Zmiana stanowiska pracy: aneks czy wypowiedzenie zmieniające, badania lekarskie, szkolenie BHP i zgoda pracownika

Trwale robi się to na dwa sposoby: porozumieniem stron, czyli aneksem, gdy pracownik się zgadza, albo wypowiedzeniem zmieniającym z art. 42, gdy się nie zgadza. Czasowo, do 3 miesięcy w roku kalendarzowym, pracodawca może powierzyć inną pracę bez zmiany umowy, jeśli nie obniża to wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom (art. 42 § 4).

Do tego dochodzą dwa obowiązki, o których firmy zapominają najczęściej: wstępne badania lekarskie, gdy na nowym stanowisku są czynniki szkodliwe albo uciążliwe (art. 229 § 1 pkt 2), i instruktaż stanowiskowy BHP przed dopuszczeniem do pracy na nowym stanowisku. Poniżej pokazujemy krok po kroku, jak przeprowadzić zmianę stanowiska na wniosek pracownika i z inicjatywy pracodawcy, kiedy pracownik może odmówić, co ze zmianą na niższe i ze zmianą samej nazwy stanowiska.

Stan prawny na wrzesień 2026, ostatnia aktualizacja 26 września 2026.

Na czym polega zmiana stanowiska pracy według Kodeksu pracy

Stanowisko pracy to rodzaj pracy zapisany w umowie, więc jego zmiana jest zmianą warunków umowy i wymaga formy pisemnej (art. 29 § 4 Kodeksu pracy). Kodeks nie zna osobnej instytucji „zmiany stanowiska”; warunki pracy i płacy zmienia się trzema narzędziami: porozumienie zmieniające, wypowiedzenie zmieniające z art. 42 § 1 do 3 i czasowe powierzenie innej pracy z art. 42 § 4. Wybór zależy od tego, czy zmiana jest trwała i czy pracownik się zgadza; umowa o pracę zmienia się w każdym z tych trybów inaczej, a stosunku pracy żaden z nich nie przerywa.

Zmiana stanowiska zwykle pociąga za sobą zmianę obowiązków pracownika, czasem wynagrodzenia, miejsca pracy albo systemu czasu pracy, a gdy zmiana wiąże się z obniżeniem pensji, potrzebna jest zgoda pracownika albo wypowiedzenie zmieniające. Wszystko, co jest w umowie, zmienia się tym samym narzędziem. Sam zakres czynności, jeśli nie jest częścią umowy, pracodawca może doprecyzować poleceniem w ramach tego samego stanowiska.

Czy przy zmianie stanowiska jest nowa umowa?

Nie, wystarczy aneks (porozumienie zmieniające) albo wypowiedzenie zmieniające. Nowa umowa nie jest potrzebna, a jej zawarcie po rozwiązaniu starej byłoby błędem, bo przerwałoby ciągłość zatrudnienia i uruchomiło limity umów na czas określony.

Zmiana stanowiska pracy na prośbę pracownika: krok po kroku

Zmiana stanowiska na wniosek pracownika przebiega przez porozumienie stron: pracownik składa wniosek, pracodawca go przyjmuje albo odrzuca, a przy zgodzie strony podpisują aneks do umowy z nową nazwą stanowiska, datą, wynagrodzeniem i innymi zmienionymi warunkami. Pracodawca nie ma obowiązku uwzględnić wniosku o zmianę stanowiska pracy, chyba że przeniesienie na inne stanowisko pracy wynika z przepisów, na przykład orzeczenia lekarskiego.

1. Pracownik może złożyć wniosek o zmianę stanowiska pracy w postaci papierowej albo elektronicznej, z nazwą nowego stanowiska pracy, uzasadnieniem i proponowaną datą.
2. Pracodawca sprawdza, czy stanowisko jest wolne i czy pracownik ma kwalifikacje (art. 237³ § 1 zabrania dopuszczać do pracy bez wymaganych kwalifikacji).
3. Strony uzgadniają warunki: stanowisko, wynagrodzenie, wymiar, miejsce, system czasu pracy, datę zmiany.
4. Aneks do umowy o pracę w formie pisemnej, podpisany przez obie strony, trafia do części B akt osobowych.
5. Pracodawca kieruje na badania wstępne, jeśli nowe stanowisko ma czynniki szkodliwe albo uciążliwe, i przeprowadza instruktaż stanowiskowy.
6. Pracodawca aktualizuje informację o warunkach zatrudnienia z art. 29 § 3, jeśli zmiana ich dotyczy, najpóźniej w dniu, w którym zmiana ma zastosowanie (art. 29 § 3³).

Podanie nie musi mieć wzoru ustawowego. Kasjerka, która chce przejść na stanowisko zastępcy kierownika sklepu, pisze trzy zdania: jakie stanowisko, od kiedy, dlaczego, i podpisuje. Gotowe wzory wniosków do pracodawcy są w dziale darmowych wzorów.

Czy pracownik może żądać zmiany stanowiska?

Nie, poza przypadkami z przepisów: przeniesienie ciężarnej z pracy wzbronionej (art. 179), po chorobie zawodowej (art. 230) albo po wypadku przy pracy (art. 231). W pozostałych sytuacjach zmiana na wniosek pracownika zależy od zgody pracodawcy.

Zmiana stanowiska pracy bez zgody pracownika: wypowiedzenie zmieniające

Gdy pracownik nie zgadza się na nowe stanowisko, pracodawca może zastosować wypowiedzenie zmieniające: na piśmie proponuje nowe warunki pracy lub płacy, a umowa zmienia się po upływie okresu wypowiedzenia (art. 42 § 1 do 3 Kodeksu pracy). Pracownik może odmówić do połowy okresu wypowiedzenia; wtedy umowa rozwiązuje się z jego końcem. Brak odmowy oznacza zgodę, a pismo pracodawcy musi zawierać pouczenie o tym skutku. Bez pouczenia pracownik może odmówić do końca okresu wypowiedzenia.

Wypowiedzenie zmieniające podlega tym samym regułom co wypowiedzenie definitywne: przy umowie na czas nieokreślony wymaga uzasadnienia i konsultacji z zakładową organizacją związkową reprezentującą pracownika (art. 38 w zw. z art. 42 § 1), a okres wypowiedzenia zależy od stażu w firmie: 2 tygodnie, miesiąc albo 3 miesiące. Nie można go wręczyć w czasie urlopu ani usprawiedliwionej nieobecności (art. 41). Pracownik może się od niego odwołać do sądu pracy w 21 dni.

Ochrona przed wypowiedzeniem obejmuje też wypowiedzenie zmieniające. Pracownikowi w wieku przedemerytalnym (4 lata do emerytury) pracodawca może zmienić warunki tylko przy nowych zasadach wynagradzania dla ogółu albo przy stwierdzonej orzeczeniem utracie zdolności do pracy na danym stanowisku (art. 43 Kodeksu pracy). Przy sporze pracownik może zwrócić się do społecznej inspekcji pracy w zakładzie albo do Państwowej Inspekcji Pracy. Pracownicy w ciąży, na urlopie macierzyńskim i rodzicielskim oraz działacze związkowi są chronieni na ogólnych zasadach.

[[cta:wnioski]]

Czy można zmienić stanowisko pracy bez zgody pracownika?

Trwale tylko wypowiedzeniem zmieniającym z art. 42 z okresem wypowiedzenia, uzasadnieniem i pouczeniem o prawie odmowy. Czasowo, do 3 miesięcy w roku, poleceniem z art. 42 § 4, bez obniżenia pensji i zgodnie z kwalifikacjami.

Czasowe przeniesienie na inne stanowisko do 3 miesięcy

Pracodawca może powierzyć pracownikowi inną pracę niż określona w umowie na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym bez wypowiedzenia zmieniającego, jeżeli uzasadniają to jego potrzeby, praca odpowiada kwalifikacjom pracownika i nie obniża wynagrodzenia (art. 42 § 4). Powierzenie pracownikowi innej pracy niż określona w umowie na okres nieprzekraczający 3 miesięcy to najprostsze narzędzie, ale wszystkie trzy warunki z art. 42 § 4 Kodeksu pracy muszą zajść naraz. Przeniesienie magazyniera na kasę na dwa miesiące w sezonie mieści się w przepisie; przeniesienie księgowej do rozładunku nie, bo nie odpowiada kwalifikacjom, choć nikt nie kwestionuje, że sobie poradzi.

Trzy miesiące liczy się w roku kalendarzowym, więc przeniesienie od 1 grudnia do 28 lutego jest zgodne z przepisem (1 miesiąc w starym roku, 2 w nowym). Po wyczerpaniu limitu potrzebne jest porozumienie albo wypowiedzenie zmieniające. Wynagrodzenie na czas przeniesienia nie może spaść, ale może wzrosnąć, jeśli nowe stanowisko ma wyższą stawkę. Szczegóły, w tym przeniesienie do innej miejscowości i za granicę, opisuje wpis o oddelegowaniu pracownika.

Czy pracownik może odmówić pracy na innym stanowisku?

Przy prawidłowym poleceniu z art. 42 § 4 nie: odmowa może być naruszeniem obowiązków. Może odmówić, gdy praca nie odpowiada jego kwalifikacjom, obniża wynagrodzenie, przekracza 3 miesiące w roku albo jest wzbroniona ze względów zdrowotnych, na przykład ciężarnej.

Zmiana stanowiska pracy a badania lekarskie

Wstępnym badaniom lekarskim przy zmianie stanowiska podlegają pracownicy przenoszeni na stanowiska, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe, oraz wszyscy pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowisko (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy). Przeniesienie z kasy do biura zwykle badań nie wymaga, przeniesienie z biura do chłodni, na wózek widłowy albo do pracy na wysokości tak. O tym, czy nastąpiła zmiana środowiska pracy i czy nowe czynniki są szkodliwe albo uciążliwe, decyduje ocena ryzyka zawodowego stanowiska i skierowanie pracodawcy; badania są wymagane przy zmianie stanowiska tylko wtedy, gdy wykonywanej pracy towarzyszą nowe zagrożenia.

Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku w warunkach opisanych w skierowaniu (art. 229 § 4), więc skierowanie pracownika na wstępne badania lekarskie wychodzi przed datą zmiany. Orzeczenie wydane na stare stanowisko nie obejmuje nowych warunków, nawet jeśli jest ważne jeszcze dwa lata. Od 17 kwietnia 2026 roku orzeczenia mogą być wydawane w postaci elektronicznej i trafiać na Internetowe Konto Pacjenta pracownika (rozporządzenie z 20 marca 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 456), a papierowe druki obowiązują w okresie przejściowym do 17 października 2026 roku.

Badania wstępne odbywają się w miarę możliwości w godzinach pracy, na koszt pracodawcy, z zachowaniem wynagrodzenia (art. 229 § 3 i 6). Koszt to zwykle od 100 do 300 zł, a termin w medycynie pracy w sezonie potrafi wynosić dwa tygodnie, więc datę zmiany stanowiska planuje się po orzeczeniu, nie przed.

Czy po zmianie stanowiska trzeba kierować pracownika na badania?

Tylko wtedy, gdy nowe stanowisko ma czynniki szkodliwe lub uciążliwe, których nie było w dotychczasowym skierowaniu, oraz zawsze przy młodocianym. Bez nowych czynników dotychczasowe orzeczenie zachowuje ważność.

Zmiana stanowiska pracy a szkolenie BHP

Przed dopuszczeniem do pracy na nowym stanowisku pracodawca przeprowadza instruktaż stanowiskowy, bo art. 237³ § 2 Kodeksu pracy wymaga przeszkolenia pracownika w zakresie BHP przed dopuszczeniem do pracy, a rozporządzenie o szkoleniach BHP (§ 11) nakazuje instruktaż stanowiskowy przy przeniesieniu na stanowisko robotnicze albo inne, na którym występuje narażenie na czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne. Instruktażu ogólnego się nie powtarza, bo dotyczy zakładu pracy, nie stanowiska; szkolenia BHP przy zmianie stanowiska sprowadzają się więc do instruktażu stanowiskowego.

Instruktaż stanowiskowy prowadzi osoba kierująca pracownikami z odpowiednim przygotowaniem, kończy się sprawdzianem i potwierdzeniem w karcie szkolenia wstępnego. Od 12 grudnia 2025 roku potwierdzenie odbycia instruktażu może być elektroniczne (rozporządzenie z 24 listopada 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1640), więc karta w systemie kadrowym wystarcza. Szkolenie okresowe biegnie po staremu; zmiana stanowiska nie skraca jego ważności, chyba że nowe stanowisko należy do innej grupy (np. z administracyjnej na robotniczą), wtedy okres do następnego szkolenia liczy się według nowej grupy.

Przy zmianie stanowiska w tej samej grupie i bez nowych zagrożeń, na przykład z referenta na specjalistę w tym samym biurze, instruktaż stanowiskowy nie jest wymagany. Warto go jednak odnotować, gdy zmienia się sprzęt albo pomieszczenie, bo inspektor pyta o to jako pierwsze po wypadku.

Czy muszę przejść szkolenie BHP po zmianie stanowiska?

Instruktaż stanowiskowy tak, jeśli nowe stanowisko jest robotnicze albo ma czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne. Szkolenie ogólne i okresowe zachowują ważność, o ile nie zmienia się grupa stanowisk.

Zmiana stanowiska na niższe i obniżenie wynagrodzenia

Zmiana stanowiska na niższe z obniżeniem wynagrodzenia jest dopuszczalna tylko porozumieniem stron albo wypowiedzeniem zmieniającym; pracodawca nie może jej narzucić poleceniem, bo art. 42 § 4 wyklucza obniżenie pensji. Degradacja bez zgody pracownika i bez wypowiedzenia dotychczasowych warunków pracy lub płacy jest bezskuteczna, a pracownik zachowuje prawo do dotychczasowego wynagrodzenia i może odmówić zmiany stanowiska pracy bez konsekwencji. Wypowiedzenie zmieniające na niższe stanowisko przy umowie na czas nieokreślony wymaga rzeczywistej przyczyny, na przykład likwidacji stanowiska kierownika przy reorganizacji albo negatywnej oceny pracy udokumentowanej wcześniej.

Kodeks przewiduje jeden przypadek przeniesienia na inną pracę z obniżeniem pensji bez zgody pracownika: przeniesienie z orzeczenia lekarskiego po chorobie zawodowej albo wypadku (art. 230 i 231), z dodatkiem wyrównawczym przez 6 miesięcy. Ciężarna przeniesiona z pracy wzbronionej zachowuje dotychczasowe wynagrodzenie przez cały okres przeniesienia (art. 179 § 4).

Zmiana stanowiska na wyższe też wymaga formy: awans z kasjera na kierownika zmiany to nowy rodzaj pracy, więc aneks, a nie ustna umowa. Bez aneksu pracownik pracuje jako kierownik za pensję kasjera, a przy sporze sąd przyzna mu wynagrodzenie za faktycznie wykonywaną pracę.

[[cta:sklep]]

Czy pracodawca może zmienić stanowisko pracy na niższe?

Tak, ale tylko za zgodą pracownika (aneks) albo wypowiedzeniem zmieniającym z uzasadnioną przyczyną i okresem wypowiedzenia. Polecenie z art. 42 § 4 nie może obniżać wynagrodzenia, więc degradacja poleceniem jest niedopuszczalna.

Zmiana nazwy stanowiska pracy bez zmiany obowiązków

Sama zmiana nazwy stanowiska, na przykład z „sprzedawca” na „doradca klienta” przy tych samych obowiązkach i pensji, też jest zmianą treści umowy i wymaga aneksu albo wypowiedzenia zmieniającego, bo nazwa stanowiska określa rodzaj pracy. W praktyce robi się to porozumieniem, bo pracownik nie ma powodu odmawiać, a pracodawca nie musi uzasadniać. Aneks może objąć całą załogę przy wprowadzeniu nowego regulaminu wynagradzania z nową siatką stanowisk.

Gdy nowa nazwa pociąga za sobą inne obowiązki, nawet bez zmiany pensji, to już zmiana stanowiska w pełnym znaczeniu, ze wszystkimi konsekwencjami: ewentualnymi badaniami, instruktażem i prawem pracownika do odmowy. Nazwę stanowiska pracodawca zmienia też w informacji o warunkach zatrudnienia i w dokumentach kadrowych; wpis w ewidencji czasu pracy i w grafiku aktualizuje się z datą aneksu.

Czy zmiana nazwy stanowiska wymaga aneksu?

Tak, bo nazwa stanowiska jest elementem umowy o pracę (rodzaj pracy) i zmiana umowy wymaga formy pisemnej z art. 29 § 4. Przy niezmienionych obowiązkach i pensji wystarcza krótkie porozumienie stron.

Dokumenty i wpisy w kadrach po zmianie stanowiska

Zmiana stanowiska pracy to proces, który kończy się w kadrach: po zmianie powstaje komplet dokumentów: aneks albo wypowiedzenie zmieniające w części B akt osobowych, skierowanie i orzeczenie lekarskie w części A lub B, karta instruktażu stanowiskowego, zaktualizowana informacja o warunkach zatrudnienia oraz zmiana w systemie kadrowo-płacowym i w grafiku. Rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej nie tworzy osobnej teczki dla zmian stanowisk, wszystko idzie do dotychczasowych akt.

W firmie zmianowej zmiana stanowiska wpływa na grafik od dnia aneksu: inne stanowisko to często inny dział, inne godziny, inne uprawnienia, na przykład do zamykania sklepu, i inne reguły Kodeksu, na przykład zakaz nocy dla młodocianego. System do grafików z teczką pracownika pozwala zapisać nowe stanowisko z datą, a grafik od tej daty pokazuje osobę w nowej roli, bez ręcznego przepisywania. Wzory dokumentów kadrowych, w tym wniosków i informacji dla pracownika, są w tym samym dziale darmowych wzorów, co aneks.

Najczęstsze pytania

Czy pracownik musi się zgodzić na zmianę stanowiska?

Na trwałą zmianę aneksem tak. Bez zgody pracodawca może zastosować wypowiedzenie zmieniające (pracownik może odmówić, umowa się rozwiąże) albo czasowe powierzenie innej pracy do 3 miesięcy w roku bez obniżenia pensji.

Czy pracodawca może zmienić stanowisko pracy na niższe?

Tylko aneksem za zgodą pracownika albo wypowiedzeniem zmieniającym z uzasadnioną przyczyną. Polecenie z art. 42 § 4 nie pozwala obniżyć wynagrodzenia.

Czy przy zmianie stanowiska jest nowa umowa?

Nie, wystarczy aneks do dotychczasowej umowy albo wypowiedzenie zmieniające. Zawieranie nowej umowy przerwałoby ciągłość zatrudnienia.

Czy można zmienić stanowisko pracy bez zgody pracownika?

Trwale wypowiedzeniem zmieniającym z art. 42, czasowo poleceniem do 3 miesięcy w roku z art. 42 § 4, a przy orzeczeniu lekarskim przeniesieniem z art. 230, 231 albo 179.

Czy pracownik może odmówić pracy na innym stanowisku?

Przy prawidłowym poleceniu z art. 42 § 4 nie. Może odmówić, gdy praca nie odpowiada kwalifikacjom, obniża pensję, przekracza 3 miesiące albo jest mu wzbroniona ze względów zdrowotnych.

Co gdy pracownik nie podpisze porozumienia zmieniającego?

Warunki umowy pozostają bez zmian. Pracodawca może wtedy wręczyć wypowiedzenie zmieniające; jeśli pracownik odmówi nowych warunków do połowy okresu wypowiedzenia, umowa rozwiąże się z jego końcem.

Czy po zmianie stanowiska trzeba kierować pracownika na badania?

Tylko przy przeniesieniu na stanowisko z czynnikami szkodliwymi lub uciążliwymi, których nie było w poprzednim skierowaniu, i zawsze przy młodocianym (art. 229 § 1 pkt 2).

Czy muszę przejść szkolenie BHP po zmianie stanowiska?

Instruktaż stanowiskowy przy stanowisku robotniczym albo z czynnikami szkodliwymi, uciążliwymi lub niebezpiecznymi. Szkolenie ogólne i okresowe zachowują ważność.

Ile trwa okres wypowiedzenia przy wypowiedzeniu zmieniającym?

Tyle, ile przy zwykłym wypowiedzeniu: 2 tygodnie przy stażu w firmie do 6 miesięcy, 1 miesiąc od 6 miesięcy do 3 lat, 3 miesiące powyżej 3 lat (art. 36 w zw. z art. 42 § 1).

Czy zmiana stanowiska wpływa na staż pracy i urlop?

Nie. Staż w firmie i wymiar urlopu liczą się dalej, bo umowa trwa. Zmienia się tylko rodzaj pracy i ewentualnie wynagrodzenie, od którego liczy się wynagrodzenie urlopowe.

Podstawa prawna

• Kodeks pracy (ustawa z 26 czerwca 1974 r., t.j. Dz.U. 2026 poz. 1245): art. 29 § 1, § 3³ i § 4 (treść umowy, informacja o zmianie, forma pisemna), art. 36 (okresy wypowiedzenia), art. 38 i 41 (konsultacja, zakaz w czasie nieobecności), art. 39 i 43 (ochrona przedemerytalna), art. 42 (wypowiedzenie zmieniające i powierzenie innej pracy), art. 179 (ciąża), art. 229 (badania lekarskie), art. 230 i 231 (przeniesienie z orzeczenia), art. 237³ (szkolenie BHP).
• Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1327), § 11; zmiana z 24 listopada 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1640), elektroniczne potwierdzenie instruktażu od 12 grudnia 2025 r.
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników (t.j. Dz.U. 2023 poz. 607); zmiany z 20 marca 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 456, orzeczenia elektroniczne od 17 kwietnia 2026 r.) i z 29 maja 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 726).
• Rozporządzenie MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. 2026 poz. 474), § 3 (części akt osobowych).

Stan prawny na 26 września 2026 roku.

Nowe stanowisko w grafiku od dnia aneksu

Proplanum to program do grafików i rejestracji czasu pracy dla firm zmianowych, w którym stanowisko, dział i uprawnienia pracownika zapisuje się z datą obowiązywania. Od tej daty grafik pokazuje osobę w nowej roli, z regułami Kodeksu właściwymi dla nowego stanowiska, a historia zmian zostaje w teczce pracownika na wypadek kontroli.