Wniosek o urlop (wniosek urlopowy): wzór 2026 w PDF i DOCX do druku

Wniosek o urlop: jeden wzór na wypoczynkowy, bezpłatny, na żądanie i okolicznościowy

Wniosek o urlop w tej wersji jest wzorem ogólnym: zamiast osobnych druków na każdy rodzaj nieobecności ma jedno pole wyboru z sześcioma opcjami. Pracownik zaznacza, o co prosi, wpisuje daty, liczbę dni pracy i godzin, a pracodawca w dolnej części zaznacza zgodę albo inny uzgodniony termin. W PDF wystarczy wydrukować, w DOCX można wpisać dane na komputerze i zaznaczyć pola wyboru.

Jeśli w firmie wnioski dotyczą prawie wyłącznie urlopu wypoczynkowego, prostszy będzie osobny wniosek o urlop wypoczynkowy z polami dla urlopu z planu i urlopu na żądanie. Wersja ogólna przydaje się w kadrach, które chcą mieć jeden wniosek urlopowy dla całej załogi: sklepu, kuchni, magazynu i biura. Stan prawny: wrzesień 2026, Kodeks pracy według tekstu jednolitego Dz.U. 2026 poz. 1245.

Jakie rodzaje urlopu obejmuje wzór?

Pole „Rodzaj urlopu” ma sześć opcji i każda działa inaczej. Poniższa tabela pokazuje, kto decyduje o terminie i czy za dni wolne przysługuje wynagrodzenie.

Opcja „inny” zostaje na sytuacje, których druk nie przewiduje, na przykład dzień wolny za święto w sobotę albo odbiór nadgodzin, jeśli firma prowadzi je tym samym obiegiem.

Kiedy pracodawca może odmówić?

Przy urlopie wypoczynkowym pracodawca może odmówić terminu, gdy nieobecność zaburzyłaby tok pracy, ale musi uzgodnić inny. Przy urlopie na żądanie odmowa jest możliwa tylko wyjątkowo, bo art. 167² Kodeksu pracy mówi, że pracodawca „jest obowiązany udzielić” do 4 dni w terminie wskazanym przez pracownika. Zwolnienie okolicznościowe i opieka nad dzieckiem też nie zależą od uznania: to zwolnienia od pracy, które pracodawca ma obowiązek dać.

Odwrotnie jest z urlopem bezpłatnym. Art. 174 Kodeksu pracy mówi, że pracodawca „może udzielić” takiego urlopu na wniosek pracownika, więc równie dobrze może odmówić i nie musi tego uzasadniać. Okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do stażu, od którego zależą uprawnienia pracownicze, a przy urlopie dłuższym niż 3 miesiące strony mogą uzgodnić możliwość odwołania pracownika z ważnych przyczyn.

Zwolnienie okolicznościowe: ile dni i na co?

Zwolnienie okolicznościowe to potoczna nazwa zwolnień od pracy z § 15 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Pracodawca daje 2 dni przy ślubie pracownika, urodzeniu jego dziecka albo zgonie i pogrzebie małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy. Przy ślubie dziecka pracownika albo zgonie i pogrzebie rodzeństwa, teściów, dziadków lub innej osoby na utrzymaniu pracownika przysługuje 1 dzień.

We wzorze przy tej opcji jest linia „z powodu”, bo kadry muszą wiedzieć, o które zdarzenie chodzi, i zwykle proszą o dokument, na przykład odpis aktu ślubu. Za czas tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (§ 16 rozporządzenia). Dni nie trzeba brać od razu w dniu zdarzenia, ale mają z nim mieć związek: pogrzeb tydzień po zgonie nadal się mieści.

Opieka nad dzieckiem: 2 dni czy 16 godzin?

Pracownik wychowujący dziecko do 14 lat ma w roku kalendarzowym 2 dni albo 16 godzin płatnego zwolnienia (art. 188 Kodeksu pracy). O tym, czy pula będzie liczona w dniach, czy w godzinach, decyduje pierwszy wniosek złożony w danym roku i tej decyzji nie da się już zmienić do końca roku. Przy niepełnym etacie godziny ustala się proporcjonalnie, z zaokrągleniem w górę do pełnej godziny.

W pracy zmianowej wybór ma znaczenie. Kasjerka na zmianach po 10 godzin, która weźmie „2 dni”, zużyje 20 godzin z grafiku, a przy wyborze „16 godzin” zostanie jej jeszcze 6 godzin na krótsze wyjście, na przykład do przychodni. Szczegóły i przykłady liczbowe są we wpisie o opiece na dziecko z art. 188.

Jak napisać wniosek o urlop bez formularza?

Wystarczy pismo z tymi samymi elementami co rubryki wzoru: imię i nazwisko, data, rodzaj urlopu, termin od i do, liczba dni pracy i godzin, podpis. Przykład: „Proszę o udzielenie urlopu bezpłatnego od 1 do 14 września 2026 r., 10 dni pracy”. Uzasadnienia Kodeks pracy nie wymaga przy żadnym z tych urlopów, a przy zwolnieniu okolicznościowym wystarczy nazwać zdarzenie.

Wniosek składa się do osoby, która w firmie udziela urlopów: kierownika sklepu, szefa zmiany albo bezpośrednio do kadr, zależnie od obiegu. W obiegu elektronicznym te same dane wpisuje się w aplikacji, a zgoda kierownika od razu zmienia grafik; tak działają elektroniczne wnioski urlopowe w Proplanum, gdzie pracownik składa wniosek z telefonu, a pula urlopu aktualizuje się sama.