Dienstplan für Pflegekräfte und Ärzte: Krankenhaus, Station, Praxen mit mehreren Standorten.

Der Stationsdienstplan prüft Vorgaben und Ruhezeit nach dem Dienst. Die Anwesenheit wird von selbst erfasst.

Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft sind eigene Schichtarten. Die Arbeitszeitvorgaben des polnischen Gesundheitswesens und die Ruhezeit nach dem Bereitschaftsdienst prüft Proplanum schon bei der Dienstplanung. Ein Tablet auf der Station und die App erfassen die Anwesenheit, auch bei Honorarkräften. Die Stunden gehen an das Lohnabrechnungssystem, das Sie bereits nutzen.

Im Gespräch richten wir eine Station für einen Monat ein. Das Ergebnis erhalten Sie auf einer Seite.

Zwei Pflegekräfte am Tresen des Stationszimmers einer hellen Station, eine dokumentiert, die andere prüft einen Monitor

Dienstzyklus: Schicht, Bereitschaftsdienst, Ruhezeit danach und erst dann die nächste Schicht. Illustration, kein Bildschirm. Die Illustration lässt sich seitlich verschieben.

21 Tage ohne Karte mit Kundenbetreuer Dienste und Vorgaben in jedem Paket ab 3,50 € pro Mitarbeiter Start mit einer Station.Preise

So beschreiben Direktion und Pflegedienstleitung den Dienstplan vor unserem Gespräch.

  1. 1

    „Die Mindestbesetzung steht in einer Dienstanweisung, aber der Dienstplan für den nächsten Monat erfüllt sie nicht. Wir merken das erst bei einer Prüfung.“

  2. 2

    „Nach dem Bereitschaftsdienst stehen 11 Stunden Ruhezeit zu, und über 48 Stunden pro Woche braucht es eine Zustimmung. Das prüfen wir von Hand.“

  3. 3

    „Anstellung, Honorarvertrag und Dienste über externe Firmen sind drei getrennte Aufzeichnungen. Die Summe der Stunden einer Person hat niemand.“

So klingt das Problem meistens, mit dem Gesundheitseinrichtungen zu uns kommen.

Im Krankenhaus bestimmt die Mindestbesetzung den Bedarf, nicht die Zahl der Patienten. Diese Seite ist für diesen Rhythmus geschrieben. Um den Rhythmus der Patienten geht es im Abschnitt über Praxen.

Krankenhaus und Stationen.

Abdeckung der Mindestbesetzung der Station für den ganzen Monat, Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft als Schichtarten, Ruhezeit nach dem Dienst bei der Planung geprüft.

Vorgaben und Dienste
Praxen und medizinische Zentren mit mehreren Standorten.

Besetzung von Empfang und Ambulanz nach dem Patientenaufkommen, alle Standorte in einer Ansicht, eine Person an mehreren Standorten nur einmal gezählt.

Praxen

Eine Praxis mit mehr als zehn Personen? Dienstplan per Smartphone, Anträge und Zeiterfassung reichen für den Start. Für einen Standort

Vorgaben, Bereitschaftsdienst und Ruhezeit werden beim Planen geprüft, nicht bei der Kontrolle. abStart

  • Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft sind eigene Schichtarten. Der Bereitschaftsdienst zählt zur Arbeitszeit und zur Wochengrenze, die Ruhezeit beginnt mit seinem Ende. Die Rufbereitschaft zählt nur dann als Arbeitszeit, wenn jemand gerufen wird.
  • Die Vorgaben des polnischen Gesetzes über die medizinische Tätigkeit sind hinterlegt: 7 Stunden 35 Minuten tägliche Regelarbeitszeit und 11 Stunden Ruhezeit nach dem Bereitschaftsdienst. Dazu Bereitschaftsdienste bis 24 Stunden und eine Grenze von durchschnittlich 48 Stunden pro Woche, die nur mit schriftlicher Zustimmung der Person überschritten wird.
  • Das Arbeitszeitsystem mit Ausgleich im Gesundheitswesen (längere Schichten, die durch kürzere Tage im selben Bezugszeitraum ausgeglichen werden; der Bezugszeitraum ist der Zeitraum, über den die Stunden abgerechnet werden) ist eines der Arbeitszeitsysteme. Daneben gelten die Arbeitszeitregeln mit eigenen Grenzwerten.
  • Die Schichten der Station legen Sie im Dienstplan an, auch ohne Person. Unbesetzte Schichten sehen Sie für den ganzen Monat, bevor der Dienstplan an das Team geht. Die Mindestbesetzung der Station mit einem Bericht über Besetzungslücken Stunde für Stunde gibt es ab Premium.
  • Für die Organisation wählen Sie, ob ein Verstoß eine Warnung oder eine Sperre beim Speichern des Dienstplans auslöst. Bei einer Sperre kann nur ein Administrator oder die Personalabteilung eine einzelne Schicht bewusst speichern, und Proplanum protokolliert das.

Hinterlegte Vorgaben sind in dieser Kategorie die Grundlage, kein Vorteil. Der Vorteil beginnt in den nächsten zwei Abschnitten.

Arbeitszeitregeln im Dienstplan
Die Besetzung folgt den Sprechzeiten, und nach dem Nachtdienst achtet Proplanum auf 11 Stunden Ruhezeit vor der nächsten Schicht. Illustration, kein Bildschirm.

Anstellung, Honorarvertrag und externe Dienste in einem Dienstplan und in einer Aufzeichnung. Zeiterfassung ab Biznesmehrere Verträge in Enterprise

  • Eine Person kann bei Ihnen mehrere Verträge gleichzeitig haben. Proplanum rechnet jeden nach seinen Regeln und führt die Arbeitszeit je Person. Enterprise
  • Ein Tablet auf der Station oder die App erfasst die Anwesenheit, auch bei Honorarkräften, die nicht bei Ihnen angestellt sind. Buchungsweg und Uhrzeit bleiben im Verlauf. ab Biznes
  • Plan und tatsächliche Anwesenheit stehen während des Monats nebeneinander, nicht erst danach.
  • Überstunden mit 50 % und 100 % Zuschlag, Nachtarbeit, Sonn- und Feiertage ergeben sich aus der Zeiterfassung, nicht aus Angaben.
  • Arbeitet dieselbe Person mit einem Vertrag an mehreren Standorten, zählen die Arbeitszeitregeln ihre Schichten zusammen.

Die Kosten für Bereitschaftsdienste und Überstunden sehen Sie während des Monats in den Auswertungen, nicht erst einen Monat später in der Lohnabrechnung.

Zeiterfassung und Kiosk
Zeiterfassung einer Ambulanz, Woche vom 14. bis 20. September: Kacheln für Plan und Ist, Überstunden, Abwesenheiten und Gesamtkosten, darunter die ersten acht Einträge von Pflegekräften, Empfangskräften, Ärzten und einer Leitung mit bestätigtem Standort und tatsächlicher Zeit neben der geplanten (Ärzte je 6 Stunden, Empfang je 7, Pflege je 8)
Kiosk auf dem Tablet in einer Ambulanz, Dienstag, 22. September, 6:52 Uhr: Uhrzeit, Schaltflächen Karte und QR-Code sowie ein Ziffernfeld für die PIN
Kiosk auf dem Tablet am Eingang der Station, dahinter die Zeiteinträge der Ambulanz aus der ganzen Woche neben dem Plan: Ärzte, Pflege und Empfang in einer Liste. Demodaten. Die App ist auf Deutsch verfügbar.

Anwesenheitsbericht für den polnischen Nationalen Gesundheitsfonds (NFZ). Bericht ab Biznes

  • Das gilt nur in Polen. Ab dem 1. November 2026 übermitteln Krankenhäuser, deren stationäre Behandlung der polnische Nationale Gesundheitsfonds (NFZ) bezahlt, ihm monatlich einen Anwesenheitsbericht, den ersten bis zum 20. Dezember 2026. Proplanum erfasst die Anwesenheit ab dem ersten Tag, über das Tablet auf der Station und die App, auch bei Honorarkräften, und erstellt den Bericht aus denselben Einträgen.

Was ab dem 1. November zu erfassen ist: Checkliste (auf Polnisch)30-Minuten-Termin buchen

In Praxisgruppen folgt die Besetzung von Empfang und Ambulanz dem Patientenaufkommen. Besetzung nach Patienten ab Premium

  • Empfang am Montagmorgen, Diagnostik ohne Fachkraft am Nachmittag: Hier ergibt sich die Besetzung aus Patienten und Terminen, nicht aus der Mindestbesetzung einer Station.
  • Die Daten kommen aus dem Terminsystem und aus den Behandlungen, über eine Integration, die wir im Rahmen der Einführung für Ihre Systeme einrichten, oder per Datei oder von Hand. Die Umrechnung in Besetzung legen Sie je Standort und Position fest.
  • Proplanum erstellt aus diesen Regeln einen fertigen Dienstplan. Die Standortleitung korrigiert und veröffentlicht ihn. Automatik ab Premium
  • Alle Standorte nebeneinander: geplante und geleistete Stunden, Überstunden, Kosten pro Stunde. Eine Person an mehreren Standorten zählt nur einmal.
  • Dienstplan und tatsächliche Anwesenheit stehen an einem Ort, deshalb lassen sie sich leicht mit dem Personalplan abgleichen, den Sie Ihrem Kostenträger melden.

Standortvergleich und Berichte30-Minuten-Termin buchen: Besetzung des Empfangs an einem Tag

Vergleich zweier Standorte einer Praxisgruppe, Ambulanz und Reha, für die Woche vom 14. bis 20. September: geplante und geleistete Stunden als Diagramm und Tabelle, mit Vergleich zur Vorwoche; darunter alle Kennzahlen: Personen, Planerfüllung, Abwesenheiten, Überstunden, Plan- und Ist-Kosten und Kosten pro Stunde, mit einer Zeile Gesamt

Ambulanz und Reha nebeneinander: geplante und geleistete Stunden, mit Vergleich zur Vorwoche. Demodaten. Die App ist auf Deutsch verfügbar.

Pflegedienstleitung, Personalabteilung und kaufmännische Direktion arbeiten mit denselben Stunden.

Ein Arzt und eine Pflegekraft besprechen eine Patientenakte auf dem Flur einer hellen Praxis, daneben Stühle des Wartebereichs
Zwei Pflegekräfte am Tresen des Stationszimmers einer hellen Station, eine dokumentiert, die andere prüft einen Monitor
Eine Personalsachbearbeiterin am Schreibtisch mit Ordnern spricht in einem hellen Büro mit einer Person in Warnweste
Ärztliche Direktion und Pflegedienstleitung

Sieht die Abdeckung der Mindestbesetzung für den ganzen Monat, bevor der Dienstplan veröffentlicht wird.

  • Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft als Schichtarten
  • Ruhezeit nach dem Dienst bei der Planung geprüft
  • gleiche Stunden und Nachtverteilung vor dem Veröffentlichen sichtbar
Dienstplan
Personalabteilung und Lohnbuchhaltung

Erhalten die Anwesenheit der Station und die Stunden fertig für Lohn und NFZ-Bericht.

  • Arbeitszeitaufzeichnungen mit Änderungsverlauf, Druck und Export
  • Überstunden 50 % und 100 %, Nacht, Sonn- und Feiertage
  • Lohnexport, elektronische Krankmeldungen (e-ZLA) der polnischen Sozialversicherungsanstalt ZUS automatisch
Arbeitszeitregeln
Kaufmännische Direktion

Sieht die Kosten für Dienste und Überstunden während des Monats, nicht erst in der Lohnabrechnung.

  • Plan und Ist in den Auswertungen, ab Biznes
  • Stationen und Standorte nebeneinander, ab Premium
  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit jedem Kunden, SLA in Enterprise
Standortvergleich und Berichte

Ihr Team erhält die App: Dienstplan auf dem Smartphone, Schichttausch mit Freigabe und Anträge ohne Anruf auf der Station. Was Ihr Team sieht

Dienste und Vorgaben in jedem Paket. Anwesenheit als Nachweis ab Biznes, mehrere Verträge einer Person in Enterprise.

Drei Stufen; jede höhere enthält die vorherige.

Start

ab 3,50 €

  • Stationsdienstplan mit Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft
  • Vorgaben des Gesundheitswesens und Arbeitszeitregeln
  • Anträge, Schichttausch und offene Schichten
  • Lohnexport; NFZ-Anwesenheitsbericht ab Biznes
hier wird Anwesenheit zum Nachweis

Biznes

ab 4 €

  • Tablet auf der Station und Zeiterfassung, auch für Honorarkräfte
  • Aufzeichnungen mit Freigabe der Arbeitszeiten und Hinweisen
  • Auswertungen mit Überstunden 50 % und 100 %, Plan und Ist
  • Aufgaben für die Schicht

Premium

ab 4,50 €

  • automatische Dienstplanung aus Ihren Besetzungsregeln
  • Besetzung nach Patienten und Terminen in Praxen
  • Stationen und Standorte nebeneinander
  • Team-Chat

Enterprise: mehrere Verträge einer Person, Integrationen mit weiteren Systemen und API, SLA, persönlicher Kundenbetreuer. Angebot nach einem Gespräch.30-Minuten-Termin buchen

Pro Mitarbeiter und Monat, bei jährlicher Abrechnung. Alle Preise in Euro, zzgl. MwSt. Mitarbeiterdokumente sind ein Zusatzmodul zu jedem Paket für 0,50 € im Monat pro Mitarbeiter. Einmal aktiviert, gilt das Modul für alle Mitarbeitenden des Unternehmens.

Pakete vergleichen

Krankenhaus- und Lohnsysteme rechnen im Nachhinein. Dienstplan und Anwesenheit entstehen vorher.

Das medizinische System führt die Patientenaufnahme und die Abrechnung der Leistungen. Das Lohnabrechnungssystem rechnet die Stunden nach dem Monatsabschluss ab. Proplanum plant sie früher, zeigt die Anwesenheit während des Monats und übergibt das Ergebnis an Ihre Systeme.

  • 10 Regelnzur Arbeitszeit mit eigenen Grenzwerten, darunter die Vorgaben des polnischen Gesundheitswesens, und für die Organisation Warnung oder Sperre beim Speichern.Produktstand September 2026.
  • 7 Wegezur Erfassung der Anwesenheit: Smartphone, Browser, Kiosk im Browser und Kiosk auf dem Tablet mit PIN, QR-Code, NFC- oder RFID-Karte.Produktstand September 2026.
  • 9 Systemefür Lohn und Personal, darunter DATEV LODAS und SAP, mit Importanleitung; dazu ADP und e-ZLA der ZUS.Produktstand September 2026.
  • mehr als 8.000Mitarbeitende beim größten Kunden. Regeln und Exporte sind für eine Station dieselben.Stand September 2026.

Jede Zahl hat einen Zeitraum und einen Kundentyp, keine hat einen Namen.

Ein Arzt und eine Pflegekraft besprechen eine Patientenakte auf dem Flur einer hellen Praxis, daneben Stühle des Wartebereichs

Fragen, die vor dem Start der ersten Station kommen.

Genauso wie bei Personen mit Arbeitsvertrag: mit dem Tablet auf der Station oder in der App. Eine Person kann mehrere Verträge gleichzeitig haben; Proplanum rechnet jeden nach seinen Regeln und führt die Arbeitszeit je Person. Mehrere Verträge einer Person gibt es im Paket Enterprise.

Das entscheiden Sie. Jede Regel hat einen eigenen Grenzwert und einen Schalter, und für die ganze Organisation wählen Sie, ob ein Verstoß warnt oder das Speichern sperrt. Bei einer Sperre kann nur ein Administrator oder die Personalabteilung eine einzelne Schicht bewusst speichern. Die Regeln sind in jedem Paket enthalten.

Die Schichten der Station legen Sie im Dienstplan an, auch ohne Person, und unbesetzte Schichten sehen Sie vor dem Veröffentlichen. Die Mindestbesetzung mit einem Bericht über Besetzungslücken Stunde für Stunde gibt es ab dem Paket Premium. Die Vorgaben jeder Station richten wir bei der Einführung zusammen mit der Pflegedienstleitung ein.

Das Krankenhaussystem führt die Patientenaufnahme und die Abrechnung der Leistungen. Wir planen die Besetzung, prüfen Vorgaben und Dienste, erfassen die tatsächliche Anwesenheit und übergeben die Stunden an das Lohnabrechnungssystem.

Zusätzliche Leute schafft es nicht herbei. Die automatische Dienstplanung aus Ihren Besetzungsregeln (ab Premium) verteilt Nächte und Wochenenden gleichmäßig und verkürzt die Planung, und offene Schichten übernehmen Freiwillige in der App. Vor der Freigabe prüft Proplanum die Ruhezeit.

Ein Standort startet mit Kundenbetreuer in wenigen Tagen. Mehr als zehn Standorte brauchen einige Wochen. Ein Haus mit vielen Stationen braucht einige Monate; wir beginnen mit einer Station und nehmen die nächsten dazu.

Bei der Einführung in Eigenregie ist die Datenübernahme Teil der Einführung und im Preis enthalten. Den Import aus mehreren Systemen kalkulieren wir zusammen mit der Einführung. Mit unseren Werkzeugen geht das schnell und ohne Unterbrechung der Arbeit. Den Termin wählen Sie selbst.

Start kostet 4 € pro Mitarbeiter und Monat, Biznes 4,50 € und Premium 5 €, zzgl. MwSt.; bei jährlicher Abrechnung 3,50 €, 4 € und 4,50 €. Für mehr als 200 Mitarbeitende erstellen wir ein individuelles Angebot. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen wir mit jedem Kunden, die Vertragslaufzeit vereinbaren wir individuell.

Im Gespräch richten wir eine Station für einen Monat ein, und das Ergebnis passt auf eine Seite.

  1. Die Station oder der Standort für den Start.Sie erzählen, wie dort gearbeitet wird.
  2. Ihre Vorgaben und Vertragsformen.Anstellung, Honorarverträge, Dienste über externe Firmen.
  3. Was der Start bei Ihnen bedeutet.Umfang, Zeit und wer gebraucht wird.

Der Start per Fernzugriff mit Kundenbetreuer und Online-Schulung ist im Paketpreis enthalten. Tage des Kundenbetreuers vor Ort und Schulungen auf der Station werden separat kalkuliert, mit dem Preis vor dem Start. Integrationen mit dem Krankenhaussystem richten wir im Rahmen der Einführung für Ihre Systeme ein. Bei der Einführung in Eigenregie ist die Datenübernahme Teil der Einführung; den Import aus mehreren Systemen kalkulieren wir mit ihr zusammen.

Eine Praxis? 21 Tage testen, ohne Karte

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medycyna
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Mo. bis Fr., 8:00 bis 16:00 Uhr, antworten wir am selben Tag. Nach 16:00 Uhr und am Wochenende antworten wir bis 12:00 Uhr am nächsten Werktag.

Gespräche führen wir auf Englisch.

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Danke, Ihre Angaben sind bei uns angekommen.

Wir rufen Sie unter der angegebenen Nummer zurück. Mo. bis Fr., 8:00 bis 16:00 Uhr, antworten wir am selben Tag. Nach 16:00 Uhr und am Wochenende antworten wir bis 12:00 Uhr am nächsten Werktag.

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+48 503 700 111info@proplanum.com

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