Umowa o pracę: wzór 2026 do pobrania w DOCX i PDF

Umowa o pracę wzór 2026: co musi zawierać dokument według Kodeksu pracy

Umowa o pracę (wzór do pobrania w DOCX i PDF) ma wszystkie elementy wymagane przez art. 29 § 1 Kodeksu pracy w brzmieniu obowiązującym we wrześniu 2026 roku. Do wpisania są dane stron, rodzaj umowy, stanowisko, miejsce pracy, wymiar etatu, wynagrodzenie i dzień rozpoczęcia pracy. Wybory, na przykład rodzaj umowy albo planowana długość kolejnej umowy po okresie próbnym, są polami do zaznaczenia, więc nic nie trzeba skreślać.

Wzór jest dla kadr i właścicieli mniejszych firm, które zatrudniają na etat: sklepów, hoteli, zakładów produkcyjnych, przychodni. Umowa o pracę wzór z tej strony zastępuje druki sprzed 2023 roku, w których brakowało adresu siedziby i zapisów o okresie próbnym. Nie zastępuje regulaminu pracy ani informacji o warunkach zatrudnienia, którą pracodawca przekazuje osobno w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy. Zmianę już podpisanej umowy robi się osobnym dokumentem, czyli aneksem do umowy o pracę, a zatrudnienie bez podporządkowania pracodawcy to już umowa zlecenia z Kodeksu cywilnego.

Jakie elementy wymaga art. 29 Kodeksu pracy?

Od 26 kwietnia 2023 roku umowa o pracę określa strony, adres siedziby pracodawcy, rodzaj umowy, datę zawarcia oraz warunki pracy i płacy: rodzaj pracy, miejsce lub miejsca jej wykonywania, wynagrodzenie ze składnikami, wymiar czasu pracy i dzień rozpoczęcia pracy. Przy umowie na okres próbny dochodzi czas jej trwania albo dzień zakończenia, a gdy próba jest krótsza niż 3 miesiące, także okres, na jaki strony zamierzają zawrzeć następną umowę. Przy umowie na czas określony wpisuje się czas trwania albo dzień zakończenia.

Umowę zawiera się na piśmie. Jeżeli z jakiegoś powodu nie doszło do podpisania, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza mu na piśmie strony, rodzaj umowy i jej warunki (art. 29 § 2). W praktyce podpis najpóźniej w dniu, w którym pracownik pierwszy raz staje za kasą albo na linii, załatwia obie rzeczy naraz.

Jaki rodzaj umowy wybrać?

Kodeks pracy zna trzy rodzaje umów: na okres próbny, na czas określony i na czas nieokreślony (art. 25 § 1). Okres próbny trwa najwyżej 3 miesiące, ale od 2023 roku jego długość zależy od tego, jaką umowę strony planują po nim zawrzeć. Tabela pokazuje limity z art. 25 § 2 i § 2², stan prawny na wrzesień 2026.

Okres próbny z pierwszych dwóch wierszy strony mogą raz wydłużyć, najwyżej o 1 miesiąc, jeżeli uzasadnia to rodzaj pracy (art. 25 § 2³). Mogą też uzgodnić, że próba przedłuża się o czas urlopu i innej usprawiedliwionej nieobecności (art. 25 § 2¹). Obie te opcje są we wzorze polami do zaznaczenia.

Umowy na czas określony mają limit: łącznie 33 miesiące i najwyżej trzy umowy między tymi samymi stronami (art. 25¹ § 1). Po przekroczeniu któregoś z limitów pracownik jest zatrudniony na czas nieokreślony. Limit nie dotyczy umów na zastępstwo, do pracy dorywczej lub sezonowej, na okres kadencji ani umów z obiektywnych przyczyn po stronie pracodawcy; wtedy w umowie wpisuje się ten cel, a o umowie z obiektywnych przyczyn pracodawca zawiadamia inspektora pracy w 5 dni roboczych (art. 25¹ § 5). Wzór ma na to osobną linię w § 1.

Czy w umowie trzeba wpisać godziny pracy?

Nie. Umowa określa wymiar czasu pracy, na przykład pełny etat albo 1/2 etatu, a nie godziny od której do której. Rozkład godzin wynika z systemu czasu pracy i z grafiku, który pracodawca układa na okres rozliczeniowy. Wpisanie do umowy stałych godzin, na przykład „od 8:00 do 16:00”, wiąże pracodawcę i każdą zmianę trzeba potem robić aneksem, co w sklepie czy hotelu z pracą zmianową jest niewykonalne.

Informacje o dobowej i tygodniowej normie, przerwach, odpoczynku, zasadach nadgodzin i przechodzenia ze zmiany na zmianę pracownik dostaje w informacji o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3), nie w umowie. W przychodni, która pracuje w systemie równoważnym, to właśnie tam wpisuje się, że dyżur może trwać 12 godzin.

Co z niepełnym etatem i limitem godzin?

Przy zatrudnieniu w niepełnym wymiarze strony ustalają w umowie dopuszczalną liczbę godzin ponad wymiar, po której przekroczeniu pracownik dostaje dodatek jak za nadgodziny (art. 151 § 5). To obowiązkowy element, nie dodatek do wzoru. Przykład ze sklepu: kasjerka na 3/4 etatu ma w umowie limit „ponad 36 godzin w tygodniu”. Godziny między 30 a 36 płaci się jak zwykłe, a od 37. godziny należy się już dodatek 50 albo 100 procent z art. 151¹ § 1. Bez tego zapisu dodatek należy się dopiero po przekroczeniu pełnej normy 40 godzin, więc brak limitu działa na niekorzyść pracownika.

Wynagrodzenie w § 4 można wpisać miesięcznie albo godzinowo, ale nie niżej niż minimalne wynagrodzenie w proporcji do etatu. Kwoty na 2026 rok są w tekście o minimalnym wynagrodzeniu 2026 i 2027.

Kiedy podpisać i co przekazać pracownikowi?

Umowę podpisuje się przed dopuszczeniem do pracy, a w ciągu 7 dni od tego dnia pracownik dostaje na papierze albo elektronicznie informację o warunkach zatrudnienia: normy i wymiar czasu pracy, przerwy, odpoczynek dobowy i tygodniowy, zasady nadgodzin, wymiar urlopu, okresy wypowiedzenia i zasady pracy zmianowej. W ciągu 30 dni dochodzi informacja o instytucji ubezpieczeń społecznych, do której trafiają składki (art. 29 § 3 pkt 2). Wzór przypomina o tym w § 7 ust. 1, żeby termin nie umknął przy sezonowym naborze kilkunastu osób naraz.

Warto trzymać się jednego porządku: umowa w dniu startu, informacja w tygodniu, grafik na pierwszy okres rozliczeniowy przed pierwszą zmianą. W Proplanum wymiar etatu z umowy jest podstawą do liczenia normy i nadgodzin w grafiku, a reguły Kodeksu pracy pilnują odpoczynku i limitów; jak to działa, opisuje strona o Kodeksie pracy i czasie pracy. Zmiany w przepisach, które weszły w życie w 2026 roku, zebraliśmy w tekście o zmianach w prawie pracy 2026.