Zwolnienie lekarskie a grafik pracy: co ze zmianami, godzinami i ewidencją

Za dzień wolny nie odejmuje się nic, godzin z okresu L4 nikt nie odrabia, a wynagrodzenie chorobowe należy się za każdy dzień zwolnienia, także wolny.

Niżej na liczbach z listopada 2026: jak obniżyć wymiar, co z dniami wolnymi i urlopem, kto przejmuje zmianę za chorego, jak zawiadomić o L4, ile zwolnienie może trwać, kiedy trzeba na badania i jak zapisać chorobę w ewidencji.

Stan prawny na wrzesień 2026.

Czy zwolnienie lekarskie zmienia grafik pracy według Kodeksu pracy

Zwolnienie lekarskie nie zmienia grafiku pracy: ustalony grafik zostaje, a zmiany chorej osoby kierownik oznacza jako usprawiedliwioną nieobecność, nie usuwa ich i nie przenosi na dni po powrocie. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245) w art. 130 § 3 każe obniżyć wymiar czasu pracy o godziny z tych zmian, więc w grafiku musi być widać, ile ich było i w które dni przypadały.

Zmiany tej osoby dostają oznaczenie „zwolnienie lekarskie” i zostają jako ślad, ile godzin przypadało do przepracowania. Obsadę załatwia zastępstwo, o którym niżej. Zmiana grafiku podczas L4 dotyczy więc innych osób, nie chorego.

Czy zwolnienie lekarskie wpływa na harmonogram pracy?

Zwolnienie lekarskie wpływa na to, jak czytamy harmonogram, nie na jego treść: zaplanowane zmiany chorej osoby stają się usprawiedliwioną nieobecnością, a ich godziny obniżają wymiar czasu pracy. Pozostałe dni pracy i dni wolne zostają bez zmian.

Czy można zmienić grafik osobie na L4?

Zmian z okresu zwolnienia nie rusza się, bo przesunięcie ich na dni po powrocie oznaczałoby pracę ponad obniżony wymiar. Dni po zwolnieniu wolno zmienić na zwykłych zasadach zmiany ogłoszonego grafiku: z powodem i z informacją przed rozpoczęciem zmiany.

Jak liczą się godziny pracy na zwolnieniu lekarskim i wymiar czasu pracy

Godziny pracy na zwolnieniu lekarskim liczą się według grafiku: wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym obniża się o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy (art. 130 § 3 Kodeksu pracy). Dniówka 8 godzin odejmuje 8 godzin, dwunastka 12 godzin, a dzień wolny 0 godzin. Godzin z okresu L4 nie odrabia się, bo wymiar jest już mniejszy.

Przykład z kasy. Kasjerka na pełnym etacie, listopad 2026, wymiar 160 godzin i 20 dni pracy, bo 11 listopada wypada w środę. Chorowała od poniedziałku 9 do niedzieli 15 listopada, siedem dni. W grafiku miała w tym tygodniu cztery zmiany po 8 godzin: poniedziałek, wtorek, piątek i sobotę; środa to święto, czwartek był dniem wolnym, niedziela także. Wymiar maleje o 32 godziny i zostaje 128 godzin do przepracowania.

Siedem dni zwolnienia, cztery zmiany po 8 godzin, 32 godziny mniej: z 160 godzin listopada zostaje 128. Chorobowe należy się za wszystkie 7 dni, także za środę, czwartek i niedzielę. Osoba na 3/4 etatu nie ma „6 godzin za dzień L4”, tylko tyle, ile w danym dniu miała w grafiku.

Czy zwolnienie lekarskie obniża wymiar czasu pracy?

Tak, wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym ulega obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności, czyli o zaplanowane godziny pracy z dni zwolnienia (art. 130 § 3 Kodeksu pracy). Obniżenie liczy się z grafiku, nie ze średniej dniówki, a po powrocie nie ma odrabiania.

Czy L4 liczone jest jako 8 godzin pracy?

Nie, L4 liczy się tyle, ile było w grafiku na dany dzień. W podstawowym systemie czasu pracy wychodzi 8 godzin za dzień pracy, ale w systemie równoważnym każda dwunastka objęta zwolnieniem odejmuje 12 godzin. Recepcjonista hotelu, któremu w czasie L4 wypadły trzy dwunastki, ma wymiar niższy o 36 godzin, nie o 24. Jak układa się dwunastki w okresie rozliczeniowym, opisuje wpis o systemie pracy 12-godzinnym.

Zwolnienie lekarskie a dni wolne w grafiku

Zwolnienie lekarskie obejmuje dni wolne w grafiku, ale inaczej niż dni, w które przypada praca: za dzień wolny wymiar czasu pracy nie maleje, bo nie było w nim godzin do przepracowania, a wynagrodzenie chorobowe albo zasiłek przysługuje za każdy dzień niezdolności do pracy, nie wyłączając dni wolnych od pracy (art. 92 § 2 Kodeksu pracy). Dzień wolny, który wypadł w czasie choroby, nie wraca po powrocie jako nowy dzień wolny.

Dzień pracy objęty zwolnieniem odejmuje godziny zmiany od wymiaru, dzień wolny nie odejmuje nic; w obu przysługuje wynagrodzenie chorobowe 80 procent i oba liczą się do limitu 33 dni w roku. Sprzedawczyni z grafikiem od wtorku do soboty, chora od piątku do poniedziałku, ma dwa dni robocze i dwa wolne zwolnienia: wymiar maleje o 16 godzin, chorobowe należy się za cztery dni. Święto, jak 11 listopada, działa jak dzień wolny z grafiku: 0 godzin do odjęcia, jeden dzień chorobowego.

Czy zwolnienie lekarskie obejmuje dni wolne w grafiku?

Tak, zwolnienie lekarskie obejmuje wszystkie dni kalendarzowe od pierwszego do ostatniego dnia zaświadczenia, także soboty, niedziele i święta. Za te dni pracownik dostaje wynagrodzenie chorobowe albo zasiłek, a do wymiaru czasu pracy nic się nie odejmuje.

Zaplanowany urlop a zwolnienie lekarskie

Zaplanowany urlop ustępuje zwolnieniu lekarskiemu: jeśli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z powodu choroby, pracodawca ma obowiązek przesunąć urlop na termin późniejszy (art. 165 pkt 1 Kodeksu pracy), a gdy choroba zaczyna się w trakcie urlopu, niewykorzystanej części pracodawca udziela w terminie późniejszym (art. 166 pkt 1). Dni choroby nie pomniejszają puli urlopowej.

W grafiku dni zaplanowane jako urlop, na które wpadło zwolnienie, zmieniają oznaczenie z „urlop” na „zwolnienie lekarskie”, a termin urlopu ustala się od nowa. Kucharz, który zachorował dzień przed dwutygodniowym urlopem w sierpniu, ma chorobę w sierpniu i urlop do przesunięcia, najczęściej poza sezon. Zasady przesuwania terminu i odmowy opisuje wpis czy pracodawca może odmówić urlopu.

Kto przejmuje zmianę za chorego i jak ją obsadzić

Zmianę za chorego przejmuje inna osoba z załogi, a kierownik ma trzy narzędzia w stałej kolejności: zmiana otwarta dla chętnych, zamiana między pracownikami za zgodą obu, dopiero potem polecenie zmiany grafiku innej osobie. Zastępca musi zachować 11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin tygodniowego (art. 132 i 133 Kodeksu pracy), a zmiana dołożona ponad normy to nadgodziny z dodatkiem 50 albo 100 procent (art. 151 z indeksem 1).

Przykład ze sklepu: kasjerka z sobotniej zmiany 14:00 do 22:00 zgłasza chorobę w piątek wieczorem. Kierowniczka idzie po kolei: zmiana otwarta, zamiana, na końcu polecenie. Pilnuje przy tym, żeby zastępca po zmianie do 22:00 nie miał w niedzielę zmiany od 6:00, bo to byłoby tylko 8 godzin odpoczynku. Zasady takiego polecenia opisuje wpis o zmianie grafiku bez zgody pracownika, a termin powiadomienia zastępcy wpis zmiana grafiku pracy: ile wcześniej.

Jak zarządzać grafikami pracy w okresie wzmożonych zwolnień lekarskich, od października do marca? Rezerwą: jedna osoba więcej na zmianach z największym ruchem, lista chętnych na zmiany otwarte, w hotelu albo na produkcji dyżur domowy. Jednego robić nie wolno: dzwonić do chorego po „krótką zmianę”. Pracownik, który w czasie zwolnienia wykonuje pracę zarobkową, traci prawo do zasiłku za cały okres zwolnienia (art. 17 ust. 1 ustawy zasiłkowej). Od 13 kwietnia 2026 roku wyjątkiem są tylko czynności incydentalne, których wymagają istotne okoliczności, a istotną okolicznością nie może być polecenie pracodawcy (art. 17 ust. 1a).

[[cta:grafik]]

Jak poinformować pracodawcę o L4 i jak działa e-ZLA

Pracownik zawiadamia pracodawcę o chorobie niezwłocznie, nie później niż w drugim dniu nieobecności, a jeśli regulamin pracy nie ustala sposobu, robi to osobiście, przez inną osobę, telefonicznie, innym środkiem łączności albo pocztą (§ 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie usprawiedliwiania nieobecności, t.j. Dz.U. 2014 poz. 1632). Samego zaświadczenia nie dostarcza: e-ZLA lekarz wystawia elektronicznie i przekazuje do ZUS (art. 55 ustawy zasiłkowej).

Dla kierownika liczy się pierwsza wiadomość, bo od niej zaczyna się szukanie zastępstwa. Dokument idzie drugą drogą: ZUS udostępnia zaświadczenie płatnikowi na profilu w PUE ZUS najpóźniej następnego dnia, bez numeru statystycznego choroby (art. 58 ust. 1 ustawy zasiłkowej, t.j. Dz.U. 2026 poz. 854), więc kadry widzą okres i rodzaj zwolnienia, nie diagnozę. Gdy zawiadomienia nie ma i zaświadczenie się nie pojawia, nieobecność jest nieusprawiedliwiona; co wtedy, opisuje wpis o nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Czy można poinformować pracodawcę o L4 SMS-em?

Tak, o L4 można poinformować pracodawcę SMS-em, jeśli regulamin pracy nie wyklucza tej formy. Rozporządzenie dopuszcza zawiadomienie „za pośrednictwem innego środka łączności”, a SMS i komunikator się w tym mieszczą. Wiadomość ma dotrzeć nie później niż w drugim dniu nieobecności i podawać przyczynę oraz przewidywany czas zwolnienia.

Ile można być na L4 i kiedy kończy się wynagrodzenie chorobowe

Na zwolnieniu lekarskim można być łącznie 182 dni, a przy gruźlicy albo niezdolności do pracy w czasie ciąży 270 dni (art. 8 ust. 1 ustawy zasiłkowej). Przez pierwsze 33 dni w roku, a po 50. roku życia przez 14 dni, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia chorobowego 80 procent od pracodawcy (art. 92 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy), potem zasiłek płaci ZUS. Po zasiłku zostaje świadczenie rehabilitacyjne, najdłużej 12 miesięcy.

Cztery progi z grafiki to 14, 30, 33 i 182 dni; do tego 270 dni w ciąży i przy gruźlicy. Ochrona przed wypowiedzeniem trwa przez cały czas zwolnienia (art. 41 Kodeksu pracy), dopóki nie upłynie okres z art. 53 § 1 pkt 1. Zwolnienie po wypadku przy pracy ze 100 procent świadczenia opisuje wpis wypadek w pracy a L4, a zwolnienie na chore dziecko wpis o opiece na dziecko.

Badania kontrolne po zwolnieniu lekarskim

Po zwolnieniu lekarskim dłuższym niż 30 dni pracownik przechodzi kontrolne badania lekarskie, które potwierdzają zdolność do pracy na dotychczasowym stanowisku (art. 229 § 2 Kodeksu pracy), a pracodawca nie może dopuścić go do pracy bez aktualnego orzeczenia (art. 229 § 4). Badanie odbywa się na skierowanie pracodawcy, na jego koszt i w miarę możliwości w godzinach pracy, z zachowaniem wynagrodzenia (art. 229 § 3, § 4a i § 6).

Dla grafiku wniosek jest jeden: pierwszego dnia po zwolnieniu nie planuje się zmiany, tylko badanie. Magazynier po 45 dniach zwolnienia ma w poniedziałek rano badanie u lekarza medycyny pracy, a pierwszą zmianę we wtorek. Po zwolnieniu do 30 dni pracownik wraca prosto na zaplanowaną zmianę.

Rozliczenie zwolnienia lekarskiego w ewidencji czasu pracy

W ewidencji czasu pracy zwolnienie lekarskie zapisuje się jako rodzaj nieobecności i jej wymiar, czyli godziny z grafiku przypadające na dni choroby, bo ewidencja ma zawierać rodzaj i wymiar usprawiedliwionych nieobecności (§ 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, t.j. Dz.U. 2026 poz. 474). Dla kasjerki z listopada to cztery dni po 8 godzin, razem 32 godziny.

Dwa przypadki wymagają korekty po fakcie. Gdy lekarz orzecznik ZUS określi wcześniejszą datę ustania niezdolności do pracy, zaświadczenie od tej daty traci ważność (art. 59 ust. 7 ustawy zasiłkowej), a kierownik poprawia grafik i ewidencję. Zwolnienie w czasie urlopu bezpłatnego nie daje zasiłku (art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy zasiłkowej); w ewidencji zostaje urlop bezpłatny, a wymiar nie maleje drugi raz.

Jak ma wyglądać cała ewidencja, pokazuje wpis o ewidencji czasu pracy pracownika.

[[cta:sklep]]

Najczęściej zadawane pytania o zwolnienie lekarskie

Czy L4 pokrywa godziny pracy?

Tak, L4 pokrywa dokładnie te godziny, które pracownik miał w grafiku na dni zwolnienia: obniżają one wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym (art. 130 § 3 Kodeksu pracy). Dzień wolny w czasie zwolnienia nie pokrywa żadnych godzin, ale jest płatny jak każdy dzień choroby.

Czy godziny z L4 trzeba odpracować?

Nie, godzin z L4 nie odpracowuje się, bo wymiar czasu pracy jest już o nie obniżony; dopisanie dni pracy po powrocie oznaczałoby nadgodziny.

Czy pracodawca może zadzwonić do pracownika na L4?

Pracodawca może zadzwonić do pracownika na L4 w sprawie, która nie jest poleceniem pracy, na przykład o termin powrotu. Nie może zlecać pracy, bo pracownik pracujący zarobkowo w czasie zwolnienia traci prawo do zasiłku za cały jego okres, a polecenie pracodawcy tego nie usprawiedliwia (art. 17 ust. 1 i 1a ustawy zasiłkowej, ust. 1a od 13 kwietnia 2026 roku).

Czy pracownik na L4 może dostać wypowiedzenie?

Nie, pracownik na L4 nie może dostać wypowiedzenia, bo w czasie usprawiedliwionej nieobecności pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę (art. 41 Kodeksu pracy). Ochrona kończy się, gdy upłynie okres z art. 53 § 1 pkt 1, po którym możliwe jest rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia.

Czy zwolnienie lekarskie w systemie 12-godzinnym liczy się jako 12 godzin?

Tak, za każdą dwunastkę objętą zwolnieniem wymiar maleje o 12 godzin, bo odejmuje się godziny z rozkładu, a nie 8 godzin za dzień. Trzy dwunastki w czasie L4 to 36 godzin mniej, a dni wolne między nimi nie zmieniają wymiaru.

Podstawa prawna

• Kodeks pracy (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245): art. 41 (zakaz wypowiedzenia w czasie usprawiedliwionej nieobecności), art. 53 § 1 pkt 1, art. 92 § 1, § 2 i § 4 (wynagrodzenie chorobowe), art. 130 § 3 (obniżenie wymiaru czasu pracy), art. 132 i 133 (odpoczynek dobowy i tygodniowy), art. 151 § 1 i 151 z indeksem 1 (nadgodziny), art. 165 pkt 1 i 166 pkt 1 (przesunięcie urlopu z powodu choroby), art. 229 § 2 do § 6 (badania kontrolne).
• Ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, ustawa zasiłkowa (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 854): art. 8 ust. 1 (182 i 270 dni zasiłku), art. 12 ust. 2 pkt 1 (urlop bezpłatny), art. 17 ust. 1 i 1a (utrata zasiłku za pracę w czasie zwolnienia), art. 18 ust. 1 i 2 (świadczenie rehabilitacyjne), art. 55 i 58 ust. 1 (e-ZLA i udostępnienie płatnikowi), art. 59 ust. 7 (wcześniejsza data ustania niezdolności).
• Rozporządzenie w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tekst jednolity Dz.U. 2014 poz. 1632): § 2 ust. 2 (zawiadomienie o nieobecności), § 3 pkt 1 (zaświadczenie lekarskie jako dowód).
• Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474): § 6 pkt 1 lit. a (rodzaj i wymiar nieobecności w ewidencji czasu pracy).

Stan prawny na 27 września 2026 roku.

Zwolnienie z ZUS prosto do grafiku

Proplanum to program do układania grafików dla firm pracujących na zmiany. Zwolnienie lekarskie pobrane z ZUS samo odpina tę osobę od zmian, a kierownik dostaje powiadomienie. Godziny i nieobecności trafiają do systemu kadrowo-płacowego: dziewięć systemów kadrowo-płacowych, ADP i e-ZLA z ZUS opisuje strona integracje i bezpieczeństwo, a plan zmian strona grafik pracy online; test na 21 dni zaczyna się bez karty.