Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach: wzór w DOCX i PDF

Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach: kto wystawia i co wpisać

Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach to pismo pracodawcy, które potwierdza, że dana osoba pracuje u niego na umowie o pracę, na jakim stanowisku i etacie, oraz ile przeciętnie zarabia. Przepisy nie określają jego wzoru ani terminu wydania, więc treść dopasowuje się do tego, czego wymaga bank albo urząd. Stan prawny na wrzesień 2026.

Ten wzór zaświadczenia o zatrudnieniu w DOCX i PDF jest dla kadr i płac: mieści się na jednej stronie i ma pola, o które instytucje pytają najczęściej, łącznie z okresem wypowiedzenia i potrąceniami. Jeśli bank ma własny formularz, wypełnia się bankowy, a ten wzór przydaje się do urzędu, szkoły, wynajmującego mieszkanie albo konsulatu.

Czy pracodawca musi wydać zaświadczenie?

Kodeks pracy nie nakłada wprost takiego obowiązku i nie podaje terminu. Dane są jednak w aktach osobowych i dokumentacji płacowej, które pracodawca prowadzi obowiązkowo według rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2026 poz. 474), więc kadry mają wszystko pod ręką. W praktyce kadry wydają zaświadczenie w kilka dni, a o pilnym terminie kredytu najlepiej powiedzieć od razu. Pismo zawiera PESEL i zarobki, więc trafia do rąk pracownika albo osoby, którą pracownik wskaże na piśmie.

Brutto czy netto?

Obie kwoty, bo instytucje pytają o różne. Brutto to wynagrodzenie przed składkami i zaliczką na podatek, netto to kwota wypłacona na konto. Netto zależy od ulg i składek w danym miesiącu, dlatego średnią liczy się z faktycznych wypłat, a nie ze stawki z umowy. Do brutto wchodzą wszystkie składniki wypłacone za te miesiące: pensja zasadnicza, dodatki za pracę w nocy i w godzinach nadliczbowych, premie. Jeśli instytucja chce tylko pensji zasadniczej, lepiej dopisać ją osobno w polu przeznaczenia, żeby nie mieszać dwóch kwot.

Z ilu miesięcy liczyć średnią?

Tyle, ile wskazuje wniosek banku albo urzędu; wzór ma do wyboru 3, 6 albo 12 miesięcy. Średnia to suma wynagrodzeń brutto z tych miesięcy podzielona przez ich liczbę.

Z praktyki magazynu: pracownik z dodatkami za pracę w nocy zarobił w trzech miesiącach 5 200 zł, 5 900 zł i 5 600 zł brutto. Średnia z 3 miesięcy wynosi 5 566,67 zł brutto. Miesiąc z dużą liczbą nocy podnosi średnią, a miesiąc bez nocy ją obniża, więc przy wahaniach dodatków średnia z 6 albo 12 miesięcy lepiej oddaje zwykłe zarobki.

Umowa na czas określony a zaświadczenie

Bank patrzy na datę końca umowy, bo od niej zależy, czy dochód jest stały. Przy umowie na czas określony wpisuje się dokładną datę, np. 31 grudnia 2027, a nie ogólne „do końca roku”. Gdy firma zamierza przedłużyć umowę, zaświadczenie tego nie obiecuje; takie zapewnienie wymaga osobnego pisma pracodawcy.

Czym różni się od świadectwa pracy?

Świadectwo pracy wydaje się po zakończeniu stosunku pracy i ma treść określoną w art. 97 Kodeksu pracy (Dz.U. 2026 poz. 1245) oraz w rozporządzeniu. Zaświadczenie potwierdza zatrudnienie, które trwa, i nie ma wzoru. Można je wydać w każdej chwili trwania umowy, także w okresie wypowiedzenia, jeśli pole o wypowiedzeniu jest wypełnione zgodnie z prawdą. Od obu trzeba odróżnić zaświadczenia płatnika składek dla ZUS, na przykład do zasiłku, które mają własne druki.

Zaświadczenie dla zleceniobiorcy

Wzór dotyczy umowy o pracę. Dla osoby na zleceniu kadry zmieniają akapit o zatrudnieniu na „wykonuje zlecenie na podstawie umowy z dnia…” i podają średnią z rachunków, bez pól o wypowiedzeniu umowy o pracę. Warunki takiej umowy opisuje wzór umowy zlecenia. Dochód ze zlecenia bywa nieregularny, więc przy nim od razu wybiera się średnią z 6 albo 12 miesięcy.

Gdy pracownik jest nowy i nie ma jeszcze wypłat, bank często prosi o kopię umowy o pracę, a przed jej podpisaniem o promesę zatrudnienia.