Zalegly urlop: termin do 30 września i zasady

Co oznacza zaległy urlop?

Zaległy urlop to po prostu urlop wypoczynkowy, którego nie udało się wykorzystać w danym roku kalendarzowym. Taki urlop niewykorzystany przechodzi na kolejny rok jako urlop zaległy i powiększa pulę urlopu wypoczynkowego pracownika. W praktyce w styczniu „na liczniku” robi się np. 7–12 dni urlopu zaległego z poprzedniego roku plus bieżącego urlopu.

W planowaniu warto rozdzielić pojęcia: zaległy urlop dotyczy dni z poprzedniego roku, a urlop bieżący to dni nabyte teraz, w następnym roku kalendarzowym. Dla kogoś, kto odpowiada za organizację pracy, to nie semantyka, tylko konkret — zaległe dni urlopu mają sztywniejsze ramy, więc trzeba je wcześniej wpisać w planem urlopów albo planu urlopowego.

Jaki jest termin wykorzystania zaległego urlopu?

Zgodnie z art 168 k.p., pracodawca ma obowiązek udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego najpóźniej do 30 września roku następującego po roku, w którym pracownik nabył prawo do urlopu. Czyli: jeśli urlop pochodzi z 2025 r., granicą jest 30 września następnego roku, czyli 2026 r. To jest termin wykorzystania zaległego urlopu, który spina grafik, obsadę i udzielenia urlopu w firmie.

W tle jest jeszcze prosty porządek z kodeksu pracy: urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystywany w roku kalendarzowym, w którym przysługuje, a zaległość to sytuacja „awaryjna”, nie strategia. Jeśli zaległego urlopu wypoczynkowego robi się dużo i wszystko ląduje „na wrzesień następnego roku kalendarzowego”, to zwykle nie jest pech, tylko sygnał, że plan urlopów i organizację pracy trzeba poprawić.

Czy udzielania zaległego urlopu jest obowiązkiem pracodawcy?

Tak — udzielania zaległego urlopu to obowiązkiem pracodawcy, a nie opcja „jak się uda”. Obowiązek udzielenia urlopu zaległego realizuje się zwykle przez planem urlopów albo ustalenia z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, żeby nie wpaść w korek na finiszu. W praktyce dobrze działa prosta zasada: część urlopu zaległego wpada do grafiku w I kwartale, reszta domyka się w II–III kwartale, zanim zrobi się tłok.

Jeśli pracodawca nie dopilnuje udzielenia urlopu zaległego w terminie określonym przepisami, wchodzi ryzyko wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 2 kodeksu pracy, nieudzielenie przysługującego urlopu wypoczynkowego może skończyć się grzywną do 30 000 zł. To jeden z tych tematów, które lepiej mieć ogarnięte zanim zadzwoni państwowa inspekcja.

Kto ustala termin wykorzystania zaległego urlopu?

W teorii zaczyna się od rozmowy i dogadania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, a w praktyce często kończy na tym, że trzeba po prostu ustalić daty, żeby zdążyć. Prawo jest tu dość jednoznaczne: pracodawcy uzyskania zgody pracownika przy wyznaczeniu terminu dla urlopu zaległego co do zasady nie potrzeba, czyli nie zawsze wymaga zgody pracownika. Innymi słowy: zgody pracownika na udzielenie urlopu zaległego może nie być, a termin i tak trzeba wskazać.

Warto tylko pilnować komunikacji i papierów. Jeśli temat ma iść sprawnie, lepiej opisać to wprost jako udzielenia urlopu zaległego w wskazanym terminie, wynikające z przepisami kodeksu pracy, zamiast potocznego „wysłać pracownika” na urlop. Taki detal robi różnicę przy mailach, dokumentach i ewentualnych pytaniach w trakcie kontroli.

Kiedy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop?

Tu powstaje najwięcej zamieszania, bo w firmach miesza się język prawny z potocznym. Co do zasady, pracodawca może jednostronnie skierować pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia umowy — wtedy faktycznie może wysłać pracownika na zaległy i wpisać urlop w harmonogram bez negocjowania dat. Poza okresem wypowiedzenia mówimy raczej o wyznaczeniu terminu urlopu zaległego w ramach obowiązku, a nie o „przymusowym urlopie” w zwykłym znaczeniu.

Jeśli w grafiku widać, że bez twardszego działania nie domknie się zaległości do 30 września następnego, lepiej nie czekać do końcówki lata. Praktyczna kontrola jest prosta: jeśli na koniec czerwca nie ma zrobionej większości wykorzystania zaległego urlopu, to wakacje i wrzesień zrobią swoje, a wtedy zostaje żonglowanie dni urlopu i obsadą.

Jakie są konsekwencje niewykorzystania i odmowy?

Konsekwencje niewykorzystania zaległego urlopu to dwa równoległe problemy: organizacyjny i prawny. Po stronie pracodawcy brak udzielenia urlopu w określonym przepisami okresie to ryzyko odpowiedzialności wykroczeniowej oraz kontroli, np. przez państwowej inspekcji pracy. Jeśli pracodawca odmawia udzielenia urlopu albo odkłada go w nieskończoność, pracownik może zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) — i często to wystarcza, aby temat zaczął się poruszać.

Po stronie pracownika też nie jest „bez konsekwencji”. Jeśli termin wykorzystania zaległego urlopu jest prawidłowo wskazany, a mimo to pracownik odmawia, może to zostać potraktowane jako naruszenie podstawowych praw pracownika i obowiązków (w praktyce: problemy dyscyplinarne, dopuszczalnymi środkami porządkowymi). Jednocześnie ważne: urlop zaległy przepada? Nie — jeśli ktoś nie wykorzysta zaległego urlopu do 30 września, prawo do urlopu nie znika, a roszczenie o udzielenia urlopu przedawnia się dopiero po trzech latach.

Jak to poukładać w grafiku i RCP?

Kiedy kilka osób naraz zaczyna „chcą wykorzystać zaległe urlopy”, robi się klasyczny efekt domina: spada obsada na zmianach, bilans godzin się rozjeżdża, a wnioski spływają falami. Dlatego pracodawca powinien planować wykorzystania urlopu z wyprzedzeniem i rozdzielać urlopu zaległego od bieżącym urlopem wypoczynkowym, żeby nie skończyć z kumulacją na finiszu. Najlepiej zacząć na przełomie stycznia i lutego, zanim temat urośnie.

Pomaga prosta procedura w 3 krokach:

• Do końca lutego: lista osób z pulą zaległą (np. 1–5 dni, 6–10, 11+).
• Do końca maja: rezerwacja terminów w planie urlopów tak, by zostawić „bufor” na lato.
• Przed 30 września: domknięcie wyjątków (choroby, przesunięcia projektów, zmiany obsady).

W wdrożeniach Proplanum dobrze działa podejście „dwie ścieżki”: plan urlopów jako uzgodnienia i równoległe dopilnowanie, czy udzielić pracownikowi urlopu faktycznie poszło do RCP (czyli zostało rozliczone jako absencja). To ogranicza sytuacje, w której jest „OK na mailu”, a w systemie dalej świecą godziny pracy i potem nagle brakuje dni urlopu.

Kiedy wchodzi ekwiwalent pieniężny?

Ekwiwalent pieniężny brzmi jak szybkie rozwiązanie, ale nie jest standardową metodą na zaległy urlop. Zasadą jest udzielenia urlopu, bo urlopu wypoczynkowego nie traktuje się jak premii do wypłaty, tylko jak realny odpoczynek, z którego pracownikowi trudno się „wypisać”.

W praktyce ekwiwalent pieniężny pojawia się najczęściej przy zakończeniu stosunku pracy, gdy nie da się już udzielić urlopu w naturze. Dlatego zamiast kombinować, czy „da się wypłacić”, lepiej wcześniej ułożyć terminie ustalonym zgodnie z planem i pilnować wykorzystania zaległego urlopu, a Proplanum może tu pomóc jako kontrola wykonania (bez ręcznego liczenia, kto ile ma jeszcze do oddania).

Jak długo można mieć zaległy urlop?

Zaległy urlop przechodzi na kolejny rok i powiększa pulę urlopową pracownika. Pracodawca ma obowiązek udzielić go najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Jeśli termin minie, prawo do urlopu nie znika, ale roszczenie przedawnia się po trzech latach.

Co jeśli nie wykorzysta urlopu do 30 września?

Pracownik nie traci prawa do urlopu tylko dlatego, że minął termin 30 września. Nadal można domagać się udzielenia urlopu, a przedawnienie następuje dopiero po trzech latach. Po stronie pracodawcy przekroczenie terminu może oznaczać odpowiedzialność za naruszenie przepisów.

Co w przypadku, gdy pracownik nie wykorzysta zaległego urlopu?

Jeśli zaległość wynika z braku udzielenia urlopu, to problem leży po stronie organizacji pracy i planowania. Pracodawca może jednostronnie ustalić termin wykorzystania zaległego urlopu, nawet bez zgody pracownika. Odmowa wykorzystania prawidłowo wyznaczonego terminu może być potraktowana jako naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Czy pracodawca może zapłacić za zaległy urlop?

Zasadą jest udzielenie urlopu, a nie zamiana na wypłatę. Ekwiwalent pieniężny pojawia się najczęściej przy zakończeniu umowy, gdy nie da się już udzielić urlopu w naturze. W samej trakcie zatrudnienia lepiej zaplanować i udzielić zaległe dni w grafiku, zamiast „zamykać” temat wypłatą.

Jakie zasady obejmują zaległy urlop oraz terminy i tryb jego udzielania?

W kontekście zaległego urlopu wypoczynkowego kluczowe jest, że terminem granicznym jest września następnego roku kalendarzowego, konkretnie 30 września następnego, co porządkuje wykorzystania urlopu, niezależnie od tego, czy pojawia się wniosek pracownika, bo pracodawca musi udzielić pracownikowi urlopu, gdy następuje następnego roku kalendarzowego rozliczenie za urlop niewykorzystany w wymiar urlopu wypoczynkowego i w puli urlopu wypoczynkowego; w praktyce udzielenia zaległego urlopu oraz udzielania zaległego urlopu pozostaje obowiązkiem pracodawcy, a na tle sporów bywa przywoływane orzecznictwo sądu najwyższego i wyrok sądu najwyższego (sąd najwyższy), gdy rozważa się części urlopu udzielanego zgodnie z planem i podział na bieżącego urlopu oraz relację z bieżącym urlopem wypoczynkowym, bo to jest elementem organizacji pracy, w którym czasem trzeba pracownika na zaległy urlop wpisać w wskazanym terminie w określonym przepisami okresie, nawet jeśli celem jest ochrona podstawowych praw pracownika; w takim układzie czasem pada pytanie, czy urlop zaległy przepada, ale niezależnie od wątpliwości pracodawca może wysłać pracownika w okresie wypowiedzenia (wysłać pracownika na zaległy; pracodawca może wysłać pracownika) albo poza nim określenia terminów dokonać jako zobowiązać pracowników do realizacji absencji, bo pracownik nabył prawo w roku kalendarzowym i w danym roku kalendarzowym powinien go wykorzystać, a jeśli zaległego urlopu w terminie nie udało się udzielić, to ocena dotyczy tego, czy wykorzysta przysługującego odpoczynku; od strony formalnej znaczenie ma terminie ustalonym zgodnie z planowaniem, rozdział na urlop bieżący oraz wyjątki jak dni urlopu na żądanie, a przy zakończeniu stosunku pracy akcent przenosi się na rozliczenie niewykorzystanych dni; przy interpretacjach pomocne bywa zgodnie z art oraz stanowiska (ministerstwo rodziny), a w zakładach, gdzie działa zakładowa organizacja związkowa, praktyka ustaleń może wymagać dodatkowej koordynacji, wówczas pracodawca powinien dopilnować, by zaległość zamknąć do września kolejnego roku kalendarzowego, co w narzędziach ewidencyjnych może wspierać Proplanum (takim przypadku pracodawca; wówczas pracodawca).