Wypowiedzenie umowy o pracę – Darmowy wzór DOC

Czym jest wypowiedzenie umowy o pracę?

Wypowiedzenie umowy o pracę to jednostronne oświadczenie woli jednej ze stron stosunku pracy, które ma zakończyć stosunek pracy. Mówiąc po ludzku: nie potrzebujesz „zgody” drugiej strony, żeby wypowiedzenie umowy zadziałało i uruchomiło proces rozstania.

Dla świętego spokoju dowodowego warto mieć potwierdzenie doręczenia pisma. To nie jest detal „dla papierologii” — od chwili doręczenia zaczyna się liczenie okresu wypowiedzenia umowy, a w tle rusza układanie zastępstw, zmiany w grafiku i rozpisanie przekazania obowiązków.

W 2026 roku zasada jest ta sama: wypowiedzenie uruchamia odliczanie, a grafik musi to „udźwignąć” w realnych godzinach i zmianach. Dobrze od razu przyjąć, że przez kolejne 14–90 dni zmieni się dostępność pracownika, a plan będzie żył własnym życiem.

Jakie formy wypowiedzenia są ważne?

Wypowiedzenie umowy o pracę najlepiej złożyć w formie pisemnej, żeby nie było dyskusji, kiedy nastąpiło złożenie oświadczenia i jaka była treść dokumentu. Pracownik może wypowiedzenie umowy złożyć także ustnie, ale pisemne wypowiedzenie jest najbezpieczniejsze, jeśli później ktoś zapyta „kto, kiedy i co dokładnie powiedział”.

Gdy wypowiedzenie składa pracodawca, musi być pisemne. I to nie tylko z uwagi na przepisy: organizacyjnie w firmie wiele osób krąży wokół planowania, a do grafiku i kadr powinny trafiać wyłącznie potwierdzone decyzje.

Pismo można doręczyć osobiście, wysłać listem poleconym albo przekazać w wersji elektronicznej, jeśli ma ważny e‑podpis. W praktyce HR i kierownicy zmian często proszą o kopię na maila — pomocne, ale bez e‑podpisu nie zastępuje to formy pisemnej.

Co musi zawierać wypowiedzenie umowy?

Żeby wypowiedzenie umowy o pracę było czytelne, wstaw dane pracownika i dane pracodawcy, miejscowość, datę oraz informację, jakiej umowy dotyczy (np. data zawarcia lub wskazanie, że chodzi o umowy o pracę zawartej po aneksach). Te drobiazgi zwykle „ratują” sprawę, gdy po czasie trzeba ustalić, która to była umowa.

Przy wypowiedzeniu z zachowaniem okresu wypowiedzenia zwykle wystarczy samo oświadczenie woli i wskazanie stron umowy. Pracownik nie musi uzasadniać decyzji i w standardowym trybie brak przyczyny nie rodzi po jego stronie konsekwencji prawnych.

Inaczej wygląda rozwiązanie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia — wtedy trzeba wskazać przyczynę. Ten punkt jest stricte dowodowy i często wraca jak bumerang, gdy sprawa trafia do sądu pracy albo gdy druga strona podważa tryb natychmiastowy zasadność rozstania.

Jak liczyć okres wypowiedzenia i datę końca?

Okres wypowiedzenia zależy od rodzaju umowy i stażu pracy pracownika u danego pracodawcy. W praktyce planowania pracy to pierwsza rzecz do policzenia, bo od niej zależy termin rekrutacji, wdrożenia i domknięcia obsady.

Okres wypowiedzenia może wynosić 3 dni, 1 lub 2 tygodnie, 1 lub 3 miesiące — zależnie od stażu. Dla umowy na okres próbny spotyka się 3 dni (gdy umowa trwa do 2 tygodni), 1 tydzień (gdy trwa co najmniej 2 tygodnie) albo 2 tygodnie (gdy umowa jest na 3 miesiące). Innymi słowy: okres próbny wynosi tyle, ile wynika z tych progów, a nie z „dogadania na szybko”.

Są też proste reguły końca: tygodniowy okres wypowiedzenia kończy się w sobotę, a miesięczny w ostatnim dniu miesiąca. To ma znaczenie szczególnie wtedy, gdy rozliczasz czas pracy w miesiącach i zamykasz ewidencję pod koniec miesiąca.

Ważny jest też start: bieg okresu wypowiedzenia zaczyna się od dnia następującego po doręczeniu wypowiedzenia. Jeśli liczysz w miesiącach, bieg rusza od pierwszego dnia miesiąca następującego po złożeniu wypowiedzenia — i to jest ten moment, w którym „niewinne” złożenie pod koniec miesiąca potrafi przesunąć zakończenie umowy.

Jakie okresy wypowiedzenia wynikają ze stażu?

W praktyce najczęściej rozstrzygają progi 6 miesięcy i 3 lat okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Dla umowy na czas nieokreślony okres wypowiedzenia wynosi 1 miesiąc, jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy, a 3 miesiące, jeśli był zatrudniony co najmniej 3 lata (czyli czas nieokreślony wynosi tyle, ile wynika z tych widełek).

Dla umowy na czas określony często spotyka się 2 tygodnie, gdy pracownik był zatrudniony poniżej 6 miesięcy, oraz 1 miesiąc, gdy zatrudnienie trwało co najmniej 6 miesięcy. To wartości, które najczęściej trzeba „wcisnąć” w realny plan zmian w handlu, usługach i produkcji.

Od strony grafiku działa prosta zasada: w dniu złożeniu wypowiedzenia od razu oznacz pracownika jako „w okresie wypowiedzenia”, a potem planuj tylko tyle, ile realnie ma jeszcze przepracować do dniu ustania stosunku pracy. W narzędziach typu Proplanum zwykle ustawiasz datę końca współpracy i odcinasz dostępność po tej dacie, żeby nie wpadły przypadkowe przydziały.

Co się dzieje po złożeniu wypowiedzenia?

Po złożeniu wypowiedzenia pracownik nadal jest w stosunku pracy aż do upływem okresu wypowiedzenia. Czyli: prawa zostają, ale zostają też obowiązki — normalne świadczenie pracy na rzecz pracodawcy, chyba że zapadnie inna decyzja.

Pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia, a pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Dla osoby układającej grafik to ważny zwrot akcji: etat trwa, ale obsadę zmian trzeba zabezpieczyć kimś innym.

Z doświadczeń wdrożeniowych Proplanum (np. przy zmianach 6:00–14:00 / 14:00–22:00) dobrze działa prosty rytuał: w dniu decyzji o zwolnieniu z pracy ustal, czy pracownik ma być planowany na konkretne dni i w jakim zakresie. Dzięki temu grafik, RCP i lista obecności nie rozjeżdżają się w najbardziej pechowym momencie miesiąca.

Czym różni się wypowiedzenie od pracodawcy?

Gdy wypowiedzenie umowy o pracę składa pracodawca, musi podać przyczynę wypowiedzenia — a przy umowie na czas nieokreślony uzasadnienie jest obowiązkowe. Dokument powinien też wskazywać długość okresu wypowiedzenia oraz zawierać pouczenia wymagane przepisami, zgodnie z tym, co przewiduje kodeks pracy.

Jeżeli w grę wchodzi zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy, pracownik ma prawo do wynagrodzenia przez cały okres wypowiedzenia, nawet jeśli faktycznie nie pracuje. To bywa mylące w planowaniu: „nie ma go na zmianie”, a koszty nadal biegną, bo formalnie stosunek pracy trwa.

Gdy wypowiedzenie jest wadliwe lub bezprawne, pracownik może dochodzić roszczeń przed sądu pracy. Dlatego w wielu firmach, zanim kierownik zdecyduje, żeby wręczyć pracownikowi dokument, konsultuje treść z HR lub prawnikiem — zwłaszcza gdy w tle przewija się wątek naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych albo winy pracownika.

Kiedy możliwe jest rozwiązanie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia?

Rozwiązanie umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia oznacza natychmiastowe zakończenia umowy. Prawo dopuszcza to w ściśle określonych przypadkach, np. przy ciężkiego naruszenia obowiązków (w zależności od tego, kto i z jakiej podstawy działa) albo gdy dalsza praca zagraża temu, co najważniejsze, czyli zdrowie pracownika.

W tym modelu liczy się precyzja: pismo powinno zawierać przyczynę rozwiązania umowy, bo bez niej trudniej obronić decyzję. To także mocno wpływa na grafik — zamiast tygodni lub miesięcy, nagle robi się luka „od jutra”.

W firmach zmianowych największy problem bywa nie prawny, tylko operacyjny: kto przejmie 18:00–22:00 w sobotę i jak wpiąć to w ewidencję. W takich sytuacjach przydaje się procedura awaryjna: lista osób do wezwania, jasne zasady nadgodzin i jedno miejsce zatwierdzania zmian, żeby nikt nie naprawiał tego na czterech czatach naraz.

Jak działa porozumienie stron i skrócenie okresu wypowiedzenia?

Rozwiązanie umowy o pracę może nastąpić na mocy porozumienia stron: obie strony zgadzają się na rozwiązanie umowy i ustalają datę końcową. Taka forma nie wymaga zachowania okresu wypowiedzenia, więc można zakończyć współpracę nawet „za 7 dni”, jeśli to jest spójne z organizacją i potrzebami obu stron.

W praktyce porozumieniem stron często najłatwiej uporządkować temat, bo data rozstania jest jasna i prosta do zakomunikowania zespołowi. Warto tylko pamiętać o różnicy: wypowiedzenie umowy o pracę działa jednostronnie, a porozumienie stron wymaga zgody obu stron i najlepiej, by miało podpis strony po każdej stronie dokumentu.

Skrócenie okresu wypowiedzenia pojawia się zwykle wtedy, gdy firma ma już zastępstwo, a pracownik i tak ma plany „na wczoraj” (czasem nawet na innego pracodawcę). Organizacyjnie warto dopiąć to na piśmie, żeby nie było rozbieżności między grafikiem a dokumentami kadrowymi, zwłaszcza w przypadku wypowiedzenia umowy liczonego w miesiącach.

Jak przygotować przekazanie obowiązków i grafik?

Największy błąd organizacyjny to brak planu na ostatnie 2–4 tygodnie okresu wypowiedzenia. Wypowiedzenie uruchamia czas na zamknięcie spraw, ale to trzeba rozpisać równie konkretnie jak zmiany w grafiku.

Dobrze działa prosty zestaw działań na 7–14 dni po doręczeniu: spis zadań, lista dostępów, plan przekazania obowiązków i terminy, które wskazują jednoznacznie, co ma być domknięte przed końcem. W zespołach, gdzie łatwo o chaos, przydaje się też jasny podział: co pracownik kończy do piątku, a co przejmuje lider w poniedziałek.

Od strony narzędziowej warto spiąć grafik z RCP, żeby ostatnie dni pracy nie „odjechały” od ewidencji. W Proplanum da się ustawić datę końcową współpracy i wyłapać, czy ktoś nie wrzucił zmian po tej dacie, a w RCP łatwiej zauważyć brak odbić w ostatnim tygodniu.

Jak wygląda wzór wypowiedzenia umowy?

Wzór wypowiedzenia umowy powinien zawierać datę zawarcia umowy oraz datę, kiedy umowa ma przestać obowiązywać. Taki wzór wypowiedzenia umowy o pracę bywa dostępny w PDF i DOC, ale i tak warto sprawdzić, czy pasuje do sytuacji (np. rodzaju umowy i trybu zakończenia).

W piśmie umieść strony umowy, miejscowość, datę i jasne oświadczenie: „pracę wypowiadam umowę” (albo prościej: „wypowiadam umowę o pracę”). To też moment na technikalia: podpis pracownika przy wypowiedzeniu składanym przez pracownika, a gdy pismo przygotowuje pracodawca — podpis pracodawcy albo osoby upoważnionej.

Na końcu zostaje detal, który oszczędza wielu nerwów: doręczenie i potwierdzenie. Najbezpieczniej mieć kopię z adnotacją „potwierdzam otrzymanie wypowiedzenia” oraz datą, albo dowód nadania listu poleconego — bo to przesądza o złożeniu wypowiedzenia i o tym, jak liczysz okresu wypowiedzenia umowy. Jeśli szukasz gotowca, wzór wypowiedzenia umowy ma sens, ale zawsze sprawdź, czy zgadza się z Twoją sytuacją i podstawą umowy.

Więcej o podstawach prawnych publikuje serwis GOV: https://www.gov.pl/web/rodzina (informacje o prawach pracownika i zasadach wynikających z Kodeksu pracy).

Jakie są terminy wypowiedzenia umowy o pracę?

Terminy zależą od rodzaju umowy i stażu u danego pracodawcy. Mogą wynosić 3 dni, 1 tydzień, 2 tygodnie, 1 miesiąc albo 3 miesiące. Tygodnie kończą się w sobotę, a miesiące w ostatnim dniu miesiąca.

Jak prawidłowo złożyć wypowiedzenie umowy o pracę?

Najbezpieczniej złożyć wypowiedzenie umowy o pracę w formie pisemnej i zachować dowód doręczenia (podpis na kopii, potwierdzenie nadania). Jeśli zastanawiasz się, jak napisać wypowiedzenie umowy, trzymaj się podstaw: dane pracownika i pracodawcy, miejscowość, data, wskazanie umowy (np. data zawarcia) oraz czytelne oświadczenie o rozwiązaniu. Możesz złożyć wypowiedzenie umowy osobiście, listem poleconym albo elektronicznie z ważnym e‑podpisem.

W którym dniu miesiąca złożyć wypowiedzenie?

Jeśli okres jest liczony w miesiącach, bieg okres wypowiedzenia zaczyna się od pierwszego dnia miesiąca następującego po złożeniu wypowiedzenia. W praktyce doręczenie pod koniec miesiąca zwykle przesuwa start liczenia na kolejny miesiąc. Przy okresach tygodniowych liczy się dzień doręczenia, a koniec i tak wypada w sobotę.

Ile czasu na wypowiedzenie umowy o pracę?

To zależy od rodzaju umowy i okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Najkrócej bywa 3 dni (część umów na okres próbny, zwłaszcza przy zatrudnieniu krótszym), często spotyka się 2 tygodnie, 1 miesiąc albo 3 miesiące. W przypadku pracownika zatrudnionego na czas nieokreślony lub na podstawie umowy długoterminowej kluczowa jest długość okresu wypowiedzenia wynikająca ze stażu pracy, a konkretną datę końca najlepiej policzyć od dnia po doręczeniu (a przy miesiącach — od pierwszego dnia następnego miesiąca).

Jakie elementy organizacyjne i prawne porządkują zakończenie zatrudnienia przy wypowiedzeniu i porozumieniu?

W praktyce zakończenie zatrudnienia porządkuje rozróżnienie, czy dochodzi do rozwiązania umowy na podstawie mocy porozumienia stron, czy występuje przypadku wypowiedzenia umowy, bo wtedy kluczowe są: stażu pracy pracownika, to, że pracownik złożył wypowiedzenie (złożenie oświadczenia) oraz dowód doręczenia i treści dokumentu, a także sposób liczenia terminów, który wpływa na plan zmian (np. w Proplanum) i sytuacje, gdy strony uzgadniają wcześniejszą datę na innego pracodawcę. Przy ustalaniu długości wypowiedzenia znaczenie ma też, czy ktoś jest zatrudniony krócej, czy obowiązuje okres próbny wynosi zgodnie z progami, oraz że czas nieokreślony wynosi tyle, ile wynika z przepisów i stażu, przy czym w niektórych konfiguracjach bierze się pod uwagę również okres poprzedniego zatrudnienia, a szczególne tryby mogą być powiązane z podstawowych obowiązków pracowniczych lub ogłoszenia upadłości. W tle pozostają też kwestie formalne i dowodowe (pewnymi warunkami) oraz sytuacje graniczne, jak przypadku pracownika zatrudnionego, który odchodzi w trakcie przekazywania zadań, albo gdy pojawiają się wymogi związane z kwalifikacji zawodowych.