Einführung: Zeitachse, Aufgabenteilung und Kosten, bekannt vor dem Start.
So lange, wie Ihre Unternehmensgröße es verlangt: wenige Tage an einem Standort, Monate im Betrieb mit vielen Abteilungen.
Die Einführung von Proplanum dauert so lange, wie Ihre Unternehmensgröße es verlangt. Ein Standort startet in der Testphase in wenigen Tagen, mehr als zehn Standorte in wenigen Wochen. Eine Kette beginnt mit einem Pilotprojekt in einer Region für ein Quartal, ein Betrieb mit vielen Abteilungen braucht einige Monate.
Ihr Lohnabrechnungssystem rechnet die Stunden nach dem Monatsabschluss ab. Wir planen sie vorher und übergeben das Ergebnis, die Einführung schaltet also nichts ab. Das Pilotprojekt in einer Region läuft neben Ihrem bestehenden System, ohne es abzuschalten und ohne Kündigung beim Anbieter.
Im Gespräch legen wir Umfang, Dauer und Aufgabenteilung für Ihre Unternehmensgröße fest.
Einführungsdauer für vier Größen.
Die ersten 30 Tage, Woche für Woche.
So sieht der erste Monat an mehreren Standorten aus. Bei einer Kette ist es die erste Pilotregion. Ein einzelner Standort durchläuft diese Schritte in wenigen Tagen.
Was wir tun
- Wir legen die Struktur an: Sektoren, Regionen, Standorte oder Abteilungen.
- Wir importieren die Mitarbeiterliste mit Verträgen, Stellenumfang und Positionen.
- Wir legen die Konten der Führungskräfte an und vergeben Berechtigungen.
Was bei Ihnen bleibt
- Eine entscheidungsbefugte Person als Ansprechpartner für die ganze Einführung.
- Mitarbeiterliste und Struktur: wer wem unterstellt ist.
- Die Entscheidung, wer bei Ihnen Administrator ist.
Am Ende der Woche haben SieStruktur und Personen im System, bereit für die Dienstplanung.
Was wir tun
- Wir halten mit den Führungskräften die Besetzungsregeln fest, je Standort oder Abteilung, mit Ausnahmen.
- Wir richten Schichtvorlagen und Arbeitszeitregeln mit Ihren Grenzwerten ein.
- Wir schulen die Führungskräfte online.
Was bei Ihnen bleibt Arbeitszeitregeln ab Start
- Führungskräfte für die Schulung, einige Stunden.
- Besetzungsregeln: wie viele Personen, auf welcher Position, zu welchen Uhrzeiten.
- Die Entscheidung, ob ein Regelverstoß bei Führungskräften eine Warnung oder eine Sperre auslöst.
Am Ende der Woche haben Siefestgehaltene Besetzungsregeln und geschulte Führungskräfte.
Was wir tun
- Wir erstellen den ersten Dienstplan mit der Führungskraft, von Hand oder automatisch aus Ihren Besetzungsregeln.
- Wir führen die App im Team ein und richten den Kiosk ein.
- Wir schalten die Zeiterfassung ein und prüfen die ersten Buchungen.
Was bei Ihnen bleibt Zeiterfassung ab Biznes, Automatik ab Premium
- Die Führungskraft veröffentlicht den ersten Dienstplan.
- Ein Tablet oder Computer am Eingang, wenn wir einen Kiosk einrichten.
- Die Information ans Team, dass der Dienstplan auf dem Smartphone ist.
Am Ende der Woche haben Sieeinen veröffentlichten Dienstplan und eine Zeiterfassung, die Stunden sammelt.
Was wir tun
- Wir zeigen Plan und Ist nebeneinander, Standort für Standort.
- Wir machen einen Probeexport für die Lohnabrechnung, mit Importanleitung.
- Wir passen Besetzungsregeln dort an, wo der erste Monat Abweichungen zeigt.
Was bei Ihnen bleibt
- Eine Person aus der Personalabteilung, die die Probedatei in Ihr Lohnabrechnungssystem einliest (bei ADP auch das Verbindungszertifikat).
- Eine Stunde der Personalabteilung, um den Probeexport zu prüfen.
- Entscheidungen über Anpassungen der Besetzungsregeln.
Am Ende der Woche haben Sieeinen ersten Vergleich von Plan und Ist sowie die Stunden, bereit für die Lohnabrechnung.
In einem Betrieb mit vielen Abteilungen wiederholen sich die Wochen 2 und 3 für jede weitere Abteilung.Dienstplan: wie der erste entsteht
Im Paketpreis steckt die Einführung in Eigenregie. Arbeitstage bei Ihnen kalkulieren wir separat.
Entscheidend ist der Arbeitsumfang, nicht die Zahl der Standorte. Die Zahl der Standorte zeigt nur, welche Variante meistens passt.
Im Paketpreis: Einführung in Eigenregie
- Einrichtung per Fernzugriff mit dem Kundenbetreuer
- Online-Schulung für Führungskräfte
- Hilfe-Center auf Deutsch und Support-Chat in der App
- Kundenbetreuer nach der Einführung
- Aktualisierungen bei Gesetzesänderungen
- Anleitungen für den Import in die Lohnabrechnung
In den Paketen Start, Biznes und Premium. Bei der Einführung in Eigenregie ist die Datenübernahme Teil der Einführung im Paketpreis. Den Import aus mehreren Systemen kalkulieren wir zusammen mit der Einführung.
Eigenes Projekt: Arbeit vor Ort
- Arbeitstage des Kundenbetreuers vor Ort (in Polen)
- Schulungen vor Ort (in Polen)
- Schulungsreihe für Führungskräfte
- Integration, die wir für Ihre Systeme einrichten
- Datenimport aus mehreren Systemen
- Anpassungen an Ihre Abläufe
Bei Ketten und großen Betrieben sind Einführung und Schulungsreihe kostenpflichtig, den Preis erhalten Sie im Angebot vor dem Start.
In den Preis fließen ein: Standorte und Regionen, Zahl der Mitarbeitenden, Umfang der Integrationen, Schulungsform und Umfang des Datenimports.
So erfahren Sie den Preis
- 30-Minuten-GesprächWir fragen nach Mitarbeitenden, Standorten, Integrationen und Schulungsform.
- Angebot mit aufgeschlüsseltem PreisLizenz, Einführung und Schulungen getrennt, jede Position mit Umfang.
- Start nach Ihrer ZustimmungGespräch und Kalkulation kosten nichts.
Änderungen am Umfang kalkulieren wir immer vor der Ausführung. Preise: Pakete und Kalkulation für Ketten
Ein Standort, mehrere, eine Kette, ein großer Betrieb: vier Wege, vier Zeiten.
Ein Standort
wenige Tage
- Erster Schritt
- 21-tägige Testphase mit Kundenbetreuer, den ersten Dienstplan erstellen Sie in wenigen Tagen.
- Wer bei Ihnen
- Die Standortleitung, vom Smartphone aus.
Mehrere Standorte
wenige Wochen
- Erster Schritt
- Die Besetzungsregeln aus dem ersten Standort übertragen wir auf die weiteren.
- Wer bei Ihnen
- Eine entscheidungsbefugte Person und die Standortleitungen.
Kette
Pilotprojekt über ein Quartal
- Erster Schritt
- Eine Region neben Ihrem bestehenden System. Danach die weiteren Regionen.
- Wer bei Ihnen
- Die Regionalleitung und eine Projektleitung in der Zentrale.
Großer Betrieb, viele Abteilungen
einige Monate
- Erster Schritt
- Regeln mit der Leitung jeder Abteilung festgehalten, Abteilung für Abteilung.
- Wer bei Ihnen
- Abteilungsleitungen und Personalabteilung.
Datenübernahme aus Ihrem System während der Einführung, ohne Unterbrechung.
Was wir übernehmen
- Mitarbeitende
- Verträge und Stellenumfang
- Struktur der Standorte oder Abteilungen
- Resturlaub zum Starttag
Bei der Einführung in Eigenregie ist die Datenübernahme Teil der Einführung im Paketpreis. Den Import aus mehreren Systemen kalkulieren wir zusammen mit der Einführung. Dafür haben wir eigene Werkzeuge, es geht schnell und hält die Arbeit nicht auf. Den Umfang bestätigen wir im Gespräch, bevor der Import beginnt.
Vertrag und Daten
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
- Schließen wir mit jedem Kunden ab.
- Wo die Daten liegen
- Microsoft Azure in der EU, mit regelmäßigen Sicherungen.
- SLA
- Im Paket Enterprise.
- Vertragslaufzeit
- Vereinbaren wir individuell.
- Daten nach Kündigung
- 30 Tage lang erhalten Sie auf Wunsch einen Export (CSV oder XLSX), nach 60 Tagen löschen wir die Daten endgültig. Einzelheiten in den AGB (auf Englisch).
Diese Ergebnisse entstanden in Einführungen mit Zeitachse und Aufgabenteilung.
- rund ein Viertel weniger Überstunden in einem Quartal.Filialkette. Ohne Kassendaten.
- rund 9 %niedrigere Personalkosten bei gleichbleibendem Service, in einem Quartal.Filialkette.
- über 400 Personenin 25 Abteilungen in einem System.Großes Berghotel, Einführung 2026.
Einführungen von wenigen bis zu mehreren hundert Standorten. Größter Kunde: über 8.000 Mitarbeitende.
Fragen, die vor der Unterschrift kommen.
Wie lange dauert die Einführung, und wovon hängt das ab?
Von wenigen Tagen an einem Standort bis zu einigen Monaten in einem Betrieb mit vielen Abteilungen, je nach Unternehmensgröße, Zahl der Standorte und Branche. Ein Standort startet in der Testphase in wenigen Tagen, mehr als zehn Standorte in wenigen Wochen. Eine Kette beginnt mit einem Pilotprojekt in einer Region für ein Quartal, ein Betrieb mit vielen Abteilungen braucht einige Monate.
Wir nutzen ein anderes System. Was kostet die Datenübernahme, und hält sie die Arbeit auf?
Bei der Einführung in Eigenregie ist die Datenübernahme Teil der Einführung im Paketpreis. Den Import aus mehreren Systemen kalkulieren wir zusammen mit der Einführung. Mit unseren Werkzeugen geht es schnell und ohne Unterbrechung. Den Termin wählen Sie selbst.
Was ist im Paketpreis enthalten, und was kalkulieren Sie separat?
Im Paketpreis ist die Einführung in Eigenregie enthalten: Einrichtung per Fernzugriff mit dem Kundenbetreuer, Online-Schulung, Hilfe-Center auf Deutsch, Chat und Kundenbetreuer nach der Einführung. Arbeitstage vor Ort und Schulungen vor Ort (beides in Polen), eine Schulungsreihe für Führungskräfte und eine Integration für Ihre Systeme sind ein eigenes Projekt mit eigener Kalkulation. Bei Ketten und großen Betrieben sind Einführung und Schulungsreihe kostenpflichtig, den Preis erhalten Sie im Angebot vor dem Start.
Wie viele Personen brauchen Sie bei uns?
Eine entscheidungsbefugte Person als Ansprechpartner, Führungskräfte für die Schulung (einige Stunden) und eine Person, die Administrator wird. Einrichtung, Datenimport, Integrationen und Schulungen übernehmen wir.
Wir haben einen Vertrag mit einem anderen Anbieter. Lässt sich das ohne Kündigung prüfen?
Ja. Das Pilotprojekt in einer Region läuft neben Ihrem bestehenden System, ohne es abzuschalten und ohne Kündigung beim Anbieter. Die Entscheidung fällt nach einem Quartal, anhand der Zahlen dieser Region. Einen einzelnen Standort prüfen Sie in der 21-tägigen Testphase.
Was übernehmen Sie aus unserem bisherigen System?
Mitarbeitende, Verträge und Stellenumfang sowie die Struktur der Standorte oder Abteilungen; den Resturlaub zum Starttag, wenn er in Ihrem System steht. Den Umfang bestätigen wir im Gespräch, bevor der Import beginnt.
Wie lange läuft der Vertrag, und was passiert mit den Daten nach einer Kündigung?
Die Vertragslaufzeit vereinbaren wir individuell. Nach einer Kündigung erhalten Sie 30 Tage lang auf Wunsch einen Datenexport (CSV oder XLSX), nach 60 Tagen löschen wir die Daten endgültig. Einzelheiten stehen in den AGB (auf Englisch).
Schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab?
Ja, mit jedem Kunden. Die Daten liegen in Microsoft Azure in der EU, mit regelmäßigen Sicherungen. Ein SLA gibt es im Paket Enterprise.
Wer leitet die Einführung, und wer geht später ans Telefon?
Die Einführung leitet Ihr Kundenbetreuer, dieselbe Person ab dem Start. Danach haben Sie Support von Montag bis Freitag, das Hilfe-Center auf Deutsch und den Chat in der App.
Am Ende: ein Team und ein Termin.
- Erstgespräch und Umfang
- Legt den Umfang fest und geht Ihre Zahlen mit Ihnen durch.
- Einführungsbetreuer
- Leitet Einrichtung, Schulungen und den ersten Monat. Dieselbe Person ab dem Start.
- Integrationen und API
- Richtet den Lohnexport ein, bindet Ihre Kassen- oder Hotelsysteme an und prüft den Export.
- Support
- Antwortet nach der Einführung, von Montag bis Freitag. Dazu das Hilfe-Center auf Deutsch und der Chat in der App.
Allgemeiner Kontakt: +48 503 700 111, info@proplanum.com
30-Minuten-Termin buchen.
Danke, Ihre Angaben sind bei uns angekommen.
Wir rufen Sie unter der angegebenen Nummer zurück. Mo. bis Fr., 8:00 bis 16:00 Uhr, antworten wir am selben Tag. Nach 16:00 Uhr und am Wochenende antworten wir bis 12:00 Uhr am nächsten Werktag.