Karta ewidencji czasu pracy: wzór roczny w Excelu i PDF

Karta ewidencji czasu pracy: co musi zawierać w 2026 roku

Karta ewidencji czasu pracy to dokument, w którym pracodawca zapisuje dla jednej osoby przepracowane godziny i nieobecności z ich tytułem. W 2026 roku ewidencja musi obejmować liczbę godzin z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy, pracę w porze nocnej, nadgodziny, dni wolne z tytułem ich udzielenia, dyżury, zwolnienia i nieobecności (§ 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Wzór z tej strony to karta roczna: dwanaście wierszy miesięcy, dni od 1 do 31 w kolumnach i osiem kolumn sum. W kratce dnia wpisuje się liczbę godzin albo symbol nieobecności, a w pliku XLSX sumy miesięcy i roku liczą się same. Karta nie zastępuje dziennego zapisu godzin, dlatego tworzy parę z miesięczną listą godzin pracy: lista ma godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, karta zbiera cały rok w jednym miejscu. Stan prawny na wrzesień 2026: Kodeks pracy w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 1245, rozporządzenie w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 474.

Jeśli ewidencja ma powstać w arkuszu od zera, więcej o formułach i pułapkach jest we wpisie Ewidencja czasu pracy w Excelu, a przykład całego roku pokazuje wpis Roczna karta ewidencji czasu pracy.

Karta roczna czy miesięczna?

Przepisy nie narzucają formy ewidencji. Pracodawca może prowadzić ją miesiąc po miesiącu, rok po roku albo w programie, byle dla każdej osoby był komplet danych z § 6 rozporządzenia. Karta roczna ma przewagę tam, gdzie liczą się sumy: urlop wykorzystany w roku, dni nieobecności, nadgodziny w kolejnych okresach rozliczeniowych.

W praktyce wiele firm łączy oba układy. Kierownik prowadzi miesięczną listę godzin, a po zamknięciu miesiąca kadry przenoszą z niej godziny i symbole do karty. Przy okresie rozliczeniowym dłuższym niż miesiąc karta pokazuje od razu, jak rozkładają się godziny w kolejnych miesiącach, czego pojedyncza lista nie pokaże.

Co wpisać w dniu urlopu i choroby?

Symbol z legendy, a nie godziny. UW oznacza urlop wypoczynkowy, UŻ urlop na żądanie, UB urlop bezpłatny, UO urlop okolicznościowy, OP zwolnienie na opiekę nad dzieckiem z art. 188 Kodeksu pracy, NU nieobecność usprawiedliwioną, także chorobę, a NN nieobecność nieusprawiedliwioną. Dni wolne z rozkładu oznacza się literą W, a dzień wolny za święto przypadające w sobotę skrótem WŚ.

Chorobę karta oznacza tak samo jak inne usprawiedliwione nieobecności, symbolem NU, więc z samej karty nie widać, kiedy pracownik chorował. Rozporządzenie wymaga jednak w ewidencji rodzaju i wymiaru takich nieobecności (§ 6 pkt 1 lit. a), dlatego rodzaj nieobecności trzeba zapisać w innej części ewidencji tej osoby, na przykład w zestawieniu nieobecności prowadzonym przez kadry albo w programie kadrowym. Na grafiku albo liście obecności, które widzi cały zespół, przyczyny nieobecności nie wpisuje się wcale.

Jak liczą się sumy w Excelu?

Kolumna „Suma godz.” dodaje wszystkie liczby z kratek dni, a symbole pomija. Kolumna „Urlop dni” liczy symbole UW i UŻ, „NU dni” liczy NU, a „Inne dni” liczy UB, UO, OP i NN. Wiersz „Razem” sumuje dwanaście miesięcy w każdej kolumnie. Kratka dnia przyjmuje też części godzin, na przykład 7,5, a suma liczy wartość dokładną.

Przykład z praktyki: kasjerka w sklepie całodobowym pracuje w systemie równoważnym i w tygodniu ma dwie nocne zmiany od 19:00 do 7:00. W każdej takiej kratce wpisuje się 12, w dniu, w którym zmiana się zaczęła. Pora nocna obejmuje 8 godzin między 21:00 a 7:00 (art. 151⁷ § 1 Kodeksu pracy), więc przy ośmiu nocach w miesiącu kolumna „Noc godz.” pokazuje 64 godziny przeniesione z listy godzin pracy.

Jak długo przechowywać kartę?

Ewidencja czasu pracy jest częścią dokumentacji pracowniczej, którą pracodawca przechowuje przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy się rozwiązał albo wygasł (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Przy osobach zatrudnionych przed 2019 rokiem okresy mogą być inne ze względu na przepisy przejściowe.

Karta roczna ułatwia archiwum: jeden dokument na osobę i rok, razem z dwunastoma listami godzin. Przy wersji elektronicznej trzeba zadbać o to samo co przy papierze, czyli o poufność, kompletność i dostęp w razie kontroli.

Kogo nie obejmuje ewidencja godzin?

Godzin pracy nie ewidencjonuje się u pracowników w zadaniowym czasie pracy, u osób zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz u pracowników z ryczałtem za nadgodziny albo za pracę w porze nocnej (art. 149 § 2 Kodeksu pracy). Dla tych osób nadal prowadzi się ewidencję urlopów, zwolnień i innych nieobecności, więc karta przydaje się także im, tylko bez godzin w kratkach.

Tam, gdzie godziny zbiera się odbiciami w kiosku albo w telefonie, karta roczna może powstawać bez przepisywania. Tak działa rejestracja czasu pracy w Proplanum: odbicia trafiają do ewidencji, a zestawienie miesiąca i roku jest gotowe po zamknięciu okresu.