Praca zdalna okazjonalna: 24 dni w roku, wniosek i ewidencja

Pracodawca może taki wniosek przyjąć albo odrzucić, a sam nie może jej polecić. W firmie zmianowej dotyczy głównie biura: kadr, księgowości, planistów grafików i działu zakupów.

Stan prawny na wrzesień 2026, ostatnia aktualizacja 27 września 2026.

Czym jest praca zdalna okazjonalna

Praca zdalna okazjonalna to najmniej sformalizowana forma pracy zdalnej z Kodeksu pracy: kilka dni w roku, na wniosek pracownika, bez porozumienia ze związkami i bez regulaminu. Art. 67³³ § 1 brzmi: „Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym”.

Samą pracę zdalną definiuje art. 67¹⁸. Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika. Przepis dodaje: w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Pojęcie pracy zdalnej okazjonalnej opiera się na tej samej definicji.

Z okazjonalnej formy korzysta się zwykle, gdy dziecko jest chore, ale nie wymaga lekarza, gdy trzeba przyjąć fachowca w domu albo gdy droga do biura jest wyjątkowo trudna. Kadrowa sieci sklepów może w takim dniu zamknąć listę płac z domu. Kasjerka czy kucharz z tej samej firmy takiej możliwości nie mają, bo rodzaj pracy i organizacja pracy sklepu wymagają obecności na miejscu.

Od kiedy obowiązuje praca zdalna okazjonalna?

Praca zdalna okazjonalna obowiązuje od 7 kwietnia 2023 roku. Wprowadziła ją nowelizacja Kodeksu pracy, czyli ustawa z 1 grudnia 2022 roku (Dz.U. 2023 poz. 240), która dodała rozdział o pracy zdalnej i uchyliła przepisy o telepracy. Od tego dnia pracownik może korzystać z okazjonalnej pracy zdalnej w każdym roku kalendarzowym.

Okazjonalna praca zdalna a praca zdalna: czym się różnią

Praca zdalna okazjonalna różni się od zwykłej pracy zdalnej tym, że wychodzi tylko od pracownika, ma twardy limit 24 dni i nie wymaga porozumienia, regulaminu ani zwrotu kosztów. Zwykła praca zdalna, całkowita albo hybrydowa, wymaga uzgodnienia w umowie o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Obie formy mogą działać u jednego pracodawcy obok siebie, a stałą pracę w formie zdalnej łączy się czasem z zadaniowym czasem pracy.

Czym się różni praca zdalna od okazjonalnej?

Praca zdalna to stała albo hybrydowa forma pracy, uzgodniona między stronami umowy o pracę, z regulaminem i zwrotem kosztów. Praca zdalna okazjonalna to pojedyncze dni na wniosek pracownika, najwyżej 24 w roku kalendarzowym, bez zwrotu kosztów i bez obowiązku zapewnienia narzędzi pracy. Pracodawca nie może jej polecić.

Limit dni okazjonalnej pracy zdalnej: 24 w roku kalendarzowym

Limit okazjonalnej pracy zdalnej wynosi 24 dni w roku kalendarzowym i liczy się w dniach, a nie w godzinach. Okręgowy Inspektorat Pracy w Gdańsku w komunikacie z 27 stycznia 2026 roku wskazał, że limit obowiązuje niezależnie od wymiaru etatu i liczby przepracowanych godzin, czyli niezależnie od wymiaru czasu pracy. Niewykorzystane dni nie przechodzą na kolejny rok, bo przepis mówi o roku kalendarzowym.

Pracownik na 1/2 etatu ma więc tak samo 24 dni jak pracownik na pełnym etacie. Planistka grafików w systemie równoważnym, która pracuje z domu 12 godzin, wykorzystuje 1 dzień okazjonalnej pracy zdalnej, tak jak kolega na zmianie 8-godzinnej. Wymiar okazjonalnej pracy zdalnej nie zależy od etatu, bo przepis nie przewiduje proporcjonalnego obniżenia limitu przy części etatu.

Limit dotyczy pracownika w danym roku, a nie pracodawcy. PIP wskazuje, że przy zmianie pracy liczą się dni wykorzystane u poprzedniego pracodawcy. Dlatego świadectwo pracy zawiera liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej w roku, w którym ustał stosunek pracy. Wymaga tego § 2 ust. 1 pkt 12a rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. 2024 poz. 1016).

Komu przysługuje praca zdalna okazjonalna?

Praca zdalna okazjonalna przysługuje każdemu pracownikowi, także zatrudnionemu na podstawie innej niż umowa o pracę, na przykład powołania (art. 67³⁴). Pracownik ma prawo złożyć wniosek, ale pracodawca nie musi go przyjąć. Zleceniobiorca nie jest pracownikiem, więc art. 67³³ go nie obejmuje.

Wniosek o okazjonalną pracę zdalną: czy pracodawca musi wyrazić zgodę

Wniosek o okazjonalną pracę zdalną pracownik składa w postaci papierowej lub elektronicznej, na przykład mailem albo w aplikacji kadrowej. Przepis nie wymaga uzasadnienia ani terminu złożenia. Pracodawca nie musi wyrazić zgody. Może wniosek przyjąć albo odmówić pracy zdalnej, także bez podania przyczyny, a sam z własnej inicjatywy nie może skierować pracownika do okazjonalnej pracy zdalnej.

Dobry wniosek zawiera kilka danych, które potem przydają się kadrom: datę albo daty pracy zdalnej, adres miejsca pracy, sposób kontaktu w godzinach pracy i oświadczenie o bezpiecznych i higienicznych warunkach. Odpowiedź powinna przyjść przed dniem pracy zdalnej. Brak odpowiedzi oznacza brak zgody, a nie zgodę.

Kierownik nie musi zgodzić się na każdy termin. W firmie zmianowej wniosek dobrze sprawdzać tak jak wniosek o wolne: czy danego dnia jest ktoś w biurze, czy nie przypada zamknięcie miesiąca i czy pracownik nie wyczerpał limitu. Planistka grafików przy układaniu grafiku na grudzień w sieci sklepów zwykle jest potrzebna w biurze. Za to w spokojnym tygodniu lutego jej dzień z domu nikomu nie przeszkadza.

Czy pracodawca może odmówić okazjonalnej pracy zdalnej?

Pracodawca może odmówić okazjonalnej pracy zdalnej i nie musi uzasadniać odmowy. Art. 67¹⁹ § 6 każe uwzględnić wniosek o pracę zdalną między innymi pracownicy w ciąży i pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia. Obejmuje też rodziców dzieci z niepełnosprawnością i opiekunów członka najbliższej rodziny z orzeczeniem o niepełnosprawności. Ten obowiązek dotyczy zwykłej pracy zdalnej, gdzie odmowa jest możliwa tylko ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy. Przy pracy okazjonalnej ten obowiązek nie działa, bo art. 67³³ § 2 wyłącza art. 67¹⁹.

Jak uzasadnić pracę zdalną okazjonalną?

Pracy zdalnej okazjonalnej nie trzeba uzasadniać, bo przepis tego nie wymaga. Krótki powód, na przykład opieka nad chorym dzieckiem albo wizyta fachowca, ułatwia jednak decyzję kierownikowi. Gdy dziecko wymaga opieki przez cały dzień, lepszym wyjściem bywa zwolnienie na opiekę nad dzieckiem z art. 188.

[[cta:wnioski]]

Które przepisy o pracy zdalnej nie obowiązują przy okazjonalnej

Przy okazjonalnej pracy zdalnej nie obowiązuje część przepisów dotyczących pracy zdalnej z rozdziału IIc Kodeksu pracy. Art. 67³³ § 2 mówi: „Do pracy zdalnej, o której mowa w § 1, nie stosuje się przepisów art. 67¹⁹ do 67²⁴ oraz art. 67³¹ § 3”. Odpadają więc zasady uzgadniania i polecenia pracy zdalnej, zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie albo w porozumieniu, informacja o warunkach, powrót do biura i zwrot kosztów.

Najwięcej znaczy wyłączenie art. 67²⁴. Pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej ani pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, w tym energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych. Pracownik zwykle korzysta wtedy z prywatnych narzędzi pracy. PIP w tym samym komunikacie opisuje przykład pracownika, który po 4 dniach okazjonalnej pracy zdalnej zażądał zwrotu kosztów prądu i go nie otrzymał. Firma może jednak dać laptop z własnej woli.

Wyłączenie art. 67³¹ § 3 działa na korzyść pracodawcy. Przy zwykłej pracy zdalnej ten paragraf wyłącza zwolnienie pracowników biurowych ze szkoleń okresowych BHP z art. 237³ § 2². Przy pracy okazjonalnej zwolnienie działa na zasadach ogólnych.

Nadal obowiązują natomiast przepisy o ochronie danych osobowych (art. 67²⁶), o zakazie gorszego traktowania (art. 67²⁹) i o BHP z art. 67³¹, poza § 3. Pracodawca umożliwia też pracownikowi przebywanie na terenie zakładu pracy na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników (art. 67³⁰).

BHP i kontrola przy okazjonalnej pracy zdalnej

Przed pierwszą okazjonalną pracą zdalną pracodawca przygotowuje ocenę ryzyka zawodowego i informację o zasadach bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej (art. 67³¹ § 5). Pracownik potwierdza w oświadczeniu, że się z nimi zapoznał (§ 6). Musi też oświadczyć, że w miejscu pracy zdalnej ma bezpieczne i higieniczne warunki pracy (§ 7). Obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy zostaje więc po stronie pracodawcy także przy jednym dniu w domu.

Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla grup stanowisk pracy zdalnej, na przykład dla wszystkich stanowisk biurowych w centrali sieci. Praca zdalna nie obejmuje prac szczególnie niebezpiecznych, prac z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie ani prac powodujących intensywne brudzenie (art. 67³¹ § 4). Magazynier albo pracownik produkcji zwykle i tak z tej formy nie skorzysta, bo rodzaj jego pracy wymaga obecności na miejscu. W razie wypadku przy pracy zdalnej stosuje się przepisy o wypadkach przy pracy, a termin oględzin miejsca wypadku ustala się z pracownikiem (art. 67³¹ § 9 i 10).

Kontrola wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej

Kontrola wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem (art. 67³³ § 3 Kodeksu pracy). Tak samo przepis traktuje kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Dotyczy to też kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. W praktyce wystarczy krótka informacja we wniosku albo w zgodzie, jak kierownik może się skontaktować i o co zapytać. Wizyta w domu pracownika przy jednym dniu pracy zdalnej zdarza się rzadko.

Ewidencja czasu pracy przy pracy zdalnej okazjonalnej

Ewidencja czasu pracy przy okazjonalnej pracy zdalnej wygląda tak samo jak w biurze: liczba godzin pracy, nadgodziny, praca w nocy i nieobecności (art. 149 § 1). Kadry muszą dodatkowo wiedzieć, które dni były zdalne, żeby liczyć 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej i wpisać ich liczbę do świadectwa pracy.

Wniosek i zgoda trafiają do części B akt osobowych jako dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej (§ 3 pkt 2 lit. w rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, Dz.U. 2026 poz. 474).

Najprościej prowadzić licznik przy pracowniku: limit, wykorzystane dni i dni pozostałe.

Taki licznik ma kadrowa z przykładu niżej: z 24 dni wykorzystała do września 9, a 15 zostało jej do końca roku. Dzień pracy zdalnej nie zmienia grafiku ani wymiaru czasu pracy. Obowiązuje ten sam rozkład, te same normy i ten sam odpoczynek dobowy i tygodniowy. Jeśli pracownik z domu przedłuży dzień pracy, powstają zwykłe nadgodziny.

Jak ewidencjonować pracę zdalną okazjonalną?

Pracę zdalną okazjonalną ewidencjonuje się jak zwykły dzień pracy, z godzinami rozpoczęcia i zakończenia, a dodatkowo zaznacza się, że był to dzień pracy zdalnej. Oznaczenie pozwala liczyć limit 24 dni w roku kalendarzowym i wpisać ich liczbę do świadectwa pracy. Wniosek przechowuje się w aktach osobowych.

Odbicie z telefonu w rejestracji czasu pracy zapisuje godzinę i może potwierdzić lokalizację, więc dzień pracy z domu da się odróżnić od dnia w biurze bez osobnej listy.

Przykład: biuro sieci sklepów

Biuro sieci sklepów to typowe miejsce, w którym praca zdalna okazjonalna działa obok grafików sklepowych. Kadrowa, księgowa i planistka mogą pracować z domu, a kierownik sklepu i kasjerki nie. Przy rocznym limicie 24 dni każda z osób w biurze ma własny licznik.

Kadrowa w centrali sieci złożyła w 2026 roku wnioski na 9 dni. Rozkładają się tak: 2 w styczniu, 1 w lutym, 2 w marcu, 1 w kwietniu, 1 w czerwcu i 2 we wrześniu. Wszystkie zostały przyjęte. Do końca roku zostaje jej 15 dni, a niewykorzystane dni nie przejdą na 2027 rok.

Gdyby kadrowa zmieniła pracę w październiku, w świadectwie pracy znalazłoby się 9 dni okazjonalnej pracy zdalnej. Nowy pracodawca, zgodnie ze stanowiskiem PIP, mógłby w tym roku przyjąć od niej wnioski najwyżej na 15 dni. W elektronicznych wnioskach, w których firma sama określa rodzaje wniosków z pulą roczną, taki licznik można ustawić jako osobny rodzaj wniosku z pulą 24 dni, tak jak wnioski urlopowe.

[[cta:rcp]]

Najczęstsze pytania

Czy pracodawca może polecić pracę zdalną okazjonalną?

Pracodawca nie może polecić pracy zdalnej okazjonalnej, bo przepis wiąże ją wyłącznie z wnioskiem pracownika. Polecenie pracy zdalnej jest możliwe tylko w szczególnych okolicznościach z art. 67¹⁹ § 3, na przykład w stanie epidemii albo gdy siła wyższa uniemożliwia pracę w zakładzie.

Czy za pracę zdalną okazjonalną należy się ekwiwalent za prąd i internet?

Za pracę zdalną okazjonalną pracodawca nie musi płacić ekwiwalentu ani ryczałtu za prąd i internet. Art. 67³³ § 2 wyłącza art. 67²⁴, który nakłada te obowiązki przy zwykłej pracy zdalnej. Pracodawca może jednak dobrowolnie ustalić inne zasady.

Czy niewykorzystane dni pracy zdalnej okazjonalnej przechodzą na następny rok?

Niewykorzystane dni pracy zdalnej okazjonalnej przepadają z końcem roku kalendarzowego. Limit 24 dni odnawia się 1 stycznia i obowiązuje w każdym roku osobno.

Ile dni pracy zdalnej okazjonalnej ma pracownik na pół etatu?

Pracownik na pół etatu ma tak samo 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej w roku kalendarzowym. Przepis nie przewiduje proporcjonalnego obniżenia limitu, a PIP wskazuje, że limit obowiązuje niezależnie od wymiaru etatu i liczby przepracowanych godzin.

Czy przy pracy zdalnej okazjonalnej trzeba podpisać oświadczenie BHP?

Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej, także okazjonalnej, pracownik składa oświadczenie o zapoznaniu się z oceną ryzyka i zasadami BHP. Potwierdza też, że w miejscu pracy zdalnej ma bezpieczne i higieniczne warunki pracy (art. 67³¹ § 6 i 7).

Podstawa prawna

• Kodeks pracy (ustawa z 26 czerwca 1974 r., tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245): art. 67¹⁸ (definicja pracy zdalnej), art. 67¹⁹ § 3 i 6 (polecenie pracy zdalnej, wnioski, które trzeba uwzględnić), art. 67²⁴ (narzędzia i koszty), art. 67²⁶ (ochrona danych osobowych), art. 67²⁸ i 67²⁹ (kontrola, równe traktowanie), art. 67³¹ § 3 do 7 (BHP), art. 67³² (wnioski w postaci elektronicznej), art. 67³³ (praca zdalna okazjonalna), art. 67³⁴ (inne podstawy stosunku pracy), art. 149 § 1 (ewidencja czasu pracy), art. 237³ § 2² (szkolenia okresowe BHP).
• Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474): § 3 pkt 2 lit. w.
• Rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1016): § 2 ust. 1 pkt 12a.
• Ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 240).

Stan prawny na 27 września 2026 roku.

Wnioski i dni zdalne w jednej aplikacji

Proplanum to program do grafików i czasu pracy dla firm zmianowych. Pracownik biura składa wniosek w telefonie, kierownik go akceptuje, a dzień pracy zdalnej widać w grafiku i w ewidencji razem z odbiciami. Pula dni i wykorzystane wnioski są przy pracowniku, więc kadry nie liczą limitu w osobnym arkuszu.