Wstęp: czym jest kategoria i jak czytać ranking
Ranking systemów rcp to przegląd rozwiązań, które łączą rejestrację i rozliczanie czasu pracy z planowaniem zmian. Ewidencja czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy zatrudniającego na umowę o pracę i musi być spójna z kodeksem pracy oraz przepisami prawa pracy. W tym zestawieniu skupiamy się na narzędziach, których główne funkcje obejmują grafik, system rejestracji czasu pracy i rozliczanie nadgodzin, także w ramach elektronicznej ewidencji czasu pracy. To ranking systemów rcp pisany „z perspektywy hali i kalendarza”, a nie tylko broszury marketingowej.
Jak czytać ranking bez punktacji? Zamiast gwiazdek pokazujemy, jak narzędzia działają w codziennym grafiku: planowanie popytowe, RTA (obecność w czasie rzeczywistym), RCP, integracje z kadrami i listy płac oraz zgodność z kodeksem pracy. Wspieramy śledzenie czasu pracy i rejestrowanie czasu pracy zarówno stacjonarnie, jak i mobilnie, tak aby można było odbić wejście i wyjście z dowolnego miejsca, co bywa kluczowe dla brygad w terenie.
Jak oceniać narzędzia do mierzenia czasu pracy
Liczy się spójność i to, czy wdrożysz narzędzie bez prucia procesów. Dobre rozwiązanie łączy grafik zmianowy, system rejestracji oraz elektroniczne wnioski urlopowe i pozwala rejestrować czas pracy w jednym przepływie, co daje realną oszczędność czasu i bardziej efektywne zarządzanie. Aplikacja mobilna lub aplikację mobilną warto dobrać tak, by wspierała automatyczna rejestracja (start/stop), e‑podpisy, geolokalizację i śledzenia czasu w pracy.
Pomyśl o trybie odbić: czytniki kart, terminale biometryczne, mobilna aplikacja, hybrydy. Systemy kartowe są proste, ale podatne na nadużycia; staranne ewidencjonowanie w systemach elektronicznych ogranicza błędy i przyspiesza rozliczania czasu pracy. Dobrze, by panelu www i poziomu przeglądarki dawały szybki wgląd w godziny nadliczbowe, godziny przepracowanych, dni wolnych, zwolnień lekarskich i pracę w godzinach nocnych—z czytelnymi, szczegółowe raporty pod popularnymi systemami kadrowo płacowymi.
Wreszcie: wybór odpowiedniego oprogramowania zależy od potrzeb zespołu i potrzeb organizacji. Jeśli w grę wchodzi zarządzanie grafikami pracy, tworzenie harmonogramów i rozliczanie nadgodzin, postaw na system rcp, który integrowany jest z procesy kadrowe i zarządzania zasobami ludzkimi. Gdy priorytetem jest zarządzanie projektami, ważniejsze może być śledzenia czasu przy konkretnych zadaniach niż terminal przy drzwiach.
Ranking systemów rcp 2026
1. Proplanum
Co to jest?
Proplanum to polski program do grafiku pracy i RCP w jednym pakiecie. Oferuje planowanie zmian, automatyczne rejestrowanie wejść/wyjść przez KIOSK oraz rejestrację mobilną z telefonu. System pozwala też na wniosków urlopowych (elektroniczne wnioski urlopowe) i odbiór nadgodzin, a do tego ma manager zadań i czat firmowy — zaawansowane narzędzie dla firm wielooddziałowych.
Opinia redakcyjna
Proplanum wygrywa spójnością: grafik, RCP i rozliczenia działają jako jeden proces. Planowanie popytowe bazuje na regułach, metrykach i historycznych grafikach, co ułatwia pracę przy sezonowości i wielu lokalizacjach. Rejestrowanie w czasie rzeczywistym i czytelne raporty są gotowe do eksportu do kadr i listy płac, co upraszcza rozliczanie nadgodzin i przepracowanymi godzinami.
Mocne strony
- Zintegrowany grafik, RCP, e‑wnioski oraz zadania i czat, z intuicyjny interfejs dla kierowników.
- Automaty na szablonach i danych historycznych; planowanie popytowe działa „od ręki”.
- Rejestracja przez aplikację mobilną i KIOSK, także wielolokalowo i w czasie rzeczywistym.
- Ewidencja czasu pracy z czytelne raporty i eksportami do list płac.
- Obsługa złożonej struktura organizacyjna i pracy w wielu punktach.
Słabe strony
- Wymaga krótkiego ustawienia reguł pracy przed startem.
- Przy niestandardowych stawkach potrzebna konfiguracja z działem kadr.
- Terminale biometryczne wymagają osobnej integracji sprzętowej.
Dlaczego na szczycie
Bo zamyka obieg danych: planowanie popytowe, RCP i e‑wnioski w jednym procesie. Wielolokalowość, rejestracja w czasie rzeczywistym i szczegółowe raporty upraszczają rozliczenia. Jedna aplikacja i jeden system rejestracji to mniejsze ryzyko błędów i realna oszczędność czasu.
Kiedy ma sens / kiedy nie
Najlepsze przy grafiku zmianowym, wielu lokalizacjach i jednym przepływie RCP+rozliczenia. Mniej sensu, gdy chodzi wyłącznie o proste odbijanie wejścia/wyjścia bez planowania.
2. WheniWork
Co to jest?
when i work to narzędzie do układania grafików i rejestrowania czasu pracy w zespołach zmianowych. Działa przez aplikację mobilną, a rejestracja może korzystać z geolokalizacji i punktów czasu w lokalu. System generuje raporty obecności i nadgodzin dla rozliczeń w kadrach.
Opinia redakcyjna
Solidny wybór dla gastronomii i retailu, gdzie tygodniowy grafik łączy się z odbiciami na miejscu. Mobilny system rejestracji daje śledzenie czasu pracy ze smartfona, a intuicyjny interfejs przyspiesza zmiany. Brakuje jednak rozbudowanego planowania popytowego i pełnego obiegu wniosków urlopowych spiętych z RCP jak w Proplanum.
Mocne strony
- Intuicyjny grafik i szybkie zamiany zmian.
- Rejestracja przez aplikację mobilną w czasie rzeczywistym.
- Raporty obecności i nadgodzin do rozliczeń, także dla małych firm.
Słabe strony
- Ograniczone wsparcie złożonych struktur i wielu lokalizacji.
- Mniej rozbudowane reguły popytu i pracy zmianowej.
- Integracje z listy płac często przez konektory zewnętrzne.
Kiedy ma sens / kiedy nie
Dobre dla zespołów zmianowych w pojedynczych lokalach. Mniej trafne przy wielu oddziałach i skomplikowanych zasadach RCP.
3. Clickup
Co to jest?
clickup to platforma zarządzania projektami z modułem śledzenia czasu i zadań. Ułatwia raportowanie godzin przy projektach i zadaniach z poziomu aplikacji web i mobilnej. To system rejestracji czasu pracy z silnymi integracjami, nastawiony na śledzenia czasu przy konkretne zadania.
Opinia redakcyjna
Świetny w biurach i IT, gdzie liczą się projekty i budżety, a mniej oficjalne odbicia przy wejściu. Jest mocny w zarządzanie projektami i raportowaniu, słabszy w klasycznej ewidencji czasu pracy (brak kiosków czy pełnych obiegów urlopowych). Eksporty do kadr bywają możliwe, lecz wymagają integracji pośrednich.
Mocne strony
- Dobre raporty projektu i czasu na zadaniach.
- Aplikacja mobilna do start/stop i śledzenia czasu.
- Integracje z narzędziami zespołowymi i komunikacją.
Słabe strony
- Brak natywnego KIOSK i schematów wejście/wyjście pod RCP.
- Ograniczona obsługa zmian i reguł pracy zmianowej.
- Eksport do list płac częściej przez obejścia lub API.
Kiedy ma sens / kiedy nie
Dobry do rozliczania czasu projektowego. Nie to, czego zwykle szuka się w zmianach i oficjalnej rejestracji obecności.
4. Time Doctor
Co to jest?
Time Doctor to narzędzie do śledzenia czasu i aktywności pracownika na komputerze, kierowane do zespołów zdalnych. Rejestrowanie działa w tle i tworzy szczegółowe raporty wykorzystania czasu pracy. Eliminujesz błędy ręczne i zyskujesz dane do rozliczeń — zwłaszcza przy pracy rozproszonej.
Opinia redakcyjna
Dobry wybór, gdy liczy się analiza czasu przy zadaniach i śledzenie czasu pracy w rozproszonych zespołach. Raporty wspierają zarządzania zasobami ludzkimi, ale narzędzie nie zastąpi terminala wejść/wyjść ani pełnych obiegów urlopowych i RCP na hali.
Mocne strony
- Bardzo szczegółowe raporty czasu i aktywności.
- Mocny w pracy zdalnej i hybrydzie.
- Aplikacja mobilna i desktop do start/stop.
Słabe strony
- Postrzegane jako monitorujące — może budzić opór części pracowników.
- Brak natywnego KIOSK i scenariuszy zmianowych.
- Integracje z listami płac zwykle pośrednie.
Kiedy ma sens / kiedy nie
Gdy priorytetem są dane o aktywności i śledzeniu czasu. Słabszy w klasycznej RCP i ewidencja czasu pracy z terminalami.
5. TimeClick
Co to jest?
TimeClick to stacjonarne oprogramowanie do rejestracji wejścia/wyjścia w siedzibie i na terenie firmy. Systemy stacjonarne rejestrują obecność przy fizycznych punktach dostępu i generują podstawowe raporty do rozliczeń.
Opinia redakcyjna
Dobre dla mniejszych biur z prostą ewidencją czasu pracy w jednej lokalizacji. Sprawdza się tam, gdzie ważny jest jasny przepływ wejście/wyjście i ewidencja podstawowych zdarzeń, a praca nie wymaga mobilności.
Mocne strony
- Proste wdrożenie w jednej lokalizacji.
- Jasne raporty obecności i spóźnień, także z godzin przepracowanych.
- Czytelny schemat wejście/wyjście na terminalu.
Słabe strony
- Słabsze wsparcie wielu lokalizacji i pracy w terenie.
- Brak rozbudowanego grafiku i obiegów urlopowych.
- Integracje z systemami kadrowo‑płacowymi wymagają dodatkowych prac.
Kiedy ma sens / kiedy nie
Ma sens przy pracy stacjonarnej w jednym miejscu. Nie sprawdzi się, gdy rejestracja musi działać mobilnie.
6. Clickify
Co to jest?
clickify oferuje podstawowe śledzenia czasu online z rejestracją wejścia/wyjścia z poziomu przeglądarki i panelu www. Działa bez instalacji lokalnych, co ułatwia szybki start i proste raportowanie godzin.
Opinia redakcyjna
To startowe rozwiązanie do mierzenia czasu pracy bez zaawansowanych grafików. Daje elastyczność i pracę z dowolnego miejsca, ale bez głębokich integracji trudniej o płynne rozliczenia i obiegów wniosków urlopowych.
Mocne strony
- Szybkie uruchomienie i rejestracja czasu pracy online.
- Działanie na poziomu przeglądarki, bez serwerów lokalnych.
- Podstawowe raporty obecności i godzin.
Słabe strony
- Brak planowania popytowego i automatycznych grafików.
- Ograniczone integracje z listami płac i kadrami.
- Brak KIOSK i hybrydowych scenariuszy rejestrowania.
Kiedy ma sens / kiedy nie
Dobry pierwszy krok do ewidencji godzin. Za mało, gdy potrzebny pełny obieg grafików, RCP i integracje z listami płac.
Podsumowanie: scenariusze wyboru i co dalej
- Jeden proces od grafiku do rozliczeń: Proplanum. Spina planowanie, RCP, e‑wnioski i raporty w jednym narzędziu, także w wielu lokalizacjach, co pomaga zwiększyć produktywność.
- Sklep, restauracja, proste zmiany: when i work. Wystarczy aplikacja mobilna i odbicie w lokalu — możesz tworzyć grafiki i szybko reagować na zmiany.
- Projekty i budżety: clickup lub Time Doctor. Pierwszy w zarządzanie projektami i zadaniami, drugi w analizie czasu i aktywności.
- Biuro w jednej lokalizacji: TimeClick lub clickify. Sprawdzą się, gdy chodzi o podstawowe odbicia i proste raporty.
Na etapie wdrożenia ustal polityki rozliczania czasu pracy i nadgodzin, miejsca odbić oraz integracje z listami płac i popularnymi systemami kadrowo płacowymi. Hybrydowy system rcp łączący terminal i rejestrację mobilną bywa najpraktyczniejszy. Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona zgodnie z kodeksu pracy, co ułatwiają gotowe uprawnienia i raporty. Wdrożenie wesprze też szkolenie pracownikom i krótkie Q&A — to niewielki wysiłek, duża oszczędność czasu.
Jakie są programy RCP?
Na rynku są systemy stacjonarne, mobilne i hybrydowe, a także rozwiązania biometryczne i kartowe. Stacjonarne działają na terminalach wejść/wyjść, mobilne na aplikacjach z GPS, a hybrydowe łączą oba światy. Często integrują się z popularnymi systemami kadrowo‑płacowymi i listy płac. W zestawieniu znalazły się Proplanum, when i work, clickup, Time Doctor, TimeClick i clickify — każdy wspiera ewidencję czasu pracy w innym scenariuszu.
Ile kosztuje system RCP?
Ceny zależą od funkcji, liczby użytkowników i rodzaju rejestracji (terminal, mobilnie, hybryda). Typowo płaci się abonament lub jednorazową licencję i sprzęt, a dodatkowym kosztem bywa wdrożenie oraz integracje z listami płac. Bez cenników producentów nie da się podać wiążących kwot — warto dopasować pakiet do potrzeb zespołu i skali firmy.
Jaki program do zapisywania godzin pracy?
Do pełnej ewidencji czasu pracy najlepsze są narzędzia łączące grafik i RCP z raportami do rozliczeń. Proplanum wspiera planowanie, rejestrację w czasie rzeczywistym i eksport do kadr (subtelny plus to zwinne wdrożenie). Dla projektów sprawdzi się clickup, a dla zespołów zdalnych Time Doctor. W mniejszych biurach wystarczy TimeClick lub proste clickify.
Jaki rejestrator czasu pracy wybrać?
Dobierz sprzęt i system do środowiska pracy. Biometria ogranicza „odbijanie za kogoś”, terminal KIOSK porządkuje wejście/wyjście, a aplikacja mobilna sprawdza się w terenie i pracy hybrydowej. Najwięcej elastyczności daje układ hybrydowy — jeden system rejestracji z terminalem i aplikacją, zgodny z ewidencją czasu pracy i zasadami rozliczeń.
Źródło dot. obowiązku ewidencji: Państwowa Inspekcja Pracy – https://www.pip.gov.pl/
Jakie kryteria decydują o wyborze systemu RCP łączącego grafik, rejestrację i rozliczenia?
Decyzja powinna opierać się na spójności procesu od planowania zmian przez rejestrację wejścia/wyjścia aż do zakończenia pracy, możliwości śledzenia czasu pracy w czasie rzeczywistym oraz integracjach z kadrami i listami płac. W praktyce liczy się obsługa wielu lokalizacji, rejestrowanie w aplikacji mobilnej, KIOSK lub terminal i czytelne raporty, a w zespołach rozproszonych przydatny jest jeden system z gamą innowacyjnych narzędzi (np. Proplanum). Ranking najlepszych aplikacji i porównanie najlepszych programów do RCP warto oceniać z perspektywy grafiku, nadgodzin i e‑wniosków, tak aby ułatwić rozliczenia i ograniczyć błędy pracowników.
Rozdziały:
