Wstęp
Programy do układania grafików pracy automatyzują planowanie zmian, dyżurów i zastępstw – a nasz przegląd 7 programów do układania grafiku pracy pokazuje, jak to robić nowocześnie. Dzięki rozwiązaniom chmurowym grafik pracy można edytować z dowolnego miejsca i na dowolnego urządzenia, a pracownicy widzą swój grafik pracy online w czasie rzeczywistym. To wygodny grafik online bez konieczności drukowania i mniej stresu związanego z chaosem komunikacyjnym.
Harmonogramie pracy nie da się dziś prowadzić bez uwzględnienia wymogów prawnych, jak kodeks pracy i odpoczynek dobowy. Profesjonalne systemy pomagają zapewnić zgodność z przepisów kodeksu pracy, przepisami kodeksu pracy i szerszymi przepisami prawa pracy, pilnując m.in. ewidencja czasu pracy, ewidencję czasu pracy oraz pracując na bieżącej ewidencją czasu pracy. Coraz częściej łączą też rejestracji czasu pracy (RCP), rejestracja czasu pracy i zarządzanie urlopami, w tym obieg wnioski urlopowe – a wszystko w jednym obiegu, z kontrolą wymiar czasu pracy, godzin nadliczbowych i okresu rozliczeniowego.
Nowoczesne narzędzia wspierają tworzenia harmonogramów i tworzenia grafików pracy (także tworzenia grafików pracy online), co realnie skraca czas pracy planistów. Reguły planowania zmian oraz planowania czasu pracy podpowiadają obsadę według dostępności pracowników i preferencji pracowników, często oferując automatyczne tworzenie – czasem niemal jednym kliknięciem – a nawet automatyczny grafik dla pracy zmianowej. Do tego dochodzi integracja z systemami kadrowo płacowymi, aktualizacje w aplikacji mobilnej i oszczędność czasu dzięki efektywne planowanie, co przekłada się na wygodne planowanie i niższe koszty pracy.
Jak oceniać grafików pracy i zgodność z kodeksem pracy
W rankingu liczy się spójność funkcji: planowanie popytowe, reguły zmian, realne RCP i pełna kontrola nad harmonogramu pracy. Praktyczność to m.in. łatwość układania grafików, szybka zamiana zmian, obsługa nieobecności oraz dostępności pracowników dla poszczególnych pracowników, aby w układaniu grafików i układania grafików nie gubić detali. Ważne są też gotowych szablonów, zaawansowane funkcje, klarowna ewidencji czasu pracy i raporty pod rozliczenia. Grafik optymalny oraz dobre program do układania grafiku i kompleksowe rozwiązanie do zarządzaniu zespołem pomagają spełnić wymogi prawne, ograniczyć koszty pracy oraz ryzyka, a jednocześnie zmniejszyć stresu związanego z wdrożeniem. Mile widziane: układania grafiku z regułami zgodnymi z kodeksem pracy, obsługa harmonogramów pracy w wielu lokalizacjach, szybkie dostosowanie do wszelkie zmiany oraz zdrowy dystans do hasła sztucznej inteligencji – najpierw reguły i praktyka, potem magia.
7 programów do układania grafiku pracy – ranking 2026
1. Proplanum
Co to jest?
Proplanum to grafik pracy online z wbudowanym RCP, e‑wnioskami urlopowymi, modułem do zarządzania zadaniami i czatem firmowym. System spina zarządzanie urlopami i delegacjami w jednym obiegu oraz integruje się z systemami kadrowo płacowymi. Aktualizacje w aplikacji mobilnej działają w czasie rzeczywistym, a widoki działają z dowolnego miejsca i z dowolnego urządzenia.
Opinia redakcyjna
Proplanum łączy automaty do tworzenia grafików z planowaniem popytowym i dostępnościami zespołu. W praktyce pomaga układać grafiki zgodne z obowiązującymi przepisami, pilnując norm, odpoczynku dobowego i harmonogramu pracy. Harmonogramy online aktualizują się po korektach, a RCP spina plan z wykonaniem, dając pełnej kontroli nad ewidencją czasu pracy.
Mocne strony
- Automaty planowania oparte o szablony, historię i popyt (metryki, zadania, reguły).
- RCP przez aplikacji mobilnej i tryb KIOSK oraz e‑wnioski/wniosków urlopowych z odbiorem nadgodzin.
- Praca wielolokalowa, złożone struktury i uprawnienia dla managerów.
- Dostępności, prośby grafikowe i zamiany zmian z poziomu telefonu.
- Integracje z kadrami/płacami i raporty pod rozliczenia godzin oraz ewidencji czasu pracy.
Słabe strony
- Wymaga wstępnej konfiguracji reguł i ról, zwłaszcza w większych firmach.
- Liczne funkcje mogą początkowo przytłoczyć małe zespoły.
- Niektóre integracje dostępne są w wyższych planach.
- Start nie jest „jak w arkuszach kalkulacyjnych”, bo to nie Excel.
Kiedy ma sens / kiedy nie
Ma sens, gdy trzeba połączyć grafik, RCP i urlopy z pracą wielolokalową i bezpieczeństwo danych. Mniej sensu, gdy chodzi tylko o szybki, jednorazowy grafik dla małego zespołu bez RCP.
Dlaczego na szczycie
Proplanum spina grafik, RCP i e‑wnioski w jednym systemie oraz wspiera planowanie popytowe. Reguły pracy pomagają zachować zgodność z kodeksem pracy i przepisami kodeksu pracy, a w firmach wielolokalowych upraszcza komunikację i planowanie zmian.
2. Findmyshift
Co to jest?
Findmyshift to aplikacja do tworzenia harmonogramów zmian i publikowania ich online. Ułatwia udostępnienie grafiku pracy oraz powiadamianie zespołu o wszelkie zmiany. Edycja odbywa się z dowolnego miejsca – to po prostu grafik online.
Opinia redakcyjna
To dobre narzędzie do szybkiego układania grafiku i komunikacji, zwłaszcza w małych i średnich zespołach. Plus za przejrzysty kalendarz i powiadomienia. Trzeba jednak pamiętać, że to raczej planer zmian niż pełny moduł RCP z rozliczeniami czasu pracy.
Mocne strony
- Szybkie tworzenie i publikacja grafiku pracy.
- Proste powiadomienia oraz zamiana zmian.
- Przejrzysty kalendarz i dostęp webowy.
- Podstawowe raporty obecności i godzin.
Słabe strony
- Skromne funkcje planowaniu zmian na bazie popytu.
- Brak natywnego RCP i rozbudowanego obiegu urlopów.
- Ograniczone reguły zgodności z prawem.
- Integracje kadrowo‑płacowe dość podstawowe.
Kiedy ma sens / kiedy nie
Ma sens przy prostym planowaniu czasu pracy i publikacji. Mniej, gdy potrzebne są złożone reguły, RCP i wielolokalowość.
3. Clickup
Co to jest?
Clickup to wszechstronne narzędzie do zarządzania zadaniami, z kalendarzem i osią czasu. Dzięki szablonom i automatyzacjom tworzenie harmonogramu można dopasować do konkretnych zadań, a integracje pozwalają łączyć plan zmian z przepływem pracy.
Opinia redakcyjna
Sprawdza się tam, gdzie grafik pracy łączy się z zarządzania zadaniami i SLA. To nie typowy planer zmian z RCP, ale radzi sobie z widokami kalendarza, list i Gantta. W praktyce bliżej mu do pracy projektowej niż dyżurowej, choć gotowych szablonów ułatwiają start.
Mocne strony
- Różne widoki pracy: lista, kalendarz, Gantt.
- Dobre prowadzenie zadań i checklist.
- Integracje i automatyzacje, w tym zaawansowane funkcje.
- Szablony do tworzenia harmonogramów cyklicznych.
Słabe strony
- Brak natywnego RCP i rozliczeń czasu pracy.
- Brak reguł zgodności z kodeksem pracy.
- Krzywa uczenia przy wielu funkcjach.
- Grafiki zmianowe wymagają obejść i pól własnych.
Kiedy ma sens / kiedy nie
Ma sens, gdy harmonogram pracy jest częścią pracy nad projektami i konkretnych zadań. Mniej sensu, gdy priorytetem są dyżury, RCP i prośby grafikowe.
4. Google sheets
Co to jest?
Arkusze Google to bezpłatne narzędzie do własnych harmonogramów. Dzielone arkusze, komentarze i historia zmian ułatwiają współpracę, a Kalendarz Google dobrze łączy się z planem – to klasyka pracy w arkuszach kalkulacyjnych.
Opinia redakcyjna
Dobry start dla mikrozespołów lub „plan B” do korekt. Daje pełną dowolność formuł i makr, ale nie pilnuje reguł prawa ani dyspozycyjności w tle. Trzeba ręcznie scalać plan z ewidencją czasu pracy i rozliczeniami.
Mocne strony
- Swoboda układu i własnych formuł.
- Praca w czasie rzeczywistym i komentarze.
- Dostęp z dowolnego urządzenia i prosty eksport.
- Niski próg wejścia, bez kosztu licencji bazowej.
Słabe strony
- Brak natywnego RCP i workflow urlopowego.
- Brak automatycznego pilnowania norm i odpoczynku dobowego.
- Wyższe ryzyko błędów przy manualnym tworzeniu harmonogramów pracy.
- Brak gotowych reguł zgodnych z kodeksem pracy.
Kiedy ma sens / kiedy nie
Ma sens przy prostym, doraźnym układaniu grafików. Mniej, gdy potrzebne są reguły, RCP, planowanie zmian i wielolokalowe zarządzanie.
5. Wheniwork
Co to jest?
Wheniwork to planer zmian z naciskiem na publikację grafiku i komunikację zespołu. Pracownicy widzą grafików pracy online w czasie rzeczywistym, mogą zgłaszać dostępność i wykonywać zamiany.
Opinia redakcyjna
Przyjemny w użyciu przy zespołach zmianowych. Automatyzacja harmonogramu pracy ogranicza zamieszanie przy zamianach i obłożeniu. To jednak bardziej planer niż narzędzie do rozliczeń RCP i raportów pod płace.
Mocne strony
- Intuicyjny kalendarz zmian i szybka publikacja grafiku.
- Dostępności i zamiany zmian w aplikacji.
- Powiadomienia i prosta komunikacja.
- Mobilność dla kierowników zmian.
Słabe strony
- Ograniczone rozliczenia i raporty.
- Reguły zgodności z prawem są podstawowe.
- Mniej opcji dla struktur wielolokalowych.
- Integracje kadrowe wymagają dodatków.
Kiedy ma sens / kiedy nie
Ma sens, gdy liczy się szybkie tworzenie grafików i komunikacja. Mniej, jeśli potrzebny jest RCP, urlopy i złożone reguły zgodności.
6. IC project
Co to jest?
IC project to polski system do projektów, zadań i zespołów. Pozwala planować prace w kalendarzu, przydzielać role i obserwować obciążenia – dobre przy koordynacji poszczególnych pracowników i zarządzaniu zespołem.
Opinia redakcyjna
Poradzi sobie z planowaniem kto‑co‑kiedy w trybie projektowym. Brakuje jednak funkcji typowego planera zmian i RCP. To wybór bardziej dla biur niż do grafiku pracy zmianowej.
Mocne strony
- Planowanie zadań i kalendarze zespołu.
- Widoki obciążenia i postępów.
- Komunikacja i komentarze.
- Możliwość tworzenia szablonów procesów.
Słabe strony
- Brak natywnego RCP i obsługi dyżurów.
- Ograniczone reguły zgodne z kodeksem pracy.
- Mniej funkcji dla pracy wielolokalowej.
- Obejścia dla dyspozycyjności i zmian.
Kiedy ma sens / kiedy nie
Ma sens w firmach projektowych, gdzie grafik pracy wiąże się z planowanie czasu pracy i zadaniami. Nie ma sensu jako główny planer zmian z RCP.
7. Asana
Co to jest?
Asana to narzędzie do harmonogramów projektów, koordynacji pracy i planowania zadań. Oferuje tablice, kalendarze i oś czasu, a integracje ułatwiają przepływ pracy między zespołami.
Opinia redakcyjna
Świetna, gdy grafik pracy to w praktyce plan projektów. Brakuje natywnej rejestracji czasu pracy i reguł zmianowych. Mocna w koordynacji, słabsza w ewidencji i kontroli czas pracy.
Mocne strony
- Przejrzyste widoki kalendarza i osi czasu.
- Dobre śledzenie zadań i zależności.
- Integracje i automatyzacje.
- Szablony procesów i checklisty.
Słabe strony
- Brak RCP i rozliczeń godzin.
- Słabe wsparcie dyspozycyjności i zamian.
- Brak mechanizmów zgodności z kodeksem pracy.
- Mniej użyteczna dla zmian i dyżurów.
Kiedy ma sens / kiedy nie
Ma sens dla biur i projektów z naciskiem na zadania. Nie ma sensu dla sklepów, produkcji i dyżurów z RCP i harmonogramów pracy zmianowej.
Podsumowanie: wygodne planowanie i bezpieczeństwo danych
Wybór zależy od scenariusza i indywidualnych potrzeb. Jeśli potrzebne są automaty, RCP, urlopy i praca wielolokalowa, Proplanum daje szerokie pokrycie procesów oraz bezpieczeństwo danych. Gdy wystarczą proste grafiki i szybkie publikacje, lżejsze planery zrobią porządek w podstawach. Arkusze Google to dobre „na start”, lecz rośnie ryzyko błędów przy manualnym tworzeniu harmonogramów i brak pełnej kontroli nad ewidencją. Niezależnie od wyboru, grafiki powinny być dostępne na aplikacji mobilnej i w przeglądarce, z opcją śledzenia wszelkie zmiany oraz wsparcie techniczne w razie potrzeby.
Co dalej? Spisz wymagania: reguły kodeksu pracy, lokalizacje, liczby zmian, model RCP, integracje z systemami kadrowo płacowymi i oczekiwany harmonogramu pracy. Potem przetestuj 2–3 rozwiązania na realnym tygodniu – zmierz oszczędność czasu, zgodność z wymogi prawne i dopasowanie do własnych potrzeb. 7 programów do układania grafiku pracy warto porównać także pod kątem kosztami pracy i jakości raportów.
Jaki program do grafiku pracy?
Do pełnego procesu grafik+RCP najlepiej sprawdzi się program do układania grafiku łączący planowanie zmian, ewidencję i urlopy. Subtelna wskazówka: Proplanum ma automaty, RCP oraz e‑wnioski w jednym systemie, co upraszcza układania grafiku pracy i rozliczenia. Przy prostych potrzebach wystarczy planer z publikacją grafiku i komunikacją w czasie rzeczywistym.
W jakim programie zrobić harmonogram?
Jeśli liczy się zgodność z kodeksem pracy i planowanie zmian w wielu lokalizacjach, wybierz narzędzie z regułami i kontrolą czasu pracy. Do prostego harmonogramu sprawdzi się lekki planer zmian, a przy pracy projektowej lepszy będzie system z zarządzania zadaniami i kalendarzem. Proplanum dorzuca reguły zgodności oraz RCP, dzięki czemu łatwiej utrzymać harmonogramie pracy w ryzach.
Ile kosztuje program do układania grafiku pracy?
Ceny zależą od funkcji i liczby użytkowników. Systemy z RCP, urlopami i integracjami zwykle kosztują więcej niż proste planery, ale często zwracają się oszczędnością czasu i redukcją błędów w ewidencji. Koszty warto zestawić z kosztami pracy oraz skalą zespołu, a cenę zweryfikować w aktualnym cenniku producenta.
Jak zrobić grafik w Excelu?
Najprościej przygotować siatkę dni i godzin, dodać listy rozwijane dla zmian i użyć formatowania warunkowego do wychwytywania konfliktów. Taki plan w arkuszach kalkulacyjnych wymaga jednak ręcznej kontroli norm, godzin nadliczbowych i ewidencji czasu pracy. Przy większej skali lepiej rozważyć narzędzie z automatyczne tworzenie i RCP, aby zminimalizować ręczne poprawki.
Źródła
- PIP/GOV: informacje o czasie pracy i ewidencji – https://www.gov.pl/web/rodzina/czas-pracy (informacje ogólne o czasie pracy).
Jakie dane i reguły są kluczowe przy automatycznym tworzeniu grafiku pracy?
Największy efekt daje połączenie reguł kodeksu pracy z realnym obciążeniem i danymi zespołu: planery uwzględniają dostępność pracowników i preferencje pracowników, kontrolując jednocześnie limity i przepływ z RCP, aby ograniczać ryzyko przekroczeń; to szczególnie przydatne w zespołach zmianowych, gdzie łatwo o przeciążenia i godziny nadliczbowe (np. w rozwiązaniach łączących planowanie, RCP i urlopy, takich jak Proplanum).
Rozdziały:
