Proplanum für Ketten: Pilotprojekt in einer Region.
Proplanum ist Software für Dienstplanung und Zeiterfassung in Schichtbetrieben, vom einzelnen Standort bis zur Kette. Diese Seite richtet sich an Unternehmen mit Dutzenden bis Hunderten eigener Geschäfte, Fachmärkte oder Betriebe, mit Regionen und Zentrale.
Das Pilotprojekt in einer Region dauert ein Quartal, und seine Zahlen entscheiden über den Rest der Kette.
Das Pilotprojekt in einer Region ist ein Quartal mit Proplanum in den Geschäften oder Betrieben einer Region Ihrer Kette, neben Ihrem Lohnabrechnungssystem, mit Überprüfung nach jedem Monat und Erfolgskriterien, die vor dem Start feststehen. Die übrigen Regionen arbeiten unverändert, und Ihr Lohnabrechnungssystem bleibt.
Ihr Lohnabrechnungssystem rechnet die Stunden nach dem Monatsabschluss ab. Proplanum plant sie vorher und zeigt sie laufend, Standort für Standort. Das Ergebnis geht ohne Abtippen an die Lohnabrechnung.
Im Gespräch klären wir, wie Sie Besetzung und Kundenfrequenz anhand Ihrer Zahlen vergleichen und was dafür nötig ist.
Das Quartal hat drei Phasen, die Aufgabenteilung steht ab dem Start fest.
Eine klickbare Zeitachse. Jede Phase zeigt, was wir tun, was bei Ihnen bleibt und was Sie am Ende haben.
Was wir tun
- Wir legen die Struktur der Region an: Standorte, Führungskräfte, Berechtigungen.
- Wir importieren die Mitarbeitenden der Region mit Verträgen, Stellenumfang und Positionen.
- Wir halten mit den Führungskräften die Besetzungsregeln fest und richten den Lohnexport sowie, falls vorhanden, die Daten zur Kundenfrequenz ein.
Was bei Ihnen bleibt Arbeitszeitregeln ab Start
- Eine Projektleitung in der Zentrale und die Regionalleitung.
- Die Mitarbeiterliste der Region und Zugang zu Umsatzdaten, wenn sie genutzt werden sollen.
- Die Entscheidung, ob die Arbeitszeitregeln bei Führungskräften eine Warnung oder eine Sperre auslösen.
Am Ende der Phase haben Siedie Region im System, mit Besetzungsregeln und Arbeitszeitregeln.
Was wir tun
- Wir schulen die Standortleitungen und zeigen dem Team die App.
- Wir richten an jedem Standort einen Kiosk oder die Zeiterfassung per Smartphone ein.
- Wir erstellen den ersten Dienstplan mit jeder Führungskraft, von Hand oder automatisch aus Ihren Besetzungsregeln.
Was bei Ihnen bleibt Zeiterfassung ab Biznes, Automatik ab Premium
- Führungskräfte für die Schulung, einige Stunden.
- Ein Tablet am Eingang, wenn wir einen Kiosk einrichten.
- Die Führungskraft veröffentlicht den ersten Dienstplan.
Am Ende der Phase haben Sieveröffentlichte Dienstpläne in der ganzen Region und eine Zeiterfassung, die Stunden sammelt.
Was wir tun
- Wir zeigen Plan und Ist nebeneinander, Standort für Standort, während des Monats.
- Wir überprüfen nach jedem Monat und passen die Besetzungsregeln dort an, wo der Monat Abweichungen zeigt.
- Zum Quartalsende stellen wir die Auswertung der Region den Kriterien der Pilotcharta gegenüber.
Was bei Ihnen bleibt
- Eine Stunde der Regionalleitung für jede monatliche Überprüfung.
- Entscheidungen über Anpassungen der Besetzungsregeln.
- Eine Stunde der Personalabteilung, um den Export für die Lohnabrechnung zu prüfen.
Am Ende des Quartals haben Sieeine Vorher-nachher-Auswertung der Region, neben den Kriterien vom Start.
Die Dauer der Einführung hängt von Unternehmensgröße, Zahl der Standorte und Branche ab. Das Pilotprojekt passt in ein Quartal, weil es eine Region umfasst, nicht die ganze Kette.So läuft die Einführung
Die Pilotcharta hält Umfang, Kriterien und Preis fest, bevor irgendetwas beginnt.
Das Ergebnis eines einzelnen Geschäfts in einer Kette mit Dutzenden Standorten beweist niemandem etwas. Eine Region hat, was die ganze Kette hat: verschiedene Formate, unterschiedliche Kundenfrequenz, offene Stellen und Abwesenheiten. Deshalb ist die Einheit des Pilotprojekts eine Region, kein Geschäft.
In der Pilotcharta
- Region und Zahl der Standorte.
- Zeitraum des Quartals und Termine der monatlichen Überprüfungen.
- Hauptkennzahl für die Rolle, die das Projekt leitet.
- Drei begleitende Kennzahlen.
- Personen auf beiden Seiten: wer bei Ihnen leitet, wer bei uns.
- Preis für Einführung und Schulungen, vor dem Start bekannt.
Beide Seiten unterzeichnen die Pilotcharta. Nach dem Quartal steht die Auswertung der Region neben diesen Festlegungen, Punkt für Punkt.
Unverändert im ganzen Quartal
- Die übrigen Regionen und ihre Dienstpläne.
- Ihr Lohnabrechnungssystem: Die Stunden gehen ohne Abtippen an die Lohnabrechnung.
- Der Vertrag mit Ihrem bisherigen Anbieter, auch wenn die Gruppe die Software vorgibt.
- Besetzungsstandard: Die Regeln bleiben Ihre eigenen, die Software arbeitet mit ihnen.
- Führungskräfte: Die Dienstplanung nehmen wir ihnen ab, die Entscheidung bleibt bei ihnen.
Das Pilotprojekt kann neben einem konzernweiten System laufen, weil es eine Region betrifft und den Vertrag mit dem Anbieter nicht ändert.
So kommt es zum Start
- 30-Minuten-GesprächGröße, Regionen und Formate, Hauptkennzahl für die Rolle, die das Projekt leiten wird.
- Pilotcharta und AngebotLizenz, Einführung und Schulungen getrennt, jede Position mit Umfang und Preis.
- Start in der RegionNach Ihrer Zustimmung, zu einem Termin, den Sie wählen.
Bei der Einführung in Eigenregie sind Einrichtung per Fernzugriff mit dem Kundenbetreuer und Online-Schulung im Paketpreis enthalten. Arbeitstage vor Ort und Schulungen vor Ort (beides in Polen), eine Integration für Ihre Systeme und der Import aus mehreren Systemen sind ein eigenes Projekt. Bei Ketten sind Einführung und Schulungsreihe kostenpflichtig, den Preis erhalten Sie im Angebot vor dem Start des Pilotprojekts. Bei der Einführung in Eigenregie ist die Datenübernahme Teil der Einführung im Paketpreis. Den Import aus mehreren Systemen kalkulieren wir zusammen mit der Einführung.
Nach dem Quartal
- Weitere Regionen
- Die Besetzungsregeln aus der ersten Region übertragen wir auf die nächsten, die zweite Region startet also mit fertiger Konfiguration. Die Reihenfolge der Regionen richtet sich nach Format und Kundenfrequenz, nicht nach Größe.
- Verlängerung um ein Quartal
- In derselben Region, wenn in das Quartal eine untypische Saison fiel.
- Abschluss
- Ohne Verlängerung, nach den Regeln der Pilotcharta.
Vier Kennzahlen, Standort für Standort, während des Monats.
Der Umsatz Stunde für Stunde steht in den Berichten. Die Besetzung derselben Stunde steht meist nicht daneben. Das Pilotprojekt stellt beides nebeneinander, Geschäft für Geschäft.
Besetzung und Frequenz
Hauptkennzahl für das operative Geschäft
- Woher
- Besetzungsstunden neben Kassenbons, Eintritten oder Belegung aus derselben Stunde.
- Voraussetzung
- Daten aus Kassen, POS oder Hotelsystem; sie kommen automatisch über eine Integration, die wir für Ihre Systeme einrichten.
Überstunden
Hauptkennzahl für die Personalabteilung
- Woher
- Stunden über Plan je Standort und je Region.
- Wann
- Während des Monats, nicht erst in der Lohnabrechnung.
Kosten pro Stunde
Hauptkennzahl für die Finanzabteilung
- Woher
- Geplante Stunden, geleistete Stunden und Überstunden mal Stundenkosten, Standort für Standort.
- Was Sie sehen
- Unterschiede der Stundenkosten zwischen Standorten. Neben den Umsatz stellen wir sie in der Auswertung der Region nach jedem Monat.
Plan neben Ist
begleitende Kennzahl für jede Rolle
- Woher
- Dienstplan und Zeiterfassung an jedem Standort der Region.
- Voraussetzung
- Nichts außer Dienstplan und Zeiterfassung.
Vor dem Start wählen wir eine Hauptkennzahl, passend zur Rolle, die das Projekt leitet. Das operative Geschäft fragt, ob die Besetzungsstunden die Stunden mit Kundenfrequenz treffen. Die Personalabteilung fragt, wie viele Stunden über Plan entstanden sind und wo. Die Finanzabteilung fragt, wie stark die Stundenkosten zwischen Standorten mit gleichem Umsatz abweichen. Die übrigen Kennzahlen sind begleitend und entscheiden nicht über das Ergebnis.
Was die Software selbst erledigt
- Erstellt einen Dienstplanvorschlag aus Ihren Besetzungsregeln und, wo Kassendaten vorliegen, auch aus dem Umsatz. Die Führungskraft passt ihn an und gibt ihn frei.automatisch ab Premium
- Prüft den Dienstplan anhand der Arbeitszeitregeln, bevor er veröffentlicht wird.ab Start
- Zählt tatsächliche Stunden, Überstunden und Kosten während des Monats.Auswertungen ab Biznes
- Übergibt die Stunden ohne Abtippen an die Lohnabrechnung.ab Start
Wir ersetzen die Führungskraft nicht. Wir nehmen ihr die Dienstplanung ab. Die Besetzungsregeln bleiben Ihre eigenen, die Software arbeitet mit ihnen, nicht an ihrer Stelle.
Das Pilotprojekt läuft neben Ihrem System, der Rest der Kette arbeitet unverändert.
Was wir aus Ihrem bisherigen System übernehmen
- Mitarbeitende der Region.
- Verträge und Stellenumfang.
- Struktur der Standorte.
- Resturlaub zum Starttag.
Bei der Einführung in Eigenregie ist die Datenübernahme Teil der Einführung im Paketpreis. Den Import aus mehreren Systemen kalkulieren wir zusammen mit der Einführung. Dafür haben wir eigene Werkzeuge, es geht schnell und hält die Arbeit nicht auf. Den Umfang bestätigen wir im Gespräch, bevor der Import beginnt.
Vertrag und Daten
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
- Schließen wir mit jedem Kunden ab.
- Vertragslaufzeit
- Vereinbaren wir individuell und halten sie in der Pilotcharta fest.
- Nach dem Quartal
- Weitere Regionen, Verlängerung um ein Quartal oder Abschluss ohne Verlängerung.
- Daten nach dem Ende
- 30 Tage lang erhalten Sie auf Wunsch einen Export (CSV oder XLSX), nach 60 Tagen löschen wir die Daten endgültig. Einzelheiten in den AGB (auf Englisch).
- Wo die Daten liegen
- Microsoft Azure in der EU, mit regelmäßigen Sicherungen.
- SLA
- Im Paket Enterprise.
Diese Ergebnisse stammen aus Ketten, die dasselbe gemessen haben wie das Pilotprojekt.
- rund ein Viertel weniger Überstunden in einem Quartal.Filialkette. Ohne Kassendaten.
- rund 9 %niedrigere Personalkosten bei gleichbleibendem Service, in einem Quartal.Filialkette.
- über 8.000Mitarbeitende beim größten Kunden.Stand: September 2026.
Einführungen von wenigen bis zu mehreren hundert Standorten.
Kundennamen nennen wir erst mit Zustimmung. Stattdessen nennen wir Unternehmenstyp, Zeitraum und Berechnungsmethode.
Fragen, die vor der Unterzeichnung der Pilotcharta kommen.
Wie viele Standorte hat eine Pilotregion?
So viele, wie eine Regionalleitung führt, meist mehr als zehn. Den Umfang halten wir in der Pilotcharta fest, zusammen mit Zeitraum und Kennzahlen.
Warum eine Region und nicht ein einzelnes Geschäft zur Probe?
Das Ergebnis eines Geschäfts in einer Kette mit Dutzenden Standorten überzeugt niemanden. Eine Region hat verschiedene Formate, unterschiedliche Kundenfrequenz, offene Stellen und Abwesenheiten, also dasselbe wie die ganze Kette. Das Pilotprojekt ist ein vollwertiges Projekt, kein Versuch.
Die Gruppe gibt uns die Dienstplan-Software vor. Ist ein Pilotprojekt überhaupt möglich?
Ja. Das Pilotprojekt betrifft eine Region und läuft neben Ihrem bestehenden System. Wir schalten es nicht ab, und Sie kündigen den Vertrag mit Ihrem Anbieter nicht. Die Stunden aus der Region gehen ohne Abtippen an die Lohnabrechnung.
Wer legt die Erfolgskriterien fest, und wer unterzeichnet sie?
Wir bestimmen sie gemeinsam im Gespräch und halten sie in der Pilotcharta fest. Es gibt eine Hauptkennzahl für die Rolle, die das Projekt leitet, und drei begleitende. Beide Seiten unterzeichnen die Charta vor dem Start.
Was passiert nach dem Quartal?
Die Vorher-nachher-Auswertung der Region steht neben den Kriterien der Charta. Es gibt drei Wege: weitere Regionen, Verlängerung um ein Quartal in derselben Region oder Abschluss ohne Verlängerung. Die Besetzungsregeln aus der ersten Region übertragen wir auf die nächsten.
Was kostet ein Pilotprojekt?
Lizenzen für die Konten in der Region, im Paket ab Premium. Einführung und Schulungen sind für Ketten kostenpflichtig und werden separat kalkuliert, nach offengelegten Faktoren. Den Preis erhalten Sie im Angebot vor dem Start, Gespräch und Kalkulation kosten nichts.
Wir haben nicht in jedem Geschäft Kassendaten. Ergibt ein Pilotprojekt trotzdem Sinn?
Ja. Überstunden, Kosten pro Stunde und Plan neben Ist brauchen nichts außer Dienstplan und Zeiterfassung. Besetzung und Kundenfrequenz kommen dort dazu, wo Kassendaten vorliegen, über eine Integration, die wir für Ihre Systeme einrichten.
Das ist Sache des operativen Geschäfts, nicht der Geschäftsführung. An wen geht das?
An die Person, die die Besetzung Stunde für Stunde im Blick hat: operatives Geschäft, Regionen oder Finanzen. Nennen Sie sie im Gespräch, dann schreiben wir ihr direkt.
Wir nutzen ein anderes System. Was kostet die Datenübernahme, und hält sie die Arbeit auf?
Bei der Einführung in Eigenregie ist die Datenübernahme Teil der Einführung im Paketpreis. Den Import aus mehreren Systemen kalkulieren wir zusammen mit der Einführung. Mit unseren Werkzeugen geht es schnell und ohne Unterbrechung. Den Termin wählen Sie selbst.
Nach 30 Minuten Gespräch stehen Umfang der Region und Hauptkennzahl fest.
- Erstgespräch und Umfang
- Legt Größe, Regionen, Formate und die Hauptkennzahl für die Rolle fest, die das Projekt leiten wird. Geht Ihre Zahlen mit Ihnen durch.
- Einführungsbetreuer
- Begleitet die Region das ganze Quartal: Einrichtung, Schulungen, Überprüfung nach jedem Monat. Dieselbe Person ab dem Start.
- Integrationen und API
- Richtet den Lohnexport ein, bindet Ihre Kassen- oder Hotelsysteme an und prüft den Export.
- Support
- Antwortet nach der Einführung, von Montag bis Freitag. Dazu das Hilfe-Center auf Deutsch und der Chat in der App.
Wenn sich bei Ihnen eine andere Person um die Besetzung Stunde für Stunde kümmert, nennen Sie sie im Gespräch. Wir schreiben ihr direkt.
Paket
Das Pilotprojekt in einer Region führen wir im Paket ab Premium durch, weil Standortvergleich und bedarfsgerechte Besetzung ab Premium enthalten sind. Enterprise kalkulieren wir nach dem Gespräch; das SLA ist Teil von Enterprise, und einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen wir mit jedem Kunden ab.
Die Einführung einer Kette kalkulieren wir als eigenes Projekt: Arbeitstage vor Ort und Schulungen vor Ort (beides in Polen), Integrationen für Ihre Systeme, Datenimport aus mehreren Systemen. Den Preis kennen Sie vor dem Start des Pilotprojekts.
Preise: Pakete und Kalkulation für KettenAllgemeiner Kontakt: +48 503 700 111, info@proplanum.com
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