Karta urlopowa: wzór PDF i ewidencja urlopów w Excelu

Karta urlopowa w PDF i ewidencja urlopów w Excelu

Karta urlopowa to roczne zestawienie urlopów jednego pracownika, które prowadzi pracodawca: na papierze, jako karta urlopowa PDF do druku, albo w arkuszu. Przepisy nie znają tej nazwy, ale § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej wymaga, żeby ewidencja czasu pracy obejmowała dni wolne z tytułem ich udzielenia, a akta dokumenty związane z urlopem wypoczynkowym. Karta porządkuje te dane w jednej tabeli.

Wzór z tej strony ma nagłówek z wymiarem urlopu, urlopem zaległym i dobowym wymiarem czasu pracy, 20 wierszy wpisów oraz trzy wiersze liczone w arkuszu: wykorzystany urlop wypoczynkowy, w tym urlop na żądanie, i urlop pozostały w dniach i w godzinach. Karta urlopowa w PDF nadaje się do prowadzenia ręcznie, a plik XLSX to ewidencja urlopów w Excelu, która liczy sumy sama. Lista wyboru w kolumnie rodzaju urlopu pilnuje, żeby każdy wpis miał tę samą nazwę, bo od niej zależą sumy. Stan prawny na wrzesień 2026, Kodeks pracy w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 1245.

Co to jest karta urlopowa i jak prowadzić ewidencję urlopów w firmie, opisuje wpis Karta urlopowa i ewidencja urlopów; jest tam też tabela przeliczeń dni na godziny.

Kto wypełnia kartę urlopową?

Pracodawca, w praktyce kadry, a w małej firmie często kierownik. Podstawą wpisu jest wniosek urlopowy i grafik: wniosek mówi, kiedy pracownik chce wolnego, grafik pokazuje, ile godzin miała zmiana w tym dniu. Pracownik składa wniosek, na przykład na wzorze wniosku o urlop wypoczynkowy, ale sam karty nie prowadzi.

Wpis najlepiej robić od razu po akceptacji wniosku, a nie na koniec miesiąca. W sklepie z kilkoma zmianami dziennie kierownik akceptuje wniosek, a kadry przenoszą go do karty tego samego dnia. Karta ma wtedy aktualne saldo i można je podać pracownikowi, gdy pyta, ile urlopu mu zostało.

Czy pracownik musi ją podpisać?

Nie, przepisy tego nie wymagają. Podpis pracownika jest na wniosku urlopowym i to wniosek dokumentuje, że pracownik chciał urlopu w danym terminie. Karta jest zapisem pracodawcy, podobnie jak ewidencja czasu pracy, którą pracodawca udostępnia pracownikowi na jego żądanie (art. 149 § 1 Kodeksu pracy).

Jak liczyć urlop w godzinach?

Urlopu udziela się w dni pracy według rozkładu, w godzinach odpowiadających dobowemu wymiarowi czasu pracy w danym dniu, a jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy (art. 154² § 1 i § 2 Kodeksu pracy). Pula 20 dni to 160 godzin, a 26 dni to 208 godzin.

Przykład: pracownik na 3/4 etatu z prawem do 20 dni ma 15 dni wymiaru, czyli 120 godzin. Jego dobowy wymiar to 6 godzin, więc trzy dni urlopu zdejmują z puli 18 godzin i zostaje 102 godziny. Arkusz pokaże 12 dni i 102 godziny, a przy niepełnym etacie rozstrzyga saldo w godzinach. Przy zmianach 12-godzinnych w szpitalu albo na hali działa to tak samo, tylko jeden dzień wolnego zużywa 12 godzin.

Co z urlopem na żądanie?

Pracownik może w roku wykorzystać najwyżej 4 dni urlopu na żądanie, zgłaszając je najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu (art. 167² Kodeksu pracy). To część urlopu wypoczynkowego, więc zmniejsza tę samą pulę. W karcie wybiera się rodzaj „na żądanie”, a osobny wiersz sumy pokazuje, czy limit 4 dni nie został przekroczony.

Urlop zaległy trzeba wykorzystać do 30 września następnego roku (art. 168 Kodeksu pracy), dlatego w liście wyboru jest osobny rodzaj „zaległy”. Urlop okolicznościowy, bezpłatny i zwolnienie na opiekę nad dzieckiem z art. 188 wpisuje się w karcie, ale nie zmniejszają one urlopu wypoczynkowego.

Karta urlopowa a plan urlopów

Plan urlopów mówi, kiedy urlopy mają być, a karta, kiedy były i ile ich zostało. Plan dotyczy całego zespołu i powstaje raz w roku, karta jest imienna i rośnie z każdym wnioskiem. Gdy urlop zostanie przesunięty, zmienia się plan, a karta dostaje wpis dopiero wtedy, gdy urlop faktycznie się odbył. Obie tabele najlepiej prowadzić obok siebie, a gotowy plan urlopów w Excelu ma tę samą kolumnę urlopu zaległego.

Przy kilkudziesięciu osobach ręczne przepisywanie wniosków do kart zajmuje sporo czasu. W Proplanum elektroniczne wnioski urlopowe liczą saldo urlopu w godzinach po każdej akceptacji, na podstawie grafiku danego dnia.