Urlop na żądanie: 4 dni w roku, kiedy zgłosić, czy można odmówić i co z grafikiem

Jest płatny tak samo jak zwykły urlop, bo pochodzi z tej samej puli 20 albo 26 dni. Dla kierownika oznacza jedno: zmiana, która rano była obsadzona, nagle ma lukę.

Niżej są zasady z Kodeksu pracy i orzecznictwa Sądu Najwyższego, wzór SMS, wyjątki od obowiązku udzielenia, liczenie dni przy zmianach 12-godzinnych i na części etatu oraz sposób, w jaki sklep, hotel i hala produkcyjna zamykają taką lukę w grafiku.

Stan prawny na wrzesień 2026, ostatnia aktualizacja 27 września 2026.

Urlop na żądanie w Kodeksie pracy: ile dni urlopu na żądanie przysługuje

Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym (art. 167² Kodeksu pracy). Ta liczba dni urlopu na żądanie jest taka sama przy każdym etacie i systemie czasu pracy. Nie jest to dodatkowy dzień wolnego, tylko część urlopu wypoczynkowego na nagłe sytuacje.

Limit jest liczony za cały rok, nawet przy zmianie pracy. Łączny wymiar urlopu na żądanie nie może przekroczyć 4 dni w roku kalendarzowym, niezależnie od liczby pracodawców (art. 167³). Kasjerka, która w marcu wykorzystała 3 dni u jednej sieci, a w maju przeszła do drugiej, ma tam do końca roku już tylko 1 dzień na żądanie.

Czy urlop na żądanie wlicza się do urlopu wypoczynkowego?

Tak. Urlop na żądanie stanowi część urlopu wypoczynkowego, więc każdy dzień urlopu na żądanie jest odliczany z puli urlopu wypoczynkowego. Pracownik, który ma prawo do 26 dni urlopu i wykorzysta 4 dni na żądanie, ma 22 dni do zaplanowania; przy 20 dniach zostaje mu 16. Ile dni urlopu przysługuje w danym roku, zależy od stażu i etatu, a nie od trybu, w jakim się go bierze.

Urlopu na żądanie nie wpisuje się do planu urlopów, bo Kodeks wprost wyłącza go z planu (art. 163 § 1). Firma, która układa plan na cały rok, powinna więc zostawić każdemu pracownikowi 4 dni poza planem.

Wynagrodzenie za urlop na żądanie: 100 % jak za urlop wypoczynkowy

Urlop na żądanie jest płatny w 100 %, dokładnie tak jak urlop wypoczynkowy, bo jest jego częścią. Pracownik dostaje wynagrodzenie urlopowe ze składnikami stałymi w normalnej wysokości i zmiennymi liczonymi ze średniej z okresu przed urlopem. Na pasku płacowym dzień na żądanie niczym nie różni się od dnia zaplanowanego urlopu. Kasjerka na dwunastce dostaje za taki dzień zapłatę za 12 godzin, tak samo jak za dzień z planu urlopów.

Kodeks pracy nie przewiduje osobnej stawki dla dni na żądanie. Różnica wobec zwolnienia z powodu siły wyższej jest tu wyraźna: tamto zwolnienie daje połowę wynagrodzenia i ma osobną pulę. Kto ma do wyboru jedno i drugie, zwykle wybiera dzień na żądanie, jeśli zależy mu na pełnej płacy, a urlop z powodu siły wyższej, jeśli chce oszczędzić urlop wypoczynkowy na lato.

Kiedy zgłosić urlop na żądanie: wniosek o udzielenie urlopu i SMS

Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, a według Sądu Najwyższego do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy w danym dniu według rozkładu czasu pracy (wyrok z 15 listopada 2006 r., I PK 128/06). Kto ma zmianę od 6:00, musi zgłosić urlop na żądanie najpóźniej o 6:00, a nie w południe.

Ile wcześniej trzeba zgłaszać urlop na żądanie?

Nie trzeba zgłaszać go wcześniej niż w dniu urlopu. Wystarczy zgłoszenie rano, przed rozpoczęciem zmiany. Można też zgłosić urlop na żądanie dzień albo dwa wcześniej, ale wtedy wiele firm traktuje go jak zwykły wniosek urlopowy.

Jak poinformować pracodawcę o urlopie na żądanie?

Przepisy Kodeksu pracy nie określają formy, więc liczy się skuteczne dotarcie informacji do przełożonego: telefon, SMS, mail albo wniosek o urlop na żądanie w aplikacji. Złożenie wniosku po rozpoczęciu zmiany jest spóźnione. Regulamin pracy może wskazać preferowany kanał, na przykład numer kierownika zmiany. Po powrocie pracownik podpisuje wniosek o urlop, jeśli firma prowadzi dokumentację papierową.

Przykładowy SMS o urlop na żądanie, wysłany o 5:20 przed zmianą od 6:00:

„Dzień dobry, zgłaszam żądanie udzielenia urlopu na dziś, 14 października 2026 r. (urlop na żądanie, art. 167² Kodeksu pracy). Wniosek podpiszę po powrocie. Anna Nowak, kasa 3.”

Przyczyny podawać nie trzeba. Przepis nie wymaga uzasadnienia, a pracodawca nie powinien go żądać jako warunku udzielenia urlopu.

[[cta:wnioski]]

Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie

Pracodawca co do zasady nie może odmówić udzielenia urlopu, ale obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny. Sąd Najwyższy uznał, że odmowa jest dopuszczalna ze względu na szczególne okoliczności, gdy zasługujący na ochronę wyjątkowy interes pracodawcy wymaga obecności pracownika w pracy (wyrok z 28 października 2009 r., II PK 123/09). Chodzi o sytuacje wyjątkowe, a nie o zwykły brak rąk do pracy.

Czy szef może odmówić urlopu na żądanie?

Może, ale tylko wyjątkowo. Przykładem jest jedyny technik utrzymania ruchu na zmianie w dniu awarii linii albo jedyna osoba z uprawnieniami do obsługi kotłowni w hotelu. Braku zastępstwa na kasie w sobotę nie uznaje się za taki wyjątek, bo to ryzyko organizacyjne firmy, więc pracodawca musi wtedy udzielić urlopu na żądanie.

Urlopu udziela pracodawca, także urlopu na żądanie; tak tłumaczy to Państwowa Inspekcja Pracy. Pracownik nie może rozpocząć urlopu na żądanie i nie przyjść do pracy, dopóki nie ma zgody na urlop, bo rozpoczęcie urlopu przed jego udzieleniem Sąd Najwyższy uznał za możliwą nieusprawiedliwioną nieobecność, a nawet ciężkie naruszenie obowiązków z art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy (wyrok z 16 września 2008 r., II PK 26/08). Dlatego odpowiedź na SMS jest tak ważna po obu stronach.

Jakie są konsekwencje urlopu na żądanie?

Dla pracownika, który zgłosił urlop w terminie i dostał zgodę, żadnych: to jego prawo. Kara za urlop na żądanie grozi pracodawcy, który bez wyjątkowego powodu go nie udziela, bo narusza przepisy o urlopie wypoczynkowym; od 8 lipca 2026 roku to grzywna od 2000 do 60 000 zł (art. 282 § 1 pkt 2). Pracownik, który nie przyszedł mimo odmowy, ryzykuje nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy.

Urlop na żądanie w systemie 12-godzinnym, w sobotę i na części etatu

Urlopu na żądanie udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy według grafiku, a z puli schodzi tyle godzin, ile trwa zmiana w danym dniu (art. 154² § 1). Pracownik na dwunastkach ma więc 4 dni na żądanie, czyli 4 zmiany, i każda zużywa 12 godzin z rocznej puli urlopu.

Urlop na żądanie w systemie 12-godzinnym szybciej zmniejsza pulę, ale pracownik ma też mniej zmian w miesiącu, więc proporcja się wyrównuje. Pracownik na pół etatu ma pełne 4 dni na żądanie, bo przepis nie przewiduje proporcji dla tego trybu.

Czy w sobotę można wziąć urlop na żądanie?

Tak, jeśli sobota jest dla pracownika dniem pracy według grafiku. W sklepie, hotelu czy na hali pracującej w weekendy sobota to zwykły dzień pracy, więc urlop na żądanie w sobotę schodzi z puli jak każdy inny dzień. Wniosek na sobotę wolną z grafiku jest bezprzedmiotowy.

Zwolnienie lekarskie w dniu urlopu na żądanie

Zwolnienie lekarskie ma pierwszeństwo przed urlopem: jeśli pracownik zachoruje w dniu urlopu na żądanie i dostanie L4, ten dzień nie zużywa urlopu, a pracodawca udziela go w terminie późniejszym (art. 165 i 166 Kodeksu pracy). Pracownik powinien dostarczyć zwolnienie, a kadry przepisują dzień z urlopu na chorobę. Kierownik zmiany, który rano dostał SMS o urlopie, a w południe informację o L4, zmienia tylko kod nieobecności, bo zastępstwo i tak już ma.

Czy l4 anuluje urlop na żądanie?

Tak, w tym sensie, że dzień objęty zwolnieniem lekarskim nie jest dniem urlopu. Dzień wraca do puli urlopu wypoczynkowego i pracownik wykorzysta go później.

Czy niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na kolejny rok

Niewykorzystane dni na żądanie nie przechodzą na kolejny rok jako „dni na żądanie”, ale nie przepadają: niewykorzystany urlop wypoczynkowy staje się zaległym urlopem, którego pracodawca udziela na zwykłych zasadach. Zwykły zaległy urlop trzeba wykorzystać do 30 września następnego roku, ale art. 168 wprost wyłącza z tego terminu część udzielaną na żądanie. Od 1 stycznia pracownik ma nowe 4 dni na żądanie.

Z niewykorzystanego urlopu na żądanie nie powstaje więc żaden dodatkowy przywilej. W praktyce kadry prowadzą dwa liczniki dla każdej osoby: pulę urlopu wypoczynkowego i wykorzystane dni na żądanie w bieżącym roku. Bez drugiego licznika łatwo przyznać piąty dzień, a przy zmianie pracy łatwo przeoczyć dni wykorzystane u poprzedniego pracodawcy, wpisane w świadectwie pracy.

Urlop na żądanie a zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej i urlop planowany

Urlop na żądanie różni się od urlopu planowanego trybem, a nie wynagrodzeniem: planowany zgłasza się z wyprzedzeniem i ustala z pracodawcą, na żądanie pracownik wskazuje termin sam, najpóźniej rano. Od zwolnienia z powodu siły wyższej różni się pulą i płacą: siła wyższa ma osobne 2 dni z połową wynagrodzenia i wymaga pilnej sprawy rodzinnej.

Urlop na żądanie a zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej to dwa różne narzędzia na ten sam poranek. Gdy dziecko nagle zachoruje, pracownik może wybrać jedno albo drugie; gdy chodzi o awarię samochodu albo zaspanie, zostaje tylko urlop na żądanie, bo nie ma choroby ani wypadku w rodzinie.

Urlop na żądanie w grafiku sklepu, hotelu i hali

Urlop na żądanie to z punktu widzenia grafiku i całego zakładu pracy nieobecność bez uprzedzenia, której pracodawca zwykle nie może zablokować. W sieci sklepów z kilkudziesięcioma kasjerkami to w roku ponad sto porannych luk, bo każda osoba ma 4 dni i większość je wykorzystuje. Nie da się ich przewidzieć co do dnia, ale da się przewidzieć ich liczbę.

Trzy sytuacje z praktyki. W sklepie kasjerka zgłasza urlop o 5:20, a kierownik ma 40 minut na zastępstwo, zanim otworzą się drzwi. Na recepcji hotelu jedna osoba na nocnej zmianie oznacza, że poprzednia zmiana zostaje dłużej, co łatwo skraca odpoczynek dobowy poniżej 11 godzin. Na hali brygada 12-godzinna pracuje bez jednej osoby, a lider przesuwa ludzi między stanowiskami.

Co pomaga? Lista osób gotowych do zastępstwa na każdą placówkę i zmianę, przygotowana przed miesiącem, oraz licznik wykorzystanych dni na żądanie przy każdym nazwisku, żeby kierownik nie liczył ich z pamięci. Zgłoszenie w aplikacji zamiast SMS na prywatny numer trafia od razu do grafiku i do kadr. Więcej o łączeniu grafiku z urlopami jest we wpisie o harmonogramie czasu pracy a urlopie wypoczynkowym.

[[cta:sklep]]

Najczęstsze pytania o urlop na żądanie

Jakie są zasady brania urlopu na żądanie?

4 dni w roku kalendarzowym z puli urlopu wypoczynkowego, zgłaszane najpóźniej w dniu urlopu przed rozpoczęciem zmiany, bez podawania przyczyny. Urlop jest płatny w 100 %, nie wchodzi do planu urlopów, a pracodawca odmawia tylko w wyjątkowych okolicznościach.

Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?

Tylko wyjątkowo, gdy szczególne okoliczności i ważny interes firmy wymagają obecności pracownika (SN, II PK 123/09). Zwykły brak zastępstwa nie jest takim powodem.

Urlop na żądanie ile dni?

4 dni w roku kalendarzowym, łącznie u wszystkich pracodawców, bez względu na etat i system czasu pracy.

Czy urlop na żądanie jest płatny?

Tak, w 100 %, jak urlop wypoczynkowy, bo jest jego częścią.

Czy można wykorzystać urlop na żądanie bez dostępnego urlopu wypoczynkowego?

Nie. Urlop na żądanie pochodzi z puli urlopu wypoczynkowego, więc gdy cała pula, bieżąca i zaległa, jest wyczerpana, nie ma też dni na żądanie. Zostaje wtedy urlop bezpłatny za zgodą pracodawcy albo zwolnienie z powodu siły wyższej, jeśli sprawa rodzinna to uzasadnia.

Czy osoba zatrudniona na pół etatu ma 4 dni urlopu na żądanie?

Tak. Liczba dni na żądanie nie zależy od etatu, więc kto wykorzystał 2 dni urlopu na żądanie, ma jeszcze 2 dni. Z puli schodzi tyle godzin, ile trwa zmiana w dniu urlopu.

Podstawa prawna

• art. 52 § 1 pkt 1, 154², 163 § 1, 165, 166, 167², 167³, 168 i 282 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245); grzywna od 2000 do 60 000 zł od 8 lipca 2026 r. na mocy ustawy z dnia 11 marca 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 473),
• wyroki Sądu Najwyższego z 15 listopada 2006 r. (I PK 128/06), z 16 września 2008 r. (II PK 26/08) i z 28 października 2009 r. (II PK 123/09), przywołane przez Państwową Inspekcję Pracy w odpowiedzi „Czy pracodawca musi wyrazić zgodę na urlop na żądanie?” (pip.gov.pl).

Cztery dni, których nie ma w planie urlopów

Urlop na żądanie jest jedynym urlopem, o którego terminie decyduje sam pracownik, więc jedyne, na co firma ma wpływ, to czas od zgłoszenia do obsadzonej zmiany. Gdy zgłoszenie trafia z telefonu pracownika prosto do kierownika i do grafiku, z licznikiem dni przy nazwisku, poranek wygląda spokojniej; tak działają elektroniczne wnioski urlopowe w Proplanum.