Ile etatów potrzeba, żeby obsadzić placówkę: godziny otwarcia razy osoby na zmianie, po urlopach i świętach.

Obliczenie etatów do obsady placówki i przeliczenie godzin na etat

Liczbę etatów oblicza się, dzieląc godziny, które trzeba obsadzić w roku, przez godziny pracy jednego etatu po odjęciu urlopu i nieobecności. W 2026 roku wymiar czasu pracy pełnego etatu to 2008 godzin (art. 130 § 1 Kodeksu pracy, stan prawny na wrzesień 2026), a po 26 dniach urlopu zostaje 1800 godzin, które jedna osoba faktycznie przepracuje.

Godziny do obsadzenia to dni otwarcia razy godziny otwarcia razy osoby jednocześnie na zmianie. Jeśli przed otwarciem i po zamknięciu ktoś liczy kasę albo przyjmuje towar, te minuty też są pracą i kalkulator je dolicza. Wynik w etatach przelicza się na osoby, dzieląc go przez etat, na którym zatrudniacie: 5,39 etatu to 6 osób na pełnym etacie albo 8 na 3/4.

Odwrotne przeliczenie, godzin pracy na etat, działa tak samo: godziny zespołu w roku dzieli się przez wymiar pełnego etatu. 1004 godziny to pół etatu, a 1506 godzin trzy czwarte. W praktyce dział kadr liczy tak etaty dziś, zanim porówna je z obsadą. Kalkulator liczy etaty pracowników zatrudnionych w stosunku pracy; godzin osób na umowie zlecenia wymiar etatu nie ogranicza.

Ile osób zatrudnić: pełny etat czy część etatu

Liczbę osób ustala się, dzieląc etaty przez wymiar zatrudnienia; zaokrąglenie idzie zawsze w górę, do pełnej osoby. Obsada, która wymaga 5,39 etatu, to 6 osób na pełny etat, 7 osób na 7/8 etatu albo 8 osób na 3/4 etatu. Część etatu daje więcej rąk do grafiku w szczycie, ale każda osoba to osobny urlop wypoczynkowy, badania i szkolenia.

Przy części etatu wymiar urlopu liczy się proporcjonalnie (art. 154 § 2), więc godziny pracy po urlopie spadają niemal w tej samej proporcji (niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę) i wynik w etatach prawie się nie zmienia. Praca pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze ponad jego etat to godziny ponadwymiarowe. Dopuszczalną liczbę godzin ponadwymiarowych ustala umowa, a za godziny ponad ten limit należy się dodatek jak za nadgodziny (art. 151 § 5). Wymiar urlopu jednej osoby sprawdzicie w kalkulatorze urlopu.

Wymiar czasu pracy: ile godzin daje pełny etat w 2026 i 2027 roku

Pełny etat ma w 2026 i w 2027 roku po 2008 godzin wymiaru czasu pracy, czyli 251 dni po 8 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 130 Kodeksu pracy). Do obsady trzeba jednak liczyć godziny po urlopie: 1848 przy 20 dniach urlopu i 1800 przy 26 dniach, bo dzień urlopu to 8 godzin (art. 154 i 154²).

Wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym zmienia się z miesiąca na miesiąc, w 2026 roku od 160 do 184 godzin, dlatego kalkulator liczy etaty na cały rok i te różnice się wyrównują. Nieobecności to zwolnienia lekarskie, opieka nad dzieckiem i inne dni bez pracy. Warto wziąć ich udział z własnej ewidencji z ostatniego roku, bo w zespole kilkunastu osób nawet kilka procent zmienia wynik o część etatu.

Święta, niedziele handlowe i święto w sobotę

W 2026 roku jest 14 dni ustawowo wolnych od pracy, z czego 10 wypada od poniedziałku do soboty, a w 2027 roku tyle samo (ustawa o dniach wolnych od pracy, t.j. Dz.U. 2025 poz. 296). Sklep objęty zakazem handlu w niedziele otwiera się w niedziele tylko 8 razy w roku (art. 7 ustawy o ograniczeniu handlu, t.j. Dz.U. 2025 poz. 301).

W 2026 roku niedziele handlowe to 25 stycznia, 29 marca, 26 kwietnia, 28 czerwca, 30 sierpnia oraz 6, 13 i 20 grudnia. Święto w sobotę działa w dwie strony. Obniża wymiar czasu pracy etatu o 8 godzin, a placówka otwarta w soboty i tak pracuje w inne dni. W 2026 roku 15 sierpnia i 26 grudnia to soboty, więc biuro czynne od poniedziałku do piątku ma 253 dni otwarcia, a pełny etat tylko 251 dni pracy. Te dwa dni to realny brak obsady, który kalkulator pokazuje.

Ile etatów potrzebuje sklep, stanowisko całodobowe i biuro

Najwięcej etatów pochłaniają długie godziny otwarcia i druga osoba na zmianie. Sklep od poniedziałku do soboty od 6:00 do 22:00 z dwiema osobami potrzebuje w 2026 roku 5,39 etatu przy 26 dniach urlopu, a sklep czynny 7 dni po 12 godzin z jedną osobą 2,34 etatu przy 26 dniach urlopu.

Obsada całodobowa: ile osób na jedno stanowisko

Jedno stanowisko czynne całą dobę przez cały rok to 8760 godzin, czyli 4,74 etatu przy 20 dniach urlopu i 4,87 etatu przy 26 dniach. W praktyce to pięć osób na pełnym etacie, zanim doliczy się zwolnienia lekarskie. Recepcja hotelu, portiernia, dyżurka w domu opieki i stanowisko na hali w ruchu ciągłym liczą się tak samo.

Przy obsadzie całodobowej sama liczba godzin to nie wszystko. Każda osoba potrzebuje 11 godzin odpoczynku w dobie i 35 godzin w tygodniu, więc grafik z pięcioma osobami zwykle wymaga zastępstw. Układ zmian sprawdzicie w kalkulatorze odpoczynku i doby pracowniczej.

Braki w obsadzie, nadgodziny i ich koszt

Brak etatów wraca jako nadgodziny: godziny, których zespół nie pokryje w wymiarze, ktoś musi przepracować ponad normę. Jedna osoba może mieć najwyżej 150 nadgodzin w roku z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, chyba że układ zbiorowy albo regulamin pracy, a u pracodawcy bez nich umowa o pracę, ustala inny limit (art. 151 § 3 i 4 Kodeksu pracy).

Godzina nadliczbowa kosztuje co najmniej półtorej stawki, bo do wynagrodzenia dochodzi dodatek 50 %, a w nocy, w niedziele i święta, które nie są dniami pracy, oraz w dniu wolnym oddanym za pracę w niedzielę albo święto 100 % (art. 151¹). Nawet przy płacy minimalnej 4806 zł w 2026 roku godzina pracy kosztuje od 26,12 do 30,04 zł, zależnie od wymiaru miesiąca, więc najtańsza nadgodzina to około 39 zł. Rozliczenie nadgodzin zamyka się w obowiązującym okresie rozliczeniowym, a limit 150 godzin liczy się w roku kalendarzowym.

Sklep z przykładu, który ma 5 etatów zamiast 5,39, pokrywa brak 696 godzin, czyli 139,2 nadgodziny na etat, blisko limitu. Przy stawce 30 zł to co najmniej 31 320 zł rocznie, 2610 zł miesięcznie, więcej niż kosztowałaby część etatu. Kalkulator pozwala policzyć ten koszt dla Waszej placówki: wystarczy wpisać etaty dziś i stawkę w polu „Policzcie koszt braków”.