Mitarbeiterdokumente für Schichtbetriebe: Dokumente und Ablaufdaten neben dem Dienstplan.
Der Dienstplan weiß, wessen Untersuchung, Schulung oder Nachweis abläuft.
Mitarbeiterdokumente in Proplanum speichern Kopien der Dokumente Ihrer Mitarbeitenden zusammen mit ihren Ablaufdaten. Die Dokumenttypen legen Sie selbst fest und bestimmen auch, welche ein Ablaufdatum haben. Vor dem Ablaufdatum erhält die Führungskraft eine Erinnerung in der App. Wenn Sie es so einstellen, nimmt der Dienstplan keine Schicht für eine Person ohne gültiges Dokument an.
Die Dokumente einer Person an einem Ort, mit Status und Ablaufdatum. Demodaten. Die App ist auf Deutsch verfügbar.
Mitarbeitende sehen auf dem Smartphone, was gültig ist und was fehlt. Demodaten. Die App ist auf Deutsch verfügbar.
Preise in Euro, zzgl. MwSt.
Kopien der Dokumente und ihre Ablaufdaten liegen dort, wo der Dienstplan entsteht. Mitarbeiterdokumente ersetzen nicht die Personalakte, die das polnische Recht von Arbeitgebern verlangt. So entsteht der Dienstplan
Die Dokumenttypen legen Sie fest, ebenso welche ein Ablaufdatum haben. Zusatzmodul
Eine feste Liste gibt es nicht. Sie tragen ein, worauf man in Ihrer Branche achtet, und bestimmen die Positionen, die es brauchen.
- Küche und Lebensmittelhandelärztliche Bescheinigung für die Arbeit mit Lebensmitteln
- Lager und HalleStaplerschein
- GesundheitseinrichtungBerufszulassung und Fortbildungen
- Schwimmbad und WasserparkRettungsschwimmernachweis
- Jedes Unternehmenarbeitsmedizinische Untersuchungen und Arbeitsschutzunterweisung
Einstellungen
- Den Namen des Dokumenttyps und ob er ein Ablaufdatum hat.
- Eine Erinnerung vor dem Ablaufdatum.
- Was nach dem Ablaufdatum im Dienstplan passiert: nichts, eine Warnung oder eine Sperre.
- Die Positionen, für die das Dokument erforderlich ist.
- Bei der Person: Ablaufdatum, Nummer und eine Datei mit Scan oder Foto.
Wer Stapler fährt, braucht einen Staplerschein, wer kocht, eine Bescheinigung. Das legen Sie einmal fest, beim Dokumenttyp. Das Ablaufdatum tragen Sie bei jeder Person ein. Fehlt jemandem auf dieser Position das Dokument, sehen Sie das sofort.
Die Vorgabe gilt für die Position, nicht für eine einzelne Person.
Ablaufdatum, Erinnerungen und Folge im Dienstplan legen Sie einmal fest, beim Dokumenttyp. Demodaten. Die App ist auf Deutsch verfügbar.
Vor dem Ablaufdatum kommt eine Erinnerung, danach kann der Dienstplan die Schicht sperren. Zusatzmodul
Die Personalabteilung führt keinen eigenen Kalender für Untersuchungen. Proplanum achtet selbst auf die Ablaufdaten und meldet sie der Person, die den Dienstplan erstellt.
Was Sie vor Ablauf sehen
- Die Erinnerung erscheint in der App, in den Benachrichtigungen, bevor das Ablaufdatum erreicht ist.
- Bei jedem Dokument sehen Sie, ob es gültig ist, bald abläuft oder fehlt.
Eine Liste zeigt, wessen Dokumente in den nächsten Wochen ablaufen. Demodaten. Die App ist auf Deutsch verfügbar.
Im Dienstplan
Drei Einstellungen zur Wahl für jeden Dokumenttyp.
- NichtsDas Ablaufdatum ist sichtbar, der Dienstplan bleibt unverändert.
- WarnungNeben der Person im Dienstplan steht ein Zeichen, die Schicht lässt sich speichern.
- SperreDer Dienstplan nimmt keine Schicht für einen Tag nach dem Ablaufdatum an. Ebenso, wenn ein für die Position erforderliches Dokument mit Ablaufdatum fehlt.
Der Dienstplan warnt, bevor Sie eine Schicht nach Ablauf der Untersuchung planen. Demodaten. Die App ist auf Deutsch verfügbar.
Nach Ablauf des Staplerscheins wird die Schicht nicht gespeichert, wenn Sie den Dokumenttyp so einstellen. Demodaten. Die App ist auf Deutsch verfügbar.
Die Sperre schalten Sie selbst ein, für die Dokumenttypen, die Sie wählen. Proplanum baut den Dienstplan nicht von selbst um. Die gesperrte Schicht besetzt die Führungskraft.
Eine Woche im Lager und Mareks Staplerschein
- Dokument gültig
- Dienstplan ohne Hinweise
- Erinnerung kommt vor dem Ablaufdatum
Nichts zu tun.
- Dokument läuft bald ab
- Erinnerung wartet in der App
- Schichten lassen sich speichern
Die Schichten nach Mittwoch prüfen, bevor der Dienstplan weitergeht.
- Dokument abgelaufen
- Schicht nicht gespeichert
- zwei Schichten zu besetzen
Die Schicht besetzt die Führungskraft. Ein verlängertes Dokument hebt die Sperre auf.
Dieselbe Woche in drei Zuständen des Dokuments: gültig, läuft bald ab, abgelaufen. Demodaten. Eine Zeichnung, kein Bildschirm.
Mitarbeitende und Führungskräfte sehen die Dokumente auf dem Smartphone. Hinzugefügt wird im Browser. Demodaten. Die App ist auf Deutsch verfügbar.
Ablaufdaten prüft das Team auf dem Smartphone, statt im Personalbüro anzurufen. Zusatzmodul
Die App zeigt, was gültig ist, was bald abläuft und was fehlt.
- Personalabteilung und Führungskraft fügen Dokumente in Proplanum im Browser hinzu und verlängern sie, ohne die Person einzubeziehen.
- Mitarbeitende sehen in der App nur ihre eigenen Dokumente, Ablaufdaten und was ihre Position verlangt.
- Führungskräfte sehen in der App die Dokumente ihrer Leute, mit Status, Ablaufdatum und Scan.
- Einen neuen Scan oder eine Verlängerung melden Mitarbeitende ihrer Führungskraft.
Die Bescheinigung kommt auf Papier in die Personalabteilung, also trägt die Personalabteilung sie selbst ein. Kommt jemand mit einem neuen Nachweis von der Untersuchung zurück, sagt er es der Führungskraft, und die Führungskraft verlängert das Dokument in Proplanum. Das Ablaufdatum landet an derselben Stelle.
Ein Ablaufdatum, einmal in der Personalabteilung eingetragen, sieht die Führungskraft in ihrer App und die Person auf dem Smartphone.
Fragen, die vor dem ersten hochgeladenen Dokument kommen.
Ersetzen Mitarbeiterdokumente die Personalakte, die das polnische Recht von Arbeitgebern verlangt?
Nein. Mitarbeiterdokumente ordnen Dokumente und überwachen Ablaufdaten. Sie ersetzen nicht die Personalakte, die das polnische Recht von Arbeitgebern verlangt, und sind auch keine elektronische Form dieser Akte nach polnischem Recht. Diese Akte führen Sie weiter wie bisher. Der Scan in Proplanum ist eine Kopie, um das Ablaufdatum im Blick zu behalten. Das Original bleibt, wo es war.
Welche Dokumente können wir in Proplanum ablegen?
Die Sie selbst festlegen, ohne Begrenzung der Dokumenttypen: Untersuchungen, Schulungen, Nachweise. An ein Dokument hängen Sie in Proplanum im Browser eine Datei mit Scan oder Foto an. Ein Dokumenttyp ohne Ablaufdatum ist auch in Ordnung. Originale und die Personalakte, die das polnische Recht von Arbeitgebern verlangt, bleiben dort, wo sie heute sind.
Wer erhält die Erinnerung, und wie?
Die Führungskraft, in der App, in den Benachrichtigungen unter der Glocke, vor dem Ablaufdatum. E-Mails oder SMS zu Ablaufdaten verschickt Proplanum nicht. Mitarbeitende sehen das Ablaufdatum bei ihrem Dokument in der App.
Was passiert im Dienstplan, wenn bei jemandem eine Untersuchung oder ein Nachweis abläuft?
Das hängt von Ihrer Einstellung für diesen Dokumenttyp ab. Zur Wahl stehen keine Folge, eine Warnung neben der Person oder eine Sperre. Bei einer Sperre nimmt der Dienstplan keine Schicht dieser Person für einen Tag nach dem Ablaufdatum an. Die gesperrte Schicht besetzt die Führungskraft. Proplanum baut den Dienstplan nicht von selbst um.
Müssen Mitarbeitende ihre Dokumente selbst hochladen?
Nein. Dokumente fügen Personalabteilung und Führungskraft hinzu und verlängern sie. Mitarbeitende sehen in der App ihre Dokumente, Ablaufdaten und was ihre Position verlangt. Einen neuen Scan oder eine Verlängerung melden sie ihrer Führungskraft.
Wer sieht die Dokumente einer Person?
Mitarbeitende sehen in der App nur ihre eigenen Dokumente. Die Dokumente der Mitarbeitenden sehen die Personalabteilung und die Führungskräfte an ihren Standorten. Welche Dokumente Sie in Proplanum ablegen, entscheiden Sie.
Was kosten Mitarbeiterdokumente, und gibt es sie in der Testphase?
0,50 € im Monat pro Mitarbeiter, zzgl. MwSt. Einmal aktiviert, gilt das Zusatzmodul für alle Mitarbeitenden des Unternehmens, es zählt also das ganze Team. Es ist ein Zusatzmodul zu jedem Paket, auch zu Enterprise, und kommt als eigene Position zum Paketpreis hinzu. In der 21-tägigen Testphase sind die Mitarbeiterdokumente aktiv.
Wo liegen diese Daten?
In Microsoft Azure in der EU, mit regelmäßigen Sicherungen. Mit jedem Kunden schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Details stehen auf der Seite zu Integrationen und Sicherheit.
Wir nutzen ein anderes System. Was kostet die Datenübernahme, und hält sie die Arbeit auf?
Die Datenübernahme ist Teil der Einführung in Eigenregie und im Preis enthalten. Den Import aus mehreren Systemen kalkulieren wir zusammen mit der Einführung. Zum Start tragen Sie Dokumenttypen und Positionen ein, danach die Ablaufdaten bei den Personen. Scans ergänzen Sie in Ihrem Tempo.
Testphase von 21 Tagen an einem Standort, ohne Karte und Bindung.
- Registrierung in wenigen Minuten.Nach einem kurzen Gespräch schalten wir Ihr Konto für 21 Tage frei.
- Liste der Mitarbeitenden.Als Datei oder von Hand.
- Dokumenttypen und Positionen.Die Ablaufdaten tragen Sie bei den Personen ein, Scans ergänzen Sie später.
Mitarbeiterdokumente ersetzen nicht die Personalakte, die das polnische Recht von Arbeitgebern verlangt. Sie überwachen Ablaufdaten dort, wo der Dienstplan entsteht. Sie wechseln von einem anderen System? Die Datenübernahme ist Teil der Einführung in Eigenregie und im Preis enthalten. Den Import aus mehreren Systemen kalkulieren wir zusammen mit der Einführung.
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