Plan urlopów: kiedy jest obowiązkowy, co zawiera i jak go ułożyć według art. 163 Kodeksu pracy

Plan jest obowiązkowy u pracodawcy, u którego działa związek zawodowy i nie zgodził się na rezygnację z planu. Pozostałe firmy mogą ustalać terminy w porozumieniu z każdym pracownikiem.

Państwowa Inspekcja Pracy przyjmuje, że plan urlopowy powinien być gotowy przed 1 stycznia i obejmować pełny wymiar urlopu, także zaległy, ale bez 4 dni na żądanie. Poniżej odpowiadamy, kto musi mieć plan, co do niego wpisać, jak go ogłosić i kiedy wolno przesunąć zaplanowany termin. Na końcu jest prosty harmonogram układania planu w firmie zmianowej.

Stan prawny na wrzesień 2026, ostatnia aktualizacja 25 września 2026.

Czy plan urlopów jest obowiązkowy

Plan urlopów jest obowiązkowy tylko u pracodawcy, u którego działa zakładowa organizacja związkowa i która nie wyraziła zgody na odstąpienie od planu. Tak wynika z art. 163 § 1 i § 1¹ Kodeksu pracy. Jeżeli związek się zgodzi albo w firmie w ogóle nie ma związku, pracodawca nie ustala planu urlopów i uzgadnia termin urlopu z każdym pracownikiem osobno. Nadal musi jednak brać pod uwagę wnioski pracowników i zapewnienie normalnego toku pracy.

W praktyce większość sklepów, restauracji i małych zakładów produkcyjnych nie ma związku zawodowego, więc formalnie nie ma obowiązku tworzenia planu urlopów. Mimo to wiele z nich go robi, bo bez planu urlopy zbierają się na koniec roku i stają się zaległe. Za brak planu nie ma odrębnej kary, ale za nieudzielenie urlopu w terminie grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2, w brzmieniu od 8 lipca 2026 roku).

Plan urlopów a Kodeks pracy w skrócie: art. 163 § 1 mówi, że urlopy są udzielane zgodnie z planem urlopów, a obowiązek tworzenia planu urlopów znika tylko wtedy, gdy nie ma związku zawodowego albo związek zgodził się z planu zrezygnować. Wtedy pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem, a zawiadomienie pracownika o terminie urlopu zastępuje ustalony plan urlopów. Planowanie w obu trybach ma ten sam cel: pracownik ma wykorzystać urlop w roku, w którym nabył do niego prawo, a nieobecność pracownika nie może zatrzymać pracy zakładu pracy.

Plan urlopów na 2026 i 2027 rok

Zasady na 2026 rok są takie same jak w latach poprzednich, bo żadna z nowelizacji Kodeksu pracy z lat 2025 i 2026 nie dotknęła art. 163. Plan na 2026 rok był obowiązkowy w firmach ze związkiem zawodowym, który nie zgodził się na jego brak. Plan na 2027 rok warto przygotować do końca grudnia 2026 roku, bo tego oczekuje PIP.

Do kiedy trzeba sporządzić plan urlopów

Kodeks pracy nie podaje terminu sporządzania planu urlopów, ale Państwowa Inspekcja Pracy przyjmuje, że plan urlopów powinien zostać sporządzony przed 1 stycznia roku, którego dotyczy. Uzasadnienie jest proste. Od 1 stycznia pracownik nabywa prawo do kolejnego urlopu, więc od tego dnia powinien wiedzieć, kiedy go wykorzysta. Tak brzmi stanowisko PIP z grudnia 2025 roku w sprawie planu urlopowego na 2026 rok.

Plan nie musi obejmować całego roku naraz. Zamiast rocznego planu urlopów pracodawca może sporządzić plan półroczny albo kwartalny, byle pierwszy okres był ustalony przed jego początkiem. Sieć sklepów, w której ruch jest inny w lipcu niż w listopadzie, często robi plan na sezon letni do końca marca, a na resztę roku do końca września. Kodeks tego nie zabrania.

Wnioski pracowników zbiera się wcześniej. W firmie zmianowej dobrze działa okno od 1 do 20 listopada na wnioski, do 10 grudnia projekt planu, do 20 grudnia uwagi, do 31 grudnia ogłoszenie. Cztery tygodnie wystarczą, żeby dopasować obsadę i nie zostawiać wniosków na styczeń.

Co powinien zawierać plan urlopów

Plan urlopów powinien zawierać nazwisko każdego pracownika, terminy wszystkich części urlopu wypoczynkowego w danym roku i liczbę dni w każdej części. Według PIP plan obejmuje pełny wymiar urlopu przysługującego pracownikowi, w tym urlop zaległy z poprzedniego roku i urlop uzupełniający, a nie obejmuje 4 dni urlopu na żądanie (art. 163 § 1 zdanie trzecie w związku z art. 167²). Wnioski pracowników mają wskazywać konkretne daty, a gdy ich nie wskazują, termin określa pracodawca.

Przepisy nie narzucają wzoru planu urlopów pracowniczych. Może to być tabela z nazwiskami w wierszach i tygodniami w kolumnach, arkusz kalkulacyjny albo widok w programie do grafików. Ważne, żeby dało się z niego odczytać, kto i kiedy ma wolne oraz ile dni zostało do wykorzystania.

Trzy rzeczy, o których plan powinien pamiętać.

1. Jedna część urlopu co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162), czyli 10 dni roboczych przy pracy od poniedziałku do piątku.
2. Zaległy urlop wpisany przed 30 września, bo tego wymaga art. 168. Więcej we wpisie o zaległym urlopie.
3. Urlop wypoczynkowy w dniach pracy według rozkładu, w wymiarze godzinowym (art. 154²). Przy zmianach 12-godzinnych jeden dzień urlopu zdejmuje 12 godzin z puli liczonej po 8 godzin za dzień. Jak to policzyć, pokazuje wpis o weekendowym systemie czasu pracy a urlopie.

W świetle przepisów prawa pracy nie trzeba wpisywać do planu 4 dni urlopu na żądanie. Te dni wolne pracownik zgłasza najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu (art. 167²), więc w rocznym planie urlopów zostaje 16 albo 22 dni na osobę, a przy urlopie z poprzedniego roku odpowiednio więcej.

Czy pracodawca może narzucić plan urlopów

Tak, plan urlopów ustala pracodawca, a wnioski pracowników są dla niego wskazówką, nie poleceniem. Art. 163 § 1 Kodeksu pracy każe brać pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, więc pracodawca może odmówić terminu, który oznaczałby zakłócenie toku pracy, bo zostawiłby zmianę bez obsady. Nie musi odmowy uzasadniać, ale powód nie może być dyskryminujący, na przykład pierwszeństwo w ferie tylko dla rodziców.

Jest jeden wniosek, który wiąże pracodawcę. Pracownica wracająca z urlopu macierzyńskiego, a także ojciec albo inny członek rodziny korzystający z tego urlopu, ma prawo do urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po nim, jeżeli o to wystąpi (art. 163 § 3). Takiego wniosku nie da się odrzucić.

Po drugiej stronie plan urlopów nie daje pracownikowi dowolności, bo wiąże także jego. Ogłoszony plan jest podstawą do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Sąd Najwyższy w uchwale z 6 marca 1980 roku (V PZP 7/79) uznał, że osobne zawiadomienie o terminie nie jest konieczne, jeżeli plan podano do wiadomości co najmniej na miesiąc przed urlopem. Regulamin pracy może jednak wymagać dodatkowo wniosku urlopowego, co potwierdził wyrok SN z 5 września 1979 roku (I PRN 82/79). Wzór takiego wniosku jest w naszych darmowych wzorach.

Czy plan urlopów jest wiążący dla pracownika?

Tak. Ustalenia o terminie i długości urlopu z obowiązującego planu wiążą obie strony. Pracownik powinien rozpocząć urlop w terminie z planu, a pracodawca powinien go udzielić. Zmiana wymaga przesłanek zgodnych z przepisami Kodeksu pracy, z art. 164 do 167, a nie samej chęci jednej ze stron.

Kiedy można przesunąć termin urlopu wypoczynkowego z planu

Termin urlopu z planu można przesunąć na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami albo z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, gdy nieobecność w pracy spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 Kodeksu pracy). Pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika i może wymagać, żeby urlop zaczął się zgodnie z planem. O tym, czy zaszła szczególna potrzeba firmy, decyduje wyłącznie pracodawca i nie potrzebuje na to zgody pracownika.

Osobno działa przesunięcie obowiązkowe. Gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu z powodu choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, ćwiczeń wojskowych albo urlopu macierzyńskiego, pracodawca musi przesunąć urlop na później (art. 165). Część urlopu przerwaną takim zdarzeniem udziela się w innym terminie (art. 166).

Odwołanie z urlopu jest możliwe tylko wtedy, gdy obecności pracownika wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu, a pracodawca pokrywa koszty bezpośrednio związane z odwołaniem (art. 167). PIP zwraca uwagę, że zmiana planu przez pracodawcę może obciążyć go podobnymi kosztami, jeżeli pracownik zdążył zarezerwować wyjazd na podstawie ogłoszonego planu.

[[cta:wnioski]]

Jak ogłosić plan urlopów pracownikom

Podanie planu urlopów do wiadomości pracowników następuje w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 163 § 2 Kodeksu pracy). Może to być tablica ogłoszeń w pokoju socjalnym, wiadomość w firmowym intranecie albo widok planu w aplikacji do grafiku. Od momentu ogłoszenia ustalenia z planu wiążą pracodawcę i pracownika, więc data ogłoszenia ma znaczenie i warto ją zapisać.

Sposób ogłaszania najlepiej zapisać w regulaminie pracy, razem z tym, czy pracownik składa dodatkowo wniosek urlopowy przed każdą częścią urlopu. Wtedy funkcjonowanie planu urlopów nie rodzi sporu, czy ktoś „wiedział o planie”. W sieci z kilkoma sklepami plan powinien być widoczny w każdej placówce, nie tylko w centrali.

Ustalony plan urlopów jest podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy, a nie jest wtedy konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu, bo termin wynika z planu. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu na żądanie, więc planowanie urlopu w tej części odbywa się na bieżąco. Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami albo z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164).

Plan urlopów w firmie zmianowej: obsada zamiast kalendarza

W firmie zmianowej kierownik ustala plan urlopów jak plan obsady. Nie wystarczy sprawdzić, czy dwie osoby nie chcą wolnego w tym samym tygodniu. Trzeba wiedzieć, ile osób potrzeba na każdej zmianie w tym tygodniu i ilu zostaje po odjęciu urlopów. W sklepie z 12 osobami na kasach limit dwóch osób na urlopie naraz w lipcu wynika z tego, że sobotnia zmiana potrzebuje 6 osób, a nie z zasady „po równo”.

Kilka reguł, które ograniczają spory o terminy.

• Limit jednoczesnych nieobecności ustalony dla każdej zmiany osobno, dla zachowania ciągłości pracy, na przykład 1 osoba z brygady 5-osobowej w produkcji.
• Kolejność rozpatrywania wniosków zapisana z góry, na przykład według daty złożenia, z rotacją pierwszeństwa na wakacje co roku.
• Zaległy urlop rozpisany w pierwszym półroczu, żeby nie zderzył się z sezonem.
• Czternastodniowa część urlopu każdej osoby zaznaczona w planie osobno, bo o niej najłatwiej zapomnieć.

Czy urlop wypoczynkowy wlicza się do czasu pracy i jak liczyć godziny urlopu udzielanego przy zmianach 12-godzinnych, wyjaśnia wpis harmonogram czasu pracy a urlop wypoczynkowy. Ewidencję wykorzystanych dni prowadzi się osobno dla każdego pracownika, o czym piszemy w tekście o ewidencji urlopów i karcie urlopowej.

[[cta:rejestracja]]

Najczęstsze pytania

Czy plan urlopów jest obowiązkowy?

Obowiązkowy jest tylko u pracodawcy, u którego działa związek zawodowy i nie zgodził się na rezygnację z planu (art. 163 § 1 i § 1¹ Kodeksu pracy). W firmie bez związku pracodawca ustala termin urlopu w porozumieniu z pracownikiem. Za brak planu nie ma osobnej kary, ale za nieudzielenie urlopu grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł.

Czy pracodawca może narzucić plan urlopów?

Tak. Plan ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i normalny tok pracy, i może odmówić terminu, który zostawiłby firmę bez obsady. Odmowa nie może być dyskryminująca. Wiążący jest tylko wniosek o urlop bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (art. 163 § 3).

Czy w planie urlopów trzeba rozpisać cały urlop?

Tak. Według PIP plan obejmuje pełny wymiar urlopu przysługującego w danym roku, w tym urlop zaległy i uzupełniający. W planie urlopów nie uwzględnia się tylko 4 dni urlopu na żądanie (art. 163 § 1 w związku z art. 167²).

Czy plan urlopów na 2026 rok jest obowiązkowy?

Na tych samych zasadach co w każdym roku: tak u pracodawcy ze związkiem zawodowym, który nie zgodził się na jego brak, nie u pozostałych. Art. 163 Kodeksu pracy nie zmienił się w 2026 roku.

Do kiedy plan urlopów?

Kodeks pracy nie podaje daty, ale PIP oczekuje planu przed 1 stycznia roku, którego dotyczy, bo od tego dnia pracownik nabywa prawo do urlopu. Plan może być roczny, półroczny albo kwartalny, byle był gotowy przed początkiem swojego okresu.

Co powinien zawierać plan urlopów?

Nazwisko pracownika, terminy wszystkich części urlopu wypoczynkowego z konkretnymi datami i liczbę dni każdej części, łącznie z urlopem zaległym. Jedna część powinna trwać co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162). Wzoru planu przepisy nie narzucają.

Czy plan urlopów może ulec zmianie i kiedy?

Tak, na wniosek pracownika z ważnych przyczyn, gdy pracodawca się zgodzi, albo z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy przy poważnym zakłóceniu toku pracy (art. 164). Pracodawca musi przesunąć urlop, gdy pracownik zachorował, trafił na odosobnienie, ćwiczenia wojskowe albo urlop macierzyński (art. 165).

Jak ogłosić plan urlopów pracownikom?

W sposób przyjęty u pracodawcy: tablica ogłoszeń, intranet, wiadomość albo widok w aplikacji do grafiku (art. 163 § 2). Od ogłoszenia plan wiąże obie strony. Gdy plan podano co najmniej miesiąc przed urlopem, osobne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego nie jest potrzebne (uchwała SN V PZP 7/79).

Co zrobić, gdy pracownik nie został ujęty w planie urlopów?

Pracodawca ustala z nim termin w porozumieniu, tak jak w firmie bez planu, i dopisuje plan urlopu pracownika przy najbliższej aktualizacji. Obowiązek udzielenia urlopu w roku nabycia (art. 161) i zaległego do 30 września (art. 168) obowiązuje przez cały czas trwania stosunku pracy, niezależnie od tego, czy nazwisko było w planie.

Podstawa prawna

• Kodeks pracy (ustawa z 26 czerwca 1974 r., tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245): art. 152 (prawo do urlopu), art. 154 (wymiar), art. 154² (urlop w godzinach), art. 161 (urlop w roku nabycia), art. 162 (część 14 dni), art. 163 (plan urlopów), art. 164 (przesunięcie terminu), art. 165 i 166 (przesunięcie obowiązkowe), art. 167 (odwołanie z urlopu), art. 167² (urlop na żądanie), art. 168 (zaległy urlop do 30 września), art. 282 § 1 pkt 2 (grzywna).
• Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 473): grzywny od 2000 do 60 000 zł od 8 lipca 2026 r.
• Państwowa Inspekcja Pracy, stanowisko w sprawie planu urlopowego na 2026 r. (za Serwisem Samorządowym PAP, 18 grudnia 2025 r.).
• Uchwała Sądu Najwyższego z 6 marca 1980 r., V PZP 7/79; wyrok Sądu Najwyższego z 5 września 1979 r., I PRN 82/79.

Stan prawny na 25 września 2026 roku.

Plan urlopów spięty z grafikiem

Proplanum to program do układania grafików dla firm pracujących na zmiany, w którym zarządzanie czasem pracy i wnioski urlopowe są w jednym miejscu, a wniosek trafia prosto do planu obsady. Kierownik widzi przy każdym wniosku, ile osób zostaje na zmianie i czy limit nieobecności jest przekroczony, a pracownik widzi swój licznik dni zaległych i bieżących w aplikacji. Ogłoszony plan jest widoczny w każdej placówce i zostaje w historii razem z datą publikacji.