Bedarfsprognose, bedarfsgerechte Dienstplanung und Personalkosten für Unternehmen mit mehreren Standorten.
Zuerst wissen Sie, wie viele Personen Sie pro Stunde brauchen. Dann entsteht der Dienstplan nach dieser Zahl.
Prognose und Automatik ab Premium
Proplanum ist Software für Dienstplanung und Zeiterfassung in Schichtbetrieben. Kundenfrequenz und Umsatz der letzten Wochen werden zur Prognose. Die Prognose wird zur Zahl der Personen für jede Stunde. Der Dienstplan entsteht nach dieser Zahl, im Rahmen der Stellenumfänge und der Arbeitszeitregeln. Danach steht der Plan an jedem Standort neben dem Ist.
Für Ketten mit vielen Regionen und eigener IT ist das Workforce Management, das neben Ihrem Lohnabrechnungssystem arbeitet.
Im Gespräch vergleichen wir Besetzung und Bedarf anhand Ihrer Zahlen.
Alle Preise in Euro, zzgl. MwSt.
Die Prognose entsteht aus Daten, die Sie schon haben: aus Kassensystemen, Hotelsystem oder Datei. abPremium
Neue Messungen sind nicht nötig. Es reichen Kundenfrequenz oder Umsatz, die Ihre Kassensysteme ohnehin zählen.
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Daten. Kundenzahl, Umsatz oder Transaktionen, mit Stundenprofil. Sie kommen automatisch aus einem Kassensystem (POS) oder Hotelsystem, per Dateiimport oder von Hand. Die Kassenintegration richten wir im Rahmen der Einführung für Ihre Systeme ein.
- 2
Prognose. Sie entsteht aus 16 Wochen Historie, mit Trend, Vorjahresvergleich und eigener Fehlermessung. Jede vergangene Woche ändert die Prognose für die nächste.
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Besetzungsregeln. Sie machen aus der Prognose die Zahl der Personen pro Schicht. Linear: eine Person pro festgelegter Kundenzahl. Mit Schwellenwert: eine weitere Person, sobald die Kundenfrequenz eine Schwelle überschreitet. Sie legen die Regeln in einem Stundenfenster fest, getrennt für jeden Standort und jede Position. Feste Besetzung, die nicht von der Kundenfrequenz abhängt, legen Sie als Bedarfsvorlage an, und Aufgaben aus der Aufgabenverwaltung fließen als feste Besetzung ein.
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Wetter. Auch die stündliche Temperatur aus der Wettervorhersage kann eine Kennzahl in den Regeln sein.
Proplanum misst für jede Kennzahl den eigenen Prognosefehler. So sehen Sie, welchem Standort Sie weniger trauen sollten. Die Schlussfolgerung bleibt bei Ihnen.
Daten aus Kassensystemen (POS) und HotelsystemenVon der Kundenfrequenz zur Besetzung: Prognose, Besetzungsregel, benötigte Personenzahl und Dienstplan. Eine Zeichnung, kein Screenshot.
Dieselbe Zahl an Stunden, anders verteilt: dort, wo Kundschaft ist. abPremium
Gleichmäßige Besetzung setzt um zehn Uhr so viele Personen ein wie um siebzehn Uhr. Besetzung passend zur Kundenfrequenz setzt morgens weniger und nachmittags mehr Personen ein. Gleich viele Stunden, kürzere Schlange.
- Stellenumfang, Vertrag und Verfügbarkeit jeder Person.
- Genehmigter Urlaub und elektronische Krankmeldungen (e-ZLA) der polnischen Sozialversicherungsanstalt ZUS.
- Arbeitszeitregeln, geprüft vor der Veröffentlichung. Sie wählen, ob ein Verstoß eine Warnung oder eine Sperre beim Speichern auslöst.
- Die Besetzung im Vergleich zum Bedarf sehen Sie dann im Dienstplan, Stunde für Stunde.
Wochendienstplan nach der Veröffentlichung: Schichten mit Stunden und Kosten neben jedem Namen. Demodaten. Die App ist auf Deutsch verfügbar.
- Bei der Planung.
Die Stundengrenzen pro Tag und pro Woche gehören zu den Regeln, die vor der Veröffentlichung geprüft werden. Der Hinweis steht neben der Schicht, bevor Sie den Dienstplan veröffentlichen.
- Während des Zeitraums.
Die Stundenbilanz des Bezugszeitraums (des Zeitraums, über den die Arbeitszeit abgerechnet wird) sehen Sie laufend. In den Auswertungen zählen Sie Überstunden auch allein aus dem Dienstplan, nicht nur aus geleisteten Stunden.
- Nach den Einstellungen Ihres Unternehmens.
Grenzwerte legen Sie je Person und je Arbeitszeitsystem fest, den Zeitpunkt der Berechnung getrennt für jeden Standort.
Proplanum erstellt den Dienstplan, die Führungskraft korrigiert und gibt frei. abPremium
Proplanum ersetzt nicht die Führungskraft, sondern nimmt ihr die Dienstplanung ab. Ihre Regeln werden gespeichert, Proplanum erstellt eine Version, sie korrigiert.
- 1 Besetzungsregeln. Wie viele Personen pro Schicht, wer auf welcher Position arbeitet, Verfügbarkeit, Verträge und Stellenumfang.
- 2 Ein fertiger Dienstplan in einem von vier Modi. Aus Vorlagen Aus unbesetzten Schichten Rotation der Schichtgruppen Aus dem Bedarf
- 3 Die Führungskraft legt fest, was wichtiger ist. Reihenfolge der Ziele: Verfügbarkeit der Personen, Kosten, gleichmäßige Stunden, anteilige Verteilung, Rotation. Grenzen: höchste Zahl der Arbeitstage in Folge und eine Pause nach der Nachtschicht. Das Ergebnis korrigiert sie von Hand.
- 4 Veröffentlichung mit Benachrichtigung des Teams. Nichts erreicht das Team, bevor die Führungskraft freigibt. Eine unbesetzte Schicht landet in der Zeile „Unbesetzt“, die Führungskraft gibt sie als offene Schicht frei, und wer möchte, übernimmt sie.
Wenn jemand krank wird oder frei bekommt, erstellen Sie den Dienstplan neu, und bereits gesetzte Schichten bleiben an ihrem Platz. Die Entscheidung trifft immer die Führungskraft.
Zeitraumvorlagen und das Kopieren von Woche zu Woche, auch für Schichtgruppen, sind in jedem Paket enthalten. ab Start
So entsteht ein fertiger DienstplanDemodaten. Die App ist auf Deutsch verfügbar. Eine fertige Woche nach der Veröffentlichung, mit einer Schicht in der Zeile „Unbesetzt“.
Rotation der Schichtgruppen: feste Schichtgruppen, die in einem Zyklus wechseln, mit einem regelmäßigen Rhythmus freier Tage. Produktion und Lager haben eigene Ansichten für die Planung der Schichtgruppen.
Dienstplan für Schichtgruppen in Produktion und LagerVier automatische Modi. Jeder endet mit einer Version zur Freigabe.
Den Modus wählen Sie je Standort. Proplanum berücksichtigt dabei Urlaub, Verfügbarkeit und Arbeitszeitregeln.
Aus Vorlagen
Proplanum verteilt die Schichten aus einer gespeicherten Vorlage auf Personen.
Für Standorte mit wiederkehrender Woche.
Unbesetzte Schichten
Proplanum weist Schichten ohne Namen verfügbaren Personen zu.
Wenn Sie wissen, welche Schichten Sie brauchen, aber nicht, wer sie übernimmt.
Schichtrotation
Schichtgruppen durchlaufen einen festen Schichtzyklus nach dem gewählten Muster. Nach der Erstellung erhalten Sie einen Bericht über die Prüfung der Arbeitszeitregeln.
Für Produktion, Lager und durchgehenden Betrieb.
Aus dem Bedarf
Schichten entstehen passend zur Personenzahl aus Prognose und Besetzungsregeln. Ein Abdeckungsbericht zeigt die Stunden, die nicht besetzt werden konnten.
Wenn Sie Daten zu Kundenfrequenz oder Umsatz haben.
Alle vier Modi gibt es ab dem Paket Premium, zusammen mit der automatischen Planung von Schichtgruppen.
Proplanum veröffentlicht nichts von selbst. Die Führungskraft korrigiert die Version und gibt sie frei.
Plan neben Ist und Kosten pro Stunde während des Monats, nicht nach dem Abschluss.
Die Übersicht hat drei Stufen. Jedes Paket gibt Ihnen eine davon; Prognose und automatische Modi oben gehören zu Premium.
Dienstplanstatistik
ab Start
Besetzung Stunde für Stunde, Stunden und Kosten jeder Person, ein Zähler für gearbeitete Samstage und Sonntage. Die Führungskraft sieht die Kosten einer Schicht, bevor sie freigibt.
Auswertungen und Plan neben Ist
ab Biznes
Übersicht, Stundenauswertung, Überstunden, Finanzauswertung und Resturlaub. Ein Schalter für die Quelle: Arbeitszeitaufzeichnungen oder Dienstplan. Der Auszahlungsbetrag neben jeder Person.
Standortvergleich
ab Premium
Standorte, Regionen oder Sektoren nebeneinander: Plan, Ist, Überstunden, Kosten pro Stunde. Vergleich mit dem Vorzeitraum.
Die Übersicht der Führungskraft sammelt, was heute Aufmerksamkeit braucht: Anträge, unbesetzte Schichten, Einträge zur Freigabe. Meldungen zu Verspätung, früherem Gehen und Abwesenheit gehen an die Person, die den Dienstplan erstellt, oder an alle Führungskräfte des Standorts (ab Biznes).
Standortvergleich
Standorte nebeneinander: geplante und tatsächliche Stunden, Kosten pro Stunde. Demodaten. Die App ist auf Deutsch verfügbar.
Die Stunden dieses Monats planen den nächsten.
Im Lohnabrechnungssystem endet der Monat mit der Lohnabrechnung. In Proplanum beginnt mit ihr der nächste Dienstplan.
- 1
Die Prognose für die nächste Woche wird aus der Kundenfrequenz der gerade vergangenen Woche berechnet.
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Plan neben Ist zeigt, wo der Dienstplan von der Realität abwich, bevor Sie den nächsten erstellen.
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Die automatische Dienstplanung aus Ihren Besetzungsregeln berücksichtigt in der nächsten Runde die geleisteten Stunden des Zeitraums und die Abwesenheiten.
Was in den Plan zurückfließt
| Was in den Plan zurückfließt | Wie | Paket | Automatisch oder nach Entscheidung |
|---|---|---|---|
| Kundenfrequenz und Umsatz der letzten Wochen | die Prognose rechnet mit gleitender Historie, jede vergangene Woche ändert also die Prognose der nächsten | ab Premium | automatisch |
| Treffsicherheit der Prognose | Proplanum misst und zeigt den eigenen Prognosefehler | ab Premium | Messung automatisch, Schlussfolgerung bei Ihnen |
| Plan neben Ist | Dienstplan des Zeitraums und Auswertungen zeigen, wo der Plan von den geleisteten Stunden abwich | ab Biznes | Ansicht automatisch, die Regeln passt die Führungskraft an |
| Geleistete Stunden im Zeitraum | die automatische Dienstplanung aus Ihren Besetzungsregeln plant die nächsten Wochen im Rahmen der Stunden, die im Bezugszeitraum übrig sind | ab Premium | automatisch |
| Eine Aufteilung, die sich bewährt hat | eine Zeitraumvorlage, einmal gespeichert und im nächsten Zeitraum geladen, auch für Schichtgruppen | ab Start | wenn Sie es wählen |
| Urlaub, Krankmeldungen, Verfügbarkeit | fließen in die nächste Dienstplanung ein | ab Start | automatisch |
| Standortvergleich | Kosten pro Stunde und Planerfüllung zeigen, wo Besetzungsregeln zu großzügig oder zu knapp sind | ab Premium | Ansicht automatisch, Entscheidung bei Ihnen |
Proplanum ändert die Besetzungsregeln nicht von selbst. Es zeigt, wo der Plan vom Ist abwich, und die Entscheidung trifft die Führungskraft.
Das Ergebnis ist fertig für Ihr Lohnabrechnungssystem.
Wir ersetzen Ihr Lohnabrechnungssystem nicht. Wir planen die Stunden früher und übergeben ihm ein fertiges Ergebnis.
Stunden und Abwesenheiten gehen mit Importanleitung an neun Lohn- und Personalsysteme (darunter DATEV LODAS und SAP) sowie an ADP, dort in beide Richtungen. Dazu e-ZLA der ZUS.
neun Systeme
- APIEnterprise
Sie wechseln von einem anderen System? Bei der Einführung in Eigenregie ist die Datenübernahme Teil der Einführung, die im Paketpreis enthalten ist. Den Import aus mehreren Systemen kalkulieren wir zusammen mit der Einführung. Den Termin wählen Sie selbst.
Integrationen, Sicherheit und APIFragen vor dem Gespräch über bedarfsgerechte Besetzung.
Wir haben keine Kassendaten im System. Schließt uns das aus?
Nein. Daten zur Kundenfrequenz kommen auch per Dateiimport oder von Hand, und die Kassenintegration richten wir im Rahmen der Einführung für Ihre Systeme ein. Ohne Daten zur Kundenfrequenz funktionieren Dienstplanung und automatische Dienstplanung aus Ihren Besetzungsregeln, und Plan neben Ist sowie Standortvergleich werden aus den Stunden berechnet.
Woher weiß Proplanum, wie viele Personen Sie um siebzehn Uhr brauchen?
Aus der Prognose und den Besetzungsregeln. Die Prognose entsteht aus 16 Wochen Historie, mit Trend und Vorjahresvergleich. Eine Regel macht daraus eine Zahl von Personen: eine Person pro festgelegter Kundenzahl oder eine weitere Person, sobald eine Schwelle überschritten ist. Die Regeln legen Sie selbst fest, getrennt für jeden Standort und jede Position.
Ändert Proplanum die Besetzungsregeln von selbst, wenn der Plan nicht passt?
Nein. Proplanum zeigt, wo der Plan vom Ist abwich und wo die Kosten pro Stunde auffallen. Die Besetzungsregeln korrigiert die Führungskraft oder die Leitung. Die Prognose dagegen aktualisiert sich mit jeder vergangenen Woche selbst.
Wir führen ein Hotel, kein Geschäft. Woher kommt der Bedarf?
Aus Ihrem Hotelsystem: Belegung, Anreisen, Abreisen und Mahlzeiten fließen automatisch in die Planung, und die Integration für Ihr System richten wir im Rahmen der Einführung ein. Besetzungsregeln legen Sie getrennt für Rezeption, Housekeeping und Gastronomie fest.
Unsere Führungskraft plant den Dienstplan seit zehn Jahren. Wozu braucht sie eine Prognose?
Die Prognose ersetzt die Führungskraft nicht. Sie gibt ihr für jede Stunde eine Zahl, bevor sie mit der Planung beginnt. Ihre Regeln werden gespeichert, Proplanum erstellt eine Version, sie korrigiert und gibt frei.
Sehen wir Überstunden erst nach dem Monatsabschluss?
Nein. Die Stundengrenzen pro Tag und pro Woche prüft Proplanum schon bei der Planung, vor der Veröffentlichung. Während des Zeitraums sehen Sie die Stundenbilanz und zählen Überstunden auch allein aus dem Dienstplan. Die Arbeitszeitregeln sind in jedem Paket enthalten, die Auswertungen ab dem Paket Biznes.
Was ist im Paket Biznes enthalten, und wofür braucht es Premium?
Dienstplan, Zeitraumvorlagen, Statistiken zu Besetzung und Kosten sowie die Arbeitszeitregeln sind in jedem Paket enthalten. Auswertungen und Plan neben Ist ab Biznes. Prognose, Besetzungsregeln, automatische Dienstplanung aus diesen Regeln und Standortvergleich ab Premium. Für mehr als 200 Mitarbeitende erstellen wir ein individuelles Angebot.
Wir haben schon eine Dienstplan-Software. Können wir Proplanum parallel testen?
Ja. Mit der 21-tägigen Testphase oder einem Pilotprojekt an einem Standort oder in einer Region neben Ihrem bisherigen System. Sie wechseln, wenn Sie sich entscheiden. Bei der Einführung in Eigenregie ist die Datenübernahme Teil der Einführung, die im Paketpreis enthalten ist. Den Import aus mehreren Systemen kalkulieren wir zusammen mit der Einführung.
Das Gespräch dauert 30 Minuten, am Ende steht ein erster Schritt mit Ihren Zahlen.
- Größe und Daten.Wie viele Standorte, woher Ihre Daten zu Kundenfrequenz oder Umsatz kommen, wer heute den Dienstplan erstellt.
- Besetzung und Kundenfrequenz mit Ihren Zahlen.Wie viele bezahlte Stunden zum Bedarf passen, am Beispiel eines Standorts.
- Was die Einführung für Sie bedeutet.Kassenintegration, Pilotprojekt in einer Region, Preis vor dem Start.
Bei der Einführung in Eigenregie sind die Einrichtung per Fernzugriff mit Ihrem Kundenbetreuer und die Online-Schulung im Paketpreis enthalten. Die Einführung mit einer Integration für Ihre Systeme, Tagen mit dem Kundenbetreuer vor Ort oder Schulungen vor Ort kalkulieren wir separat, mit dem Preis vor dem Start.
- über 8.000 Mitarbeitende beim größten Kunden
- Daten in Microsoft Azure in der EU gespeichert
- AVV mit jedem Kunden, SLA in Enterprise
30-Minuten-Termin buchen21 Tage testen
Prognose und Automatik ab PremiumPreise
Mehr als zehn Standorte? 30-Minuten-Termin buchen.
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