Zadaniowy czas pracy: kiedy wolno i jak liczyć nadgodziny

Czas na zadania ustala się po porozumieniu z pracownikiem tak, żeby mieściły się w normach: 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu. Gdy zadań jest więcej, niż da się wykonać w normach, powstają nadgodziny, nawet jeśli nikt nie liczy godzin.

Stan prawny na wrzesień 2026, ostatnia aktualizacja 27 września 2026.

Co to jest zadaniowy czas pracy według art. 140 Kodeksu pracy

Zadaniowy system czasu pracy to jeden z systemów czasu pracy z Kodeksu pracy, w którym nie ma rozkładu godzin, a miarą pracy są zadania. Art. 140 brzmi: „W przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy może być stosowany system zadaniowego czasu pracy”. Drugie zdanie mówi, kto i jak ustala zakres pracy.

„Pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129”. Normy z art. 129 § 1 to 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Okres rozliczeniowy jest tu taki sam jak w systemie podstawowym, czyli do 4 miesięcy (art. 129 § 1).

Pracownik sam decyduje, kiedy zaczyna i kończy pracę w danym dniu. Pracodawca nie wyznacza mu godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, tylko listę zadań i termin. Wprowadzenie zadaniowego czasu pracy nie oznacza jednak pracy bez ograniczeń. Obowiązują normy, odpoczynek dobowy i tygodniowy oraz przepisy o pracy w godzinach nadliczbowych.

Na czym polega zadaniowy system czasu pracy?

Zadaniowy system czasu pracy polega na tym, że pracodawca wyznacza zadania, a pracownik sam organizuje czas ich wykonania. Czas pracy pracownika mierzy się zadaniami, a nie zegarem. Zakres zadań musi dać się wykonać w normach czasu pracy, czyli w 8 godzinach dziennie i przeciętnie 40 godzinach tygodniowo. Pracodawca nie ewidencjonuje godzin pracy, tylko dni pracy i nieobecności (art. 149 § 2).

Porównanie wszystkich siedmiu systemów, od podstawowego po weekendowy, zestawia wpis systemy czasu pracy.

Wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy: kiedy wolno

Zadaniowy system czasu pracy wolno wprowadzić tylko w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy (art. 140). Wystarczy jedna z tych trzech przesłanek. W praktyce chodzi o pracę, której pracodawca nie może na bieżąco zaplanować godzina po godzinie ani kontrolować w zakładzie pracy.

Rodzaj pracy uzasadnia system zadaniowy, gdy praca ma wyraźny wynik, a nie stałą obsługę klientów. Organizacja pracy go uzasadnia, gdy zadania przychodzą nieregularnie, na przykład zgłoszenia awarii. Miejsce wykonywania pracy to teren: sklepy klientów, trasy, placówki w kilku miastach. Przedstawiciel handlowy sieci hurtowej odwiedza sklepy w regionie i sam układa trasę, więc spełnia przesłankę miejsca.

System zadaniowy nie pasuje do kasjerki, kucharza, recepcji ani brygady na hali. Ich praca zależy od godzin otwarcia i od obsady, więc musi być w grafiku. Jeśli kierownik wyznacza godziny i sprawdza obecność, to w praktyce nie ma systemu zadaniowego. Samo słowo „zadaniowy” w umowie o pracę tego nie zmienia.

Kto może mieć zadaniowy czas pracy?

Zadaniowy czas pracy może mieć pracownik, którego praca daje się opisać zadaniami i wykonuje się poza stałym stanowiskiem albo bez stałych godzin pracy. Najczęściej to przedstawiciele handlowi, serwisanci, merchandiserzy, inspektorzy i specjaliści pracujący w terenie. System wprowadza się dla konkretnych stanowisk, więc może objąć nawet jednego pracownika.

Jak wprowadzić zadaniowy czas pracy?

Wprowadzenie zadaniowego czasu pracy wymaga zapisu w jednym z trzech dokumentów. Systemy czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie musi mieć regulaminu (art. 150 § 1). Gdy u pracodawcy obowiązuje regulamin pracy, zmiany systemu czasu pracy wprowadza się jego zmianą.

W informacji o warunkach zatrudnienia pracownik dostaje w ciągu 7 dni normę i wymiar czasu pracy, odpoczynki i zasady pracy w nadgodzinach (art. 29 § 3 pkt 1). Dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego trafiają do dokumentacji w sprawach ze stosunku pracy (§ 6 pkt 1 lit. c rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, Dz.U. 2026 poz. 474).

[[cta:grafik]]

Jak ustalić czas niezbędny do wykonania zadań

Czas niezbędny do wykonania zadań pracodawca ustala po porozumieniu z pracownikiem, a zadania muszą zmieścić się w ramach obowiązujących norm czasu pracy i wymiaru czasu pracy okresu rozliczeniowego. Przepis nie wymaga podpisu pracownika, ale wymaga rozmowy. Przyjmuje się, że pracodawca opisuje zadania, a pracownik mówi, ile realnie zajmują, łącznie z dojazdami i raportami.

Najprościej policzyć to na miesiącu. W październiku 2026 roku pełny etat ma 176 godzin w 22 dniach pracy. Przedstawiciel handlowy sieci ma odwiedzić 56 sklepów, a jedna wizyta z dojazdem zajmuje mu średnio 2,5 godziny. Do tego dochodzą zamówienia i raporty oraz dwa dni spotkań w centrali.

Zadania wypełniają cały wymiar czasu pracy. Gdy sieć doda w listopadzie 10 sklepów, a wymiar spadnie do 160 godzin, pracodawca musi zmniejszyć inne zadania albo liczyć się z nadgodzinami. Z tym bywa różnie, bo czas wizyty zależy od korków i wielkości sklepu. Dlatego czas potrzebny na zadanie powinien wynikać z pomiaru, a nie z życzenia.

Ile godzin można pracować w zadaniowym czasie pracy?

W zadaniowym czasie pracy obowiązują te same normy: 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu w okresie rozliczeniowym. Łącznie z nadgodzinami tydzień nie może przekroczyć przeciętnie 48 godzin (art. 131 § 1). Pracownikowi przysługuje też 11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin tygodniowego, opisane we wpisie odpoczynek dobowy i tygodniowy.

Zadaniowy czas pracy a nadgodziny

Nadgodziny w zadaniowym czasie pracy powstają wtedy, gdy pracodawca powierza zadania, których nie da się wykonać w normach czasu pracy. Normy to 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo. Art. 151 § 1 mówi, że praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy stanowi pracę w godzinach nadliczbowych.

Sąd Najwyższy orzekł o tym w wyroku z 15 marca 2006 r. (II PK 165/05). Uznał, że pracodawca powinien wykazać, że powierzał pracownikowi zadania możliwe do wykonania w czasie pracy wynikającym z norm określonych w art. 129 Kodeksu pracy.

W wyroku z 3 kwietnia 2008 r. (II PK 288/07) Sąd Najwyższy przypomniał, że samo nazwanie systemu czasu pracy „zadaniowym” nie pozwala na niestosowanie przepisów o pracy w godzinach nadliczbowych. Zlecanie zadań, których wykonanie w normalnym czasie pracy jest niemożliwe, jest według tego wyroku równoznaczne z poleceniem świadczenia pracy w czasie przekraczającym normy. Tak wygląda utrwalona linia orzecznicza, choć każda sprawa zależy od dowodów.

Przykład z serwisu chłodnictwa: serwisant ma dziennie 5 przeglądów lad chłodniczych po 2 godziny i 2 godziny dojazdów. To 12 godzin pracy dziennie, czyli 4 nadgodziny ponad normę dobową. W październiku 2026 roku daje to 88 nadgodzin, płatnych z dodatkiem 50 % w zwykłe dni pracy (art. 151¹ § 1 pkt 2). Tydzień ma 60 godzin, więc przekracza też przeciętnie 48 godzin z art. 131 § 1.

Inaczej jest, gdy zadania mieszczą się w normach, a pracownik z własnego wyboru rozkłada je na dłuższe dni. Przyjmuje się wtedy, że nadgodzin nie ma, bo pracodawca nie polecił pracy ponad normy. Limit 150 godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy obowiązuje także w systemie zadaniowym (art. 151 § 3).

Czy w zadaniowym czasie pracy są nadgodziny?

W zadaniowym czasie pracy są nadgodziny, jeśli powierzonych zadań nie da się wykonać w 8 godzinach na dobę i przeciętnie 40 godzinach tygodniowo. Praca w godzinach nadliczbowych daje wtedy wynagrodzenie za nadgodziny z dodatkiem 50 albo 100 % albo odbiór czasu wolnego na zasadach z art. 151². Pracownikom wykonującym stale pracę poza zakładem pracy można zamiast tego płacić ryczałt, który powinien odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w nadgodzinach (art. 151¹ § 4).

Zasady dodatków i limitów opisuje wpis nadgodziny według Kodeksu pracy.

Zadaniowy czas pracy a ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy w systemie zadaniowym nie obejmuje godzin pracy, ale obejmuje dni pracy i nieobecności. Art. 149 § 2 mówi, że w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy nie ewidencjonuje się godzin pracy. Zgodnie z Kodeksem pracy zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania czasu pracy dotyczy więc tylko godzin, a ewidencja z art. 149 § 1 zostaje w węższym zakresie.

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wymienia, co zawiera ewidencja (§ 6 pkt 1 lit. a). Są w niej między innymi dni wolne od pracy z tytułem ich udzielenia, rodzaj i wymiar zwolnień od pracy oraz usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności. W systemie zadaniowym kadry zapisują więc fakt świadczenia pracy w danym dniu, urlopy, zwolnienia lekarskie i dni wolne. Godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy nie jest wymagana.

Kasjerka z tej samej sieci ma w ewidencji każdą godzinę wejścia i wyjścia, nadgodziny i pracę w nocy. Przedstawiciel handlowy ma tylko dni pracy, dni wolne i nieobecności. Obie ewidencje przechowuje się tak samo, przez 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy (art. 94 pkt 9b).

Część firm zbiera też od przedstawicieli odbicia początku i końca dnia w telefonie, żeby sprawdzić, czy zadania mieszczą się w normach. To dane pomocnicze, a nie ewidencja godzin z art. 149. Jeśli odbicie zapisuje też lokalizację, to dane osobowe pracownika, więc cel i zakres ich zbierania firma opisuje w informacji z art. 13 RODO. W praktyce przy sporze o nadgodziny takie zapisy pomagają obu stronom.

Jak ewidencjonować czas pracy w zadaniowym czasie pracy?

W zadaniowym czasie pracy ewidencjonuje się dni pracy, dni wolne, urlopy, zwolnienia od pracy i nieobecności, bez godzin pracy (art. 149 § 2). Wystarcza uproszczona ewidencja czasu pracy w formie listy dni. Obok niej kadry przechowują dokumenty dotyczące ustalenia zadań i czasu na ich wykonanie.

Czy przy zadaniowym czasie pracy trzeba prowadzić ewidencję czasu pracy?

Przy zadaniowym czasie pracy trzeba prowadzić ewidencję czasu pracy, ale bez godzin. Zwolnienie z art. 149 § 2 dotyczy wyłącznie ewidencjonowania godzin, a nie całej ewidencji. Brak ewidencji dni i nieobecności jest naruszeniem obowiązku dokumentacji pracowniczej.

Przykład: przedstawiciel handlowy sieci i serwisant

Dwa typowe przykłady z firm zmianowych to przedstawiciel handlowy sieci hurtowej i serwisant urządzeń w sklepach. Obaj pracują w terenie, sami układają dzień i nie stoją w grafiku sklepu. Różnią się tym, skąd biorą się zadania: u przedstawiciela z planu wizyt na miesiąc, u serwisanta ze zgłoszeń awarii i przeglądów.

Przedstawiciel handlowy dostaje na początku okresu listę 56 sklepów i cel sprzedaży. Sam decyduje, w którym dniu jedzie w które miejsce. Kadry wpisują do ewidencji dni pracy, a urlop składa jak każdy pracownik, wnioskiem. Jeśli w danym miesiącu dostaje dodatkowy region, pracodawca po porozumieniu z pracownikiem koryguje listę zadań.

Serwisant ma zadania stałe, czyli przeglądy lad chłodniczych według harmonogramu, i zmienne, czyli awarie. Przy awariach łatwo przekroczyć normy, bo nikt nie planuje ich z wyprzedzeniem. Dobrze jest więc ustalić, że awaria w nocy albo w niedzielę jest pracą w godzinach nadliczbowych rozliczaną osobno. Takie ustalenie ułatwia potem wypłatę dodatku 100 %.

Najczęstsze błędy pracodawców przy systemie zadaniowym

Najczęstszy błąd przy zadaniowym systemie czasu pracy to traktowanie go jako sposobu na pracę bez nadgodzin. Inspektor pracy i sąd patrzą na to, jak praca wygląda naprawdę, a nie na nazwę systemu w regulaminie. Każdy z pięciu błędów niżej może być uznany za naruszenie przepisów o czasie pracy, zagrożone grzywną od 2000 do 60 000 zł (art. 281 § 1 pkt 5).

1. Stałe godziny pracy i kontrola obecności przy nazwie „system zadaniowy” w umowie.
2. Zadania wyznaczane doraźnie każdego dnia; Sąd Najwyższy w wyroku II PK 288/07 wskazał, że zadania wyznacza się w akcie kreującym treść stosunku pracy.
3. Zakres zadań, którego nie da się wykonać w wymiarze czasu pracy okresu rozliczeniowego.
4. System zadaniowy dla stanowisk w grafiku sklepu, hotelu albo hali.
5. Brak ewidencji dni pracy i nieobecności.

Jakie są wady zadaniowego czasu pracy?

Wady zadaniowego czasu pracy to ryzyko sporów o nadgodziny i słaba kontrola nad tym, ile pracownik naprawdę pracuje. Pracodawca musi wykazać, że zadania mieszczą się w normach, a bez danych o godzinach jest to trudne. Dla pracownika wadą bywa rozmycie granicy między pracą a czasem wolnym.

[[cta:rcp]]

Najczęstsze pytania

Co mówi art. 140 Kodeksu pracy?

Art. 140 Kodeksu pracy pozwala stosować system zadaniowego czasu pracy w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy. Pracodawca po porozumieniu z pracownikiem ustala czas niezbędny do wykonania zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm z art. 129.

Czy w zadaniowym czasie pracy trzeba być w pracy 8 godzin?

W zadaniowym czasie pracy pracownik nie musi codziennie pracować 8 godzin. Liczy się wykonanie zadań, które pracodawca ustalił tak, żeby mieściły się w normie 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu. Jeden dzień może więc trwać 6 godzin, a inny 8.

Czy pracodawca może zmienić zadania w trakcie miesiąca?

Pracodawca może zmienić zadania w trakcie miesiąca, ale po porozumieniu z pracownikiem i tak, żeby nadal mieściły się w wymiarze czasu pracy. Jeśli nowe zadania wymagają pracy ponad normy, różnica jest pracą w godzinach nadliczbowych z dodatkiem.

Czy zadaniowy czas pracy można stosować w przypadku pracy zdalnej?

Zadaniowy czas pracy można stosować przy pracy zdalnej, bo miejsce wykonywania pracy jest jedną z przesłanek z art. 140. Przy pracy zdalnej obowiązują dodatkowo przepisy rozdziału o pracy zdalnej, na przykład o kontroli i zasadach BHP.

Kto nie może pracować w zadaniowym czasie pracy?

W zadaniowym czasie pracy nie powinien pracować nikt, czyja praca zależy od stałych godzin i obsady, na przykład kasjer, kucharz, recepcjonista czy pracownik linii produkcyjnej. W takich stanowiskach nie ma przesłanki z art. 140, a godziny pracy wynikają z grafiku.

Podstawa prawna

• Kodeks pracy (ustawa z 26 czerwca 1974 r., tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245): art. 29 § 3 pkt 1 (informacja o normach, wymiarze, odpoczynkach i nadgodzinach), art. 128 § 1 (czas pracy), art. 129 § 1 (normy i okres rozliczeniowy), art. 94 pkt 9b (przechowywanie dokumentacji), art. 131 § 1 (przeciętnie 48 godzin), art. 132 i 133 (odpoczynek), art. 140 (system zadaniowego czasu pracy), art. 149 (ewidencja czasu pracy), art. 150 § 1 (ustalanie systemów), art. 151 § 1 i 3 (nadgodziny i limit 150 godzin), art. 151¹ § 1 i 4 (dodatki i ryczałt).
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474): § 6 pkt 1 lit. a i c.
• Wyrok Sądu Najwyższego z 15 marca 2006 r., II PK 165/05; wyrok Sądu Najwyższego z 3 kwietnia 2008 r., II PK 288/07.

Stan prawny na 27 września 2026 roku.

Zadania i odbicia w jednej aplikacji

Proplanum to program do grafików i czasu pracy dla firm zmianowych. Kierownik dodaje w nim zadania z osobą, terminem i statusem, a pracownik w terenie widzi je w telefonie i odhacza po wykonaniu; tak działają zadania i komunikator. Odbicie początku i końca dnia z telefonu może zapisać potwierdzenie lokalizacji, co opisuje strona rejestracji czasu pracy.