Plan urlopów 2027: wzór w Excelu z podsumowaniem dni

Plan urlopów na 2027 rok: kiedy obowiązkowy i jak go ułożyć

Plan urlopów to lista terminów urlopu wypoczynkowego wszystkich pracowników na dany rok, którą ustala pracodawca po zebraniu wniosków. Według art. 163 § 1 Kodeksu pracy plan uwzględnia wnioski i normalny tok pracy, obejmuje cały urlop poza 4 dniami na żądanie i podaje się go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w firmie.

Plan urlopów 2027 w Excelu z tej strony to jedna tabela na zespół: 15 wierszy pracowników, wymiar i urlop zaległy w dniach, dwanaście miesięcy i dwie kolumny liczone same. „Razem” sumuje zaplanowane dni, a „Zostało do planu” odejmuje od wymiaru i zaległego urlopu 4 dni na żądanie i dni już zaplanowane. Stan prawny na wrzesień 2026, Kodeks pracy w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 1245.

Wpis Plan urlopów omawia przepisy szerzej: do kiedy, jak ogłosić, kiedy wolno przesunąć termin. Tutaj jest plik i to, co trzeba wiedzieć, żeby go wypełnić.

Czy plan urlopów jest obowiązkowy?

Nie zawsze. Pracodawca nie ustala planu, jeśli zgodzi się na to zakładowa organizacja związkowa, a także wtedy, gdy związku w firmie nie ma (art. 163 § 1¹ Kodeksu pracy). Termin urlopu ustala się wtedy po porozumieniu z każdym pracownikiem, ale nadal z uwzględnieniem jego wniosku i toku pracy.

W praktyce wiele firm bez związków i tak robi plan, bo przy zespole zmianowym to jedyny sposób, żeby wiosną wiedzieć, kogo zabraknie w sierpniu. Przepisy nie podają terminu, do kiedy plan ma być gotowy. Rozsądnie jest zamknąć go przed pierwszymi urlopami roku, czyli zwykle w grudniu albo styczniu.

Czy w planie trzeba rozpisać cały urlop?

Cały poza 4 dniami urlopu na żądanie, których z mocy art. 163 § 1 Kodeksu pracy nie obejmuje się planem. Przykład: pracownik z 26 dniami wymiaru i 3 dniami zaległymi ma do rozplanowania 25 dni, bo 29 minus 4 daje 25. Tyle pokaże kolumna „Zostało do planu”, zanim wpiszecie pierwszy miesiąc.

Wymiar to 20 dni przy stażu krótszym niż 10 lat i 26 dni od 10 lat stażu, a przy części etatu proporcjonalnie, z zaokrągleniem w górę do pełnego dnia (art. 154 Kodeksu pracy). Pracownik na 3/4 etatu z prawem do 20 dni ma więc 15 dni wymiaru.

Co z urlopem zaległym?

Urlopu niewykorzystanego w terminie z planu trzeba udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 Kodeksu pracy). Nie dotyczy to urlopu na żądanie. Dlatego zaległe dni najlepiej zaplanować w pierwszej połowie roku, a nie na wrzesień, gdy margines błędu jest już zerowy.

Zaległy urlop wpisuje się w osobnej kolumnie, żeby było widać, która część planu ma sztywny termin. Kto potrzebuje imiennego rozliczenia dni w ciągu roku, znajdzie je w karcie urlopowej.

Czy plan można zmienić?

Tak, w dwóch sytuacjach z art. 164 Kodeksu pracy. Termin przesuwa się na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami albo z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, gdy nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Osobna sytuacja to przeszkoda po stronie pracownika. Gdy w dniu planowanego urlopu jest chory, odbywa ćwiczenia wojskowe albo przebywa na urlopie macierzyńskim, pracodawca musi przesunąć urlop na termin późniejszy, a części niewykorzystanej z tych powodów udziela później (art. 165 i art. 166 Kodeksu pracy). W planie zmienia się wtedy tylko miesiąc, a liczba dni zostaje ta sama.

Sama zmiana w arkuszu to za mało. Nowy termin potwierdza się wnioskiem o urlop i poprawić daty w kolumnie uwag, żeby plan i grafik mówiły to samo.

Plan a obsada w szczycie sezonu

Plan urlopów w firmie zmianowej to w praktyce plan obsady. Przykład z hotelu: recepcja ma sześć osób, a w lipcu i sierpniu na każdej zmianie muszą być dwie. Plan, w którym w jednym tygodniu wypadają urlopy dwóch recepcjonistów z tej samej zmiany, wymusi nadgodziny albo pracę kierownika za ladą.

Pomaga prosta reguła: przed zatwierdzeniem planu policzyć dla każdego tygodnia szczytu, ile osób zostaje na każdej zmianie. Przy kilku placówkach robi się z tego sporo liczenia. W Proplanum elektroniczne wnioski urlopowe pokazują urlopy na tle grafiku, więc konflikt widać przy akceptacji wniosku, a nie w dniu zmiany.