Lista godzin pracy: wzór 2026 do druku w PDF i XLSX

Lista godzin pracy: co wpisywać, żeby z kartki dało się rozliczyć miesiąc?

Lista godzin pracy to miesięczna tabela jednego pracownika z faktycznymi godzinami rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbą godzin przepracowanych oraz osobnymi rubrykami na godziny nadliczbowe i pracę w porze nocnej. Różni się od listy obecności tym, że nie kończy się na podpisie: daje liczby, które kadry przenoszą do ewidencji czasu pracy i do listy płac.

Wzór jest do wydruku (PDF) i do wypełniania w arkuszu (XLSX). W arkuszu trzy kolumny godzin sumują się same w wierszu „Razem w miesiącu”, a w nagłówku jest pole na wymiar czasu pracy w miesiącu, więc od razu widać, czy suma przekroczyła normę. Jeśli potrzebny jest tylko podpis potwierdzający obecność, wystarczy prostsza lista obecności. Dla osób na umowie zlecenia jest osobny wzór: ewidencja godzin pracy na zleceniu.

Czym różni się od listy obecności?

Lista obecności potwierdza przybycie: data, podpis, czasem godzina wejścia. Lista godzin pracy zbiera to, co potrzebne do rozliczenia: faktyczne godziny od i do, liczbę godzin, nadgodziny i porę nocną. W sklepie z jedną zmianą 8:00 do 16:00 obie kartki wyglądają prawie tak samo. W hotelu, gdzie recepcja pracuje 14:00 do 22:00 i 22:00 do 6:00, różnica jest zasadnicza, bo z samej listy obecności nie da się policzyć dodatku nocnego.

Prosta zasada podziału: lista obecności wisi przy wejściu i podpisuje ją każdy, karta z godzinami leży u kierownika zmiany i dotyczy jednej osoby. Gdy w zakładzie jest kiosk albo aplikacja do odbijania, obie kartki zastępuje zapis z systemu.

Czym różni się od ewidencji czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy to dokument obowiązkowy, prowadzony przez pracodawcę osobno dla każdego pracownika (art. 149 Kodeksu pracy). Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2026 poz. 474, § 6 pkt 1) wymienia, co ma zawierać: liczbę przepracowanych godzin z godziną rozpoczęcia i zakończenia, godziny w porze nocnej, godziny nadliczbowe, dni wolne z tytułem ich udzielenia, dyżury, rodzaj i wymiar zwolnień od pracy oraz innych nieobecności.

Ta kartka pokrywa pierwsze trzy punkty i jest źródłem danych dla reszty. Nie zawiera tytułu dnia wolnego ani rodzaju nieobecności, bo te informacje kadry wpisują już w ewidencji, z dostępem tylko dla uprawnionych. Brak ewidencji to wykroczenie z art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy, od 8 lipca 2026 zagrożone grzywną od 2 000 do 60 000 zł. Więcej o samej ewidencji jest we wpisie o ewidencji czasu pracy pracownika.

Jak liczyć godziny nadliczbowe na liście?

Nadgodziny to praca ponad normę 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu albo ponad przedłużony dobowy wymiar z rozkładu (art. 151 § 1 Kodeksu pracy). W rubryce „W tym nadliczbowe” wpisuje się tylko godziny tego dnia ponad plan. Magazynier z grafikiem 6:00 do 14:00, który został do 17:00, ma 11 godzin przepracowanych i 3 nadliczbowe.

Przy równoważnym czasie pracy z 12-godzinną zmianą 12 godzin to jeszcze nie nadgodziny; nadgodziną jest dopiero trzynasta. Nadgodziny z przekroczenia normy tygodniowej wychodzą dopiero na koniec okresu rozliczeniowego, więc na liście ich nie ma; liczy je ewidencja. Limit z art. 151 § 3 to 150 godzin nadliczbowych w roku na osobę, chyba że regulamin albo umowa ustala inaczej.

Jak liczyć porę nocną?

Pora nocna to 8 godzin między 21:00 a 7:00, a które dokładnie, ustala pracodawca w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (art. 151 ze znaczkiem 7 § 1). Jeśli w zakładzie pora nocna to 22:00 do 6:00, zmiana 18:00 do 2:00 daje 4 godziny nocne, a zmiana 22:00 do 6:00 pełne 8. Za każdą godzinę w porze nocnej przysługuje dodatek 20 procent stawki godzinowej z minimalnego wynagrodzenia (art. 151 ze znaczkiem 8).

Rubryka na liście ma dwa zadania: suma miesięczna idzie do rozliczenia dodatku, a osoba z co najmniej 3 godzinami nocnymi w każdej dobie albo z jedną czwartą czasu pracy w nocy jest pracującym w nocy, z limitem 8 godzin na dobę przy pracach szczególnie niebezpiecznych albo wymagających dużego wysiłku (art. 151 ze znaczkiem 7 § 2 i 3).

Papier czy arkusz?

Papier sprawdza się przy kilku osobach i jednej zmianie. Wersja XLSX liczy sumy sama, ma format godzin w kolumnach od i do oraz obszar wydruku na jedną stronę A4, więc po wypełnieniu wystarczy wydrukować i podpisać. Przy 30 osobach i trzech zmianach to nadal 30 kartek do przepisania na koniec miesiąca.

Wtedy godziny lepiej brać prosto z odbić w kiosku albo w telefonie, tak jak robi to rejestracja czasu pracy w Proplanum, gdzie nadgodziny i pora nocna liczą się z faktycznych wejść i wyjść, a ewidencja jest gotowa bez przepisywania.

Stan prawny na 1 września 2026.