Odbiór nadgodzin: czas wolny 1:1 i 1:1,5, wniosek, termin i prawo do odmowy nadgodzin

W obu przypadkach dodatek nie przysługuje, ale normalne wynagrodzenie za przepracowane godziny zostaje.

Poniżej: jak wygląda odbiór czasu wolnego za nadgodziny na wniosek i bez wniosku, do kiedy trzeba go udzielić i jak wpływa na pensję. Dalej czym różni się od dnia wolnego za sobotę, kiedy pracownik może odmówić nadgodzin i jak zapisać odbiór w grafiku i ewidencji, z przykładami z hali, magazynu i restauracji.

Stan prawny na wrzesień 2026, ostatnia aktualizacja 27 września 2026.

Na czym polega odbiór czasu wolnego za nadgodziny

W zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracownik dostaje czas wolny od pracy, a nie dodatek 50 albo 100 %. Czas wolny za pracę ponad normy jest więc inną formą zapłaty za te same godziny. Kodeks pracy zna dwa tryby: na wniosek pracownika w proporcji 1 do 1 i z inicjatywy pracodawcy w proporcji 1 do 1,5. W obu trybach dodatek za nadgodziny nie przysługuje (art. 151² § 3).

W praktyce zmianowej wolne za nadgodziny najczęściej przychodzi z dwóch stron. Pracownik hali po tygodniu z nadgodzinami chce wolnego piątku przed długim weekendem. Kierownik sklepu w spokojnym tygodniu woli rozliczyć nadgodziny w formie czasu wolnego niż płacić dodatek za nadgodziny. Odbiór następuje zwykle w tym samym okresie, a z rozliczaniem nadgodzin w płacach czeka się tylko na te, których nie oddano.

Odbiór nadgodzin na wniosek pracownika: godzina za godzinę

Na wniosek pracownika pracodawca może udzielić czasu wolnego za nadgodziny w tym samym wymiarze, czyli godzinę wolnego za każdą godzinę nadliczbową (art. 151² § 1). Wniosek składa się w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca nie musi go przyjąć, bo przepis mówi „może”; jeśli odmówi, wypłaca wynagrodzenie z dodatkiem.

Od 27 stycznia 2026 roku dawny pisemny wniosek zastąpiła postać papierowa lub elektroniczna (Dz.U. 2026 poz. 25), więc wystarczy wniosek w aplikacji albo mailu. Ustna prośba na korytarzu nie wystarczy, bo bez wniosku odbiór liczy się jak odbiór z inicjatywy pracodawcy, czyli półtorej godziny za godzinę.

Termin odbioru czasu wolnego na wniosek wskazuje pracownik, a przepis nie ogranicza go do okresu rozliczeniowego. W praktyce PIP dopuszcza odbiór także po końcu okresu. Czas pracy w dniu odbioru jest po prostu krótszy o godziny z wniosku. Operator, który w listopadzie przepracował 4 nadgodziny, może złożyć wniosek o 4 godziny wolnego w grudniu przed świętami.

Jak złożyć wniosek o odbiór nadgodzin?

Złożenie wniosku nie wymaga wzoru. We wniosku wystarczą cztery informacje: kto składa, ile godzin nadliczbowych i z jakiego dnia, ile godzin wolnego i kiedy. Wniosek składa się w postaci papierowej albo elektronicznej, na przykład w aplikacji do grafiku, a jego kopia trafia do dokumentacji czasu pracy. Zgoda kierownika powinna mieć tę samą formę.

Czas wolny za nadgodziny bez wniosku pracownika: 1,5 godziny

Udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych może nastąpić także bez wniosku pracownika. W takim przypadku pracodawca udziela czasu wolnego od pracy najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych (art. 151² § 2). Za 2 nadgodziny oddaje więc 3 godziny wolnego, a za 4 nadgodziny 6 godzin.

Czas wolny udzielony w tym trybie nie może obniżyć wynagrodzenia należnego za pełny miesięczny wymiar czasu pracy. Pracownik z pensją 4806 zł dostaje ją w całości, choć w miesiącu pracował o kilka godzin krócej. Odbiór w proporcji 1 do 1,5 jest dla firmy droższy w godzinach, ale tańszy w pieniądzach, bo nie ma dodatku.

Czy pracodawca może zmusić do odbioru nadgodzin?

Tak. Pracodawca może sam wyznaczyć czas wolny za nadgodziny bez wniosku, ale wtedy musi oddać półtorej godziny za każdą nadgodzinę, do końca okresu i bez obniżenia pensji za pełny wymiar. Zgoda pracownika nie jest potrzebna, a jego sprzeciw nie zmienia tego trybu.

Do kiedy odebrać czas wolny za nadgodziny

Czas wolny za nadgodziny udzielany bez wniosku trzeba oddać przed zamknięciem okresu rozliczeniowego (art. 151² § 2). Przy odbiorze na wniosek termin wskazuje pracownik i może on przypaść po końcu okresu. Jeśli do końca okresu nie oddano wolnego ani pracownik nie złożył wniosku, pracodawca wypłaca normalne wynagrodzenie z dodatkiem.

Ile jest czasu na odbiór nadgodzin?

Tyle, ile zostało do zamknięcia okresu. Im dłuższy okres rozliczeniowy, tym więcej czasu na oddanie wolnego. W restauracji z okresem miesięcznym kelner, który został 3 godziny dłużej 27 listopada 2026 roku, musi dostać 4,5 godziny wolnego do 30 listopada. W zakładzie z okresem czteromiesięcznym od września do grudnia te same nadgodziny z września można oddać nawet w grudniu, czyli w innym miesiącu niż ten, w którym powstały.

Odbiór nadgodzin po okresie rozliczeniowym

Po końcu okresu rozliczeniowego pracodawca nie może już jednostronnie oddać wolnego, bo termin z art. 151² § 2 minął. Odebrać wolne w następnym okresie rozliczeniowym można tylko na wniosek pracownika, w proporcji 1 do 1, i taką praktykę dopuszcza PIP. Bez wniosku zostaje wypłata wynagrodzenia z dodatkiem.

Czas wolny za nadgodziny w innym systemie czasu pracy

Zasady odbioru są takie same w każdym systemie. Różni się tylko to, kiedy powstaje nadgodzina. W systemie podstawowym ponad 8 godzin w dobie, w równoważnym ponad zaplanowaną dwunastkę, a w każdym systemie wtedy, gdy czas pracy przekroczy przeciętną tygodniową normę w okresie.

Nadgodziny średniotygodniowe, czyli godziny ponad wymiar całego okresu, powstają dopiero po jego zamknięciu. Pracodawca nie zdąży więc oddać za nie wolnego bez wniosku, a odebrać je można tylko na wniosek w kolejnym okresie. Jak długość okresu zmienia pole manewru, opisuje wpis okres rozliczeniowy czasu pracy.

Czy odbiór nadgodzin wpływa na wynagrodzenie

Czas wolny zastępuje tylko dodatek: za przepracowane godziny nadliczbowe pracownikowi zostaje normalne wynagrodzenie za pracę (art. 151² § 3). Przy odbiorze bez wniosku przepis dodatkowo gwarantuje pełną pensję za miesięczny wymiar. Przy odbiorze na wniosek takiej gwarancji nie ma. W praktyce PIP przyjmuje, że godziny wolne są wtedy nieodpłatne, a pracownik zachowuje tylko wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. To wniosek z przepisu, nie jego brzmienie.

Przykład z listopada 2026 roku: pracownik z płacą minimalną 4806 zł ma 4 nadgodziny w zwykłe dni, a wymiar miesiąca to 160 godzin, więc stawka wynosi 30,04 zł. Normalne wynagrodzenie za 4 godziny to 120,16 zł i należy się w każdym wariancie. Dodatek 50 % to 60,08 zł i przepada przy odbiorze. Bez wniosku pracownik ma 6 godzin wolnego i pełną pensję.

Warto dodać, że zasady rozliczenia godzin wolnych na wniosek dobrze jest opisać w regulaminie wynagradzania, bo w kadrach bywa z tym różnie. Kwoty dodatków dla innych pensji i miesięcy rozpisuje wpis rozliczanie nadgodzin na przykładach.

Czy odbiór za sobotę jest płatny?

Tak. Dzień wolny za pracę w wolną sobotę (art. 151³) to dzień wolny z rozkładu, a nie czas wolny za godziny nadliczbowe, więc pensja miesięczna zostaje bez zmian. Za pracę w sobotę pracownik ma wynagrodzenie, a za oddany dzień wolny od pracy nie traci pieniędzy.

Odbiór dnia wolnego za pracę w sobotę, niedzielę i święto

Odbiór dnia wolnego za pracę w sobotę, niedzielę albo święto to inna instytucja niż czas wolny za godziny nadliczbowe. Za pracę w dniu wolnym z pięciodniowego tygodnia, zwykle w sobotę, pracodawca musi udzielić dnia wolnego w całości, do końca okresu rozliczeniowego (art. 151³). Za pracę w niedzielę dzień wolny w ciągu 6 dni przed albo po niej, a za pracę w święto do końca okresu (art. 151¹¹).

Ten dzień przysługuje w miejsce dnia wolnego wynikającego z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Różnica ma znaczenie w grafiku. Za 3 godziny pracy w wolną sobotę pracownik dostaje cały dzień wolny, a nie 3 albo 4,5 godziny. Za 3 nadgodziny we wtorek dostaje 3 godziny na wniosek albo 4,5 godziny bez wniosku. Szczegóły soboty opisuje wpis praca w sobotę.

[[cta:rcp]]

Czy pracownik może odmówić nadgodzin

Pracownik co do zasady nie może odmówić nadgodzin, bo praca w godzinach nadliczbowych polecona zgodnie z art. 151 § 1 jest poleceniem przełożonego, a te trzeba wykonywać, jeśli nie są sprzeczne z prawem (art. 100 § 1). Odmowa jest uzasadniona, gdy polecenie łamie przepisy: dotyczy osoby chronionej, narusza 11 godzin odpoczynku, przekracza limit nadgodzin albo nie ma podstawy ze szczególnych potrzeb.

Czy można nie zgodzić się na nadgodziny?

Poza sytuacjami z tabeli nie. Nieuzasadniona odmowa może być potraktowana jako naruszenie obowiązków pracowniczych, a za nie pracodawca może wymierzyć karę porządkową (art. 108). Rodzic dziecka do 8 lat może jednak cofnąć zgodę na nadgodziny w każdej chwili, więc warto trzymać ją w aktach w aktualnej wersji.

W praktyce hali najczęstszy spór dotyczy odpoczynku. Operator kończący zmianę o 22:00, któremu kierownik każe zostać do 1:00, a potem przyjść o 6:00, ma tylko 5 godzin przerwy. Takie polecenie narusza art. 132 i odmowa jest uzasadniona. Szerzej o obowiązku i odmowie pisze wpis nadgodziny w Kodeksie pracy.

Czy pracodawca może zmusić do nadgodzin

Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna tylko w dwóch sytuacjach: przy akcji ratowniczej albo usuwaniu awarii oraz przy szczególnych potrzebach pracodawcy (art. 151 § 1). Szczególne potrzeby pracodawcy to sytuacja nadzwyczajna, jak nagła dostawa, choroba kolegi albo pilne zlecenie. Stały brak ludzi, łatany nadgodzinami co tydzień, trudno tak nazwać.

Nadgodzin nie planuje się z góry, bo grafik pracy ma zamykać się w wymiarze okresu, a praca w nadgodzinach jest wyjątkiem. Limit ze szczególnych potrzeb to 150 godzin w roku na pracownika (art. 151 § 3), chyba że regulamin, układ albo umowa ustalą inny (§ 4). Łącznie z nadgodzinami czas pracy nie może przekroczyć przeciętnie 48 godzin tygodniowo (art. 131). Kierownik sklepu, który co piątek zostawia tę samą kasjerkę godzinę dłużej, nie ma już szczególnej potrzeby, tylko dziurę w grafiku.

Do ilu nadgodzin może zmusić pracodawca?

Do 150 godzin w roku kalendarzowym ze szczególnych potrzeb, jeśli wewnętrzne przepisy nie mówią inaczej. Zawsze tak, żeby zostało 11 godzin odpoczynku w dobie i przeciętnie najwyżej 48 godzin pracy w tygodniu. W dobie oznacza to najwyżej 13 godzin pracy, bo 11 musi zostać na odpoczynek.

Odbiór nadgodzin w grafiku: grafik pracy i ewidencja czasu pracy

Czas wolny za nadgodziny zapisuje się w grafiku jako skróconą zmianę albo cały dzień wolny, a w ewidencji czasu pracy z datą nadgodzin i liczbą godzin. Czas pracy tego dnia maleje, a saldo nadgodzin spada o odebrane godziny. Ewidencja jest obowiązkowa dla prawidłowego ustalenia wynagrodzenia (art. 149), więc bez wpisu nie da się wykazać, że dodatek słusznie nie został wypłacony.

Przykład z magazynu: magazynier miał 3 nadgodziny przy rozładunku, a kierownik bez wniosku oddaje mu 4,5 godziny wolnego. Zmiana od 6:00 do 14:00 kończy się w tym dniu o 9:30. W grafiku widać krótszą zmianę z opisem, a w ewidencji 3,5 godziny pracy i 4,5 godziny odbioru.

1. Zapisać nadgodziny w ewidencji w dniu, w którym powstały, z przyczyną ze szczególnych potrzeb.
2. Sprawdzić, czy pracownik złożył wniosek; bez wniosku liczyć 1,5 godziny za godzinę.
3. Wpisać czas wolny do grafiku jako skróconą zmianę albo dzień wolny, przed końcem okresu.
4. Na koniec okresu zestawić liczbę nadgodzin bez odbioru i przekazać ją do kadr i płac z dodatkiem.

Przy kilku placówkach i zmianach w trzech systemach saldo nadgodzin każdej osoby trudno trzymać w pamięci, a arkusz rzadko pilnuje terminu z art. 151². Tu pomaga rejestracja czasu pracy, w której odbicia stoją obok zaplanowanej zmiany.

[[cta:magazyn]]

Najczęstsze pytania o czas wolny za nadgodziny

W jaki sposób można odebrać nadgodziny?

Na dwa sposoby: na wniosek, godzina za godzinę, w terminie wskazanym przez pracownika, albo bez wniosku, z inicjatywy pracodawcy, półtorej godziny za każdą nadgodzinę do końca okresu. W obu przypadkach dodatek za nadgodziny nie przysługuje.

Czy wolne za nadgodziny można przenieść na następny okres rozliczeniowy?

Tylko na wniosek pracownika, w proporcji 1 do 1; w praktyce PIP to dopuszcza. Pracodawca bez wniosku musi oddać wolne do końca okresu; po tym terminie wypłaca wynagrodzenie z dodatkiem.

Czy można odebrać nadgodziny, zanim powstaną?

Nie. Czasu wolnego udziela się w zamian za czas już przepracowany w godzinach nadliczbowych. Inną instytucją jest zwolnienie od pracy na wniosek w sprawach osobistych i jego późniejsze odpracowanie, które nie jest pracą w godzinach nadliczbowych (art. 151 § 2¹).

Co należy się za nadgodziny: wolne czy pieniądze?

Z mocy prawa pieniądze: normalne wynagrodzenie i dodatek 50 albo 100 %. Czas wolny zastępuje dodatek na wniosek albo z decyzji pracodawcy, a pracownik nie może skutecznie zrzec się dodatku bez odbioru (art. 84 i art. 18 § 2).

Co grozi za nieoddanie czasu wolnego i niewypłacenie dodatku?

Naruszenie przepisów o czasie pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, zagrożonym grzywną od 2000 do 60 000 zł (art. 281 § 1 pkt 5 Kodeksu pracy, a niewypłacenie dodatku art. 282 § 1 pkt 1). Pracownik może też dochodzić wynagrodzenia z dodatkiem przed sądem pracy.

Podstawa prawna

• Kodeks pracy (ustawa z 26 czerwca 1974 r., tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245): art. 18 § 2 (nieważność postanowień mniej korzystnych), art. 84 (zakaz zrzeczenia się prawa do wynagrodzenia), art. 100 § 1 (polecenia przełożonych), art. 108 (kary porządkowe), art. 131 (przeciętnie 48 godzin), art. 132 (odpoczynek dobowy), art. 149 (ewidencja czasu pracy), art. 151 § 1 do 4 (przesłanki i limit nadgodzin, odpracowanie zwolnienia), art. 151¹ (dodatek 50 i 100 %), art. 151² (czas wolny za nadgodziny), art. 151³ (dzień wolny za pracę w dniu wolnym), art. 151¹¹ (niedziele i święta), art. 178 i 203 (osoby chronione), art. 281 § 1 pkt 5 i art. 282 § 1 pkt 1 (grzywna).
• Ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. 2026 poz. 25): wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej od 27 stycznia 2026 r.
• Ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych: art. 15 i 16 (nadgodziny osób z niepełnosprawnością).
• Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2026 r. (Dz.U. 2025 poz. 1242): 4806 zł.

Stan prawny na 27 września 2026 roku.

Saldo nadgodzin i termin odbioru w jednym miejscu

Proplanum to program do grafików i rejestracji czasu pracy dla firm pracujących na zmiany. Liczy nadgodziny dobowe i średniotygodniowe, prowadzi saldo okresu i rozlicza odbiór w proporcji 1 do 1 albo 1 do 1,5. Jedna z reguł Kodeksu pilnuje terminu udzielenia czasu wolnego z art. 151². Jak to wygląda w grafiku i ewidencji, pokazuje strona Kodeks pracy w grafiku.