Świadectwo pracy: wzór 2026 do wypełnienia w DOCX i PDF

Świadectwo pracy: kiedy wydać i co musi zawierać

Świadectwo pracy to dokument, który pracodawca wydaje w związku z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Potwierdza okresy zatrudnienia, stanowiska, tryb zakończenia umowy oraz dane potrzebne kolejnemu pracodawcy i ZUS, np. wykorzystany urlop. Wydaje się je w dniu ustania stosunku pracy (art. 97 § 1 Kodeksu pracy). Stan prawny na wrzesień 2026.

Ten wzór świadectwa pracy odwzorowuje pomocniczy wzór z rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy (tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1016) w tej samej kolejności punktów. „Pomocniczy” znaczy, że treść jest obowiązkowa, a układ nie, więc pola z opisem zamiast kropek niczego nie zmieniają. Instrukcja „Sposób wypełniania” z rozporządzenia nie trafiła do pliku, bo to wskazówki dla kadr; najważniejsze z nich są niżej.

Termin wydania świadectwa pracy

Świadectwo pracy wydaje się w ostatnim dniu stosunku pracy, jeśli pracodawca nie zamierza w ciągu 7 dni zawrzeć z tą osobą kolejnej umowy. Gdy wręczenie tego dnia nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych, pracodawca w ciągu 7 dni wysyła świadectwo pocztą albo doręcza je w inny sposób (art. 97 § 1). Wydania nie wolno uzależniać od rozliczenia się pracownika, np. ze zwrotu odzieży roboczej (art. 97 § 1³). Pracownik może upoważnić do odbioru inną osobę, a upoważnienie może dostarczyć na papierze albo elektronicznie (§ 3 rozporządzenia).

Z praktyki parku rozrywki: pracownik sezonowy kończy umowę w piątek po ostatniej zmianie. Świadectwo ma być gotowe tego dnia, więc kadry zbierają dane o urlopie i nieobecnościach kilka dni wcześniej, a nie w poniedziałek po sezonie.

Jak wpisać tryb rozwiązania umowy?

Punkt 4 wymaga trybu i podstawy prawnej. Rozporządzenie podaje, co wskazać:

Do rozwiązania umowy w tych trybach służą wzory wypowiedzenia umowy o pracę i rozwiązania za porozumieniem stron; tryb z tych pism przepisuje się do świadectwa.

Jak wpisać wykorzystany urlop?

W pozycji 2 punktu 6 wpisuje się liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego w roku ustania stosunku pracy, wykorzystanego w naturze albo rozliczonego ekwiwalentem, a osobno urlop na żądanie. Przy odejściu w trakcie roku przysługuje urlop proporcjonalny (art. 155¹ § 1): osoba z 26 dniami, która odchodzi 30 czerwca, ma u tego pracodawcy 13 dni. Urlop ojcowski i rodzicielski wpisuje się tylko wtedy, gdy wiek dziecka pozwala z nich jeszcze skorzystać, osobno dla każdego dziecka.

Czy wpisuje się kary porządkowe?

Nie. Rozporządzenie wylicza, co zawiera świadectwo, i kar porządkowych w tym nie ma. Jedyną informacją „obciążającą” jest wzmianka o zajęciu wynagrodzenia przez komornika z oznaczeniem sprawy i wysokością potrąceń. Nie wpisuje się też oceny pracy ani przyczyny wypowiedzenia; ocenę pracownika może zawierać osobna opinia albo referencje.

Sprostowanie świadectwa pracy

Pracownik ma 14 dni od otrzymania świadectwa na wniosek o sprostowanie. Pracodawca w ciągu 7 dni wydaje nowe świadectwo albo zawiadamia o odmowie (§ 7 rozporządzenia), a od zawiadomienia pracownik ma 14 dni na pozew do sądu pracy (art. 97 § 2¹). Za niewydanie świadectwa w terminie albo wydanie niewłaściwego przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, najwyżej za 6 tygodni (art. 99). Po sprostowaniu pracodawca usuwa poprzednie świadectwo z akt osobowych i niszczy je (§ 7 ust. 5 rozporządzenia).

Świadectwo przy kolejnej umowie u tego samego pracodawcy

Gdy nowa umowa zaczyna się w ciągu 7 dni od końca poprzedniej, świadectwo wydaje się tylko na wniosek pracownika. Wniosek można złożyć w dowolnym czasie, a pracodawca ma 7 dni od jego złożenia na wydanie świadectwa (art. 97 § 1¹ i § 1²). Bez wniosku kolejne świadectwo obejmie wszystkie okresy, za które go nie wydano.