Czy pracodawca może odmówić urlopu albo wysłać pracownika na urlop

Kodeks pracy w art. 161 każe udzielić urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo, a zaległego najpóźniej do 30 września roku następnego. Wysłać pracownika na urlop bez jego zgody wolno tylko na urlop zaległy, według Sądu Najwyższego i ministerstwa, i w okresie wypowiedzenia.

Niżej: kiedy odmowa terminu jest w porządku, jak działa plan urlopów, kiedy pracodawca może przesunąć albo odwołać z urlopu, co z urlopem zaległym, w wypowiedzeniu i na żądanie, co zrobić, gdy szef odmawia, i jak ułożyć urlopy w sezonie w sklepie z ośmioma osobami.

Stan prawny na wrzesień 2026.

Czy pracodawca może odmówić urlopu wypoczynkowego

Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego w terminie z wniosku pracownika, jeśli nieobecność tej osoby zakłóciłaby normalny tok pracy zakładu. Nie może natomiast odmówić urlopu jako takiego. Art. 152 Kodeksu pracy daje każdemu pracownikowi prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu, a art. 161 każe udzielić go w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo.

Odmowa dotyczy więc daty, nie prawa. Przełożony, który mówi „nie w tym tygodniu”, powinien w tym samym zdaniu pokazać inny termin. Kodeks nie wymaga pisemnego uzasadnienia, ale odpowiedź z powodem i inną datą oszczędza sporu.

Przykład ze sklepu: osiem osób na sali i kasach, lipiec, dwie już na urlopie z planu, trzecia prosi o tydzień w szczycie. Kierownik może odmówić tego terminu, bo przy trzech nieobecnych nie obsadzi kas, i zaproponować tydzień na przełomie sierpnia i września. Nie może powiedzieć, że urlopu nie będzie do końca roku.

Czy pracodawca może nie zgodzić się na urlop?

Pracodawca może nie zgodzić się tylko na termin: ma prawo odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego we wskazanym przez pracownika terminie, gdy nieobecność pracownika mogłaby poważnie zakłócić pracę, na przykład zostawić sklep bez obsady w sezonie albo podczas inwentaryzacji. Nie może odmówić urlopu w całym roku.

Plan urlopów a termin urlopu

Urlopów udziela się zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 § 1 Kodeksu pracy). Plan podaje się do wiadomości pracowników, a nie obejmuje się nim 4 dni urlopu na żądanie. Gdy planu nie ma, termin urlopu ustala się po porozumieniu z pracownikiem (art. 163 § 1 z indeksem 1).

Pracownik składa wniosek o urlop w wybranym przez niego terminie, pracodawca bierze go pod uwagę, ale ostatnie słowo ma obsada. Na wniosek pracownika urlop można podzielić na części, z jednym zastrzeżeniem: co najmniej jedna część trwa nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162). Jak ułożyć plan w małej firmie, opisuje wpis o planie urlopów.

Osobna reguła dotyczy powrotu z urlopu macierzyńskiego: na wniosek pracownicy pracodawca udziela urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po nim, bez oglądania się na plan (art. 163 § 3).

Czy mogę wziąć urlop kiedy chcę?

Nie zawsze można wziąć urlop, kiedy się chce: termin wynika z planu urlopów albo z porozumienia z pracodawcą, a pracodawca może odmówić urlopu w wybranym terminie, gdy ten zostawiłby zmianę bez obsady. Wyjątkiem są 4 dni urlopu na żądanie w roku, zgłaszane najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Przesunięcie terminu urlopu przez pracodawcę

Pracodawca może przesunąć termin urlopu z planu z powodu swoich szczególnych potrzeb, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 § 2 Kodeksu pracy). Przesunięcie na wniosek pracownika wymaga ważnych przyczyn po jego stronie (art. 164 § 1). Gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu z powodu choroby albo innej usprawiedliwionej nieobecności, przesunięcie jest obowiązkowe (art. 165).

Słowo „poważne” robi tu całą robotę. Zwykły ruch w sobotę nie wystarczy, bo dało się go przewidzieć. Wystarczy za to sytuacja, której w chwili planowania nie było: w lipcu dwie z sześciu kasjerek trafiają na zwolnienie lekarskie, a trzecia ma zaczynać urlop w poniedziałek. Kierownik może przesunąć jej termin, ale powinien od razu uzgodnić z nią nowy.

Choroba działa też w drugą stronę. Pracownik, który zachoruje przed urlopem, nie rozpoczyna go, a niewykorzystanej z powodu choroby części urlopu pracodawca udziela w późniejszym terminie (art. 166). Jak zwolnienie wpływa na obsadę, opisuje wpis o zwolnieniu lekarskim a grafiku pracy. Korektę rozkładu, która nie jest przesunięciem urlopu, opisuje wpis o zmianach w grafiku a Kodeksie pracy.

[[cta:wnioski]]

Czy pracodawca może odwołać z urlopu

Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wtedy, gdy jego obecności w zakładzie pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (art. 167 § 1 Kodeksu pracy). Odwołany pracownik ma obowiązek stawić się do pracy, a pracodawca pokrywa koszty poniesione w bezpośrednim związku z odwołaniem, na przykład dojazd i przepadłą zaliczkę za pobyt (art. 167 § 2).

Odwołanie z urlopu jest wyjątkiem. Awaria chłodni w hurtowni, w której jedyny serwisant właśnie wyjechał, jest okolicznością nieprzewidzianą w chwili rozpoczynania urlopu. Kontrola zapowiedziana miesiąc wcześniej już nie, bo dało się przesunąć termin przed wyjazdem.

Czy pracownik musi wrócić z urlopu na wezwanie?

Tak, pracownik musi wrócić, gdy pracodawca odwołuje go z powodu okoliczności nieprzewidzianych w chwili rozpoczynania urlopu. Odmowa powrotu narusza obowiązki pracownicze. Koszty odwołania zwraca pracodawca, a niewykorzystane dni pracownik odbiera w innym terminie.

Czy pracodawca może wysłać na urlop

Pracodawca nie może wysłać pracownika na bieżący urlop wypoczynkowy bez jego zgody. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wskazuje, że jednostronne udzielenie urlopu jest dopuszczalne tylko w dwóch sytuacjach: przy urlopie zaległym i w okresie wypowiedzenia (art. 167 z indeksem 1 Kodeksu pracy). Poza nimi termin urlopu wynika z planu albo z porozumienia, a nie z polecenia.

Pytanie „czy pracodawca może zmusić do urlopu” wraca w styczniu, gdy ruch spada, i w lipcu, gdy hala ma przestój. Odpowiedź jest ta sama: pulą urlopu dysponuje pracownik w granicach planu, a mniejszy ruch to ryzyko pracodawcy.

Rysunek zbiera to w jednym miejscu: odmowa terminu, przesunięcie z planu, odwołanie ze zwrotem kosztów, zaległy urlop do 30 września i urlop w wypowiedzeniu są dozwolone; brak urlopu przez cały rok i odmowa urlopu na żądanie poza wyjątkiem nie.

Czy pracodawca ma prawo dysponować moim urlopem?

Nie w zwykłym biegu roku. Pracodawca ustala plan urlopów, może odmówić terminu, przesunąć go albo odwołać z urlopu, ale nie wybiera za pracownika, kiedy ten odpoczywa. Wyjątki to urlop zaległy i okres wypowiedzenia.

Czy pracodawca może zmusić do urlopu?

Nie, pracodawca nie może zmusić do bieżącego urlopu wypoczynkowego poza wypowiedzeniem. Może za to, według Sądu Najwyższego i ministerstwa, wyznaczyć termin urlopu zaległego, tak by zmieścić się do 30 września, i udzielić urlopu w okresie wypowiedzenia bez zgody pracownika. Wysłanie na urlop bezpłatny nie wchodzi w grę w żadnej sytuacji, bo udziela się go wyłącznie na wniosek pracownika, poza urlopem z art. 174 z indeksem 1.

Zaległy urlop do 30 września

Urlopu niewykorzystanego w terminie z planu urlopów pracodawca ma obowiązek udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 Kodeksu pracy). Termin nie dotyczy 4 dni urlopu na żądanie. Kto wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego urlopu wypoczynkowego albo bezpodstawnie obniża jego wymiar, podlega grzywnie od 2000 zł do 60 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2).

Czy pracodawca może wysłać na zaległy urlop bez zgody pracownika, jest sporne. Sąd Najwyższy w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05) i ministerstwo w odpowiedzi na interpelację nr 8918 z 6 sierpnia 2020 r. dopuszczają wyznaczenie terminu zaległego urlopu także bez zgody. Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy uważa to za niedopuszczalne poza okresem wypowiedzenia; stanowisko jest na stronie PIP o urlopie zaległym bez zgody pracownika.

Bezpieczna droga jest jedna: rozmowa z pracownikiem, a potem termin zaległego urlopu na piśmie, z wyprzedzeniem, przed 30 września. Kierownik sklepu robi to zwykle w czerwcu, gdy w ewidencji widzi niewykorzystane dni z zeszłego roku. Co dzieje się z urlopem po 30 września, opisuje wpis o zaległym urlopie.

Rysunek zbiera cztery liczby: 14 dni kalendarzowych jednej części urlopu, 4 dni na żądanie w roku, 30 września i grzywna od 2000 zł do 60 000 zł.

Urlop w okresie wypowiedzenia

W okresie wypowiedzenia pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli pracodawca go udzieli (art. 167 z indeksem 1 Kodeksu pracy). Zgoda pracownika ani wniosek nie są tu potrzebne. Wymiar tego urlopu, poza zaległym, nie może przekroczyć wymiaru proporcjonalnego do okresu przepracowanego w roku ustania stosunku pracy (art. 155 z indeksem 1 § 1 pkt 1).

Przykład: umowa kończy się 30 listopada 2026, pracownik ma 26 dni urlopu rocznie i przepracował w tym roku 11 miesięcy. Wymiar proporcjonalny to 26 × 11/12 = 23,83, czyli po zaokrągleniu w górę 24 dni (art. 155 z indeksem 2a § 2 i art. 155 z indeksem 3 § 1).

Co zostanie niewykorzystane, zamienia się po rozwiązaniu umowy o pracę w ekwiwalent pieniężny (art. 171). Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w wypowiedzeniu (art. 36 z indeksem 2) to co innego niż urlop: pracownik zachowuje wynagrodzenie, ale dni urlopu nie schodzą z puli; kto chce „wyczyścić” urlop przed odejściem pracownika, musi udzielić go wprost.

Kiedy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie i innych urlopów

Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie tylko wyjątkowo, gdy szczególne okoliczności i wyjątkowy interes zakładu pracy wymagają obecności pracownika (wyrok Sądu Najwyższego z 28 października 2009 r., II PK 123/09). Pracownikowi przysługują najwyżej 4 dni urlopu na żądanie w roku, zgłaszane najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, łącznie u wszystkich pracodawców (art. 167 z indeksem 2 i 3 Kodeksu pracy). Takiego urlopu także udziela pracodawca.

Urlop na żądanie służy nagłym sprawom, ale żądanie nie zastępuje udzielenia; stanowisko inspekcji jest na stronie PIP o zgodzie na urlop na żądanie. Pracownik, który zaczyna korzystać z urlopu na żądanie, zanim pracodawca go udzielił, ryzykuje uznanie nieobecności za nieusprawiedliwioną (wyrok SN z 16 września 2008 r., II PK 26/08). Odmowa musi jednak zostać wyjątkiem: brak drugiej osoby na zmianie w zwykły wtorek to za mało.

Inne rodzaje urlopu rządzą się własnymi zasadami. Urlopu bezpłatnego pracodawca „może” udzielić (art. 174), więc może odmówić bez podawania przyczyny; szczegóły są we wpisie o urlopie bezpłatnym. Urlop opiekuńczy, 5 dni w roku z art. 173 z indeksem 1, przysługuje na wniosek i nie zależy od zgody, o czym więcej we wpisie o urlopie opiekuńczym; tak samo urlop macierzyński, ojcowski i zwolnienia okolicznościowe.

Co zrobić, gdy szef nie chce dać urlopu

Gdy pracodawca odmówi udzielenia urlopu w każdym terminie, pracownik powinien wskazać inną datę zgodną z planem urlopów, złożyć wniosek o urlop na piśmie albo elektronicznie i zwrócić się do kadr, a przy dalszej odmowie do okręgowego inspektoratu pracy albo sądu pracy. Nie wolno wyjść na urlop bez zgody, bo taka nieobecność jest nieusprawiedliwiona i może uzasadnić rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy).

Co zrobić, gdy szef nie chce dać urlopu?

Gdy szef nie chce dać urlopu, trzeba zaproponować dwa inne terminy i złożyć wniosek tak, żeby została po nim data. Odmowa każdej daty w roku to wykroczenie przeciwko prawom pracownika i sprawa dla kadr, potem dla okręgowego inspektoratu pracy, a na końcu dla sądu pracy. Po drodze warto zapytać kadry, ile dni zostało w puli i czy jest urlop zaległy z terminem do 30 września.

Wyjście na urlop mimo odmowy to najgorszy ruch, bo nieusprawiedliwiona nieobecność może być ciężkim naruszeniem obowiązków pracowniczych. Co grozi za taką nieobecność, wyjaśnia wpis o nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Jak uzgadniać urlopy z grafikiem w sezonie

W sklepie z ośmioma osobami na sali i kasach urlopy w lipcu, sierpniu i przed świętami trzeba rozłożyć tak, żeby jednocześnie na urlopie były najwyżej dwie osoby. Taki limit to reguła organizacyjna sklepu, nie przepis Kodeksu pracy, ale mieści się w „konieczności zapewnienia normalnego toku pracy” z art. 163 § 1 i daje kierownikowi jasny powód odmowy terminu.

Cztery zasady, które w sezonie działają lepiej niż każdorazowa dyskusja przy kasie:

• limit osób na urlopie w jednym tygodniu, ogłoszony przed sezonem
• kolejka wniosków według daty złożenia, bez wyjątków
• plan urlopów zamknięty do końca pierwszego kwartału, z 14 dniami kalendarzowymi w ciągu dla każdego
• odpowiedź na każdy wniosek z powodem i innym terminem, zapisana przy wniosku

Grudzień pokazuje, po co to wszystko. Wnioski o wolne w ostatnim tygodniu roku spływają od listopada. Kierownik, który ma limit, kolejkę i plan, odmawia terminu trzeciej i czwartej osobie bez sporu, bo reguła była znana wcześniej. Gotowy formularz to nasz wniosek o urlop wypoczynkowy, a jak prowadzić rejestr wykorzystanych dni, opisuje wpis o ewidencji urlopów.

[[cta:sklep]]

Najczęściej zadawane pytania o odmowę urlopu

Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?

Pracodawca może odmówić urlopu na żądanie tylko wyjątkowo, gdy szczególne okoliczności i wyjątkowy interes pracodawcy wymagają obecności pracownika (wyrok SN II PK 123/09). W zwykłej sytuacji pracodawca udziela 4 dni urlopu na żądanie w roku, a pracownik zgłasza je najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Rozpoczęcie urlopu przed udzieleniem może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność.

Czy pracodawca musi uzasadnić odmowę urlopu?

Pracodawca nie musi uzasadniać odmowy, bo Kodeks pracy nie wymaga pisemnego uzasadnienia odmowy terminu urlopu. Dobrze jednak odpowiedzieć z powodem, na przykład brakiem obsady w sezonie, i propozycją innego terminu; odmowa urlopu w całym roku jest niedopuszczalna niezależnie od uzasadnienia.

Czy pracodawca może przesunąć urlop z planu urlopów?

Tak, pracodawca może przesunąć urlop z planu z powodu swoich szczególnych potrzeb, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 § 2). Przesunięcie jest obowiązkowe, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu z powodu choroby (art. 165). Nowy termin ustala się z pracownikiem.

Czy trzeba brać 10 dni urlopu pod rząd?

Nie 10, tylko 14: przy podziale urlopu na wniosek pracownika co najmniej jedna część musi trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162). Przy pracy od poniedziałku do piątku to zwykle 10 dni roboczych z dwoma weekendami, stąd potoczne „10 dni”.

Co grozi pracodawcy za nieudzielenie urlopu?

Za nieudzielenie przysługującego urlopu wypoczynkowego albo bezpodstawne obniżenie jego wymiaru pracodawcy grozi grzywna od 2000 zł do 60 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy). Inspektor pracy sprawdza to przy kontroli ewidencji urlopów, zwłaszcza po 30 września. Pracownik może też dochodzić urlopu albo ekwiwalentu przed sądem pracy.

Podstawa prawna

• Kodeks pracy (ustawa z 26 czerwca 1974 r., tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245): art. 36 z indeksem 2, art. 52 § 1 pkt 1, art. 152, art. 155 z indeksem 1, 2a i 3, art. 161, art. 162, art. 163, art. 164, art. 165, art. 166, art. 167, art. 167 z indeksem 1, art. 167 z indeksem 2 i 3, art. 168, art. 171, art. 173 z indeksem 1, art. 174, art. 282 § 1 pkt 2.
• Wyroki Sądu Najwyższego: z 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05 (zaległy urlop bez zgody); z 16 września 2008 r., II PK 26/08 (rozpoczęcie urlopu na żądanie przed udzieleniem); z 28 października 2009 r., II PK 123/09 (odmowa urlopu na żądanie).
• Stanowiska urzędów: Państwowa Inspekcja Pracy, pytania „Czy pracodawca musi wyrazić zgodę na urlop na żądanie?” i „Czy pracodawca może wysłać pracownika bez jego zgody na urlop zaległy?”; Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, odpowiedź na interpelację nr 8918 z 6 sierpnia 2020 r.

Stan prawny na 27 września 2026 roku.

Wnioski urlopowe obok grafiku

Proplanum to program do układania grafików dla firm pracujących na zmiany. Wniosek o wolne przychodzi do kierownika w telefonie, zgoda od razu jest w grafiku, a przy każdym tygodniu widać, kto jest już na urlopie. Odmowa ma powód zapisany przy wniosku, a pracownik dostaje odpowiedź w aplikacji. Jak to wygląda, pokazują strony wniosków urlopowych i grafiku dla sieci sklepów; test na 21 dni zaczyna się bez karty.