ich plan urlopów. Wniosek na papierze albo w systemie składa się i tak, choćby po fakcie, bo kadry potrzebują podstawy do rozliczenia. Limit 4 dni jest roczny i wspólny dla wszystkich pracodawców w danym roku (art. 167³).

Urlop w częściach, zaległy i w pierwszym roku pracy

Jeden wniosek dotyczy jednego terminu. Kto dzieli urlop na części, składa osobny wniosek na każdą z nich. Kodeks pracy pozwala na podział na wniosek pracownika, ale co najmniej jedna część ma trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 Kodeksu pracy). W grafiku zmianowym tę najdłuższą część warto zgłosić jako pierwszą, bo kierownik układa pod nią obsadę dwóch albo trzech tygodni naraz.

Urlop zaległy wpisuje się na tym samym wzorze. Urlopu niewykorzystanego w terminie z planu pracodawca ma udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 Kodeksu pracy). Wzór nie ma pola „za który rok”, bo przepisy go nie wymagają, a pulę dni rozliczają kadry, nie pracownik na wniosku.

Osoba, która podejmuje pracę po raz pierwszy, nabywa urlop stopniowo: z upływem każdego miesiąca pracy 1/12 rocznego wymiaru (art. 153 § 1 Kodeksu pracy). Przy wymiarze 20 dni to około 1,67 dnia za każdy przepracowany miesiąc, więc w pierwszym roku wniosek obejmuje tylko dni już nabyte.

Gdy pracownik zachoruje przed urlopem, pracodawca przesuwa urlop na termin późniejszy, a dni, których pracownik nie wykorzystał z powodu choroby w trakcie urlopu, udziela później (art. 165 i 166 Kodeksu pracy). Nowy termin wpisuje się na nowym wniosku albo jako inny uzgodniony termin w części „Decyzja pracodawcy”.

Jak napisać wniosek bez formularza?

Kodeks pracy nie narzuca wzoru, więc wystarczy pismo z tymi samymi elementami co rubryki na kartce: kto składa, kiedy, na jaki termin, na ile dni i godzin, jakiego rodzaju urlop. Pismo pracownika może brzmieć: „Proszę o udzielenie urlopu wypoczynkowego od 6 do 10 lipca 2026 r., 5 dni pracy, 40 godzin”. Uzasadnienie nie jest wymagane.

W firmach, gdzie wnioski składa się w aplikacji, kartka znika, ale zestaw danych zostaje ten sam. Elektroniczne wnioski urlopowe w Proplanum mają te same pola co ten wzór, a zgoda kierownika od razu trafia do grafiku i do puli urlopu pracownika. Papierowy wzór przydaje się tam, gdzie obieg wciąż idzie przez teczkę, albo jako zapas, gdy ktoś nie ma dostępu do systemu.

Rozliczenie udzielonych dni po stronie pracodawcy prowadzi się osobno, w karcie urlopowej i ewidencji urlopów, a nie na wniosku.