Czy umowa zlecenie wlicza się do stażu pracy? Staż pracy od 2026 r., nowe przepisy i zaświadczenie z ZUS

W sektorze finansów publicznych nowe zasady obowiązują od 1 stycznia 2026 roku, w firmach prywatnych od 1 maja 2026 roku, a pracownik sam przynosi zaświadczenie z ZUS. Niżej są terminy, dokumenty i to, co zmienia się w kadrach: urlop, okres wypowiedzenia i dodatki.

Stan prawny na wrzesień 2026. Tekst sprawdzony z ustawą i stanowiskiem ministerstwa 27 września 2026 roku.

Nowe przepisy: umowa zlecenia wliczana do stażu pracy od 2026 roku

Od 2026 roku staż pracy obejmuje więcej niż lata na umowie o pracę. Ustawa z 26 września 2025 roku (Dz.U. 2025 poz. 1423) dodała do Kodeksu pracy art. 302¹, który zalicza do okresu zatrudnienia zlecenia, umowy o świadczenie usług, umowy agencyjne i działalność gospodarczą. Warunek jest jeden: okres musi być potwierdzony, zwykle zaświadczeniem z ZUS.

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza zasadę, że okresy pracy na podstawie umowy zlecenia i okresy prowadzenia pozarolniczej działalności liczą się tak jak lata na podstawie umowy o pracę. Staż pracy, w przepisach „okres zatrudnienia”, to suma okresów, od których zależą uprawnienia pracownicze: wymiar urlopu, okres wypowiedzenia, dodatek stażowy, nagroda jubileuszowa i odprawa. Nowe przepisy nie działają tylko na przyszłość. Liczą się także stare umowy zlecenia, nawet sprzed kilkunastu lat i z firm, których już nie ma, byle dało się je udokumentować. W gastronomii to codzienność, bo wielu kucharzy i kelnerów zaczynało na zleceniach.

Mówiąc wprost, zmiana dotyczy ludzi, którzy dziś są w stosunku pracy, czyli na etacie. Okresy wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia i innych umów cywilnoprawnych, od których szły składki na ubezpieczenia społeczne, liczą się dopiero wtedy, gdy ktoś jest pracownikiem. Zleceniobiorca nie dostaje z tej ustawy urlopu na zleceniu. Ministerstwo pracy pisze to wprost: umowa zlecenia jest traktowana jak umowa o pracę tylko przy liczeniu stażu, a kto pracuje wyłącznie na umowie zlecenie, nie zyskuje nowych uprawnień z prawa pracy. O tym, co przysługuje osobie na zleceniu, jest osobny wpis: czy na umowie zlecenie jest urlop.

Od kiedy zlecenie liczy się do stażu

Umowa zlecenia i działalność liczą się do stażu od 1 stycznia 2026 roku u pracodawców z sektora finansów publicznych (na przykład urzędy i szkoły publiczne) i od 1 maja 2026 roku u wszystkich pozostałych. Data 1 maja wynika z art. 9 ustawy: przepisy stosuje się od pierwszego dnia miesiąca po sześciu miesiącach od ogłoszenia, a ustawę ogłoszono 21 października 2025 roku.

Uprawnienia z doliczonych lat działają od dnia, w którym pracownik je nabył, ale nie wcześniej niż od 1 stycznia albo 1 maja 2026 roku (art. 6 ustawy). Pracownicy sektora publicznego skorzystali więc cztery miesiące wcześniej: pielęgniarka w szpitalu publicznym działającym jako SP ZOZ liczy doliczone lata od stycznia, kasjerka w sklepie od maja. Nikt nie dostanie wyrównania za urlop z 2024 roku. Dwa wyjątki przejściowe warto znać w kadrach:

• rekrutacje rozpoczęte i niezakończone przed startem przepisów rozstrzyga się po staremu (art. 7),
• okres wypowiedzenia, który już trwał w dniu startu przepisów, liczy się po staremu (art. 8).

Umowa zlecenie a staż pracy: co się wlicza, a co nie

Do stażu pracy od 2026 roku wlicza się zlecenie i umowę o świadczenie usług, umowę agencyjną, działalność gospodarczą z opłaconymi składkami, okres „ulgi na start”, współpracę przy działalności małżonka oraz udokumentowany okres pracy zarobkowej za granicą na innej podstawie niż etat. Nie wlicza się umowy o dzieło, działalności nierejestrowanej, zawieszonej firmy (poza okresem opieki nad dzieckiem) ani opieki nad chorym.

Okresy wykonywania umów zlecenia są zaliczane do stażu pracy tylko raz, nawet jeśli ktoś miał kilka zleceń naraz. Kiedy od zlecenia płaci się składki, a kiedy nie, zbiera wpis o umowie zlecenie w 2026 roku.

Gdzie najczęściej jest błąd? Przy studentach. Część poradników pisze, że zlecenie bez składek się nie liczy, a art. 302¹ § 3 Kodeksu pracy mówi coś innego: okresy bez ubezpieczenia na podstawie odrębnych przepisów wlicza się, jeśli są udokumentowane. Ministerstwo potwierdza, że dotyczy to zleceń na studiach. Haczyk jest praktyczny: ZUS takiego okresu nie potwierdzi, więc pracownik przynosi umowy i przelewy.

Czy praca na umowie zleceniu liczy się do emerytury?

Tak, jeśli od zlecenia płacono składki ZUS, czyli składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Taki okres należy do okresów składkowych dających prawo do emerytury, a suma składek na ubezpieczenie emerytalne decyduje o jej wysokości. Staż pracy z Kodeksu pracy to co innego niż staż emerytalny: zlecenie studenta bez składek liczy się do stażu po udokumentowaniu, ale emerytury z niego nie przybywa.

Jak udokumentować umowę zlecenia: zaświadczenie z ZUS (wniosek USP)

Umowę zlecenia i działalność dokumentuje zaświadczenie z ZUS, o które pracownik wnioskuje sam, wyłącznie elektronicznie, przez swoje konto w eZUS (art. 302² Kodeksu pracy). Wniosek ma symbol USP i obejmuje okresy od 1 stycznia 1999 roku; za okresy wcześniejsze składa się wniosek US-7. ZUS odpowiada na profilu w eZUS i wysyła powiadomienie mailem albo SMS-em.

Jak to wygląda krok po kroku:

1. Pracownik loguje się do eZUS i otwiera „Kreator wniosku stażowe”.
2. Składa wniosek USP; do wniosku nie dołącza dokumentów, bo ZUS wystawia zaświadczenie z danych na koncie.
3. Gdy konto nie ma zgłoszenia, ZUS wydaje decyzję odmowną; wtedy pracownik składa wniosek POG o postępowanie wyjaśniające i dołącza umowy.
4. Zaświadczenie z eZUS pracownik oddaje w kadrach; ZUS podaje, że zaświadczenia stażowe bez podpisu odręcznego są ważne.
5. Kadry wpisują okresy do akt, sprawdzają nakładanie się z etatem i przeliczają uprawnienia.

Zaświadczenie z ZUS potwierdzające okresy podlegania ubezpieczeniom z tytułu umowy zlecenia wystarcza, bo ZUS widzi, czy płacono składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie, jak umowy czy rachunki, są potrzebne tylko tam, gdzie ZUS danych nie ma.

Nakładające się okresy liczą się raz. Jeśli ktoś przez 10 lat był na etacie i w tym czasie miał 3 lata zlecenia, do stażu wchodzi 10 lat, bo ustawa każe wybrać okres najkorzystniejszy, a nie sumować (art. 302¹ § 10). W firmie zmianowej to częsty przypadek: kucharz na pół etatu w jednym lokalu i na zleceniu w drugim nie zyska dodatkowych lat za te same miesiące.

Do kiedy trzeba przynieść dokumenty

Pracownik zatrudniony w dniu startu przepisów ma 24 miesiące na udokumentowanie okresów: w sektorze publicznym od 1 stycznia 2026 roku, czyli do końca 2027 roku, w firmie prywatnej od 1 maja 2026 roku, czyli do końca kwietnia 2028 roku (art. 5 ustawy). Okresów nieudokumentowanych w tym terminie obecny pracodawca nie wlicza do stażu.

Dla kadr to ważna data w kalendarzu. Rozsądnie jest poinformować zespół na piśmie, że dokumenty przyjmujecie na bieżąco, i odnotować datę złożenia, bo od niej zależy, kiedy trzeba przeliczyć urlop. Od nowych pracowników zaświadczenie z ZUS najlepiej zebrać od razu przy zatrudnieniu, razem ze świadectwami pracy. W sieci sklepów z rotacją sezonową oszczędza to późniejszego przeliczania wstecz.

[[cta:wnioski]]

Staż pracy a wymiar urlopu: kiedy 20, a kiedy 26 dni

Wymiar urlopu wynosi 20 dni przy stażu pracy krótszym niż 10 lat i 26 dni przy stażu co najmniej 10 lat (art. 154 § 1 Kodeksu pracy). Od 2026 roku do tych 10 lat liczą się zlecenia i działalność gospodarcza, a nadal także szkoła: liceum 4 lata, szkoła wyższa 8 lat. Dla wielu osób po trzydziestce to przejście z 20 na 26 dni urlopu wypoczynkowego.

Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu, a nie od rodzaju obecnej umowy. Przykład z praktyki: kasjerka w sieci sklepów ma liceum (4 lata), od 2022 roku etat (4 lata w 2026 roku) i wcześniej 3 lata zlecenia w innym sklepie, ze składkami. Bez zlecenia ma 8 lat stażu i 20 dni urlopu. W czerwcu 2026 roku przynosi zaświadczenie z ZUS: staż rośnie do 11 lat, a jej urlop w 2026 roku do 26 dni.

Co, jeśli wykorzystała już 20 dni? Dostaje urlop uzupełniający, czyli różnicę między nowym a starym wymiarem, tu 6 dni (art. 158 Kodeksu pracy). Przy niepełnym etacie oba wymiary liczy się proporcjonalnie, o czym jest wpis ile urlopu na pół etatu. Kadry powinny też sprawdzić plan urlopów i ewidencję, bo dodatkowe dni trzeba zmieścić w grafiku przed końcem roku.

Staż ogólny i zaliczenie do stażu zakładowego: okres wypowiedzenia i dodatki

Staż ogólny to wszystkie okresy u wszystkich pracodawców i zleceniodawców; decyduje o urlopie. Staż zakładowy to okresy u obecnego pracodawcy; decyduje o okresie wypowiedzenia (art. 36 Kodeksu pracy: 2 tygodnie, 1 miesiąc albo 3 miesiące). Zlecenie u tego samego pracodawcy liczy się od 2026 roku do obu (art. 302¹ § 8).

To zmiana, która w firmach zmianowych potrafi zaskoczyć. Magazynier był w firmie 3 lata na zleceniu ze składkami, a od 2 lat jest na etacie. Do maja 2026 roku miał miesiąc wypowiedzenia, teraz ma 3 miesiące, bo staż zakładowy wynosi 5 lat. Ministerstwo podaje podobny przykład i wskazuje, że doliczone okresy mogą podnieść także odprawę przy rozwiązaniu umowy.

Długość okresu wypowiedzenia to niejedyny skutek. Dodatki stażowe i nagrody jubileuszowe nie wynikają z Kodeksu pracy. W administracji publicznej dają je ustawy i rozporządzenia płacowe, a w firmie prywatnej tylko regulamin wynagradzania, układ zbiorowy albo umowa. Jeśli regulamin firmy przewiduje dodatek za staż, doliczone lata podnoszą go od dnia nabycia prawa, nie wcześniej niż od 1 maja 2026 roku.

Pracodawca i pracownik: co zrobić w kadrach firmy zmianowej

Kadry w firmie zmianowej powinny w 2026 i 2027 roku zrobić pięć rzeczy: poinformować zespół o zmianie, przyjmować zaświadczenia USP, przeliczać urlop i okres wypowiedzenia, sprawdzić regulamin dodatków stażowych i zaplanować w grafiku dodatkowe dni urlopu. Najwięcej pracy jest tam, gdzie pracownicy przeszli ze zlecenia na etat w tej samej firmie.

• Lista osób, które kiedyś były w firmie na zleceniu: u nich zmienia się też okres wypowiedzenia i wysokość odprawy, gdy dochodzi do zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracownika.
• Rejestr dat złożenia dokumentów, żeby urlop przeliczyć od właściwego dnia.
• Przegląd rezerwy urlopowej: każda osoba, która przejdzie z 20 na 26 dni, to 48 godzin więcej do zaplanowania na pełnym etacie.
• Dodatkowe dni w ewidencji urlopów i we wnioskach, zanim ktoś złoży wniosek o dni, których system jeszcze nie widzi.

Czy pracodawca sam dolicza zlecenia do stażu pracy?

Nie, pracodawca nie sprawdza historii w ZUS z urzędu. Zlecenie zalicza się do stażu dopiero wtedy, gdy pracownik przyniesie zaświadczenie z eZUS albo inne dokumenty. Kadry mogą jednak przypomnieć o terminie i pomóc w złożeniu wniosku USP, zwłaszcza osobom, które były w firmie na zleceniu przed etatem.

[[cta:sklep]]

Najczęstsze pytania

Czy umowa zlecenie wlicza się do stażu pracy?

Tak, od 1 stycznia 2026 roku w sektorze publicznym i od 1 maja 2026 roku w pozostałych firmach, jeśli od zlecenia płacono składki emerytalne i rentowe albo okres jest udokumentowany. Potwierdza go zaświadczenie z ZUS, o które pracownik wnioskuje przez eZUS (wniosek USP).

Czy stare umowy zlecenia wliczamy do stażu pracy?

Tak, ustawa nie ma granicy wstecz. Liczą się także zlecenia sprzed lat i w firmach, które już nie istnieją, byle były udokumentowane. Za okresy sprzed 1999 roku składa się wniosek US-7.

Jakie umowy zlecenia będą wliczane do stażu?

Umowa zlecenia i umowa o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu, a także umowa agencyjna. Nie wlicza się umowy o dzieło.

Czy praca na umowie zleceniu liczy się do emerytury?

Tak, gdy od zlecenia płacono składki emerytalne i rentowe; wtedy jest okresem składkowym w ZUS. Zlecenie studenta do 26 lat bez składek liczy się do stażu pracy po udokumentowaniu, ale nie podnosi emerytury.

Czy działalność gospodarcza wlicza się do stażu pracy?

Tak, za okresy z opłaconymi składkami na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe, a także okres ulgi na start (art. 302¹ § 1 i § 4 Kodeksu pracy). Nie wlicza się zawieszenia firmy, chyba że zawieszenie było na opiekę nad dzieckiem i opłacono składki emerytalne i rentowe (art. 302¹ § 5).

Czy umowa zlecenie wlicza się do stażu przy wypowiedzeniu?

Tak, ale tylko wykonywanie pracy na zleceniu dla obecnego pracodawcy, bo okres wypowiedzenia zależy od stażu u danego pracodawcy. Wypowiedzenia, które już trwały w dniu startu przepisów, liczy się po staremu.

Podstawa prawna

• Ustawa z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1423): art. 302¹ i 302² Kodeksu pracy, art. 83g ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, przepisy przejściowe art. 5 do 10.
• Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245: art. 36 (okres wypowiedzenia), art. 154 i 155 (wymiar urlopu, nauka), art. 158 (urlop uzupełniający).
• Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: Staż pracy na nowych zasadach, pytania i odpowiedzi.
• ZUS: „Stażowe”, nowe regulacje i zaświadczenia od 2026 r. (wnioski USP, US-7 i POG).

Staż, urlop i grafik w jednym miejscu

Proplanum to program do układania grafików dla firm pracujących na zmiany. Gdy kadry zmienią komuś wymiar urlopu z 20 na 26 dni, pula od razu jest widoczna we wnioskach w telefonie pracownika i w grafiku kierownika, więc dodatkowe dni da się zaplanować tak, żeby nie zabrakło nikogo na zmianie. Jak działają wnioski i akceptacja, pokazuje strona o elektronicznych wnioskach urlopowych.