Ruchomy czas pracy a harmonogram: zasady z art. 140¹, wzór zapisu i grafik bez nadgodzin z doby

Wprowadza się go w układzie zbiorowym, w porozumieniu ze związkami albo z przedstawicielami pracowników, a dla jednej osoby na jej wniosek złożony papierowo lub elektronicznie. Normy 8 i 40 godzin oraz 11 godzin odpoczynku dobowego obowiązują bez zmian.

Harmonogram przy ruchomym czasie pracy nie znika. Zmienia się jego treść: zamiast jednej godziny startu wpisuje się przedział albo różne godziny w różne dni, a pracownik, który we wtorek przyszedł dwie godziny wcześniej niż w poniedziałek, nie generuje nadgodzin z doby. Ten wpis pokazuje oba warianty, tryb wprowadzenia, wzór zapisu do regulaminu, przykłady z magazynu, biura i sklepu oraz to, czego szuka inspekcja pracy.

Stan prawny na wrzesień 2026, ostatnia aktualizacja 26 września 2026.

Co to jest ruchomy czas pracy według Kodeksu pracy

Art. 140¹ Kodeksu pracy przewiduje dwa warianty ruchomego czasu pracy: rozkład, który wyznacza różne godziny rozpoczynania pracy w poszczególnych dniach pracy (§ 1), i rozkład z przedziałem czasu, w którym pracownik sam decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu pracy (§ 2). W obu wariantach praca nie może naruszać prawa do 11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin tygodniowego (§ 3), a ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych (§ 4). Ruchomy czas pracy nie jest osobnym systemem czasu pracy, tylko rozkładem stosowanym w podstawowym systemie czasu pracy, równoważnym albo innym; potoczna nazwa „ruchomy system czasu pracy” jest więc nieścisła. Ruchomy czas pracy oznacza w praktyce, że pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który według rozkładu jest dla niego dniem pracy, albo że godziny rozpoczynania pracy w dniach pracy są z góry różne.

Wariant pierwszy ustala pracodawca. Brygada magazynu w poniedziałek zaczyna o 5:00, bo rano przychodzą dostawy, a we wtorek o 7:00, bo dostaw nie ma. Bez art. 140¹ taki grafik łamałby dobę pracowniczą: doba z poniedziałku trwa do 5:00 we wtorek i wtorkowy start o 7:00 jest w porządku, ale środowy start o 5:00 po wtorkowym o 7:00 wpadłby w dobę wtorkową i dawał dwie nadgodziny. Z ruchomym rozkładem tych nadgodzin nie ma.

Wariant drugi oddaje decyzję pracownikowi. Regulamin wskazuje przedział, na przykład od 7:00 do 9:00, i dzień pracy trwa 8 godzin od chwili wejścia. Pracownik biura kadr w sieci sklepów w poniedziałek wchodzi o 9:00 i wychodzi o 17:00, we wtorek wchodzi o 7:00 i kończy o 15:00. Godziny 7:00 do 9:00 we wtorek formalnie należą jeszcze do doby poniedziałkowej, ale dzięki § 4 nie są nadgodzinami.

Ruchomy czas pracy a doba pracownicza i nadgodziny

Doba pracownicza to 24 kolejne godziny od chwili, w której pracownik rozpoczął pracę zgodnie z rozkładem (art. 128 § 3 Kodeksu pracy), i w zwykłym rozkładzie każde wcześniejsze wejście następnego dnia jest pracą w tej samej dobie, czyli nadgodziną. Ruchomy czas pracy wyłącza tylko ten jeden skutek. Nadgodziną nadal jest praca ponad 8 godzin w danym dniu, praca ponad przeciętnie 40 godzin w okresie rozliczeniowym i każda godzina zlecona poza przedziałem startu. Doba pracownicza kończy się 24 godziny po godzinie, o której pracownik przyszedł do pracy, a ponowna praca w tej samej dobie pracowniczej jest zwykłą pracą tylko w ruchomym rozkładzie; normy czasu pracy i wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym są te same co w całym zakładzie pracy.

Granicę wyznacza odpoczynek. Między końcem pracy jednego dnia a startem następnego musi zostać 11 godzin, więc przy przedziale 7:00 do 9:00 i ośmiogodzinnym dniu pracownik, który w poniedziałek wyszedł o 17:00, we wtorek może wejść najwcześniej o 4:00, a więc każda godzina z przedziału jest bezpieczna. Przedział 6:00 do 12:00 z dziesięciogodzinnym dniem w systemie równoważnym już bezpieczny nie jest: wyjście o 22:00 i wejście o 6:00 daje tylko 8 godzin odpoczynku.

Ruchomy czas pracy nie zwalnia z ewidencji. Pracodawca zapisuje faktyczną godzinę rozpoczęcia i zakończenia swojej pracy zgłoszoną przez pracownika każdego dnia, bo bez tego nie da się sprawdzić 11 godzin odpoczynku ani policzyć nadgodzin ponad 8 godzin. Limity nadgodzin, dodatki i prawo do odmowy opisuje wpis o nadgodzinach w Kodeksie pracy, a samą dobę wpis o dobie pracowniczej.

Jak wprowadzić ruchomy czas pracy w firmie

Ruchomy czas pracy dla całej firmy albo grupy pracowników wprowadza się w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a gdy związków nie ma, w porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (art. 150 § 3 Kodeksu pracy). Niezależnie od tego pracodawca może stosować ruchomy rozkład wobec jednej osoby na jej wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 150 § 5); do 26 stycznia 2026 roku przepis wymagał pisemnego wniosku. Taka organizacja czasu pracy nie wymaga zmiany umowy. Sam regulamin pracy nie wystarczy, jeśli nie stoi za nim porozumienie.

W praktyce wprowadzenie ma cztery kroki. Po pierwsze, decyzja, które stanowiska obejmie rozkład: biuro, serwis, brygady z dostawami, a nie kasy i recepcja, gdzie obsada musi być o stałej porze. Po drugie, wybór wariantu i przedziału, na przykład 7:00 do 9:00 dla biura i różne godziny w różne dni dla magazynu. Po trzecie, porozumienie z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi choćby przez głosowanie na zebraniu, z protokołem w aktach. Po czwarte, zapis w regulaminie pracy albo obwieszczeniu i informacja dla pracowników.

Wniosek jednej osoby nie wymaga porozumienia zbiorowego i pracodawca może, ale nie musi go uwzględnić. Wyjątkiem jest rodzic dziecka do 8 lat, dla którego ruchomy rozkład jest jedną z form elastycznej organizacji pracy z art. 188¹: pracodawca musi odpowiedzieć w 7 dni, a odmowę uzasadnić organizacją albo rodzajem pracy. Tę ścieżkę opisuje wpis o elastycznym czasie pracy.

Ruchomy czas pracy w regulaminie pracy: wzór zapisu

Zapis ruchomego czasu pracy w regulaminie pracy powinien wskazać wariant, przedział albo godziny w poszczególnych dniach, grupy stanowisk, sposób potwierdzania godziny rozpoczęcia i zasadę, że ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie nie jest nadgodziną, z odwołaniem do art. 140¹ Kodeksu pracy. Przykładowe brzmienie dla wariantu z przedziałem może wyglądać tak:

„Pracownicy działu administracji i działu kadr wykonują pracę w ruchomym rozkładzie czasu pracy, o którym mowa w art. 140¹ § 2 Kodeksu pracy. Pracownik rozpoczyna pracę w dniu roboczym w przedziale od 7:00 do 9:00 i kończy ją po przepracowaniu 8 godzin. Godzinę rozpoczęcia pracy pracownik potwierdza w systemie rejestracji czasu pracy. Wykonywanie pracy zgodnie z tym rozkładem nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku z art. 132 i 133 Kodeksu pracy, a ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.”

Dla wariantu z różnymi godzinami w różne dni zapis w regulaminie jest krótszy, bo konkretne godziny podaje harmonogram: „Rozkład czasu pracy pracowników magazynu może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w poszczególnych dniach pracy (art. 140¹ § 1 Kodeksu pracy); godziny te określa harmonogram czasu pracy przekazywany co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem okresu, na który został sporządzony”. Wzór wniosku pracownika mieści się w trzech zdaniach: prośba o stosowanie rozkładu z art. 140¹ § 2, proponowany przedział i data, od której ma obowiązywać.

Ruchomy czas pracy a harmonogram: co wpisać do grafiku

Harmonogram przy ruchomym czasie pracy zawiera dni pracy i dni wolne, liczbę godzin w każdym dniu oraz przedział startu albo godziny rozpoczęcia w poszczególnych dniach; pracodawca przekazuje go co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem okresu, na który został sporządzony, na co najmniej miesiąc (art. 129 § 3 Kodeksu pracy). Harmonogramu nie trzeba sporządzać tylko wtedy, gdy ruchomy rozkład stosuje się na wniosek pracownika (art. 129 § 4 pkt 3) albo gdy rozkład wynika z regulaminu lub umowy.

Dla kierownika oznacza to, że grafik magazynu w wariancie pierwszym wygląda jak zwykły grafik z różnymi godzinami startu, a grafik biura w wariancie drugim ma w polu godziny wpis „7:00 do 9:00, 8 h”. Obsada w takim biurze nie jest znana co do minuty, dlatego wiele firm dopisuje regułę: w przedziale 9:00 do 15:00 wszyscy są na miejscu. Taka „godzina wspólna” nie jest w Kodeksie, ale nie jest też zakazana, o ile mieści się w 8 godzinach.

Grafik dla brygady z dostawami w wariancie pierwszym ma jeszcze jedną cechę: godziny startu muszą być znane z wyprzedzeniem, bo pracownik ma prawo wiedzieć tydzień wcześniej, czy w poniedziałek zaczyna o 5:00. Zmiana godziny startu w środku tygodnia to zmiana grafiku, a nie ruchomy czas pracy. W programie do grafiku ruchomy rozkład ustawia się jako szablon zmiany z przedziałem albo jako zmiany o różnych godzinach; opisuje to strona o grafiku pracy online w Proplanum.

[[cta:grafik]]

Zastosowanie ruchomego czasu pracy w systemie podstawowym i równoważnym

Ruchomy czas pracy można stosować w każdym systemie czasu pracy, bo art. 140¹ mówi o rozkładzie, a nie o systemie; najczęściej łączy się go z systemem podstawowym z ośmiogodzinnym dniem, a w produkcji i logistyce z systemem równoważnym z art. 135, w którym dzień pracy może mieć do 12 godzin. W równoważnym trzeba pilnować odpoczynku mocniej: po dwunastogodzinnej zmianie z wyjściem o 20:00 najwcześniejszy start następnego dnia to 7:00, więc przedział 5:00 do 7:00 działa tylko po krótszych dniach.

Różnica między ruchomym a równoważnym jest prosta, choć w wyszukiwarce myli się je najczęściej. Równoważny czas pracy wydłuża dzień pracy do 12, 16 albo 24 godzin i wyrównuje to dniami krótszymi lub wolnymi. Ruchomy czas pracy nie zmienia długości dnia, przesuwa tylko jego początek. Pracownik na równoważnym może mieć dwunastki, pracownik na ruchomym w podstawowym zawsze ma osiem godzin, tylko o różnej porze. Zasady i limity systemu równoważnego opisuje wpis o równoważnym czasie pracy.

Przy pracy zmianowej ruchomy rozkład w wariancie pierwszym jest wręcz naturalny: zmiana ranna raz zaczyna się o 6:00, raz o 7:00, zależnie od ruchu, a przejście między zmianami nie generuje nadgodzin z doby. Ochrona odpoczynku zostaje: przejście z popołudniówki kończącej się o 22:00 na ranną o 6:00 daje tylko 8 godzin przerwy i jest niedopuszczalne w obu rozkładach. Więcej o rotacji zmian we wpisie o pracy zmianowej.

Przykłady ruchomego czasu pracy z praktyki

Ruchomy czas pracy sprawdza się tam, gdzie obsada nie musi być na miejscu o stałej godzinie, a szkodzi tam, gdzie klient albo linia produkcyjna czekają: w biurze sieci sklepów przedział 7:00 do 9:00 przyjmuje się bez oporu, na kasach nie ma sensu, bo sklep otwiera się o 7:00 niezależnie od tego, kto kiedy chce przyjść. Poniżej trzy przypadki, w których zadziałał, i jeden, w którym nie.

Matka dziecka w wieku 5 lat, zatrudniona w dziale księgowości, złożyła wniosek o ruchomy rozkład z przedziałem 8:00 do 10:00, żeby odwozić dziecko do przedszkola. Pracodawca odpowiedział w 7 dni i wniosek uwzględnił, bo praca w księgowości nie wymaga stałej godziny startu. Ten sam wniosek od kasjerki mógł zostać odrzucony z powodu organizacji pracy, ale odmowa musiałaby być na piśmie albo elektronicznie z uzasadnieniem.

Czego szuka Państwowa Inspekcja Pracy przy ruchomym czasie pracy

Inspektor pracy przy ruchomym czasie pracy sprawdza trzy rzeczy: podstawę wprowadzenia (porozumienie z przedstawicielami pracowników albo związkami, wnioski pracowników w postaci papierowej lub elektronicznej), ewidencję faktycznych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz odpoczynek 11 i 35 godzin. Najczęstszy zarzut to ruchomy czas pracy wpisany do regulaminu bez porozumienia, a więc bez skutku z art. 140¹ § 4, co zamienia wszystkie wcześniejsze wejścia w nadgodziny do wypłacenia za 3 lata wstecz.

Drugi zarzut dotyczy przedziału, który istnieje tylko na papierze. Jeśli kierownik codziennie wskazuje godzinę startu, a pracownik nie ma wyboru, inspektor uzna, że rozkład z § 2 nie jest stosowany, a zmiany godzin z dnia na dzień są zmianami grafiku bez tygodniowego wyprzedzenia. Trzeci to brak ewidencji godzin startu: ruchomy czas pracy bez zapisu godziny wejścia nie da się rozliczyć.

Zabezpieczenie jest tanie: porozumienie w aktach, wnioski w teczkach, rejestracja czasu pracy z godziną wejścia i raport odpoczynków. Program, który zna przedział startu z regulaminu, sam sprawdza, czy wejście o 6:40 mieści się w przedziale i czy od wczorajszego wyjścia minęło 11 godzin; opis na stronie o Kodeksie pracy i czasie pracy.

[[cta:magazyn]]

Najczęstsze pytania o ruchomy czas pracy

Co to jest ruchomy czas pracy?

Ruchomy czas pracy to rozkład z art. 140¹ Kodeksu pracy, w którym godziny rozpoczynania pracy są różne w różnych dniach albo pracownik sam wybiera godzinę startu w ustalonym przedziale. Ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie nie jest wtedy nadgodziną. Normy 8 i 40 godzin oraz odpoczynek 11 i 35 godzin obowiązują bez zmian.

Czym się różni ruchomy czas pracy od równoważnego?

Ruchomy czas pracy przesuwa początek dnia pracy, ale nie zmienia jego długości: w systemie podstawowym dzień ma zawsze 8 godzin. Równoważny czas pracy z art. 135 wydłuża dzień do 12, 16 albo 24 godzin i wyrównuje to krótszymi dniami albo dniami wolnymi. Oba można łączyć: ruchomy rozkład da się stosować w systemie równoważnym.

Czy pracodawca może odmówić ruchomego czasu pracy?

Tak, wniosek pracownika o ruchomy rozkład z art. 150 § 5 pracodawca może uwzględnić albo odrzucić bez uzasadnienia. Wyjątkiem jest rodzic dziecka do 8 lat, który składa wniosek o elastyczną organizację pracy z art. 188¹: pracodawca odpowiada w 7 dni, a odmowę musi uzasadnić organizacją albo rodzajem pracy.

Jakie są przykłady ruchomego czasu pracy?

Biuro z przedziałem startu 7:00 do 9:00 i ośmiogodzinnym dniem od wejścia, magazyn z brygadą zaczynającą o 5:00 w dni dostaw i o 7:00 w pozostałe, serwis terenowy startujący od pierwszego zlecenia między 6:00 a 10:00. Na kasach i w recepcji ruchomy czas pracy zwykle się nie sprawdza, bo obsada musi być na miejscu o stałej godzinie.

Jak wprowadzić ruchomy czas pracy?

Dla grupy pracowników w układzie zbiorowym pracy albo w porozumieniu ze związkami, a gdy ich nie ma, w porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy, a potem zapisem w regulaminie pracy albo obwieszczeniu. Dla jednej osoby na jej wniosek złożony papierowo lub elektronicznie, bez porozumienia zbiorowego.

Jak złożyć wniosek o ruchomy czas pracy?

Wniosek składa się w postaci papierowej lub elektronicznej, wskazując rozkład z art. 140¹ § 2, proponowany przedział startu i datę, od której ma obowiązywać. Rodzic dziecka do 8 lat składa wniosek co najmniej 21 dni przed planowanym startem i podaje dane dziecka, przyczynę oraz okres korzystania.

Czy w ruchomym czasie pracy obowiązuje doba pracownicza?

Tak, doba pracownicza liczy się nadal od godziny rozpoczęcia pracy, a odpoczynek 11 godzin musi być zachowany. Zmienia się tylko jeden skutek: ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie nie jest nadgodziną, więc wcześniejsze wejście następnego dnia nie daje dodatku.

Czy przy ruchomym czasie pracy trzeba robić harmonogram?

Tak, gdy ruchomy rozkład wprowadził pracodawca; harmonogram wskazuje dni pracy, liczbę godzin i przedział albo godziny startu, przekazywany tydzień przed okresem co najmniej miesięcznym. Harmonogramu nie trzeba sporządzać, gdy rozkład stosuje się na wniosek pracownika albo wynika z regulaminu lub umowy.

Czy ruchomy czas pracy to to samo co elastyczny czas pracy?

Nie. Elastyczny czas pracy to potoczna nazwa kilku rozwiązań, w tym ruchomego rozkładu, indywidualnego rozkładu, pracy zdalnej i skróconego tygodnia. Ruchomy czas pracy to jedno z nich, z własnym przepisem w art. 140¹, i dotyczy wyłącznie godziny rozpoczęcia pracy.

Czy w ruchomym czasie pracy można mieć nadgodziny?

Tak, nadgodziną jest praca ponad 8 godzin w danym dniu, ponad przeciętnie 40 godzin w okresie rozliczeniowym oraz praca zlecona poza przedziałem startu. Ruchomy czas pracy wyłącza tylko nadgodziny wynikające z ponownego rozpoczęcia pracy w tej samej dobie.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245): art. 128 § 3, 129 § 3 i 4, 132, 133, 135, 140¹, 142, 150 § 3 i 5, 151, 188¹.
• Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy (Dz.U. 2026 poz. 25): wnioski w postaci papierowej lub elektronicznej.

Przedział startu, którego pilnuje grafik

Ruchomy czas pracy wymaga od kierownika mniej decyzji o godzinach, ale więcej kontroli nad odpoczynkiem i ewidencją, bo każdy dzień może zacząć się inaczej. Gdy przedział startu jest zapisany w szablonie zmiany, a odbicia z kiosku albo telefonu wpadają do tego samego grafiku, program sam sprawdza wejście poza przedziałem i 11 godzin od wczorajszego wyjścia, zanim ktokolwiek policzy nadgodziny. Tak działa rejestracja czasu pracy spięta z grafikiem w Proplanum.