Zaległy urlop: do kiedy trzeba go wykorzystać i co się dzieje po 30 września

Po tej dacie prawo do wolnego nie znika, ale pracodawca łamie przepis i od 8 lipca 2026 roku ryzykuje grzywnę od 2000 do 60 000 zł.

Termin nie obejmuje 4 dni urlopu na żądanie, a roszczenie o urlop przedawnia się dopiero po 3 latach. Poniżej wszystkie terminy w jednej tabeli, a dalej odpowiedzi na pytania, które wracają w każdej firmie zmianowej we wrześniu. Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody, czy zaległe dni przepadają i kiedy zamiast urlopu wchodzi ekwiwalent.

Stan prawny na wrzesień 2026, ostatnia aktualizacja 25 września 2026.

Co to jest zaległy urlop wypoczynkowy

Zaległy urlop to dni urlopu wypoczynkowego, których pracownik nie wykorzystał do 31 grudnia roku, w którym nabył do nich prawo. Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu w tym samym roku kalendarzowym, więc każdy dzień przeniesiony na styczeń jest już zaległością. Z puli 20 albo 26 dni (art. 154) w praktyce zostaje zwykle od 3 do 10 dni, które w nowym roku doliczają się do bieżącego wymiaru.

Zaległy urlop nie jest odrębnym rodzajem wolnego. To ten sam urlop wypoczynkowy, tylko z krótszym terminem. Na liczniku pracownika w styczniu pojawiają się więc dwie pule. Bieżąca, z nowym rokiem, i zaległa, którą trzeba rozpisać wcześniej. W sklepie z dziesięcioma osobami na zmianach 6 zaległych dni u trzech pracowników to 18 dni obsady do zaplanowania jeszcze przed sezonem.

Czym jest zaległy urlop w liczbach? Pracownik z 26 dni urlopu (tyle przysługuje od 10 lat stażu pracy) wykorzystał do grudnia 15 dni, więc 11 dni przechodzi na następny rok jako urlop z poprzedniego roku. Te dni wolne zostają urlopem wypoczynkowym z wynagrodzeniem, a przepisy prawa pracy każą je udzielić pracownikowi do końca września. Udzielenie zaległego urlopu w terminie ma jeszcze jeden skutek: zamyka ryzyko wykroczenia, bo kto nie udziela przysługującego urlopu, podlega karze grzywny z art. 282 § 1 pkt 2.

Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop z 2025 roku

Zaległy urlop z 2025 roku trzeba wykorzystać do 30 września 2026 roku, a zaległy urlop z 2026 roku do 30 września 2027 roku. Art. 168 Kodeksu pracy mówi, że urlopu niewykorzystanego w terminie z planu urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Ten sam termin przypomina Państwowa Inspekcja Pracy w komunikatach wysyłanych co roku we wrześniu.

Przepis mówi o udzieleniu urlopu, nie o jego zakończeniu. Wystarczy więc, że pracownik rozpocznie zaległy urlop najpóźniej 30 września, a jego dalsza część może wypaść w październiku. Tak brzmi stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 30 sierpnia 2012 roku (pismo GNP-110-4560-30-1/12/PE/RP). Jest jeden haczyk. Urlopu udziela się w dni pracy, więc gdy 30 września wypada na wolne z grafiku, urlop musi zacząć się wcześniej.

W hali produkcyjnej pracującej w systemie czterobrygadowym 30 września 2026 roku to środa. Osoba, która ma tego dnia zmianę, może zacząć zaległe wolne właśnie wtedy. Osoba z wolnym w środę powinna dostać pierwszy dzień urlopu we wtorek 29 września albo wcześniej.

Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop po macierzyńskim?

Urlop, którego pracownica nie mogła rozpocząć z powodu urlopu macierzyńskiego, pracodawca przesuwa na późniejszy termin (art. 165 pkt 4 Kodeksu pracy), a na jej wniosek udziela go bezpośrednio po macierzyńskim (art. 163 § 3). Termin 30 września dalej obowiązuje, ale nie da się go wyegzekwować, gdy pracownica jest na urlopie rodzicielskim. Zaległe dni czekają na powrót do pracy i wtedy pracodawca udziela ich w pierwszej kolejności.

Zaległy urlop wypoczynkowy należy wykorzystać do 30 września, ale pracownik nie musi składać wniosku. Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym terminie i może wyznaczyć go sam, jeżeli pracownik zwleka. Prawo do kolejnego urlopu pracownik nabywa 1 stycznia każdego roku (art. 153 § 2), więc 1 stycznia 2027 roku na koncie pojawią się nowe dni, a zaległe z 2026 roku dostaną własny termin, 30 września 2027 roku.

Czy zaległy urlop przepada po 30 września

Nie, zaległy urlop nie przepada po 30 września. Termin z art. 168 Kodeksu pracy wiąże pracodawcę, ale jego przekroczenie nie odbiera pracownikowi prawa do wolnego. Prawo to trwa, dopóki roszczenie się nie przedawni, a roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne (art. 291 § 1). Urlop zaległy za 2025 rok staje się wymagalny 30 września 2026 roku, więc przedawnia się 30 września 2029 roku.

Przedawnienie nie działa automatycznie jak wyłącznik. Pracownik dalej może wnioskować o urlop, a pracodawca dalej może go udzielić. Zmienia się tylko to, że po 3 latach pracodawca może odmówić i powołać się na przedawnienie przed sądem pracy. W praktyce mało która firma do tego doprowadza, bo w międzyczasie zaległość rośnie i psuje grafik.

Kiedy zaległy urlop przepada naprawdę?

Prawo do urlopu gaśnie dopiero z przedawnieniem roszczenia, czyli po 3 latach od 30 września następnego roku po roku nabycia. Zaległe dni za 2024 rok przedawnią się więc 30 września 2028 roku. Bieg przedawnienia zawiesza urlop wychowawczy. Przy rozwiązaniu umowy zaległość nie przepada, tylko zamienia się w ekwiwalent pieniężny.

Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop bez zgody

Tak, pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody, o ile robi to w terminie z art. 168 Kodeksu pracy, czyli do 30 września. Sąd Najwyższy w wyroku z 7 maja 2008 roku (II PK 313/07) uznał, że udzielenie zaległego urlopu w tym terminie nie wymaga zgody pracownika i jest dla niego wiążące. Zaległość jest przecież skutkiem niewykonania obowiązku przez pracodawcę, więc przepis daje mu narzędzie do naprawy.

W praktyce polecenie wykorzystania zaległego urlopu warto przekazać z wyprzedzeniem i w formie, którą da się pokazać przy kontroli. Wystarczy wpis w grafiku i wiadomość do pracownika z datami. Od 27 stycznia 2026 roku Kodeks pracy w wielu miejscach dopuszcza postać elektroniczną zamiast pisma (ustawa z 4 grudnia 2025 r., Dz.U. 2026 poz. 25), więc wiadomość w aplikacji do grafiku wystarcza.

Osobnym trybem jest okres wypowiedzenia. Zgodnie z art. 167¹ Kodeksu pracy pracownik w okresie wypowiedzenia ma obowiązek wykorzystać przysługujący urlop, jeżeli pracodawca mu go udzieli. Zaległy urlop wchodzi wtedy w całości, a bieżący tylko w części proporcjonalnej do przepracowanego okresu.

Czy pracownik może odmówić wykorzystania zaległego urlopu?

Nie, jeżeli pracodawca wyznaczył termin do 30 września. Polecenie wykorzystania zaległego urlopu w tym terminie jest wiążące, a odmowa może być potraktowana jak nieusprawiedliwiona nieobecność albo naruszenie porządku pracy. Inaczej jest z urlopem bieżącym, którego termin ustala się z pracownikiem w planie urlopów albo w porozumieniu.

Co grozi pracodawcy za nieudzielenie zaległego urlopu

Nieudzielenie przysługującego urlopu wypoczynkowego jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i od 8 lipca 2026 roku podlega grzywnie od 2000 do 60 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy). Do 7 lipca 2026 roku widełki wynosiły od 1000 do 30 000 zł. Podwyżkę wprowadziła ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. 2026 poz. 473), ta sama, która dała inspektorom prawo przekształcania zleceń w umowy o pracę.

Inspektor pracy w postępowaniu mandatowym może nałożyć grzywnę do 5000 zł, a wyższe kwoty orzeka sąd. Przy kontroli PIP prosi o zestawienie zaległych dni na koniec września, więc firma, która ma tę listę w systemie, załatwia sprawę w kilka minut. Firma, która liczy z papierowych kart urlopowych, spędza nad tym dzień.

Kara nie zamyka tematu. Po ukaraniu pracodawca dalej ma obowiązek udzielić zaległego urlopu, bo prawo pracownika do wolnego nie wygasło. Grzywna jest za spóźnienie, nie zamiast urlopu.

Zaległy urlop na żądanie: inny termin według GIP

Zaległy urlop na żądanie nie podlega terminowi 30 września. Art. 168 Kodeksu pracy wyłącza z tego terminu część urlopu udzielaną zgodnie z art. 167², czyli 4 dni na żądanie. Niewykorzystane dni na żądanie nie przepadają, tylko przechodzą na następny rok jako zwykły urlop wypoczynkowy, który wystarczy zaplanować do 31 grudnia. Tak wynika z pism Głównego Inspektoratu Pracy z 7 kwietnia 2008 roku i z 30 sierpnia 2012 roku.

W nowym roku pracownik dostaje znowu tylko 4 dni na żądanie, nie 8. Dwa zaległe dni z tej puli tracą swój tryb „na żądanie” i wchodzą do planu urlopów jak każde inne. Część firm dla bezpieczeństwa i tak planuje cały zaległy urlop do 30 września. To dopuszczalne i prostsze w grafiku, bo nie trzeba rozdzielać dwóch liczników.

Niewykorzystany urlop na żądanie z poprzedniego roku nie powiększa puli 4 dni na żądanie w nowym roku, tylko dolicza się do zwykłego urlopu wypoczynkowego i podlega planowaniu jak każdy inny dzień.

[[cta:wnioski]]

Ekwiwalent za zaległy urlop: tylko przy rozwiązaniu umowy

Ekwiwalent pieniężny za zaległy urlop przysługuje wyłącznie wtedy, gdy umowa o pracę zostaje rozwiązana albo wygasa, a pracownik nie wykorzystał urlopu w całości lub w części (art. 171 § 1 Kodeksu pracy). W trakcie zatrudnienia pracodawca nie może wypłacić pieniędzy zamiast wolnego, nawet na wniosek pracownika. Urlop służy odpoczynkowi i tej zasady nie da się obejść porozumieniem.

Od 27 stycznia 2026 roku Kodeks pracy określa też termin wypłaty. Ekwiwalent wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia, a jeżeli ten termin przypada przed dniem rozwiązania umowy, w ciągu 10 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 171 § 4 i 5, dodane ustawą z 4 grudnia 2025 r., Dz.U. 2026 poz. 25). Gdy dziesiąty dzień jest wolny, ekwiwalent wypłaca się dzień wcześniej.

Ekwiwalentu można uniknąć w jednym przypadku. Gdy strony podpisują kolejną umowę bezpośrednio po poprzedniej, mogą ustalić, że zaległy urlop zostanie wykorzystany w trakcie nowej umowy (art. 171 § 3). Dla sieci sklepów, która przedłuża umowy sezonowe, to częste i wygodne rozwiązanie.

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy obejmuje dni bieżące i zaległe bez rozróżnienia (art. 171 § 1), a jego podstawą jest wynagrodzenie, nie liczba dni z poprzedniego roku.

Zaległy urlop a choroba i przesunięcie terminu

Choroba pracownika przesuwa zaległy urlop, ale nie kasuje terminu. Jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z powodu niezdolności do pracy, pracodawca ma obowiązek przesunąć urlop na później (art. 165 Kodeksu pracy), a część urlopu przerwaną chorobą udzielić w innym terminie (art. 166). Dni chorobowe nie liczą się jako urlop.

Gdy choroba zabiera wrzesień, zaległy urlop wypada po powrocie, nawet po 30 września. Pracodawca nie odpowiada wtedy za przekroczenie terminu, bo nie było możliwości udzielenia urlopu. Warto tylko mieć w systemie zapis, że urlop był zaplanowany na wrzesień i został przesunięty przez zwolnienie lekarskie.

Zaległego urlopu nie przenosi się do nowego pracodawcy. Przy zmianie pracy dotychczasowy pracodawca rozlicza się ekwiwalentem albo udziela urlopu w okresie wypowiedzenia, a nowy nalicza urlop od zera, proporcjonalnie do okresu zatrudnienia u siebie.

Jak nie dopuścić do zaległego urlopu w firmie zmianowej

Zaległy urlop bierze się z dwóch rzeczy. Z braku planu urlopów albo z planu, którego nikt nie pilnuje w sezonie. Art. 163 Kodeksu pracy każe udzielać urlopów zgodnie z planem ustalonym przez pracodawcę na podstawie wniosków pracowników i potrzeb firmy. Plan powstaje przed 1 stycznia i obejmuje pełny wymiar łącznie z zaległym, bez 4 dni na żądanie. O tym, jak go ułożyć, piszemy osobno we wpisie o planie urlopów.

Trzy zasady, które sprawdzają się w sklepach, magazynach i hotelach.

1. Zaległość rozpisana do końca lutego. Lista osób z zaległymi dniami i terminy w grafiku przed sezonem, a nie po nim.
2. Zaległy urlop przed bieżącym. Przy każdym wniosku system odejmuje najpierw dni z poprzedniego roku, więc licznik zaległości maleje sam.
3. Kontrola 30 czerwca. Jeżeli w połowie roku ktoś ma jeszcze ponad połowę zaległości, termin wyznacza pracodawca, bez czekania na wniosek.

Dla kierownika sklepu największy problem nie leży w przepisie, tylko w obsadzie. Trzy osoby na zaległym urlopie w tym samym tygodniu września to dziura na kasach. Dlatego zaległe dni najlepiej rozkładać między luty a czerwiec, kiedy ruch jest mniejszy, a nie w ostatnich tygodniach przed terminem. Ile godzin i osób potrzeba w każdym tygodniu, pokazuje ewidencja urlopów spięta z grafikiem.

Warto pamiętać o jednym: urlop w firmie zmianowej udziela się w godzinach, więc czas pracy zaplanowany w grafiku na dany dzień decyduje, ile godzin z puli zaległej schodzi za jeden dzień wolnego. Przy zmianach 12-godzinnych 11 zaległych dni to 88 godzin, czyli siedem pełnych nocek i kawałek ósmej.

[[cta:rejestracja]]

Najczęstsze pytania

Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?

Do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 Kodeksu pracy). Urlop za 2025 rok trzeba wykorzystać do 30 września 2026 roku, a za 2026 rok do 30 września 2027 roku. Wystarczy, że urlop rozpocznie się najpóźniej 30 września i może trwać w październiku. Termin nie dotyczy 4 dni urlopu na żądanie.

Czy urlop po 30 września przepada?

Nie. Po 30 września pracownik dalej ma prawo do zaległego urlopu, a pracodawca dalej ma obowiązek go udzielić. Roszczenie przedawnia się dopiero po 3 latach od 30 września następnego roku (art. 291 § 1). Pracodawca, który przekroczył termin, ryzykuje grzywnę od 2000 do 60 000 zł.

Po jakim czasie urlop przepada?

Prawo do urlopu gaśnie z przedawnieniem roszczenia po 3 latach od dnia wymagalności, czyli od 30 września roku następnego po roku nabycia. Zaległy urlop za 2025 rok przedawni się 30 września 2029 roku. Bieg przedawnienia zawiesza urlop wychowawczy.

Kiedy pracodawca może zmusić do wykorzystania zaległego urlopu?

Do 30 września następnego roku pracodawca może wyznaczyć termin zaległego urlopu bez zgody pracownika, a pracownik ma obowiązek go wykorzystać (wyrok SN II PK 313/07). Drugi taki tryb to okres wypowiedzenia, w którym pracodawca może udzielić całego zaległego urlopu (art. 167¹).

Co gdy pracownik nie wykorzysta zaległego urlopu?

Odpowiedzialność ponosi pracodawca, bo to on ma obowiązek udzielić urlopu. Nieudzielenie urlopu jest wykroczeniem z art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy, zagrożonym grzywną od 2000 do 60 000 zł. Sam urlop nie przepada i trzeba go udzielić jak najszybciej po terminie.

Ile jest czasu na wykorzystanie zaległego urlopu?

Dziewięć miesięcy następnego roku, od 1 stycznia do 30 września. Po 30 września roszczenie o urlop trwa jeszcze 3 lata. Przy rozwiązaniu umowy zaległe dni zamieniają się w ekwiwalent pieniężny, wypłacany w terminie wynagrodzenia albo w ciągu 10 dni od zakończenia umowy.

Czy trzeba brać 10 dni urlopu pod rząd?

Kodeks pracy wymaga, aby przy podziale urlopu co najmniej jedna część trwała nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162), co odpowiada 10 dniom roboczym przy pracy od poniedziałku do piątku. Obowiązek dotyczy urlopu bieżącego. Zaległe dni można wykorzystywać pojedynczo.

Czy zaległy urlop na żądanie przechodzi na kolejny rok?

Tak, ale jako zwykły urlop wypoczynkowy, bez trybu „na żądanie”. Według pism GIP z 2008 i 2012 roku takie dni nie podlegają terminowi 30 września i wystarczy je zaplanować do 31 grudnia następnego roku. W nowym roku pracownik ma nadal tylko 4 dni na żądanie.

Czy można otrzymać ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop?

Tylko przy rozwiązaniu albo wygaśnięciu umowy o pracę (art. 171 § 1). W trakcie zatrudnienia zamiana urlopu na pieniądze jest niedopuszczalna. Od 27 stycznia 2026 roku ekwiwalent wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia albo w ciągu 10 dni od rozwiązania umowy.

Podstawa prawna

• Kodeks pracy (ustawa z 26 czerwca 1974 r., tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245): art. 154 (wymiar 20 i 26 dni), art. 161 (urlop w roku nabycia), art. 162 (część 14 dni), art. 163 (plan urlopów), art. 165 i 166 (przesunięcie z powodu choroby i macierzyństwa), art. 167¹ (urlop w okresie wypowiedzenia), art. 167² (urlop na żądanie), art. 168 (termin 30 września), art. 171 (ekwiwalent), art. 282 § 1 pkt 2 (grzywna), art. 291 § 1 (przedawnienie).
• Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 473): grzywny od 2000 do 60 000 zł od 8 lipca 2026 r.
• Ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. 2026 poz. 25): termin wypłaty ekwiwalentu i postać elektroniczna wniosków od 27 stycznia 2026 r.
• Państwowa Inspekcja Pracy, Okręgowy Inspektorat Pracy w Katowicach, „Zaległy urlop: ostatni dzwonek”, 17 września 2025 r.
• Pisma Głównego Inspektoratu Pracy z 7 kwietnia 2008 r. (GPP-110-4560-170/08/PE) i z 30 sierpnia 2012 r. (GNP-110-4560-30-1/12/PE/RP); wyrok Sądu Najwyższego z 7 maja 2008 r., II PK 313/07.

Stan prawny na 25 września 2026 roku.

Zaległy urlop pod kontrolą w grafiku

Proplanum to program do układania grafików i obsługi wniosków urlopowych dla firm pracujących na zmiany. Licznik urlopu każdej osoby pokazuje osobno dni zaległe i bieżące, a przy wniosku system odejmuje najpierw zaległość. Kierownik widzi w grafiku, kto ma jeszcze dni do 30 września, zanim zrobi się tłok, a przy kontroli PIP zestawienie zaległych dni jest gotowe od ręki.